Programmez des réunions à partir de l’un de vos espaces.

Les personnes internes et externes à l’organisation peuvent planifier une réunion associée à un espace si elles disposent d’une licence d’organisateur Webex.

Le nombre de personnes pouvant rejoindre une réunion associée à un espace dépend du type de forfait Webex détenu par l'organisateur de la réunion.

Chiffrement de bout en bout pour les réunions de l'application Webex

Les réunions associées à un espace prennent en charge le chiffrement de bout en bout. Pour plus d'informations sur la façon de crypter toutes vos réunions par défaut, voir Application Webex | Définir le cryptage de bout en bout pour les réunions.

Choisissez le planificateur que vous souhaitez utiliser pour planifier des réunions. Vous pouvez programmer des réunions à partir d’un espace en utilisant Microsoft Outlook, Google Agenda ou le programmeur de l’application Webex ( si votre administrateur a installé votre compte avec Service de calendrier hybride Cisco Webex).

Si votre administrateur n’a pas installé le calendrier hybride sur votre compte ou si vous utilisez un calendrier autre que Microsoft Outlook ou Google Agenda, utilisez les instructions dans Autres calendriers.

Microsoft Outlook
1

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.

Si votre administrateur a configuré votre compte avec le Calendrier Hybride, c'est ici que vous trouverez toutes les réunions programmées dans l'espace.

Programmer une réunion
2

Sélectionnez Programmer une réunion.

L’application Webex ouvre une invitation du calendrier dans Microsoft Outlook qui inclut automatiquement les adresses électroniques pour toutes les personnes de l’espace, le nom de l’espace comme sujet et « @webex:space » dans le champ Emplacement. En fonction de votre configuration, l’invitation peut également inclure un lien pour rejoindre la réunion, les options Pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

3

Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails.

4

Ajoutez un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex en sélectionnant Assistant de programmation > Ajouter des salles sous Windows ou Programmer ou Séleceur de salle, puis Ajouter une salle sur Mac et ajoutez les périphériques de salle ou de bureau que vous souhaitez inclure.

Un bouton Rejoindre s’affiche sur le périphérique 5 minutes avant le début de la réunion.

Votre administrateur doit configurer votre compte avec le calendrier hybride pour vous pouvoir programmer des périphériques de salle de cette façon. Si vous ne pouvez pas ajouter un périphérique de salle ou de bureau ou si vous ne voyez pas le bouton Rejoindre avant la réunion, contactez votre administrateur.

5

Envoyez l’invitation à une réunion.

Calendrier Google
1

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.

Si votre administrateur a configuré votre compte avec le Calendrier Hybride, c'est ici que vous trouverez toutes les réunions programmées dans l'espace.

Programmer une réunion
2

Sélectionnez Programmer une réunion.

Si vous utilisez Google Agenda avec Microsoft Outlook, l’application Webex ouvre une invitation du calendrier dans Microsoft Outlook. Sinon, il ouvre Google Agenda en utilisant votre navigateur par défaut. L'invitation contient le nom de l'espace comme sujet de la réunion et « @webex:space » dans le champ Emplacement, puis inclut les adresses électroniques des personnes qui se trouvent dans l'espace.

Selon votre configuration, l'invitation peut également inclure les options suivantes, afin que les personnes puissent se joindre à partir de n'importe quel système vidéo basé sur des normes :

  • Lien de la réunion

  • Option d'adhésion par téléphone

  • Adresse vidéo

3

Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails.

4

Ajoutez un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex en sélectionnant Assistant de programmation > Ajouter des salles sous Windows ou Programmer ou Séleceur de salle, puis Ajouter une salle sur Mac et ajoutez les périphériques de salle ou de bureau que vous souhaitez inclure.

Un bouton Rejoindre s’affiche sur le périphérique 5 minutes avant le début de la réunion.

Votre administrateur doit configurer votre compte avec le calendrier hybride pour vous pouvoir programmer des périphériques de salle de cette façon. Si vous ne pouvez pas ajouter un périphérique de salle ou de bureau ou si vous ne voyez pas le bouton Rejoindre avant la réunion, contactez votre administrateur.

5

Envoyez l’invitation à une réunion.

Scheduler de l’application Webex
1

Dans l'espace, cliquez sur Planifier une réunion Programmer une réunion, puis saisissez les informations de votre réunion :

  • Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion.

  • À partir du niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

    Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme valeur par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

    En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez mettre à niveau la classification de l'espace vers un niveau de priorité supérieur (par exemple, de public à privé), mais vous ne pouvez pas la rétrograder (par exemple, de privé à public). Seul un administrateur Control Hub disposant des privilèges de Compliance Officer peut effectuer des rétrogradations. Consultez les directives ou les politiques de votre organisation en matière de classification des espaces pour vous assurer de sélectionner l’étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l’espace et du public visé.

  • Sous Date et heure, choisissez une date et une heure de début et de fin.

  • Cochez Récurrencepour planifier la répétition régulière de la réunion, choisissez entre des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Saisissez une description qui sera incluse dans l’invitation par e-mail.

2

Tous les membres de l’espace sont automatiquement invités à la réunion. Ajoutez des invités en tapant leur nom ou leur adresse électronique. Supprimez les invités en survolant leur nom et en cliquant sur Supprimer.

Vous voyez des icônes à côté du nom de chaque personne :

  • Disponible Disponible

  • Indisponible Non disponible

  • Disponibilité inconnue Disponibilité inconnue

Si les invités ne sont pas disponibles, modifiez l'heure de la réunion et les mises à jour de leur statut de disponibilité, ou cliquez sur Vérifier le calendrier pour voir leur disponibilité.

Pour faire d'un invité un co-hôte, passez la souris sur son nom, cliquez sur Bouton Plus d'options, puis cliquez sur Faire du co-hôte. Vous voyez cette option si l’invité dispose d’un compte d’organisateur sur le même site Webex que vous.

3

Pour réserver une salle de réunion, allez dans Salles et saisissez le nom ou l'emplacement d'une salle de réunion. Vous voyez des icônes à côté des noms des salles pour afficher leur disponibilité. Cliquez sur le nom d’une salle pour l’ajouter à l’invitation à la réunion.

Seules les salles de réunion répertoriées dans l'annuaire de votre organisation sont affichées.

4

Cliquez sur Paramètres avancés et choisissez parmi les options disponibles :

  • Type de réunion
  • Sécurité

    Vous pouvez ajouter des filigranes audio à vos vidéos de participants et à votre contenu partagé. Sous Filigranes audio, cochez Ajouter des filigranes à l'audio de la réunion. L'administrateur du site peut télécharger des réunions filigranées sur Control Hub, qui analyse ensuite l'enregistrement et recherche les identifiants uniques. Ils peuvent consulter les résultats pour voir quel client ou appareil source a enregistré la réunion.

    Vous pouvez ajouter des filigranes visuels aux vidéos des participants et au contenu partagé.

  • Connexion audio
  • Options de programmation

    Activer automatiquement l'assistant IA au démarrage de la réunion

    Démarrer automatiquement l'enregistrement lorsque la réunion commence

    Activer les sessions en petits groupes

    Définissez des options de réunion telles que la désactivation du chat et la désactivation de la possibilité d'ajouter ou de télécharger des fichiers

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Cliquez sur Programmer.

La réunion est ajoutée à votre calendrier. Une invitation par courrier électronique est envoyée à toutes les personnes invitées à la réunion.

Que faire ensuite

Si vous devez effectuer des modifications, vous pouvez mettre à jour les détails de la réunion ou annuler la réunion.

Vous trouverez toutes les réunions qui sont programmées dans l’espaceici.

Autres calendriers
1

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.

Si votre administrateur a configuré votre compte avec le Calendrier Hybride, c'est ici que vous trouverez toutes les réunions programmées dans l'espace.

Cliquez sur Programmer
2

Cliquez sur Informations sur la réunion de l'espace, sélectionnez Copier, puis allez dans votre calendrier et collez les informations sur la réunion dans une réunion.

En fonction de votre configuration, les informations sur la réunion comprennent un lien pour rejoindre la réunion, les options pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

3

Retournez à votre application Webex et à l’affichage Informations sur la réunion de l’espace . À côté de Personnes, sélectionnez Copier, puis allez à votre calendrier et collez les adresses électroniques dans la section À de la réunion.

4

Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails et envoyez l’invitation.

Avant de commencer

Vous pouvez utiliser le scheduler intégré à l’application si vous avez des réunions améliorées associées à un espace. Si vous avez des réunions classiques associées à un espace, copiez les informations sur la réunion et collez-les dans un calendrier tiers.
1

Allez dans Messagerie Bouton Messagerie et sélectionnez un espace.

2

Dans l’espace, tapez sur le menu d’activités Bouton Plus d’optionset choisissez Programmer.

  • Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion.

  • À partir du niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

    Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme valeur par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

    En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez mettre à niveau la classification de l'espace vers un niveau de priorité supérieur (par exemple, de public à privé), mais vous ne pouvez pas la rétrograder (par exemple, de privé à public). Seul un administrateur Control Hub disposant des privilèges de Compliance Officer peut effectuer des rétrogradations. Consultez les directives ou les politiques de votre organisation en matière de classification des espaces pour vous assurer de sélectionner l’étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l’espace et du public visé.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Appuyez sur Récurrencepour planifier la réunion afin qu'elle se répète régulièrement, choisissez entre des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Les personnes dans l’espace sont automatiquement ajoutées en tant qu’invités. Tapez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes.

    Appuyez sur Vérifiez le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers ce créneau horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

    Pour faire d'un invité un co-hôte, appuyez sur Plus d’options à côté de son nom, puis appuyez sur Faire du co-hôte. Vous voyez cette option si l’invité dispose d’un compte d’organisateur sur le même site Webex que vous.

  • Saisissez une description.

3

Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

Avant de commencer

Vous pouvez utiliser le scheduler intégré à l’application si vous avez des réunions améliorées associées à un espace. Si vous avez des réunions classiques associées à un espace, copiez les informations sur la réunion et collez-les dans un calendrier tiers.
1

Allez à Messagerie etBouton Messagerie sélectionnez un espace.

2

Dans l’espace, tapez sur le menu d’activités Menu Pluset choisissez Programmer.

  • Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion.

  • À partir du niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

    Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme valeur par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

    En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez mettre à niveau la classification de l'espace vers un niveau de priorité supérieur (par exemple, de public à privé), mais vous ne pouvez pas la rétrograder (par exemple, de privé à public). Seul un administrateur Control Hub disposant des privilèges de Compliance Officer peut effectuer des rétrogradations. Consultez les directives ou les politiques de votre organisation en matière de classification des espaces pour vous assurer de sélectionner l’étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l’espace et du public visé.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Appuyez sur Récurrence pour planifier la réunion afin qu'elle se répète régulièrement, choisissez entre des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Les personnes dans l’espace sont automatiquement ajoutées en tant qu’invités. Tapez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes.

    Pour faire d'un invité un co-hôte, appuyez sur Menu Plus à côté de son nom, puis appuyez sur Faire du co-hôte. Vous voyez cette option si l’invité dispose d’un compte d’organisateur sur le même site Webex que vous.

    Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

  • Saisissez une description.

3

Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

1

Connectez-vous à Webex et à partir de votre espace, cliquez sur Programmer Calendrier.

2

Sélectionnez un type de réunion à Liste déroulante réunion, si votre compte en a plusieurs associés. Les types de réunions sont les ensembles par défaut ou personnalisés des fonctionnalités de réunion disponibles pour votre organisation.

3

Saisissez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion.

4

À partir du niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformes aux normes de sécurité de votre organisation.

Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme valeur par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer.

En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez mettre à niveau la classification de l'espace vers un niveau de priorité supérieur (par exemple, de public à privé), mais vous ne pouvez pas la rétrograder (par exemple, de privé à public). Seul un administrateur Control Hub disposant des privilèges de Compliance Officer peut effectuer des rétrogradations. Consultez les directives ou les politiques de votre organisation en matière de classification des espaces pour vous assurer de sélectionner l’étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l’espace et du public visé.

5

À côté de l'option Informations sur la réunion, sélectionnez Copier, puis allez dans votre calendrier et collez les informations sur la réunion dans une réunion. En fonction de votre configuration, les informations sur la réunion comprennent un lien pour rejoindre la réunion, des options pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

6

Retournez à l’application Webex et à l’affichage Informations sur la réunion de l’espace . À côté de Personnes, sélectionnez Copier, puis allez à votre calendrier et collez les adresses électroniques dans la section À de la réunion.

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Spécifiez la date, l'heure et tous les autres détails que vous devez inclure, puis envoyez l'invitation.