Hantera samtalsinspelning med Webex Calling i Webex för myndigheter

Översikt

Webex samtalsinspelning ger funktionen för att spela in inkommande och utgående samtal som görs på en skrivbordstelefon eller Webex-app. Som administratör kan du aktivera samtalsinspelning för alla inkommande och utgående samtal för specifika användare, arbetsytor eller virtuella linjer i organisationen. Webex Calling stöder inspelning på begäran, Alltid och Alltid med Pause/Återuppta inspelningslägen.

Du måste uppfylla följande krav:

Partners måste aktivera en samtalsinspelningstjänst för din organisation. Som standard är samtalsin spelning aktiverad för varje kund och du kan konfigurera den för vissa användare. Om du inte ser inställningarna för samtalsinspelning kan din partner ha inaktiverat tjänsten för inspelning av samtal för din organisation. För att samtalsinspelning ska kunna etableras måste partnern aktivera en samtalsinspelningstjänst för din organisation.
Användare har en Professional- eller Basic- Webex Calling licens.
Arbetsplatser har en Professional- Webex Calling licens.
Kontakta din juridiska avdelning om lagstadgade krav för inspelning av samtal.

Alla Webex Calling kunder har tillgång till Webex Call Recording. Webex Callingkunder kan spela in samtal med dessa alternativ utan extra kostnad.

Webex är tillgängligt för alla användare och ger tillgång till obegränsade inspelningar. Webex-inspelningar är för närvarande konfigurerade med en lagringsperiod på ett år och lagringsutrymmet per organisation är 100 GB. Compliance-ansvariga kan komma åt och hantera samtalsinspelningar från Control Hub. Administratörer kan konfigurera och hantera en användares åtkomst till sina samtalsin spelningar men kan inte lyssna på inspelningar eller visa deras utskrifter. Användare kan hantera sina inspelningar med User Hub och Webex App.

Webex

Välj leverantör av samtalsinspelning

Aktivera samtalsinspelning på organisationsnivå

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Tjänster > Sam tal > Serviceinställningar.
3	Under Samtalsinspelning väljer du Webex som önskad leverantör för samtalsinspelning i listrutan för din organisation.
4	Klicka på Spara. Om en partneradministratör aktiverar samtalsinspelning för sina kunder tillåts inte partneradministratörsanvändaren i flera kundkonton. Platsnivåinställningarna åsidosätter valet av samtalsinspelningsleverantör. Mer information finns i avsnittet Å sidosätt samtalsinspelning på platsnivå.

Inaktivera samtalsinspelning på organisationsnivå

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Tjänster > Sam tal > Inställningar > Tjänster.
3	Under Sam talsinspelningsleverant ör väljer du Ingen i listrutan för leverantören av samtalsinspelning för din organisation. Fönstret Information om samtalsinspelning visas.
4	Kontrollera Jag förstår att stänga av samtalsinspelning tar bort den här funktionen för alla användare.
5	Klicka på Spara.

Aktivera meddelande om inspelning av efterlevnadssamtal

Du kan aktivera inställningarna för efterlevnadsmeddelanden separat för inkommande och utgående PSTN-samtal. När meddelandet aktiveras, när PSTN-samtalet görs eller tas emot, hör den som ringer (PSTN-användaren) meddelandet ”Detta samtal kan spelas in” i början av samtalet. Inspelningen startar efter att användaren med samtalsinspelning aktiverad svarar på samtalet. När efterlevnadsmeddelandet har spelats upp undertrycks start/stopp-inspelningsm eddelanden för användarenWebex Calling. Även när mellansamtalsoperationer som överföring initieras på det samtalet spelas inte meddelanden upp flera gånger. Den visuella indikatorn visas i Webex- appen eller på telefoner som stöds för att indikera att samtalet spelas in.

När en användare tar emot ett samtal direkt spelas efterlevnadsmeddelandet upp på det språk som anges för användaren i Användare > Samtal > Meddel andespråk.

När en arbetsyta tar emot ett samtal spelas efterlevnadsmeddelandet upp på det språk som är inställt för arbetsytan i Arbetsytor > Samtal > Meddel andes pr åk.

Om en funktion för automatisk telefonsvarare, samtalskö eller sökgrupp tar emot ett samtal direkt spelas efterlevnadsmeddelandet upp på det språk som är inställt för automatisk telefonsvarare, samtalskö eller sökgrupp i Samtal > Funktioner > Automatisk svarande/ samtal skö/jaktgrupp > Allmänna inställningar > Språk.

Listan över språk som stöds finns i respektive inställnings rullgardinsmeny. Om ett samtal kommer direkt till en virtuell linje spelas efterlevnadsmeddelandet upp på det språk som är inställt för den virtuella linjen i Samtal > Virtuella linjer > Välj en virtu ell linje > Samtal > Meddel andespråk.

Ljudet om efterlevnadsmeddelande spelas inte in i inspelningen. Men om samtalet spelades in innehåller metadata som skickas till leverantören av samtalsinspelning information om huruvida meddelandet om efterlevnad eller meddelanden om användare/arbetsyta spelades upp eller inte.

Inställningarna för meddelanden på användar-/arbetsytanivå har företräde endast om efterlevnadsmeddelandet inte spelas upp, och detta gäller endast för inkommande samtal. Mer information finns i avsnittet Aktivera samtalsinspelning för Webex Calling användare och arbetsytor.

Vi rekommenderar att du aktiverar inställningen för meddelanden på användar/arbetsyta för alla användare/arbetsytor som har samtalsinspelning aktiverad. Detta fungerar som ett pålitligt alternativ för att spela upp de vanliga tillkännagivandena om efterlevnad inte spelas för det inkommande samtalet.

Du kan aktivera efterlevnadsmeddelandet på organisationsnivå och åsidosätta det på platsnivå.

Aktivera meddelande om efterlevnad på organisationsnivå

Meddelandet om efterlevnad är inaktiverat som standard på organisationsnivå.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Tjänster > Sam tal > Inställningar > Tjänster.
3	Aktivera något av följande alternativ för meddelanden om efterlevnad under Samtalsinspel ning: Spela upp meddelande för inkommande PSTN-samtal — Spelar upp efterlevnadsmeddelandet till den som ringer innan samtalet besvaras. Spela upp meddelande för utgående PSTN- samtal — Spelar upp efterlevnadsmeddelandet till den som ringer efter att samtalet besvarats. Fördröjningsmeddelande — Aktivera detta för att ställa in en meddelandefördröjningstid i sekunder. Överensstämmel semeddelandet spelas först efter den angivna tiden. Detta förhindrar att meddelandet spelas upp samtidigt som en användare eller agent hälsar kunden. Den maximala tillåtna meddelandefördröjningstiden är 60 sekunder.
4	Under Felaktig inspelning av samtal kan du välja beteendet för inspelningsfel. Fortsätt med samtalet, inget meddelande — Välj det här alternativet för att fortsätta med samtalet och inte göra något meddelande när samtal sinspelningen misslyckas. Fortsätt med samtalet, med meddelande —Välj det här alternativet för att fortsätta med samtalet och göra ett meddelande när samtal sinspelningen misslyckas. Avsluta samtalet med meddelande — Välj det här alternativet för att avsluta samtalet och göra ett meddelande när samtalsinspelningen misslyckas. Denna konfiguration gäller för alla inspelningsplattformar.
5	Klicka på Spara.

Åsidosätt meddelande om efterlevnad på platsnivå

När en ny plats skapas är inställningarna för meddelande om överensstämmelse som standard på organisationsnivå. Du kan åsidosätta inställningarna på platsnivå.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Han tering > Platser.
3	Välj den plats där du vill ändra inställningarna för efterlevnadsmeddelanden.
4	Gå till Sam tal > Sam talshantering.
5	Klicka på Inställningar för samtalsinspelning och aktivera något av följande alternativ under meddelandena om efterlevnad. Organisationens standard — Välj det här alternativet om du vill använda inställningarna för organisationens efterlevnadsmeddelanden för den valda platsen. Som standard är det här alternativet markerat när en ny plats skapas. Platsspecifika inställningar — Välj det här alternativet om du vill å sidosätta inställningarna för organisationsmeddelanden. Spela upp meddelande för inkommande PSTN-samtal — Spelar upp efterlevnadsmeddelandet till den som ringer innan samtalet besvaras. Spela upp meddelande för utgående PSTN- samtal — Spelar upp efterlevnadsmeddelandet till den som ringer efter att samtalet besvarats. Fördröjningsmeddelande — Aktivera detta för att ställa in en meddelandefördröjningstid i sekunder. Överensstämmel semeddelandet spelas först efter den angivna tiden. Detta förhindrar att meddelandet spelas upp samtidigt som en användare eller agent hälsar kunden. Den maximala tillåtna meddelandefördröjningstiden är 60 sekunder.
6	Klicka på Spara.

Aktivera samtalsinspelning för Webex Calling -användare och arbetsytor

Innan du börjar

Se till att användarna har en Professional- eller Basic- Webex Calling användarlicens tilldelad.
Se till att arbetsytor har en Professional- Webex Calling licens tilldelad.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till respektive sökväg: För användare: Gå till Han tering > Användare > välj en användare > Sam tal > Användarsamtalsupplevelse. För arbetsytor: Gå till Han tering > Arbetsytor > välj en arbetsyta > Sam tal supplevelse.
3	Slå på samtalsinspelning. Användarens inställningar för samtalsinspelning rensas. Alla samtal som spelades in före denna ändring upprätthålls fortfarande på samtalsinspelningsleverantörens plattform. Om en partneradministratör aktiverar samtalsinspelning för sina kunder tillåts inte samma partneradministratörsanvändare i flera kundkonton. För en användare med en standardlicens visar Control Hub alternativet för samtalsinspelning när platsen som är associerad med användaren har Webex som samtalsinspelningsleverantör. Alternativet för samtalsinspelning visas endast för användaren när leverantören för platsinspelning av samtal är inställd på standardleverantör för organisationssamtalsinspelning och leverantören för inspelning av organisationssamtal är inställd på Webex-samtalsinspelningsleverantör.
4	När du har aktiverat samtalsinspelning, om en användare fortfarande har problem med inspelning av samtal, kan du kontakta supportleverantörerna för samtalsinspelning med informationen som finns tillgänglig i avsnittet Visa information om samtalsinspelningsplattform. Från sidan Användare går du till Samtal > Användar samtal supplevelse > Sam tal inspelning > Visa plattformsinformation för samtalsinspel ning för att hitta support. Från sidan Arbetsytor går du till Samtal > Sam talsuppl evelse > Samtal sinspel ning > Visa plattformsinformation för samtal sinspelning för att hitta support.
5	Konfigurera någon av följande inställningar: På begäran — Välj det här alternativet om du vill ge användarna kontroll över när de kan starta och avsluta inspelningar. Du kan också välja avisering om paus och återuppta, om tillämpligt. Alltid — Välj det här alternativet om du vill spela in alla inkommande och utgående samtal. Alltid med paus/återuppta — Välj det här alternativet om du vill ge användarna kontroll över när de kan pausa och återuppta inspelningar. Aldrig — Det här alternativet är valt som standard. Spela in röstbrevlåda — Välj det här alternativet om du vill läsa röstmeddelanden som skickats och tagits emot. Om lagringsutrymme är ett problem kanske du inte vill välja det här alternativet. Start/stoppmeddelande för inspelning — Välj något av följande alternativ för att hantera det hörbara meddelandet som spelas upp när inspelningen startar eller slutar för PSTN-samtal och interna samtal. Spela upp start/stoppmeddelande för PSTN-samtal — Välj det här alternativet om du vill spela upp ett standardmeddelande i början av alla inkommande och utgående PSTN-samtal som meddelar alla parter att samtalet spelas in. Du kan kräva att detta tillkännagivande uppfyller de juridiska kraven baserat på affärsbehoven. Om efterlevnadsmeddelandet är aktiverat på organisations- eller platsnivå hör PSTN-användaren inte start/stoppmeddelandet även om du aktiverar det här alternativet. Det här alternativet har företräde endast om en uppringare tar emot eller ringer ett PSTN-samtal till en användare som befinner sig i en organisation eller plats där efterlevnadsmeddelandet är inaktiverat eller misslyckades med att spela upp. Mer information finns i avsnittet Aktivera meddelande om inspelning av efterlevnadssamtal. Spela upp start/stoppmeddelande för interna samtal — Välj det här alternativet om du vill spela upp ett standardmeddelande i början av alla inkommande och utgående interna samtal och meddela alla parter att samtalet spelas in. Detta meddelande ingår inte i samtalsinspelningen. När ett meddelande spelas upp under start, stopp, paus eller återuppta åtgärder skickas SIPREC-metadatainformation till samtalsinspelningsleverantören som indikerar att ett meddelande spelades upp. Webex Calling Med hjälp av denna information har vissa leverantörer av samtalsinspelning indikatorer som visar om ett meddelande spelades upp för det samtalet. Avisering om pausa/återuppta — Välj det här alternativet om du vill ta emot meddelanden om paus och återuppta. Du kan välja ett ljud signal eller ett meddelandealternativ som spelar upp följande: Pa@@ us — Spelar upp ett meddelande som indikerar att det har pausats framgångsrikt. Återuppta — Spelar upp ett meddelande som indikerar att det har återupptagits framgångsrikt. Inställningarna för meddelanden på användar-/arbetsytenivå för Paus/Återuppta spelas alltid upp när användaren pausar eller återupptar inspelningen. Upprepa tonen varje — Som standard spelas en ton var 20:e sekund som påminner alla parter om att samtalet spelas in. Du kan ändra detta till ett värde från 10—90 sekunder. Välj alternativet Visa och spela upp samtalsinspelningar för organisationer och platser som använder Webex som samtalsleverantör. För alla inspelade samtal kan en användare välja att ladda ner inspelningar eller ta bort inspelningar. Om administratören har inaktiver at Visa och spela upp samtal sinspelningar kan användaren inte komma åt samtalsinspel ningarna. Visa plattformsinformation för samtal sinspelning — Visar följande information relaterad till samtalet. Tjänsteleverantör Extern grupp Extern identifierare
6	Klicka på Spara.

Vad du ska göra härnäst

Om ett problem uppstår för användare från administrationsportalen för samtalsinspelning, kontrollera att följande information är korrekt:

Produkt — Välj din produkt.
Extern typ —Ange BroadWorks.
Tjänsteleverant ör — Kopiera och klistra in motsvarande värde från Control Hub.

Klicka sedan på Spara ändringar.

För ytterligare support, kontakta supportteamet för din samtalsinspelningsleverantör.

Få åtkomst till inspelningar för Webex-samtalsleverantör

Utför dessa steg för att komma åt samtalsinspelningarna.

Innan du börjar

För att visa fliken Inspelningar under Sam tal, se till att organisationen har rätt till Webex Calling licensen.

Om organisationen har behörighet Webex Calling men Inspelning är avstängd visas fliken Inspelning med ett meddelande om att inspelningen är AV.
Om en plats har samtalsinspelning visas inga resultat.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Tjänster > Sam tal och välj sedan Funktioner.
3	Välj en inspel ningsflik så visas inspelningens målsida. Använd sökfältet för att hitta den inspelning du väljer. Målsidan visar initialt inga poster förrän administratören initierar sökningen. Du kan välja mellan de två söklägena: Enkelt Avancerad Använd det enkla sökfältet för att slå upp inspelningar som är associerade med en användare baserat på namn eller e-post-ID. Denna sökning hämtar alla inspelningar för ägaren, men visar bara de första 100 posterna. Bläddra ner för att se de återstående inspelningarna. Håll muspekaren på den uppringande parten för att visa det PSTN-nummer eller tillägg som används för att ringa.
4	Klicka på Avancerade alternativ för att förfina din sökning. Se till att inspelnings arkivet är markerat. Ange följande med hjälp av alternativen Avancerat: Använd fältet Datumväljare för att välja inspelningens tidslinje. Datumväljarkontroll erbjuder olika tidsramar och anpassat intervall. Använd ägarens namn eller E-post-ID för att söka. Välj en etikett som uppringande/uppringt nummer. Filstorlek Senast åtkomna (med en specifik tidslinje) Som standard visas samtalsposterna som lagrats under de senaste sju dagarna i alternativet Avanc erad sökning. Webex-samtalsinspelningarna är tillgängliga i ett år från det datum de spelades in. Platsfältet är som standard inställt på Alla platser
5	Klicka på Sök om du vill söka i inspelningarna baserat på markeringen.
6	Välj en inspelning i listan och åtgärds fältet visas. De åtgärder som stöds är: Radera rad erar inspelningarna från listan och är inte längre synlig för administratören. Dessa inspelningar lagras i papperskorgen. Administratören kan visa inspelningarna från alternativet Raderade inspelningar. Inspelningarna rensas dock inte förrän kvarhållningsprincipen på 30 dagar har uppfyllts. Avbryt avaktiverar åtgär dsfältet och avmarkerar inspelningarna. Återställning flyttar inspelningen från raderade tillbaka till aktiva inspelningar och visas inte längre under de raderade inspelningarna. Använd alternativet Mar kera alla för att välja flera inspelningar. Om det finns fler inspelningar väljs de första 200 inspelningarna.
7	Ett varningsmeddelande visas för åtgärden. Du kan välja att ta bort eller avbryta begäran.

Hantera inspelningar som Compliance Officer

Som Compliance officer kan du ladda ner och spela upp inspelningarna från skärmen Samtalsinspelning. Den här funktionen är för Webex-samtalsinspelningar. Du kan starta och använda Unified Player från Control Hub för att spela upp inspelningarna.

Så här kontrollerar du om en roll har behörighet för Compliance officer:

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Användare under Hantering. Fönstret Användare visas. Välj en användare i listan för att visa åtkomst informationen.
3	Bläddra till Administratörs roller på fliken Sammanfattning. Klicka på Administratörsroll för att visa behörigheten. Om alternativet Com pliance officer är markerat under Funktioner har användaren behörighet att spela upp och ladda ner inspelningarna. Partneradministratörer kan inte tillhandahålla rollen som Compliance Officer. Därför är upplevelsen som partneradministratör inte densamma som administratör.

Ladda ner och spela upp samtalsinspelningar

Som Compliance Officer kan du ladda ner och spela upp inspelningarna.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till R inga under Tjänster. Klicka på Funktioner > In spelning > Hantera. Fönstret Inspelningar visar inspelningens ämnesnamn och titel, ägar information, samtalsinspelningens varaktighet. Som Compliance officer kan du klicka på inspelningen och spela upp den med Unified Player.
3	Klicka på ikonen i raden som motsvarar en inspelning för att komma åt alternativen Ta bort, Ladda ner, Spela upp och Tilldela om. När du som Compliance officer väljer Ladda ner från menyn eller hyperlänken laddas inspelningen ned. Beroende på webbläsaren meddelas administr atören om nedladdningen. När du väljer alternativet Spela öppnas ett nytt fönster i webbläsaren med samtalsinspelningen. När du väljer alternativet Till dela om visas fönstret Till dela inspelningsägare där du kan välja en användare som du vill tilldela som ägare till den här inspelningen. Administratörer utan behörigheten Compliance officer kan bara se alternativen Ta bort och Omtilldela. De kan inte se att ämnesnamnet är hyperlänkat, eftersom de inte kan spela upp inspelningarna, och de kan inte heller se informationsikonen som förklarar upp spel nings interaktionen. Om du vill omtilldela eller ta bort flera inspelningar kan du markera inspelningarna och klicka på Tilldela om eller Ta bort. Du kan också använda alternativet Mar kera alla för att välja flera inspelningar. Om det finns fler inspelningar väljs de första 200 inspelningarna.

Generera ett transkript för samtal som spelats in av Webex-samtalsleverantören

Du kan konfigurera automatisk transkription för inspelade samtal. Användare kan se transkriptet i spelaren när de spelar upp inspelningen från Webex App eller User Hub.

Högtalaridentifiering i ett transkript stöds för närvarande inte för FedRAMP.

Innan du börjar

Transkriptioner är endast tillgängliga för samtal som spelats in av Webex samtalsinspel ningsleverantör.
Transkriptioner är endast tillgängliga när samtalet är på engelska.

Aktivera transkript på användar-, arbetsyta- eller virtuell radnivå

Inställningarna för enskild användare, arbetsyta eller virtuell radnivå åsidosätter inställningarna på organisationsnivå. När du konfigurerar dessa inställningar för användare, arbetsyta eller virtuell linje kan du göra ytterligare ändringar på dessa nivåer. Dessa individuella inställningar återgår inte automatiskt till organisationens standardinställning.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till respektive sökväg: För användare: Gå till Han tering > Använ dare > välj en användare > Samtal > Användar samtal supplevelse > Sam tal sinspelning. För arbetsytor: Gå till Han tering > Arbet sytor > välj en arbetsyta > Samtal supplevelse > Samtalsin spelning. För virtuella linjer: Gå till Tjän ster > Samtal > Virtuella linjer > välj en virtuell linje > Samtal > Användar samtal supplevelse > Sam tal sinspelning.
3	Slå på samtalsinspelning.
4	Aktivera Generera transkript.
5	Om du vill tillåta en användare, arbetsyta eller virtuell linje att visa, ladda ner och ta bort transkriptet aktiverar du Visa och spela upp samtalsinspelningar, transkrip tioner och väljer sedan Ladda ner inspelningar och transkript och Rad era inspelningar och transkript. Alternativen för att visa, ladda ner och ta bort transkriptet visas bara om du aktiverar Generera transkri pt. Om du inaktiverar Visa och spela upp samtalsinspelningar, transkrip tioner kan användaren inte komma åt samtalsinspelningarna och transkriptionerna.
6	Klicka på Spara.

Samtalsinspelningsbeteende

Viktiga beteenden relaterade till samtalsinspelning iWebex Calling:

Användare ser en ikon på sin Multiplatform-telefon (MPP) och Webex-appen som visar att ett samtal spelas in.
Användare och arbetsytor med On-Demand-inspelningsläge ser en funktionsknapp (knapp) för att starta inspelningen.
Användare och arbetsytor med On-Demand och Always with Pause/Resume ser dynamiskt funktionsknappen (knappen) för att pausa och återuppta inspelningen om inställningarna är aktiverade för användarna.
När ett meddelande spelas upp under start, stopp, paus eller återuppta åtgärder skickas information till samtalsinspel Webex Calling ningsleverantören om att ett meddelande spelades upp som ett SIPREC-metadatameddelande.
ICE (Medieoptimering) och samtalsinspelningsfunktioner introducerar oberoende en liten ljudfördröjning i början av samtalet och när de används tillsammans är ljudfördröjningen något längre och mer märkbar för kunderna.

Kända problem

Användare kan stöta på enkelriktad media eller inget media under PSTN-samtal när de håller och återupptar samtalet. Det här problemet i FedRAMP uppstår under specifika förhållanden när en användare håller och återupptar ett samtal som har pågått i cirka 23 minuter.

Cisco AI Assistant

Tack för din feedback.