عندما يبدأ فريقك العمل في تطبيق Webex، يجب أن تستغرق وقتًا للتفكير في أفضل طريقة لتكوين الفرق والمساحات الخاصة بك. إذا اتبعت نهجًا منتظمًا، فمن المرجح أن تجد أنه من الأسهل التحكم في سير عملك ودعم فريقك بشكل أفضل. يمكنك إنشاء عمليات مشتركة واتخاذ القرارات وبناء المعرفة المشتركة وتيسير ثقافة فريقك.

اتبع إرشادات شركتك

قد يكون لدى شركتك بالفعل إرشادات محددة يجب عليك اتباعها عند إنشاء مساحات أو فرق. على سبيل المثال، قد يتوقع من المديرين أن يكون لديهم مساحة مخصصة لتقاريرهم المباشرة، أو قد يكون لمجموعة تقنية بأكملها فريق يتم إضافة الجميع إليه تلقائيًا. لذا، إذا كنت في وضع يسمح لك بإنشاء مساحات وفرق جديدة لزملائك في العمل للعمل معًا، فتحقق أولاً من إرشادات شركتك. نظرًا لأن معظم الأشخاص سيعملون في مساحات وفرق متعددة في كل مرة، فإن اتباع إرشادات مماثلة يسهل الأمر على الجميع.

ابدأ بالمساحات

توجد مساحة تتم فيها جميع الإجراءات في تطبيق Webex. حيث تقوم بإرسال الرسائل ومشاركة الملفات وجدولة الاجتماعات وإجراء المكالمات وما إلى ذلك. يمكنك الحصول على عدة أنواع من المساحات : واحدة مع شخص واحد فقط، واحدة مع الكثير من الناس، وواحدة جزء من فريق أكبر. عندما تقوم بمراسلة شخص ما مباشرة ، فأنت تقوم بإنشاء مساحة بينكما فقط، ولا يمكن لأي شخص آخر الانضمام إلى تلك المحادثة. إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع المزيد من الأشخاص حول موضوع معين، يمكنك إنشاء مساحة حيث يمكنك العمل معًا. إذا توسع نطاقك من النية الأصلية لتلك المساحة، فقد تحتاج إلى إنشاء فريق ونقل المساحة إلى فريق .

بناء الفرق الخاصة بك

ستقوم بشكل عام بإنشاء فرق لأحد سببين - إذا كان لديك هيكل اتصال محدد في الاعتبار لمشروع كبير أو مجموعة كبيرة من الأشخاص، أو إذا كنت قد نمت من مساحة قمت بإنشائها. الفرق عبارة عن مجموعة من المساحات ذات الصلة. تعتبر الفرق رائعة بالنسبة لمجموعة متسقة من الأشخاص الذين سيعملون عليها شيء ما لفترة طويلة. قد يكون شيء ما معقداً وينطوي على الكثير من الأنشطة أو المشاريع الفرعية التي تحدث في نفس الوقت. يمكنك إنشاء مساحة مختلفة لكل قطعة من اللغز.

لنقل أنك تدير فريقا من حوالي 10 أشخاص في قسم المالية لشركة كبيرة. بمجرد أن يستخدم فريقك التطبيق، يمكنك إنشاء فريق يسمى "التمويل". عند إنشاء فريق، تصبح مشرفته ، وكل شخص تضيفه هو عضو في الفريق. سيتم إضافتها تلقائيًا إلى العام للفريق ، وهي المساحة الافتراضية، والوحيدة التي تتم إضافة أعضاء فريقك إليها تلقائيًا.

تنظيم الفرق الخاصة بك

فكر في استخدام المساحة العامة للإعلانات حيث يمكنك مشاركة المعلومات المهمة كرسائل للقراءة فقط. سيتمكن مشرفو الفرق فقط من النشر إلى المساحة، وستمنع فقدان هذه الرسائل المهمة في المناقشات الجارية في مساحات الفريق الأخرى.

كيف تقوم بهيكلة فريقك هو مفتاح نجاح فريقك. يمكن لأي شخص في الفريق إضافة مساحات إلى الفريق كوسيلة لمشاركة معارفه. يستطيع كل فرد في الفريق رؤية مساحات الفريق المتاحة والانضمام إليها بمفرده. إذا كنت تريد من فريقك اتباع الإرشادات عند إنشاء مساحات الفريق، فتأكد من إخبارها بذلك.

إدارة مساحات الفرق

عند الإشراف على مساحة في فريق، يمكنك التحكم في المساحات المتاحة ومن ينتمي إليها. يمنحك هذا القدرة على التحكم في من يرى المحتوى في المساحة. ويكون ذلك مفيدًا، على سبيل المثال، عندما تكون مشرفًا يقدم معلومات حساسة أو سرية لمجموعة مستهدفة من الأشخاص. يمكنك حظر هذه المعلومات الحساسة من أشخاص آخرين في فريقك ممن ليس لديهم الأذونات المطلوبة.

عندما تقوم بإنشاء فريق، فأنت مشرف فريق، وتتحكم في المساحات وأعضاء فريقك.

يمكن لمنسقي الفريق أيضًا تعيين أنفسهم كمشرفين لأي مساحات خاضعة للإشراف في فرقهم. يمكن لمشرفي الفريق الانضمام ذاتيًا إلى أي مساحة ، والترويج لأنفسهم لإدارة هذه المساحة. يمكنهم أيضًا تعيين مشرفين آخرين على المساحة، يجب أن يكونوا أعضاء في الفريق.

يمكن لأي شخص في الفريق إنشاء مساحة للفريق ويمكنه اختيار الإشراف على المساحة. ثم يصبحون المشرفين على تلك المساحة. لا يستطيع أعضاء الفريق الآخرين الانضمام الذاتي ويحتاجون إلى مطالبة المشرف بالانضمام.

إضافة مشرفون للفريق

يمكنك أيضًا تعيين مشرفين آخرين للفريق للمساعدة في تحديث قائمة أعضاء الفريق أو تحديث تفاصيل الفريق. يمكن للمشرفين المساعدة في التأكد من أن المساحات الموجودة في فريقك نشطة من خلال أرشفة المساحات التي لا تستخدمها، أو استعادة أي مساحات تحتاج إليها مرة أخرى. يمكنهم أيضًا إزالة أشخاص من الفريق الذين لم يعودوا يعملون عليه بعد الآن.

أخيرًا ، عندما ينتقل عمل الجميع إلى مشاريع جديدة ، يمكنك أرشفة فريقك والاستعداد لإنشاء فريقك التالي!