Řiďte se pokyny vaší společnosti

Vaše společnost již může mít konkrétní pokyny, které byste měli dodržovat při vytváření prostorů nebo týmů. Například od manažerů se dá očekávat, že budou mít prostor vyhrazený pro jejich přímé zprávy, nebo celá technologická skupina může mít tým, do kterého budou všichni přidáni automaticky. Pokud jste tedy schopni vytvořit nové prostory a týmy pro spolupráci vašich spolupracovníků, nejprve zkontrolujte pokyny vaší společnosti. Protože většina lidí bude pracovat ve více prostorách a týmech najednou, dodržování podobných pokynů to usnadní všem.

Začněte s mezerami

Prostor je místo, kde se veškerá akce odehrává v aplikaci Webex. Je to místo, kde posíláte zprávy, sdílíte soubory, plánujete schůzky, voláte atd. Můžete mít několik typů prostor : jeden s pouze jednou další osobou, jeden se spoustou lidí a jeden, který je součástí většího týmu. Když ně komu posíláte zprávu přímo , vytváříte prostor jen mezi vámi dvěma, a nikdo jiný se nemůže připojit k této konverzaci. Pokud potřebujete komunikovat s více lidmi o konkrétním tématu, můžete vytvořit prostor, kde můžete všichni spolupracovat. Pokud se váš rozsah rozšíří od původního záměru tohoto prostoru, možná budete muset vytvořit tým a přesunout prostor do týmu .

Budujte své týmy

Obecně vytvo říte týmy z jednoho ze dvou důvodů - pokud máte na mysli konkrétní komunikační strukturu pro velký projekt nebo skupinu lidí, nebo pokud jste vyrostli z prostoru, který jste vytvořili. Týmy jsou prostě sbírka souvisejících prostorů. Jsou skvělé pro konzistentní skupinu lidí, kteří na něčem budou dlouho pracovat. Že něco může být komplikované a zahrnovat spoustu aktivit nebo dílčích projektů, které se odehrávají současně. Pro každý kousek skládačky můžete vytvořit jiný prostor.

Řekněme, že řídíte tým asi 10 lidí ve finančním oddělení velké společnosti. Jakmile váš tým aplikaci používá, můžete vytvořit tým s názvem „Finance“. Když vytvoříte tým, stanete se jeho moderátorem a každý , koho přidáte, je členem týmu. Budou automaticky přidány do Obecného týmu , což je výchozí prostor, a jediný prostor, do kterého budou členové vašeho týmu automaticky přidáni.

Uspořádejte své týmy

Zvažte použití prostoru Obec né pro oznámení, kde můžete sdílet důležité informace jako zprávy pouze pro čtení. Do prostoru budou moci zveřejňovat příspěvky pouze týmoví moderátoři a zabráníte tak ztrátě těchto důležitých zpráv v probíhajících diskusích probíhajících v ostatních týmových prostorách.

Způsob, jakým organizujete svůj tým, je klíčem k úspěchu vašeho týmu. Kdokoli v týmu může do týmu přidat prostory jako způsob sdílení svých znalostí. Každý v týmu si může prohlédnout dostupné týmové prostory a připojit se k nim sám. Pokud chcete, aby se váš tým při vytváření týmových prostorů řídil pokyny, dejte jim vědět.

Moderování týmových prostorů

Když moderujete prostor v týmu, určujete, které prostory jsou k dispozici a kdo k nim patří. To vám dává kontrolu nad tím, kdo vidí obsah v prostoru. To je užitečné, například, když jste moderátorem poskytujícím citlivé nebo důvěrné informace cílové skupině lidí. Tyto citlivé informace můžete zablokovat od ostatních lidí ve vašem týmu, kteří nemají požadovaná oprávnění.

Když vytvoříte tým, jste moderátorem týmu a ovládáte prostory a členy svého týmu.

Moderátoři týmu se také mohou přiřadit jako moderátoři do všech moderovaných prostorů ve svých týmech. Moderátoři týmu se mohou sami připojit k libovolnému prostoru a propagovat se tak, aby tento prostor moderovali. Mohou také přiřadit další moderátory prostoru, kteří musí být členy týmu.

Kdokoli v týmu může vytvořit týmový prostor a může se rozhodnout, zda bude prostor moderovat. Pak se stanou moderátorem tohoto prostoru. Ostatní členové týmu se nemohou připojit sami a musí požádat moderátora, aby se připojil.

Přidat další moderátory

K týmu můžete také přiřadit další moderátory, kteří vám pomohou udržovat seznam členů týmu aktuální, nebo aktualizovat podrobnosti týmu. Moderátoři vám mohou pomoci zajistit, aby všechny prostory ve vašem týmu byly aktivní, a to tím, že archivují prostory, které nepoužíváte, nebo obnov í prostory, které potřebujete znovu. Mohou také odstranit lidi z týmu, kteří na něm již nepracují.

Nakonec, když se práce všech přesunula k novým projektům, můžete archivovat svůj tým a připravit se na vytvoření dalšího týmu!