Programmez des réunions à partir de l’un de vos espaces.

Le nombre de personnes qui peuvent rejoindre votre réunion d’équipe Programmée Webex peut varier, en fonction du type de compte de la personne qui a créé l’espace. Pour plus d’informations, voir Fonctions et sponsors des réunions en Cisco Webex.

Choisissez le scheduler que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions. Vous pouvez programmer des réunions à partir d’un espace en utilisant Microsoft Outlook, Google Agenda ou leApplication Webex(si votre administrateur a installé votre compte avec Service de calendrier hybride Cisco Webex).

Si votre administrateur n’a pas installé votre compte avecCalendrier hybrideou vous utilisez un calendrier autre que Microsoft Outlook ou Google Agenda, utilisez les instructions dans Autres calendriers.

1.

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.


 

Si votre administrateur a installé votre compte avec laCalendrier hybride, vous trouverez toutes les réunions qui sont programmées dans l’espace.

2

Sélectionnez Programmer une réunion.

Application Webexouvre une invitation du calendrier dans Microsoft Outlook qui inclut automatiquement les adresses électroniques pour toutes les personnes de l’espace, le nom de l’espace comme sujet et « @webex:space » dans le champ Emplacement. En fonction de votre configuration, l’invitation peut également inclure un lien pour rejoindre la réunion, les options Pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

3

Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails.

4

Ajoutez un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex en sélectionnant Assistant de programmation > Ajouter des salles sous Windows ou Programmer ou Séleceur de salle, puis Ajouter une salle sur Mac et ajoutez les périphériques de salle ou de bureau que vous souhaitez inclure.

Un bouton Rejoindre s’affiche sur le périphérique 5 minutes avant le début de la réunion.

 
Votre administrateur doit configurer votre compte avec lesCalendrier hybrideafin de pouvoir programmer des périphériques de salle de cette façon. Si vous ne pouvez pas ajouter un périphérique de salle ou de bureau ou si vous ne voyez pas le bouton Rejoindre avant la réunion, contactez votre administrateur.
5

Envoyez l’invitation à une réunion.

1.

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.


 

Si votre administrateur a installé votre compte avec laCalendrier hybride, vous trouverez toutes les réunions qui sont programmées dans l’espace.

2

Sélectionnez Programmer une réunion.

Si vous utilisez Google Agenda avec Microsoft Outlook,Application Webexouvre une invitation du calendrier dans Microsoft Outlook. Sinon, il ouvre Google Agenda en utilisant votre navigateur par défaut. L’invitation contient le nom de l’espace comme sujet de la réunion, « @webex:space » dans le champ Emplacement et inclut les adresses électroniques des personnes dans l’espace. En fonction de votre configuration, l’invitation peut également inclure un lien pour rejoindre la réunion, les options Pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

3

Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails.

4

Ajoutez un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex en sélectionnant Assistant de programmation > Ajouter des salles sous Windows ou Programmer ou Séleceur de salle, puis Ajouter une salle sur Mac et ajoutez les périphériques de salle ou de bureau que vous souhaitez inclure.

Un bouton Rejoindre s’affiche sur le périphérique 5 minutes avant le début de la réunion.

 
Votre administrateur doit configurer votre compte avec lesCalendrier hybrideafin de pouvoir programmer des périphériques de salle de cette façon. Si vous ne pouvez pas ajouter un périphérique de salle ou de bureau ou si vous ne voyez pas le bouton Rejoindre avant la réunion, contactez votre administrateur.
5

Envoyez l’invitation à une réunion.

1.

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.

2

Sélectionnez Programmer une réunion.

3

Modifier le nom de la réunion dans le Sujet.

4

Sélectionnez le Date et heure pour votre réunion et éventuellement, ajoutez une Description de la réunion.

5

Tous les membres de l’espace sont automatiquement invités à la réunion. Ajoutez des invités en tapant leur nom ou leur adresse électronique. Supprimez les invités en survolant leur nom et en cliquant sur Supprimer.

Initialement, Disponibilité inconnue s’affiche Disponibilité inconnue à côté du nom de chaque personne. Si la personne est disponible au moment que vous avez sélectionné, le symbole est mis à jour sur Disponible Disponible. Si la personne n’est pas disponible, le symbole est mis à jour sur Indisponible Non disponible. Si nous ne pouvons pas récupérer la disponibilité d’une personne, Disponibilité inconnue la disponibilité inconnue continue de s’afficher à côté du nom de cette personne.


 

Si les invités sont indisponibles, changez l’heure de la réunion et le statut de leur disponibilité sont mis à jour, ou cliquez sur une plage horaire dans le calendrier à droite de l’écran pour voir leur disponibilité.

6

Cliquez sur Programmer.

La réunion est ajoutée à votre calendrier. Un courrier électronique d’invitation est envoyé à toutes les personnes qui sont invitées à la réunion.

Ce qu’il faut faire ensuite

Si vous devez effectuer des modifications, vous pouvez mettre à jour les détails de la réunion ou annuler la réunion.

1.

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.


 

Si votre administrateur a installé votre compte avec laCalendrier hybride, vous trouverez toutes les réunions qui sont programmées dans l’espace.

Cliquez sur Programmer
2

Cliquez sur Informations sur la réunion de l’espace, sélectionnez Copier, puis allez à votre calendrier et collez les informations sur la réunion dans une réunion.

En fonction de votre configuration, les informations sur la réunion comprennent un lien pour rejoindre la réunion, les options pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

3

Retournez à votreApplication Webexet l’affichage Informations sur la réunion de l’espace . À côté de Personnes, sélectionnez Copier, puis allez à votre calendrier et collez les adresses électroniques dans la section À de la réunion.

4

Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails et envoyez l’invitation.

1.

Allez à Messagerie et sélectionnez un espace.

2

Dans l’espace, tapez sur le menu d’activités et choisissez Programmer.

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Les personnes dans l’espace sont automatiquement ajoutées en tant qu’invités. Tapez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes.

    Tapez sur Vérifier la disponibilité pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

  • Saisissez une description.

3

Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

1.

Allez à Messagerie et sélectionnez un espace.

2

Dans l’espace, tapez sur le menu d’activités et choisissez Programmer.

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Les personnes dans l’espace sont automatiquement ajoutées en tant qu’invités. Tapez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes.

    Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

  • Saisissez une description.

3

Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

1.

Connectez-vous à Webex et à partir de votre espace, cliquez sur ProgrammerProgrammer.

2

À côté de l'option Informations sur la réunion, sélectionnez Copier, puis allez dans votre calendrier et collez les informations sur la réunion dans une réunion. En fonction de votre configuration, les informations sur la réunion comprennent un lien pour rejoindre la réunion, des options pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

3

Retournez à l’application Webex et à l’affichage Informations sur la réunion de l’espace . À côté de Personnes, sélectionnez Copier, puis allez à votre calendrier et collez les adresses électroniques dans la section À de la réunion.

4

Spécifiez la date, l’heure et les autres détails que vous devez inclure, puis envoyez l’invitation.