Vergaderingen plannen en eraan deelnemen met Webex Scheduler voor Microsoft Outlook

Voeg de Webex Scheduler-invoegtoepassing van Microsoft AppSource toe

Als u een Microsoft 365-account hebt en uw beheerder de Webex Scheduler-invoegtoepassing niet heeft geïnstalleerd, kunt u de app zelf installeren.

1	Ga naar Microsoft AppSource.
2	Zoek naar de `Webex Scheduler-invoegtoepassing`.
3	Selecteer Nu downloaden en volg de instructies op het scherm. Nadat u de app hebt toegevoegd, volgt u de instructies in Uw Webex-site instellen in Outlook.

Stel uw Webex-site in Outlook in

Voordat u een vergadering kunt plannen met de Webex Scheduler, moet u aangeven welke Webex-site u met uw account wilt gebruiken.

1	Als u Outlook voor desktop gebruikt, selecteert u Add Webex Meeting in de Cisco Webexgroep op het lint. Als u Outlook op het web gebruikt, selecteert u Nieuwe gebeurtenis > Cisco Webex Planner > Webex Meeting toevoegen. Om deze optie te kunnen gebruiken, moet u of uw beheerder de Webex Scheduler-invoegtoepassing hebben toegevoegd en moet uw Webex-sitebeheerder de Webex Scheduler voor Microsoft 365 hebben geconfigureerd. Het welkomstscherm verschijnt.
2	Selecteer Aan de slag.
3	Selecteer of voer de URL van de Webex-site in die u wilt gebruiken, in de indeling van het `bedrijf`, en selecteer vervolgens Next. Als u een bericht ziet dat Webex Preferences in een nieuw venster wil weergeven, selecteert u Toestaan.
4	Het inlogscherm wordt geopend in een nieuw browservenster. Voer uw Microsoft 365-e-mailadres in en selecteer vervolgens Next.
5	Voer uw Microsoft 365-wachtwoord in en selecteer vervolgens Aanmelden. Als u een Stay signed in ziet? bericht, selecteer Ja om het aantal keren dat u zich moet aanmelden te verminderen.

Een vergadering plannen vanuit Outlook

Nadat u uw Webex-site hebt ingesteld, kunt u een Webex-vergadering toevoegen aan elke afspraak die u in Outlook maakt.

1	Maak een afspraak in Outlook.
2	Voer de naam van de afspraak, het classificatieniveau van de vergadering, de locatie en de begin- en eindtijd in.
3	Als u wilt dat de afspraak wordt herhaald, gaat u op een van de volgende manieren te werk: Selecteer in de desktop-app Herhaling in het lint en selecteer vervolgens hoe vaak u deze afspraak wilt herhalen en wanneer u deze wilt beëindigen. Klik in de web-app op de keuzelijst in het veld Herhalen en selecteer hoe vaak u de vergadering wilt herhalen en wanneer u deze wilt beëindigen.
4	Ga op een van de volgende manieren te werk om anderen uit te nodigen: Selecteer in de desktop-app de optie Deelnemers uitnodigen en typ vervolgens een of meer e-mailadressen in het vak Vereist. Typ in de webapp een of meer e-mailadressen in het veld Deelnemers uitnodigen.
5	Als u Outlook voor desktop gebruikt, selecteert u Add Webex Meeting in de Cisco Webexgroep op het lint in Outlook. Als u Outlook op het web gebruikt, selecteer dan de Cisco Webex Scheduler en selecteer Webex Meeting toevoegen in de keuzelijst. Na enkele ogenblikken wordt een link naar de vergadering toegevoegd aan het locatieveld en worden de vergadergegevens toegevoegd aan de hoofdtekst van de afspraak. Als u een fout tegenkomt nadat u een vergadering probeert toe te voegenWebex Meetings, kunt u de foutgegevens boven de hoofdtekst van de afspraak zien.
6	(Optioneel) Bewerk de vergaderopties, zoals een alternatieve host of cohost toevoegen. U kunt ook de in- en uitgangstoon instellen, het wachtwoord van de vergadering wijzigen of een trackingcode toevoegen. Als u Outlook voor desktop gebruikt, selecteert u in de Cisco Webexgroep op het lint in Outlook de optie Webex-voorkeuren. Selecteer op het classificatieniveau van vergaderingen het keuzemenu om de beschikbare classificatielabels te bekijken. Deze labels helpen ervoor te zorgen dat informatie op de juiste manier wordt gedeeld en in overeenstemming is met de beveiligingsnormen van uw organisatie. Wanneer u classificaties inschakelt, maakt het systeem automatisch een openbare classificatie en stelt deze als standaard in. U kunt de openbare classificatie hernoemen, maar niet verwijderen. Als gastheer van de vergadering kunt u de classificatie op elk gewenst moment wijzigen voordat de vergadering begint, de classificatie kan niet worden gewijzigd nadat de vergadering is begonnen en wanneer de vergadering is afgelopen. Als u Outlook op het web gebruikt, selecteer dan Cisco Webex Scheduler > Webex-voorkeuren. Selecteer Bijwerken wanneer u klaar bent met het bewerken van de vergaderopties.
7	Selecteer Verzenden. Op de afspraak staan de gegevens van de vergadering, waaronder een link om deel te nemen aan de vergadering. U kunt de link kopiëren en met anderen delen.

Wat nu te doen

Afhankelijk van uw site-instellingen kunt u mogelijk uw Microsoft 365-agenda integreren met uw Webex-site. U zou via Meetings toegang hebben tot Webex-vergaderingen die gepland waren in Microsoft 365.

Een vergadering starten of eraan deelnemen

Het is gemakkelijk om een vergadering te starten of eraan deel te nemen die is gepland met behulp van de Webex Scheduler in. Microsoft Outlook

Ga op een van de volgende manieren te werk om een vergadering te starten of eraan deel te nemen:

Selecteer de link in de agenda-uitnodiging in Outlook.
Neem deel via een videosysteem of toepassing door het videoadres in de agenda-uitnodiging te kiezen.
Meld u aan via de telefoon door het nummer te kiezen dat in de agenda-uitnodiging staat.
Selecteer Join op uw in de cloud geregistreerde videoapparaat. De knop Deelnemen verschijnt 5 minuten voor het begin van de vergadering.

Een vergadering bewerken

Nadat u een vergadering hebt gepland, kunt u Outlook gebruiken om deze op elk gewenst moment te bewerken. Wijzig de deelnemers en de informatie over de vergadering, zoals de datum en tijd, of wijzig de vergaderopties, zoals het vergadertype of de sjabloon.

Wanneer u een geplande vergadering bewerkt, wordt er een bijgewerkte e-mailuitnodiging naar de deelnemers gestuurd en wordt de vergaderinformatie op uw Webex-site bijgewerkt.

1	Bewerk de geplande vergadering in uw Outlook-agenda.
2	Wijzig een van de volgende opties: Om deelnemers toe te voegen, selecteert u Vereist. Bewerk het onderwerp, de locatie, de datum, het tijdstip of de herhaling. De gegevens van de Webex-vergadering zien er ongeveer zo uit:
3	De opties voor Webex-vergaderingen wijzigen. Als u Outlook voor desktop gebruikt, selecteert u in de Cisco Webexgroep op het lint in Outlook de optie Webex-voorkeuren. Als u Outlook op het web gebruikt, selecteer dan Cisco Webex Scheduler > Webex-voorkeuren.
4	Selecteer Update wanneer u klaar bent met het bewerken van de vergaderopties en selecteer vervolgens Update verzenden. Als u Outlook voor gebruiktMicrosoft Exchange, hoeft u Update niet te selecteren. Uw vergaderingen worden automatisch bijgewerkt wanneer u de gegevens van de vergadering wijzigt.

Een vergadering verwijderen

Webex-vergaderingen verwijderen uit Outlook-afspraken die ze niet meer nodig hebben, of als u het Webex-vergaderingstype wilt wijzigen.

Open in uw Outlook-agenda een afspraak die een Webex-vergadering bevat.

Open de Webex-voorkeuren:

Als u Outlook voor desktop gebruikt, selecteert u in de Cisco Webexgroep op het lint in Outlook de optie Webex-voorkeuren.
Als u Outlook voor het web gebruikt, selecteer dan Cisco Webex Scheduler > Webex-voorkeuren.

Selecteer Vergadering verwijderen of Verwijderen.

Het standaardvergadertype wijzigen

U kunt het standaardtype Webex-vergadering wijzigen dat u moet gebruiken wanneer u een vergadering toevoegt aan een afspraak in Outlook:

Genereer een link voor een eenmalige vergadering. Elke vergadering heeft een unieke link voor de vergadering en een videoadres.
Gebruik de link naar mijn persoonlijke ruimte — Alle vergaderingen gebruiken de link naar uw persoonlijke ruimte als link naar de vergadering en uw videoadres naar uw persoonlijke ruimte als videoadres.

1	Als u Outlook voor desktop gebruikt, selecteert u in de Cisco Webexgroep op het lint in Outlook de optie Webex-voorkeuren. Als u Outlook op het web gebruikt, selecteert u Nieuwe gebeurtenis > Cisco Webex Planner > Webex-voorkeuren.
2	Selecteer het standaardvergadertype onder Webex Meeting Link en selecteer Opslaan. De wijziging is van toepassing op alle toekomstige Webex-vergaderingen die u aan afspraken toevoegt.

De Webex-site wijzigen die u in Outlook gebruikt

Als u meer dan één Webex-site gebruikt voor vergaderingen, kunt u aangeven welke site u het liefst gebruikt wanneer u een Webex-vergadering aan een afspraak toevoegt in Outlook.

1	Als u Outlook voor desktop gebruikt, selecteert u in de Cisco Webexgroep op het lint in Outlook de optie Webex-voorkeuren. Als u Outlook op het web gebruikt, selecteert u Nieuwe gebeurtenis > Cisco Webex Planner > Webex-voorkeuren.
2	Selecteer Webex-site wijzigen.
3	Selecteer of voer de URL van de Webex-site in die u wilt gebruiken en selecteer Next.
4	Selecteer het standaardvergadertype en selecteer Opslaan.

De Webex Scheduler-invoegtoepassing verwijderen

Als u de app zelf hebt geïnstalleerd en u wilt niet langer vergaderingen plannen met de Webex Scheduler, dan kunt u de app verwijderen. Als uw beheerder de app heeft geïnstalleerd, neem dan contact op met uw beheerder om deze te verwijderen.

1	Als u Outlook voor desktop gebruikt, selecteert u Invoegtoepassingen ophalen in de groep Invoegtoepassingen op het Outlook-lint. Als u Outlook op het web gebruikt, selecteer dan Meer opties > Invoegtoepassingen downloaden.
2	Selecteer Mijn invoegtoepassingen in het venster Microsoft 365-invoegtoepassingen.
3	Zoek de Cisco WebexScheduler en selecteer > Verwijderen.

Cisco AI Assistant

Hartelijk dank voor uw feedback

Vergaderingen plannen en eraan deelnemen met Webex Scheduler voor Microsoft Outlook

Klein bedrijf

Organisatie

Apparaten

Oplossingen voor

Resources

Company