Planifiez et participez à des réunions avec Webex Scheduler pour Microsoft Outlook

Ajouter le module Webex Scheduler depuis Microsoft AppSource

Si vous avez un compte Microsoft 365 et que votre administrateur n'a pas installé le complément Webex Scheduler, vous pouvez installer l'application vous-même.

1	Accédez à Microsoft AppSource.
2	Recherchez le complément `Webex Scheduler`.
3	Sélectionnez Get it now et suivez les instructions qui s'affichent à l'écran. Après avoir ajouté l'application, suivez les instructions de la section Configurer votre site Webex dans Outlook.

Configurez votre site Webex dans Outlook

Avant de pouvoir planifier une réunion à l'aide du planificateur Webex, vous devez spécifier le site Webex à utiliser avec votre compte.

1	Si vous utilisez Outlook pour ordinateur, dans le Cisco Webexgroupe du ruban, sélectionnez Ajouter Webex Meeting. Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez Nouvel événement > Cisco Webex Planificateur > Ajouter Webex Meeting. Pour accéder à cette option, vous ou votre administrateur devez avoir ajouté le complément Webex Scheduler et l'administrateur de votre site Webex doit avoir configuré le Webex Scheduler pour Microsoft 365. L'écran de bienvenue apparaît.
2	Sélectionnez Commencer.
3	Sélectionnez ou saisissez l'URL du site Webex que vous souhaitez utiliser, au format `entreprise`, puis sélectionnez Suivant. Si vous voyez un message que Webex Preferences souhaite afficher dans une nouvelle fenêtre, sélectionnez Autoriser.
4	L'écran de connexion s'ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Entrez votre adresse e-mail Microsoft 365, puis sélectionnez Suivant.
5	Entrez votre mot de passe Microsoft 365, puis sélectionnez Se connecter. Si vous voyez un Stay connecté ? message, sélectionnez Oui pour réduire le nombre de fois que vous devez vous connecter.

Planifier une réunion depuis Outlook

Une fois que vous avez configuré votre site Webex, vous pouvez ajouter une réunion Webex à n'importe quel rendez-vous que vous créez dans Outlook.

1	Prenez rendez-vous dans Outlook.
2	Entrez le nom du rendez-vous, le niveau de classification des réunions, le lieu et les heures de début et de fin.
3	Si vous voulez que le rendez-vous soit répété, procédez de l'une des manières suivantes : Dans l'application de bureau, sélectionnez Récurrence dans le ruban, puis sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que ce rendez-vous se répète et quand vous voulez qu'il se termine. Dans l'application Web, cliquez sur la liste déroulante dans le champ Répéter et sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la réunion se répète et quand vous souhaitez qu'elle se termine.
4	Pour inviter d'autres personnes, procédez de l'une des manières suivantes : Dans l'application de bureau, sélectionnez Inviter des participants, puis saisissez une ou plusieurs adresses e-mail dans la case Obligatoire. Dans l'application Web, saisissez une ou plusieurs adresses e-mail dans le champ Inviter des participants.
5	Si vous utilisez Outlook pour ordinateur, dans le Cisco Webexgroupe du ruban d'Outlook, sélectionnez Ajouter Webex Meeting. Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez le Cisco Webex planificateur et, dans la liste déroulante, sélectionnez Ajouter une réunion Webex. Au bout de quelques instants, un lien vers la réunion est ajouté dans le champ du lieu et les détails de la réunion sont ajoutés au corps du rendez-vous. Si vous rencontrez une erreur après avoir essayé d'ajouter une réunion àWebex Meetings, vous pouvez voir les détails de l'erreur au-dessus du corps du rendez-vous.
6	(Facultatif) Modifiez les options de réunion, comme ajouter un hôte suppléant ou un co-animateur. Vous pouvez également régler la tonalité d'entrée et de sortie, modifier le mot de passe de la réunion ou ajouter un code de suivi. Si vous utilisez Outlook pour ordinateur, dans le Cisco Webexgroupe du ruban d'Outlook, sélectionnez Préférences Webex. Dans le niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour voir les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et sont conformes aux normes de sécurité de votre organisation. Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit par défaut. Vous pouvez renommer le classement public, mais vous ne pouvez pas le supprimer. En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier le classement à tout moment avant le début de la réunion. Le classement ne peut pas être modifié une fois la réunion commencée et terminée. Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez Cisco Webex Planificateur > Préférences Webex. Sélectionnez Mettre à jour la réunion lorsque vous avez fini de modifier les options de réunion.
7	Sélectionnez Envoyer. Le rendez-vous indique les détails de la réunion, y compris un lien pour y participer. Vous pouvez copier le lien et le partager avec d'autres personnes.

Que faire ensuite

En fonction des paramètres de votre site, vous pourrez peut-être intégrer votre calendrier Microsoft 365 à votre site Webex. Vous pourriez accéder aux réunions Webex planifiées dans Microsoft 365 depuis Meetings.

Démarrer une réunion ou y participer

C'est pratique de démarrer ou de rejoindre une réunion planifiée à l'aide du Webex Scheduler. Microsoft Outlook

Pour démarrer une réunion ou y participer, procédez de l'une des manières suivantes :

Cliquez sur le lien figurant dans l'invitation du calendrier dans Outlook.
Inscrivez-vous depuis un système vidéo ou une application en composant l'adresse vidéo figurant sur l'invitation du calendrier.
Inscrivez-vous par téléphone en composant le numéro figurant sur l'invitation du calendrier.
Sélectionnez Rejoindre sur votre appareil vidéo enregistré dans le cloud. Le bouton Rejoindre apparaît 5 minutes avant le début de la réunion.

Modifier une réunion

Après avoir planifié une réunion, utilisez Outlook pour la modifier à tout moment. Modifiez les participants et les informations de la réunion, telles que la date et l'heure, ou modifiez les options de réunion, comme le type ou le modèle de réunion.

Lorsque vous modifiez une réunion planifiée, une invitation actualisée est envoyée par e-mail aux participants et les informations relatives à la réunion sont mises à jour sur votre site Webex.

1	Dans votre calendrier Outlook, modifiez la réunion prévue.
2	Modifiez l'une des options suivantes : Pour ajouter des participants, sélectionnez Obligatoire. Modifiez le sujet, le lieu, la date, l'heure ou la récurrence. Les détails de la réunion Webex sont similaires aux suivants :
3	Modifiez les options de réunion Webex. Si vous utilisez Outlook pour ordinateur, dans le Cisco Webexgroupe du ruban d'Outlook, sélectionnez Préférences Webex. Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez Cisco Webex Planificateur > Préférences Webex.
4	Sélectionnez Mettre à jour lorsque vous avez fini de modifier les options de réunion, puis sélectionnez Envoyer la mise à jour. Si vous utilisez Outlook pourMicrosoft Exchange, vous n'avez pas besoin de sélectionner Mettre à jour. Vos réunions sont mises à jour automatiquement lorsque vous modifiez les détails des réunions.

Supprimer une réunion

Supprimez les réunions Webex des rendez-vous Outlook qui n'en ont plus besoin, ou si vous souhaitez modifier le type de réunion Webex.

Dans votre calendrier Outlook, ouvrez un rendez-vous contenant une réunion Webex.

Ouvrez les préférences de Webex :

Si vous utilisez Outlook pour ordinateur, dans le Cisco Webexgroupe du ruban d'Outlook, sélectionnez Préférences Webex.
Si vous utilisez Outlook pour le Web, sélectionnez Cisco Webex Planificateur > Préférences Webex.

Sélectionnez Supprimer ou Supprimer la réunion.

Modifier le type de réunion par défaut

Vous pouvez modifier le type de réunion Webex par défaut à utiliser lorsque vous ajoutez une réunion à un rendez-vous dans Outlook :

Générez un lien de réunion unique : chaque réunion possède un lien de réunion et une adresse vidéo uniques.
Utiliser le lien de ma salle personnelle : toutes les réunions utilisent le lien de votre salle personnelle comme lien de réunion et l'adresse vidéo de votre salle personnelle comme adresse vidéo.

1	Si vous utilisez Outlook pour ordinateur, dans le Cisco Webexgroupe du ruban d'Outlook, sélectionnez Préférences Webex. Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez Nouvel événement > Cisco Webex Planificateur > Préférences Webex.
2	Sélectionnez le type de réunion par défaut sous Webex Meeting Link et sélectionnez Enregistrer. La modification s'applique à toutes les prochaines réunions Webex que vous ajouterez à vos rendez-vous.

Modifier le site Webex que vous utilisez dans Outlook

Si vous utilisez plusieurs sites Webex pour vos réunions, vous pouvez spécifier le site que vous préférez utiliser lorsque vous ajoutez une réunion Webex à un rendez-vous dans Outlook.

1	Si vous utilisez Outlook pour ordinateur, dans le Cisco Webexgroupe du ruban d'Outlook, sélectionnez Préférences Webex. Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez Nouvel événement > Cisco Webex Planificateur > Préférences Webex.
2	Sélectionnez Changer de site Webex.
3	Sélectionnez ou saisissez l'URL du site Webex que vous souhaitez utiliser et sélectionnez Suivant.
4	Sélectionnez le type de réunion par défaut et sélectionnez Enregistrer.

Supprimer le complément Webex Scheduler

Si vous avez installé l'application vous-même et que vous ne souhaitez plus planifier de réunions à l'aide du Webex Scheduler, vous pouvez la supprimer. Si votre administrateur a installé l'application, contactez-le pour la supprimer.

1	Si vous utilisez Outlook pour ordinateur, sélectionnez Obtenir des compléments dans le groupe Compléments du ruban Outlook. Si vous utilisez Outlook sur le Web, sélectionnez Plus d'options > Obtenir des compléments.
2	Sélectionnez Mes compléments dans la fenêtre Compléments Microsoft 365.
3	Localisez le Cisco Webexplanificateur et sélectionnez > Supprimer.

Cisco AI Assistant

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