Když váš tým začne pracovat ve Webexu, měli byste si udělat čas na přemýšlení o tom, jak nejlépe strukturovat své týmy a prostory. Pokud zaujímáte systematický přístup, pravděpodobně zjistíte, že je snazší řídit pracovní postup a lépe podporovat svůj tým. Můžete vytvářet společné procesy, rozhodovat se, budovat obecné znalosti a usnadňovat jazykovou verzi svého týmu.

Postupujte podle pokynů vaší společnosti

Vaše společnost už může mít konkrétní pokyny, které byste měli dodržovat při vytváření prostorů nebo týmů. Může se například očekávat, že manažeři budou mít prostor vyhrazený pro své přímé sestavy, nebo celá technologická skupina může mít tým, do který se všichni automaticky přidávají. Pokud jste tedy v pozici, kdy můžete vytvářet nové prostory a týmy pro spolupráci svých spolupracovníků, podívejte se nejprve na pokyny vaší společnosti. Vzhledem k tomu, že většina lidí bude pracovat ve více prostorech a týmech najednou, je to podle podobných pokynů pro všechny jednodušší.

Začít s mezerami

Místo je místo, kde se veškerá akce odehrává ve Webexu. Je to místo, kam posíláte zprávy, sdílíte soubory, naplánováte schůzky, telefonujete a tak dále. Můžete mít několik typů prostorů : jeden s jednou další osobou, jeden se spoustou lidí a druhý, který je součástí většího týmu. Když někomu přímo odesíláte zprávu , vytváříte prostor jen mezi vámi dvěma a nikdo jiný se k této konverzaci nemůže připojit. Pokud potřebujete komunikovat s více lidmi o konkrétním tématu, můžete vytvořit prostor, kde můžete všichni spolupracovat. Pokud se váš rozsah rozšíří z původního záměru tohoto prostoru, bude možná nutné vytvořit tým a přesunout prostor do týmu .

Sestavte si své týmy

Týmy obvykle vytvoříte z jednoho ze dvou důvodů – pokud máte na mysli konkrétní strukturu komunikace pro velký projekt nebo skupinu lidí nebo pokud jste vyrostli z prostoru, který jste vytvořili. Týmy jsou jednoduše sbírkou souvisejících prostor. Jsou skvělé pro konzistentní skupinu lidí, kteří na něčem budou pracovat dlouhou dobu. Že něco může být komplikované a zahrnuje mnoho aktivit nebo dílčích projektů, které se dějí současně. Pro každý díl skládačky můžete vytvořit jiný prostor.

Řekněme, že řídíte tým asi 10 lidí ve finančním oddělení velké společnosti. Jakmile váš tým aplikaci používá, můžete vytvořit tým s názvem Finance. Když vytvoříte tým, stanete se jeho moderátorem a každý, koho přidáte, je členem týmu. Budou automaticky přidány do obecného týmu , což je výchozí prostor, a jediného, do kterého budou členové týmu automaticky přidáni.

Uspořádání týmů

Zvažte použití obecného prostoru pro oznámení, kde můžete sdílet důležité informace jako zprávy jen pro čtení. Do prostoru budou moci zveřejňovat příspěvky pouze moderátoři týmu a v probíhajících diskusích probíhajících v ostatních týmových prostorech zabráníte ztrátě těchto důležitých zpráv.

To, jak strukturujete svůj tým, je klíčem k úspěchu vašeho týmu. Každý v týmu může přidat prostor do týmu jako způsob, jak sdílet své znalosti. Každý v týmu může vidět dostupné týmové prostory a připojit se k nim sám. Pokud chcete, aby se váš tým při vytváření týmových prostorů řídil pokyny, dejte jim vědět.

Střední týmové prostory

Když moderujete prostor v týmu, řídíte, které prostory jsou k dispozici a kdo k nim patří. To vám dává kontrolu nad tím, kdo vidí obsah v prostoru. To je užitečné například v případě, že jste moderátor, který poskytuje citlivé nebo důvěrné informace cílové skupině osob. Tyto citlivé informace můžete zablokovat od jiných uživatelů ve vašem týmu, kteří nemají požadovaná oprávnění.

Když vytvoříte tým, jste moderátorem týmu aovládáte prostory a členy svého týmu.

Moderátoři týmu se také mohou přiřadit jako moderátoři k libovolným moderování míst ve svých týmech. Moderátoři týmu se mohou sami připojit k libovolnému prostoru a propagovat se, aby tento prostor moderovali. Mohou také přiřadit další vesmírné moderátory, kteří musí být členy týmu.

Každý v týmu může vytvořit týmový prostor a může se rozhodnout prostor moderovat. Poté se stanou moderátory tohoto prostoru. Ostatní členové týmu se nemohou připojit sami a potřebují požádat moderátora, aby se připojil.

Přidání dalších moderátorů

Týmu můžete také přiřadit další moderátory, kteří vám pomohou aktualizovat seznam členů týmu nebo aktualizovat podrobnosti o týmu. Moderátoři mohou zajistit, aby všechny prostory ve vašem týmu byly aktivní, a to archivací prostorů, které nepoužíváte, nebo obnovením všech, které potřebujete znovu. Mohou také odstranit lidi z týmu, kteří na tom už nepracuji.

A konečně, když se práce všech přesunula k novým projektům, můžete svůj tým archivovat a připravit se na vytvoření dalšího týmu!