當您排定會議後,系統會自動傳送電子郵件告知受邀者。 如果您變更或取消邀請,系統會自動向每個人傳送新電子郵件,讓他們持續知道最新狀況。

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請登入您的 Cisco Webex 網站,並選取排定,以開啟排定會議頁面。

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(非必要)如您已儲存會議範本,則可從會議範本中選取其一。

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從下拉式清單中選取會議類型

會議類型是您的網站可用的預設或自訂會議功能集。 您的帳戶可具有一個或多個與其關聯的會議類型。

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會議主題中輸入會議名稱、新增或變更密碼,然後為您的會議選取日期和時間

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您可以勾選重複方塊,設定要循環的會議。

您可以將會議排定為每天、每兩週、每月等間隔時間進行。

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在「出席者」部分,輸入您邀請的人員的電子郵件地址。 出席者欄位會建議您最近邀請過的人員、Webex 網站上的現有帳戶以及您的公司通訊錄聯絡人。

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(非必要)若要將出席者指定為共同主持人,請選取其姓名旁的

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如果網站管理員已啟用追蹤碼,請按一下編輯追蹤碼,輸入所需資訊。


 
您可以從網站管理員那裡獲取所有追蹤碼資訊。
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欲瞭解更多選項,請選取顯示進階選項

您可為您的 Cisco Webex 網站設定以下選項:

  • 音訊連線選項中:

    • 音訊連線類型 — 選擇以下其中一項:

      • Webex 音訊 — 包括撥入、回撥和電腦音訊選項。 電話選項可能包括免費和全球撥入號碼,以及設定進入和退出鈴聲的功能。

        使用純 VoIP — 限制所有出席者只能使用電腦音訊。

        其他電話會議 — 允許您輸入第三方電話會議資訊。


         
        偏好使用非整合音訊電話會議的使用者可以針對其服務網站所支援的 Cisco Webex、Webex 應用程式和啟用視訊裝置的會議中使用此功能。 若要於 Webex 應用程式使用此功能,您的網站必須在 Webex Control Hub 中管理或與其連線
      • 顯示免費號碼 — 顯示免費號碼供訪客從電話撥打電話。

      • 向出席者顯示全球撥入號碼 — 針對您選擇的國家/地區顯示一個號碼供訪客撥入。

        按一下使用電話會議位置旁邊的下拉箭頭以選取國家/地區。

    • 進入和退出鈴聲 - 選取出席者加入或離開會議時所聽到的鈴聲。


       
      使用 Webex 音訊與播報姓名功能時,選取使用電腦音訊選項的出席者無法錄製和播報其姓名。
    • 將出席者靜音 - 選擇下列選項之一:

      • 允許主持人和共同主持人隨時將參加者取消靜音(可控取消靜音模式)

        ­ 主持人和共同主持人可直接將參與者取消靜音,且無須傳送取消靜音請求。 此適用於 41.2 和更高版本的 Webex 網站。
      • 允許出席者在會議中自行取消靜音

        - 如果您已選擇在出席者加入會議時將其靜音,請選取此選項以允許他們在會議期間自行取消靜音。

         
        如果您希望僅有主持人或共同主持人能將出席者取消靜音,則無須勾選此選項。
      • 出席者加入會議時一律將其靜音

        - 出席者加入會議時,自動將其靜音 出席者若想在會議期間發言,可以舉手。 更多詳細資訊,請參閱檢視在 Cisco Webex Meetings 和 Events 舉手的會議參與者
  • 議程中輸入您希望出席者對於即將進行的會議所瞭解的內容或詳細資料。

  • 排定選項中,您可以執行下列動作:

    • 共同主持人 - 自動將第一個加入會議的人指派為您的共同主持人,假如

      • 他們擁有網站的主持人帳戶,

      • 或者從您組織中已驗證的 Cisco 視訊裝置加入。

    • 自動錄製 — 在會議開始時自動開始錄製。

    • 不包括密碼 — 在電子郵件邀請中不包含密碼,以提高安全性。

    • 公開會議 — 列在公用行事曆上。 此選項必須由網站管理員啟用。

    • 在主持人之前加入—勾選該方塊以允許出席者在開始會議之前加入會議。 選擇此項以允許出席者在會議開始之前的 0-15 分鐘加入。 如果此選項顯示為灰色,則無法在您的網站上使用。

    • 分組討論 - 請勾選啟用分組討論,如果您希望在會議開始時啟用分組討論功能。

      您可預先指派參與者分組討論。

    • 僅限受邀者 - 勾選以將會議存取限制為受邀出席者。

    • 未鎖定的會議 - 選擇訪客加入未鎖定的會議時所發生的情況。 訪客意指未在您的 Webex 網站上持有帳戶者、擁有帳戶但未登入您的網站者、未在您的網站上註冊的外部視訊系統,或僅透過電話加入的人。

      • 訪客可以加入會議 - 選取以允許訪客加入您的會議,且無須在您的網站建立帳戶或登入。

      • 訪客在大廳中等待,直到主持人准許其進入 - 選取以在訪客嘗試加入時自動將其移入大廳。

      • 訪客無法加入會議 - 如果您只想讓在您的 Webex 網站擁有帳戶且已登入的出席者加入,請選取此選項。 出席者必須先將電話號碼和音訊 PIN 碼新增至其喜好設定,然後才能從音訊裝置加入。 這樣做可提供更好的安全性。

    • 自動鎖定 - 勾選方塊以在會議開始後自動鎖定會議,然後選擇欲在會議鎖定前預留的分鐘數。

    • 註冊—選取要求出席者註冊以要求出席者在出席會議之前註冊並收到主持人核准。 選取要求出席者提供的詳細註冊資訊。 每個註冊的出席者都必須提供該資訊。

      如果您想自動接受註冊請求,請勾選自動接受所有註冊請求。 如果您想要手動接受或拒絕出席者的註冊,請不要選取此選項。

    • 出席者音訊 — 出席者可以在開始時間之前連線至音訊。

    • 出席者主講者 — 第一個加入的出席者將成為主講者。

    • 電子郵件提醒—選擇在會議開始前 10–50 分鐘傳送電子郵件提醒。

    • 會議選項—選取編輯會議選項,並選取希望參加者在會議開始時擁有的選項。

    • 出席者特權—選取編輯出席者特權,並選取希望出席者在會議開始時擁有的特權。

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若要將這些設定儲存為範本供將來使用,按一下另存為範本

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若要立即開始會議,按一下開始;如果您之後才要開會,請按一下排定

排定會議顯示更多

針對排定的會議,您可以從會議 > 新增至我的行事曆新增至我的行事曆開啟會議,將其新增至您的行事曆。 此選項顯示在會議名稱旁邊:

會議詳情

iCalender (.ics) 檔案下載。 選取 .ics 檔並接受會議。 若要邀請其他人加入您的會議,請傳送 .ics 檔案作為電子郵件附件。

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在您的 Cisco Webex 網站選取會議 > 排定,以轉至排定會議頁面。

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如果您先前已儲存會議範本,則可從會議範本選取其一。

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如果您的帳戶連結一種以上的會議,請從下拉式清單中選取一種會議類型。 會議類型是您的網站可用的預設或自訂會議功能集。

4

會議主題中輸入會議名稱、新增或變更密碼(如有必要),然後為您的會議選取日期和時間

5

您可以勾選重複方塊,設定要循環的會議。 您可以將會議排定為每天、每兩週、每月等間隔時間進行。

6

在「出席者」部分,輸入您邀請的人員的電子郵件地址。 出席者欄位會建議您之前邀請的人員、您的 Cisco Webex 網站上的現有帳戶,以及您的通訊錄中的聯絡人。 如果此人在您的網站上擁有主持人帳戶,則您可以按一下人員姓名旁邊的 將其設為候補主持人。

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如果網站管理員已啟用追蹤碼,請按一下編輯追蹤碼輸入所需資訊。


 

您可以透過網站管理員獲取所有追蹤碼資訊。

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針對其他選項,請選取顯示進階選項

可以設定 Cisco Webex 網站的選項來包括:

  • 音訊連線選項中:

    • 音訊連線類型 - 選擇下列之一:

      • Webex 音訊 - 包括撥入、回撥和電腦音訊選項。 電話選項可能包括免費和全球撥入號碼,以及設定進入和退出鈴聲的功能。

        僅限 VoIP - 限制所有出席者只能使用電腦音訊。

        其他電話會議 - 允許您輸入第三方電話會議資訊。


         

        偏好使用非整合音訊電話會議的使用者可以針對其服務網站所支援的 Webex 應用程式和啟用視訊裝置的會議使用此功能。 若要於 Webex 應用程式使用此功能,您的網站必須在 Webex Control Hub 中管理或與其連線

      • 顯示免費號碼 - 顯示免費號碼供訪客從電話撥入。

      • 向出席者顯示全球撥入號碼 - 針對您選擇的國家顯示一個號碼供訪客撥入。

        按一下使用電話會議位置旁的下拉箭頭以選取國家/地區。

    • 進入和退出鈴聲 - 選取訪客加入或離開會議時所聽到的鈴聲。


       

      使用 Webex 音訊選項時,如果選取「宣告姓名」功能,則使用「使用電腦收發音訊」選項加入的使用者不會看到記錄及宣告其姓名的選項。

  • 議程中輸入您希望出席者對於即將進行的會議所瞭解的內容或詳細資料。

  • 排定選項中,您可以執行下列動作:

    • 需要帳戶 - 如果您只想讓在您的 Webex 網站上擁有帳戶和已登入其帳戶的出席者加入此會議,請勾選要求出席者擁有此網站的帳戶才能加入此會議。 出席者必須先將電話號碼和音訊 PIN 碼新增至其喜好設定,然後才能從音訊裝置加入。 這樣做可提供更好的安全性。

    • 候補主持人 - 允許在此網站上擁有主持人帳戶或透過在此一組織通過驗證的 Cisco 視訊裝置加入的任何人主持我的會議。

    • 自動錄製 - 於會議開始時自動開始錄製。

    • 不包括密碼 - 不要在電子郵件邀請中包含密碼,以提高安全性。

    • 公開會議 - 列在公用行事曆上。 此選項必須由網站管理員啟用。

    • 在主持人之前加入 - 勾選該方塊以允許出席者在您開始會議之前加入會議。 選擇此項以允許出席者在會議開始之前的 0-15 分鐘加入。

    • 註冊 - 選取要求出席者註冊,以要求出席者在出席會議之前註冊並收到主持人核准。 選取要求出席者提供的詳細註冊資訊。 每個註冊的出席者都必須提供該資訊。

      如果您想要自動接受註冊請求,請勾選自動接受所有註冊請求。 如果您想要手動接受或拒絕出席者的註冊,請不要選取此選項。

    • 出席者音訊 - 出席者可在開始時間之前連線至音訊。

    • 出席者主講 - 第一個加入的出席者將成為主講人。

    • 電子郵件提醒 - 選擇在會議開始前 10–50 分鐘傳送電子郵件提醒。

    • 會議選項 - 選取編輯會議選項,並選取您希望參加者在會議開始時所擁有的選項。

    • 出席者特權 - 選取編輯出席者特權,並選取您希望出席者在會議開始時所擁有的特權。

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若要儲存這些設定作為未來的範本,請按一下另存為範本。 否則,請按一下開始以立即開會,或按一下排定於之後開會。

排定會議顯示更多

針對排定的會議,您可以從會議 > 新增至我的行事曆新增至我的行事曆開啟會議,將其新增至您的行事曆。 此選項顯示在會議名稱旁邊:

會議詳情

iCalender (.ics) 檔案下載。 選取 .ics 檔並接受會議。 若要邀請其他人加入您的會議,請傳送 .ics 檔案作為電子郵件附件。