اتبع إرشادات شركتك

قد يكون لدى شركتك بالفعل إرشادات محددة يجب اتباعها عند إنشاء مساحات أو فرق. على سبيل المثال، قد يُتوقع من المديرين تخصيص مساحة لتقاريرهم المباشرة، أو قد يكون لدى مجموعة تقنية بأكملها فريق تتم إضافة الجميع إليه تلقائيًا. لذلك، إذا كنت في وضع يسمح لك بإنشاء مساحات وفرق جديدة لزملائك في العمل معًا، فتحقق أولاً من إرشادات شركتك. نظرًا لأن معظم الأشخاص سيعملون في مساحات وفرق متعددة في وقت واحد، فإن اتباع إرشادات مماثلة يجعل الأمر أسهل للجميع.

ابدأ بالمساحات

الفضاء هو المكان الذي تتم فيه جميع الإجراءات في تطبيق Webex. إنه المكان الذي ترسل فيه الرسائل وتشارك الملفات وجدولة الاجتماعات وتجري المكالمات وما إلى ذلك. يمكنك الحصول على عدة أنواع من المساحات : واحدة مع شخص واحد فقط، وواحدة بها الكثير من الأشخاص، وواحدة تشكل جزءًا من فريق أكبر. عندما ترسل رسالة إلى شخص ما مباشرةً ، فإنك تنشئ مسافة بينكما فقط، ولا يمكن لأي شخص آخر الانضمام إلى تلك المحادثة. إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع المزيد من الأشخاص حول موضوع معين، فيمكنك إنشاء مساحة حيث يمكنك جميعًا العمل معًا. إذا توسع نطاقك عن الهدف الأصلي لتلك المساحة، فقد تحتاج إلى إنشاء فريق ونقل المساحة إلى فريق .

قم ببناء فرقك

ستقوم عمومًا بإنشاء فرق لسبب واحد من سببين - إذا كان لديك بنية اتصال محددة في الاعتبار لمشروع كبير أو مجموعة من الأشخاص، أو إذا نمت من مساحة قمت بإنشائها. الفرق هي ببساطة مجموعة من المساحات ذات الصلة. إنها رائعة لمجموعة ثابتة من الأشخاص الذين سيعملون على شيء ما لفترة طويلة. قد يكون هذا الشيء معقدًا ويتضمن الكثير من الأنشطة أو المشاريع الفرعية التي تحدث في نفس الوقت. يمكنك إنشاء مساحة مختلفة لكل قطعة من اللغز.

لنفترض أنك تدير فريقًا من حوالي 10 أشخاص في قسم الشؤون المالية لشركة كبيرة. بمجرد أن يستخدم فريقك التطبيق، يمكنك إنشاء فريق يسمى «Finance». عندما تقوم بإنشاء فريق، فإنك تصبح منسقًا له ، وكل شخص تضيفه هو عضو في الفريق. وستتم إضافتها تلقائيًا إلى المساحة العامة للفريق ، وهي المساحة الافتراضية، والمساحة الوحيدة التي تتم إضافة أعضاء فريقك إليها تلقائيًا.

تنظيم الفرق الخاصة بك

ضع في اعتبارك استخدام المساحة العامة للإعلانات حيث يمكنك مشاركة المعلومات المهمة كرسائل للقراءة فقط. لن يتمكن سوى مشرفي الفريق من النشر في المساحة، وستمنع فقدان هذه الرسائل المهمة في المناقشات الجارية التي تحدث في مساحات الفريق الأخرى.

إن كيفية هيكلة فريقك هي مفتاح نجاح فريقك. يمكن لأي شخص في الفريق إضافة مساحات إلى الفريق كطريقة لمشاركة معرفته. يمكن للجميع في الفريق رؤية مساحات الفريق المتاحة والانضمام إليها بمفردهم. إذا كنت تريد أن يتبع فريقك الإرشادات عند إنشاء مساحات الفريق، فتأكد من إعلامهم بذلك.

مساحات فريق متوسطة

عندما تدير مساحة في فريق، يمكنك التحكم في المساحات المتاحة ومن ينتمي إليها. يمنحك هذا التحكم في من يرى المحتوى في المساحة. يكون هذا مفيدًا، على سبيل المثال، عندما تكون مشرفًا يقدم معلومات حساسة أو سرية لمجموعة مستهدفة من الأشخاص. يمكنك حظر هذه المعلومات الحساسة من الأشخاص الآخرين في فريقك الذين ليس لديهم الأذونات المطلوبة.

عندما تنشئ فريقًا، فأنت مدير فريق، وتتحكم في المساحات وأعضاء فريقك.

يمكن لمشرفي الفريق أيضًا تعيين أنفسهم كمشرفين على أي مساحات خاضعة للإشراف في فرقهم. يمكن لمشرفي الفريق الانضمام ذاتيًا إلى أي مساحة والترويج لأنفسهم للإشراف على تلك المساحة. ويمكنهم أيضًا تعيين مشرفين آخرين للمساحة، والذين يجب أن يكونوا أعضاء في الفريق.

يمكن لأي شخص في الفريق إنشاء مساحة جماعية ويمكنه اختيار الإشراف على المساحة. ثم يصبحون مشرفين على تلك المساحة. لا يمكن لأعضاء الفريق الآخرين الانضمام بأنفسهم ويحتاجون إلى مطالبة المشرف بالانضمام.

إضافة المزيد من المشرفين

يمكنك أيضًا تعيين مشرفين آخرين للفريق للمساعدة في تحديث قائمة أعضاء الفريق، أو لتحديث تفاصيل الفريق. يمكن للمنسقين المساعدة في التأكد من أن جميع المساحات في فريقك نشطة من خلال أرشفة المساحات التي لا تستخدمها، أو استعادة أي مساحة تحتاجها مرة أخرى. يمكنهم أيضًا إزالة الأشخاص من الفريق الذين لم يعودوا يعملون عليه.

أخيرًا، عندما ينتقل عمل الجميع إلى مشاريع جديدة، يمكنك أرشفة فريقك والاستعداد لإنشاء فريقك التالي!