Pianificare riunioni da uno degli spazi personali.

Le persone interne ed esterne all'organizzazione possono pianificare una riunione associata a uno spazio se dispongono di una licenza host Webex.

Il numero di persone che possono partecipare a una riunione associata a uno spazio dipende dal tipo di piano Webex gestito dall'organizzatore della riunione.

Crittografia end-to-end per le riunioni dell'app Webex

Le riunioni associate a uno spazio supportano la crittografia end-to-end. Per ulteriori informazioni su come crittografare tutte le riunioni per impostazione predefinita, vedere App Webex | Impostare la crittografia end-to-end per le riunioni.

Scegli lo scheduler che vuoi utilizzare per pianificare le riunioni. È possibile pianificare le riunioni da uno spazio utilizzando Microsoft Outlook, Google Calendar o lo strumento di pianificazione delle app Webex ( se l'amministratore ha impostato l'account con Servizio di calendario ibrido Cisco Webex).

Se l'amministratore non ha impostato l'account con il calendario ibrido o si sta utilizzando un calendario diverso da Microsoft Outlook o Google Calendar, utilizzare le istruzioni in Altri calendari.

Microsoft Outlook
1

Nello spazio, fare clic su Pianifica.

Se l'amministratore ha configurato il tuo account con il Calendario ibrido, qui troverai tutte le riunioni programmate nello spazio.

Pianifica una riunione
2

Selezionare Pianifica riunione.

App Webex apre un invito di calendario in Microsoft Outlook che include automaticamente gli indirizzi e-mail per tutti gli utenti nello spazio, il nome dello spazio come oggetto e "@webex:spazio" nel campo Posizione. A seconda della configurazione, l'invito può anche includere un collegamento di accesso alla riunione, opzioni di accesso tramite telefono e un indirizzo video in modo che le persone possano accedere da qualsiasi sistema video basato su standard.

3

Specificare la data, l'ora e altri dettagli.

4

Aggiungere una sala Cisco Webex o un dispositivo della scrivania selezionando Assistente di pianificazione > Aggiungi sale su Windows o Pianificazione o Ricerca sala, quindi Aggiungi sala su Mac, quindi aggiungere la sala o i dispositivi della scrivania che si desidera includere.

Un pulsante Partecipa viene visualizzato sul dispositivo 5 minuti prima dell'inizio della riunione.

L'amministratore deve impostare l'account con il calendario ibrido in modo da poter pianificare i dispositivi di sala in questo modo. Se non si riesce ad aggiungere una sala o un dispositivo della scrivania oppure se il pulsante Accedi non viene visualizzato prima della riunione, contattare l'amministratore.

5

Inviare l'invito alla riunione.

Google Calendar
1

Nello spazio, fare clic su Pianifica.

Se l'amministratore ha configurato il tuo account con il Calendario ibrido, qui troverai tutte le riunioni programmate nello spazio.

Pianifica una riunione
2

Selezionare Pianifica riunione.

Se si utilizza Google Calendar con Microsoft Outlook, l'app Webex apre un invito di calendario in Microsoft Outlook. Altrimenti, viene aperto Google Calendar utilizzando il browser predefinito. L'invito contiene il nome dello spazio come oggetto della riunione "@webex:spazio" nel campo Posizione e include gli indirizzi e-mail delle persone nello spazio.

A seconda della configurazione, l'invito potrebbe includere anche le seguenti opzioni, in modo che le persone possano partecipare da qualsiasi sistema video basato su standard:

  • Collegamento riunione

  • Opzione di iscrizione telefonica

  • Indirizzo video

3

Specificare la data, l'ora e altri dettagli.

4

Aggiungere una sala Cisco Webex o un dispositivo della scrivania selezionando Assistente di pianificazione > Aggiungi sale su Windows o Pianificazione o Ricerca sala, quindi Aggiungi sala su Mac, quindi aggiungere la sala o i dispositivi della scrivania che si desidera includere.

Un pulsante Partecipa viene visualizzato sul dispositivo 5 minuti prima dell'inizio della riunione.

L'amministratore deve impostare l'account con il calendario ibrido in modo da poter pianificare i dispositivi di sala in questo modo. Se non si riesce ad aggiungere una sala o un dispositivo della scrivania oppure se il pulsante Accedi non viene visualizzato prima della riunione, contattare l'amministratore.

5

Inviare l'invito alla riunione.

Funzione di pianificazione app Webex
1

Nello spazio, fare clic su Pianifica una riunione Pianifica una riunionee quindi immettere le informazioni sulla riunione:

  • Inserisci un nome per la riunione in Argomento della riunione.

  • Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione.

    Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla.

    In qualità di proprietario dello spazio, puoi aumentare la classificazione dello spazio a un livello di priorità più alto (ad esempio, da pubblico a privato), ma non puoi declassarlo (ad esempio, da privato a pubblico). Solo un amministratore di Control Hub con privilegi di Compliance Officer può eseguire downgrade. Esamina le linee guida o le politiche della tua organizzazione in materia di classificazione degli spazi per assicurarti di selezionare l'etichetta appropriata in base alla sensibilità dello spazio e al pubblico a cui è destinato.

  • In Data e ora, seleziona una data e un'ora di inizio e di fine.

  • Seleziona Ricorrenzaper programmare la ripetizione regolare della riunione, scegliendo tra incrementi giornalieri, settimanali o mensili.

  • Inserisci una descrizione che verrà inclusa nell'invito via e-mail.

2

Tutti i membri dello spazio vengono invitati automaticamente alla riunione. Aggiungere gli invitati digitando il relativo nome o indirizzo e-mail. Rimuovere gli invitati passando il mouse sul nome degli invitati e facendo clic su Rimuovi.

Accanto al nome di ogni persona sono presenti delle icone:

  • Disponibile Disponibile

  • Non disponibile Non disponibile

  • Disponibilità sconosciuta Disponibilità sconosciuta

Se gli invitati non sono disponibili, modifica l'orario della riunione e aggiorna il loro stato di disponibilità oppure fai clic su Controlla calendario per vedere la loro disponibilità.

Per rendere un invitato un co-host, passa il mouse sul suo nome, fai clic su Pulsante Altre opzioni, quindi fai clic su Rendi co-host. Questa opzione viene visualizzata se l'invitato ha un account organizzatore sullo stesso sito Webex del tuo.

3

Per prenotare una sala riunioni, vai su Sale e inserisci il nome o la posizione di una sala riunioni. Accanto ai nomi delle stanze sono presenti delle icone che ne indicano la disponibilità. Fare clic sul nome di una stanza per aggiungerla all'invito alla riunione.

Vengono visualizzate solo le sale riunioni elencate nella directory della tua organizzazione.

4

Fare clic su Impostazioni avanzate e scegliere tra le opzioni disponibili:

  • Tipo di riunione
  • Sicurezza

    Puoi aggiungere filigrane audio ai video dei partecipanti e ai contenuti condivisi. In Filigrane audio, seleziona Aggiungi filigrane all'audio della riunione. L'amministratore del sito può caricare le riunioni con filigrana su Control Hub, che analizza la registrazione e cerca gli identificatori univoci. Possono esaminare i risultati per vedere quale client o dispositivo sorgente ha registrato la riunione.

    Puoi aggiungere filigrane visive ai video dei partecipanti e ai contenuti condivisi.

  • Connessione audio
  • Opzioni di pianificazione

    Attiva automaticamente l'assistente AI all'inizio della riunione

    Avvia automaticamente la registrazione quando inizia la riunione

    Abilita sessioni di breakout

    Imposta le opzioni della riunione, ad esempio disattiva la chat e disattiva la possibilità di aggiungere o scaricare file

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Fare clic su Pianifica.

La riunione viene aggiunta al calendario. Un invito via e-mail viene inviato a tutti gli invitati alla riunione.

Operazione successivi

Se occorre apportare modifiche, è possibile aggiornare i dettagli della riunione o annullare la riunione.

Qui vengono trovate tutte le riunioni pianificate nello spazio.

Altri calendari
1

Nello spazio, fare clic su Pianifica.

Se l'amministratore ha configurato il tuo account con il Calendario ibrido, qui troverai tutte le riunioni programmate nello spazio.

Fare clic su Pianifica
2

Fare clic su Informazioni riunionespazio, selezionare Copia, quindi passare al calendario e incollare le informazioni della riunione in una riunione.

A seconda della configurazione, le informazioni della riunione possono includere un collegamento di accesso alla riunione, opzioni di accesso tramite telefono e un indirizzo video in modo che le persone possano accedere da qualsiasi sistema video basato su standard.

3

Tornare all'app Webex e alla vista delle informazioni della riunione nello spazio. Accanto a Persone, selezionare Copia, quindi passare al calendario e incollare gli indirizzi e-mail nella sezione A della riunione.

4

Specificare la data, l'ora e altri dettagli, quindi inviare l'invito.

Operazioni preliminari

È possibile utilizzare lo strumento di pianificazione nell'app se sono state migliorate le riunioni associate a uno spazio. Se a uno spazio sono associate riunioni classica, copiare le informazioni della riunione e incollarle in un calendario di terze parti.
1

Vai su Messaggi Pulsante di messaggistica e seleziona uno spazio.

2

Nello spazio, toccare il menu Pulsante Altre opzioniattività e scegliere Pianifica.

  • Inserisci un nome per la riunione in Argomento della riunione.

  • Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione.

    Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla.

    In qualità di proprietario dello spazio, puoi aumentare la classificazione dello spazio a un livello di priorità più alto (ad esempio, da pubblico a privato), ma non puoi declassarlo (ad esempio, da privato a pubblico). Solo un amministratore di Control Hub con privilegi di Compliance Officer può eseguire downgrade. Esamina le linee guida o le politiche della tua organizzazione in materia di classificazione degli spazi per assicurarti di selezionare l'etichetta appropriata in base alla sensibilità dello spazio e al pubblico a cui è destinato.

  • Scegliere una data e un'ora di inizio e fine.

  • Tocca Ricorrenzaper programmare la ripetizione regolare della riunione, scegliendo tra incrementi giornalieri, settimanali o mensili.

  • Le persone nello spazio vengono aggiunte automaticamente come invitati. Toccare Invitati per aggiungere o rimuovere persone.

    Tocca Controlla calendario per vedere a che ora tutti sono liberi e trascina la riunione in quella fascia oraria. Inoltre:

    • Visualizzare un elenco di utenti disponibili all'ora selezionata.

    • Toccare e tenere premuto sulla riunione per trascinarla e rilasciarla in un intervallo di tempo diverso.

    • Toccare e trascinare le schede della riunione per modificare la durata della riunione. Qualsiasi modifica viene riflessa negli orari di inizio e fine dello pianificazione.

    Per rendere un invitato un co-host, tocca Altre opzioni accanto al suo nome e tocca Rendi co-host. Questa opzione viene visualizzata se l'invitato ha un account organizzatore sullo stesso sito Webex del tuo.

  • Inserire una descrizione.

3

Toccare Pianifica per pianificare la riunione.

Operazioni preliminari

È possibile utilizzare lo strumento di pianificazione nell'app se sono state migliorate le riunioni associate a uno spazio. Se a uno spazio sono associate riunioni classica, copiare le informazioni della riunione e incollarle in un calendario di terze parti.
1

Andare a MessaggisticaPulsante di messaggistica e selezionare uno spazio.

2

Nello spazio, toccare il menu Menu Altroattività e scegliere Pianifica.

  • Inserisci un nome per la riunione in Argomento della riunione.

  • Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione.

    Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla.

    In qualità di proprietario dello spazio, puoi aumentare la classificazione dello spazio a un livello di priorità più alto (ad esempio, da pubblico a privato), ma non puoi declassarlo (ad esempio, da privato a pubblico). Solo un amministratore di Control Hub con privilegi di Compliance Officer può eseguire downgrade. Esamina le linee guida o le politiche della tua organizzazione in materia di classificazione degli spazi per assicurarti di selezionare l'etichetta appropriata in base alla sensibilità dello spazio e al pubblico a cui è destinato.

  • Scegliere una data e un'ora di inizio e fine.

  • Tocca Ricorrenza per programmare la ripetizione regolare della riunione, scegliendo tra incrementi giornalieri, settimanali o mensili.

  • Le persone nello spazio vengono aggiunte automaticamente come invitati. Toccare Invitati per aggiungere o rimuovere persone.

    Per rendere un invitato un co-host, tocca Menu Altro accanto al suo nome e tocca Rendi co-host. Questa opzione viene visualizzata se l'invitato ha un account organizzatore sullo stesso sito Webex del tuo.

    Toccare Seleziona calendario per visualizzare l'ora libera di tutti i partecipanti e trascinare la riunione su tale intervallo di tempo. Inoltre:

    • Visualizzare un elenco di utenti disponibili all'ora selezionata.

    • Toccare e tenere premuto sulla riunione per trascinarla e rilasciarla in un intervallo di tempo diverso.

    • Toccare e trascinare le schede della riunione per modificare la durata della riunione. Qualsiasi modifica viene riflessa negli orari di inizio e fine dello pianificazione.

  • Inserire una descrizione.

3

Toccare Pianifica per pianificare la riunione.

1

Accedere a Webex e dallo spazio personale, fare clic su Pianifica Pianifica.

2

Selezionare un tipo di riunione dalla elenco a discesa, se sono stati associati più account. I tipi di riunione sono le serie predefinite o personalizzate di funzioni di riunione disponibili per la propria organizzazione.

3

Inserisci un nome per la riunione in Argomento della riunione.

4

Da Livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano in linea con gli standard di sicurezza della tua organizzazione.

Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla.

In qualità di proprietario dello spazio, puoi aumentare la classificazione dello spazio a un livello di priorità più alto (ad esempio, da pubblico a privato), ma non puoi declassarlo (ad esempio, da privato a pubblico). Solo un amministratore di Control Hub con privilegi di Compliance Officer può eseguire downgrade. Esamina le linee guida o le politiche della tua organizzazione in materia di classificazione degli spazi per assicurarti di selezionare l'etichetta appropriata in base alla sensibilità dello spazio e al pubblico a cui è destinato.

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Accanto a Informazioni riunione, selezionare Copia, quindi passare al calendario e incollare le informazioni della riunione in una riunione. A seconda della configurazione, le informazioni della riunione possono includere un collegamento di accesso alla riunione, opzioni per l'accesso tramite telefono e un indirizzo video in modo che le persone possano accedere da qualsiasi sistema video basato su standard.

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Tornare all'app Webex e alla vista Informazioni riunione spazio . Accanto a Persone, selezionare Copia, quindi passare al calendario e incollare gli indirizzi e-mail nella sezione A della riunione.

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Specificare la data, l'ora, altri dettagli da includere, quindi inviare l'invito.