Een bedrijfsmodus is een flexibele configuratie voor gespreksroutering die bepaalt hoe gesprekken worden afgehandeld tijdens verschillende tijden en scenario's. Bijvoorbeeld:​

1. Dagmodus- Routering van normale kantooruren

2. Nachtmodus: gesprekken buiten kantooruren afhandelen

3. Modus Vakantie/Speciale sluiting - Routering tijdens weekends of feestdagen

Typen bedrijfsmodus:

De volgende bedrijfsmodi zijn ontworpen om aan specifieke plannings- en operationele vereisten te voldoen:

• Geplande modus:

  • Elke dag dezelfde tijden

  • Elke dag andere tijden

  • Vakantiespecifieke omleiding

• Niet-geplande modus: standaardbewerking zonder specifieke tijdsbeperkingen. Als er een planning voor de klant is gedefinieerd, wordt de niet-geplande modus actief buiten de geplande uren.

Voordelen

Gespreksomleiding op basis van modi biedt de volgende mogelijkheden om de efficiëntie van het gespreksbeheer te verbeteren en een naadloze klantervaring te garanderen:

• Flexibiliteit: Pas gespreksomleiding aan uw zakelijke behoeften aan.

• Efficiëntie: Leid gesprekken automatisch om naar de juiste afdeling.

• Professionaliteit: Zorg ervoor dat gesprekken altijd correct worden afgehandeld.

Bedrijfsmodi instellen

Een bedrijfsmodus maken:

1. Meld u aan Control Hub.

2. Ga naar Bellen > Functies > Bedrijfsmodus.

3. Klik op Nieuwe toevoegen.

4. Kies Organisatie of Locatieniveau om een modus te maken.

   Als u Locatie selecteert, zoekt of selecteert u de locatie in de lijst.

5. Voer de naam van de modus in en klik op Volgende.

6. Als de bedrijfsmodus een planning bevat, schakelt u Planning definiëren in en selecteert u een planningstype in de lijst.

   • Plannen elke dag met dezelfde uren : selecteer deze optie in de vervolgkeuzelijst en schakel het selectievakje naast maandag-vrijdag of za en zon in. Geef het tijdsbereik op en selecteer indien van toepassing Hele dag .

   • Plannen als verschillende uren per dag : selecteer deze optie in de vervolgkeuzelijst en schakel het selectievakje naast de dagen van de week in. Geef het tijdsbereik op en selecteer indien van toepassing Hele dag .

   • Plannen als feestdag : selecteer deze optie in de vervolgkeuzelijst en voer de naam, herhaling en duur van de feestdag in. Selecteer indien van toepassing Hele dag .

   Als u schakelt naar herhaling Jaarlijks, zijn de begin- en einddatum van de duur dezelfde en is de schakelaar voor hele dag standaard ingeschakeld.

   Selecteer Volgende. De nieuwe feestdag wordt in de tabel opgeslagen. U kunt meerdere feestdagen toevoegen door te klikken op Nieuwe feestdag toevoegen. Beweeg de muis over de feestdag en klik op om de feestdag te bewerken of om deze te verwijderen.

7. Klik op Volgende. De pagina Bestemming doorsturen wordt weergegeven. Voer de bestemming in en schakel indien van toepassing het selectievakje Verzenden naar voicemail in. Of selecteer Niet doorschakelen en klik op Volgende.

8. Controleer de instellingen voor de nieuwe bedrijfsmodus.

   De bedrijfsmodus van het planningstype kan niet meer worden gewijzigd zodra de modus is gemaakt.

9. Klik op Maken.

Beperkingen voor locatiebeheerder

Beheerders op locatieniveau kunnen modi voor hun locatie maken, bijwerken en verwijderen.

Op modus gebaseerd doorsturen naar functies toewijzen

Gespreksomleiding op basis van modi wordt ingeschakeld door modi toe te wijzen aan een functie zoals de gesprekswachtrij, met het bijbehorende nummer waarvoor de gespreksomleiding moet worden gewijzigd.

Functies van op modus gebaseerde routering toewijzen:

1. Meld u aan Control Hub.

2. Ga naar Bellen > Gesprekswachtrijen.

3. Selecteer een gesprekswachtrij in de lijst en klik op Gesprek doorschakelen.

4. Schakel Gesprekken doorschakelen in en selecteer Gesprekken doorschakelen per modus.

5. Selecteer een bestaande modus.

6. Als de modus is gepland, is de schakelaar Normaal bedrijf standaard geselecteerd.

7. Selecteer een optie: standaardtelefoonnummer, ander telefoonnummer of niet doorschakelen. Geef een bestemming op als u een andere optie kiest dan niet doorschakelen. Schakel indien van toepassing Verzenden naar voicemail in.

8. Klik op Opslaan. De nieuwe modus wordt weergegeven in de lijst met gesprekken doorschakelen.

   Selecteer de schakelaar Normaal bedrijf .

9. Klik op Bedrijfsmodus toevoegen om extra modi toe te voegen.

10. Selecteer om de modus te bewerken of om deze te verwijderen.

Beperkingen voor locatiebeheerder

De volgende beperkingen zijn van toepassing op locatiebeheerders:

• Een locatiebeheerder kan modi voor functies op zijn locatie beheren, inclusief het weergeven, toewijzen, bewerken en ongedaan maken van de toewijzing.

• Het bestaande bulkbeheer voor Customer Experience Essentials, virtuele operators, gesprekswachtrijen en Hunt-groepen biedt geen ondersteuning voor gesprekken doorschakelen.

Mogelijkheden voor modusbeheer toewijzen aan een gebruiker

• Een geautoriseerde gebruiker kan gespreksomleiding beheren van nummers die zijn toegewezen aan een beheerde functie zoals Gesprekswachtrij, als de optie Gesprekken doorschakelen per modus is ingeschakeld voor de functie.

• Als een beheerder later uitschakelt gesprekken doorschakelen per modus wanneer u op een beheerde functie het doorschakelen van gesprekken volledig uitschakelt of naar een andere modus voor het doorschakelen van gesprekken, zoals selectief gesprekken doorschakelen, blijft de functie in de lijst staan, maar is gemarkeerd als zijnde waarin doorschakelen op basis van modus is uitgeschakeld.

• De functies worden aan de gebruiker gepresenteerd voor modusbeheer in User Hub en op ondersteunde MPP- en PhoneOS-apparaten in dezelfde volgorde als toegewezen.

  Gebruikers moeten de beheerde functies handmatig opnieuw ordenen door functies te verwijderen en af te lezen via de Control Hub of door de lijst met beheerde functies te vervangen met behulp van bulkbeheer.

• Slechts de eerste 5 functies in de lijst zijn beschikbaar voor gebruikersbeheer op MPP- en PhoneOS-apparaten, terwijl alle functies beschikbaar zijn voor gebruikersbeheer in User Hub.

De toestemmingen voor het wisselen van modus van een gebruiker instellen:

1. Meld u aan Control Hub.

2. Ga naar Gebruikers en selecteer een gebruiker.

3. Klik op Calling en selecteer Modusbeheer onder Gespreksafhandeling.

4. Zoek naar functies op naam, nummer of toestel om deze toe te voegen en de gebruiker de mogelijkheid te bieden om op modus gebaseerde doorschakelen van de opgegeven functies te beheren.

5. Klik op om een functie te verwijderen of klik op Alles verwijderen om alle functies voor de opgegeven gebruiker te verwijderen.
6. De nieuwe functies worden weergegeven in de lijst. Gebruik om de functies te filteren.

Een bulkmodusschakelaar uitvoeren

Een beheerder of kantoorbeheerder kan meerdere functies of afdelingen selecteren om een switch in bulk- of batchmodus uit te voeren. Hierdoor wordt dezelfde toepasselijke modus toegepast op alle geselecteerde functies.

1. Klik op > Bellen > Functies.
2. Selecteer de functies en klik op Modus wisselen.
3. Selecteer de algemene modus die u voor de geselecteerde functies wilt wisselen.

   In de modus voor in bulk schakelen kunt u de modus alleen handmatig terugzetten op de normale modus.

4. Klik op Modus wisselen.

Beheer van inrichtingsmodus op door gebruikers toegewezen apparaten

De standaardindeling toepassen:

1. Meld u aan Control Hub.

2. Ga naar Bellen > Service-instellingen > Sjablonen voor lijntoetsen.

3. Selecteer Sjabloon voor lijntoetsen herstellen om configuraties voor overeenkomende apparaten te herstellen naar de standaardsjablonen. Hiermee worden ook alle aangepaste instellingen voor lijntoetsen overschreven.

4. Voer de locaties en apparaten in. Selecteer Zoeken op tags verfijnen of Zoeken op adviezen verfijnen om op deze methoden te zoeken. Schakel de selectievakjes in indien nodig.

   

5. Klik op Volgende. De configuratie-indeling van de geselecteerde apparaten wordt ingesteld op de standaardindeling zodra deze is toegepast. Wijzigingen worden van kracht wanneer apparaten worden gesynchroniseerd.

6. Selecteer Standaardinstellingen herstellen.

Een aangepaste indeling toepassen:

1. Selecteer het pictogram Aangepaste indeling toepassen om een sjabloon te zoeken en toe te passen op alle overeenkomende apparaten.

2. Voer de locaties en apparaten in. Selecteer Zoekopdracht verfijnen door te zoeken op tags of zoekopdracht verfijnen door te zoeken op adviezen om op deze methoden te zoeken. Schakel de selectievakjes in indien nodig.

   Als de standaardindeling van de huidige apparaatindeling is geselecteerd, is het selectievakje voor modusbeheer uitgeschakeld. Als Alle is geselecteerd, is het selectievakje voor modusbeheer ingeschakeld.

3. Klik op Volgende. De configuratie-indeling van de geselecteerde apparaten wordt ingesteld op aangepaste indeling zodra deze is toegepast. Wijzigingen worden van kracht wanneer apparaten worden gesynchroniseerd.

4. Selecteer Aangepaste indeling toepassen.

Een sjabloon bewerken:

1. Klik op .

2. De toewijzingen van lijntoetsen en hun volgorde worden weergegeven. Vouw elk vervolgkeuzemenu uit om toewijzingen voor lijntoetsen te selecteren.

3. Selecteer Modusbeheer en klik op Opslaan.

Ga als volgt te werk om Modusbeheer aan afzonderlijke apparaten toe te wijzen:

1. Ga naar Apparaten en selecteer een apparaat.

2. Klik op Beheren naast Indeling configureren.

3. Programmeer de lijntoetsen met primaire, gedeelde lijnen of gespreksfuncties en sla de wijzigingen op om de huidige configuraties te overschrijven. Selecteer Aangepaste indeling. Gebruik de vervolgkeuzelijst om Modusbeheer te selecteren voor de lijntoetsen.

4. Schakel het selectievakje Voorbeeld van indeling in om de lijnconfiguraties in de voorbeeldmodus weer te geven. Zo worden ze op het apparaat weergegeven zodra ze zijn ingericht.

5. Klik op Opslaan.

Beperkingen

• Er kunnen maximaal 100 bedrijfsmodi op organisatieniveau worden geconfigureerd.

• Er kunnen maximaal 100 bedrijfsmodi op locatieniveau worden geconfigureerd per locatie.

• Er worden maximaal 150 vakantieconfiguraties ondersteund.

• 8831- en 8832-apparaatmodellen worden niet ondersteund.

• De toetsuitbreidingsmodule wordt niet ondersteund.

• Lijntoetsen voor modusbeheer worden niet ondersteund op werkplekapparaten.

Een op modus gebaseerd doorschakelen configureren op de hoofdlijn van het kantoor van de elektricien

De hoofdlijn van het kantoor van de elektricien is toegewezen aan een gesprekswachtrij waarop doorschakelen op basis van modus is geconfigureerd.

1. Ga naar Services > Bellen > Functies en selecteer Gesprekswachtrij.

   

2. Schakel onder Gesprekken doorschakelen de optie Gesprekken doorschakelen per modus in.

   

   De modi Dag, Lunch, Nacht, Vakantie en Weekend worden achtereenvolgens toegevoegd. Aangezien de dagmodus en de lunchmodus overlappende planningen hebben, krijgt de lunchmodus prioriteit hoger dan die dagmodus.

   In de dagmodus zijn geen doorschakelbestemmingen gedefinieerd, dus gesprekken worden gerouteerd naar de agenten in de gesprekswachtrij

3. Wijs een Mode Manager toe.

   Ga naar Bellen > Gebruikers en selecteer Modusbeheer. Zoek en kies de gesprekswachtrij (of de functies waarvoor het nummer waarvoor de gespreksomleiding moet worden gewijzigd) en klik vervolgens op Opslaan.

   

4. Wijzig de sjabloon voor lijntoetsen van het apparaat.

   Als een apparaat is toegewezen aan de Mode Manager, werkt u de sjabloon voor lijntoetsen bij en wijst u Mode Management toe aan de juiste niet-primaire lijntoets.

   Als u dit wilt uitvoeren, opent u het gekoppelde apparaat, kiest u Indeling configureren en selecteert u de optie Aangepaste indeling . Kies de aangepaste sjabloon die u eerder hebt gemaakt met Modusbeheer en klik op Toepassen.

   U kunt ook Modusbeheer kiezen uit de vervolgkeuzelijst. Klik op Opslaan en Toepassen om de wijzigingen door te voeren.

   

De bedrijfsmodi wijzigen vanaf de bureautelefoon

Scenario 1

De huidige bedrijfsmodus is ingesteld op Vakantie en Weekend. Door een zware werklast is het kantoor van de elektricien echter vroeg van het weekend teruggekeerd. Hierdoor heeft de Office Manager de modus ingesteld op de modus Dag.

Scenario 2

De werknemers van het kantoor van de elektricien zijn nog steeds op hun lunchpauze, want het duurt langer dan verwacht. Daarom willen ze het met een uur verlengen. De kantoorbeheerder verlengt de bestaande lunchpauze met een uur.