Suivez les instructions de votre entreprise

Votre entreprise peut déjà avoir des directives spécifiques que vous devez suivre lors de la création d'espaces ou d'équipes. Par exemple, on peut s'attendre à ce que les gestionnaires disposent d'un espace dédié à leurs rapports directs, ou qu'un groupe technologique complet puisse avoir une équipe à laquelle tout le monde est automatiquement ajouté. Donc, si vous êtes en mesure de créer de nouveaux espaces et équipes pour que vos collègues travaillent ensemble, vérifiez d'abord les directives de votre entreprise. Puisque la plupart des personnes travailleront dans plusieurs espaces et équipes à la fois, suivre des lignes directrices similaires rendra la tâche plus facile pour tout le monde.

Démarrer avec les espaces

Un espace est l'emplacement où toutes les actions se déroulent dans . C'est là que vous envoyez des messages, partagez des fichiers, programmez des réunions, passez des appels et ainsi de suite. Vous pouvez avoir plusieurs types d'espaces : un avec une seule autre personne, un avec beaucoup de personnes et un qui fait partie d'une plus grande équipe. Lorsque vous envoyez un message à une personne directement, vous créez un espace entre vous deux et personne d'autre ne peut rejoindre cette conversation. Si vous avez besoin de communiquer avec un plus grand nombre de personnes sur un sujet spécifique, vous pouvez créer un espace où vous pouvez tous y travailler ensemble. Si votre scope se développe suite au projet initial de cet espace, vous pouvez créer une équipe et déplacer l’espace dans une équipe.

Créer vos équipes

Généralement, vous créez des équipes pour l'une des deux raisons suivantes : si vous avez une structure de communication spécifique en tête pour un grand projet ou un groupe de personnes, ou si l'espace que vous avez créé est devenu trop petit pour votre projet. Les équipes sont simplement un ensemble d'espaces connexes. Elles sont parfaites pour un groupe cohérent de personnes qui vont travailler sur un projet pendant une longue période. Ce quelque chose peut être compliqué et impliquer beaucoup d'activités ou sous-projets se produisant en même temps. Vous pouvez créer un espace différent pour chaque pièce du puzzle.

Supposons que vous gérez une équipe d'environ 10 personnes au sein du Service Financier d'une grande entreprise. Lorsque votre équipe utilise l'application, vous pouvez créer une équipe appelée « Financier ». Lorsque vous créez une équipe, vous devenez son modérateur et toutes les personnes que vous ajoutez deviennent membres de l'équipe. Elles sont automatiquement ajoutées à l'espace Général ​​de l'équipe, qui est l'espace par défaut et le seul auquel les membres de votre équipe sont automatiquement ajoutés.

Organiser vos équipes

Pensez à utiliser l'espace Général pour les annonces, où vous pouvez partager des informations importantes sous forme de messages en lecture seule. Seuls les modérateurs d'équipe peuvent publier dans l'espace, ce qui vous empêchera de perdre ces messages importants dans les discussions en cours dans les autres espaces de l'équipe.

La structure de votre équipe est la clé du succès de votre équipe. Tous les membres de l'équipe peuvent ajouter des espaces à l'équipe afin de partager leurs connaissances. Toutes les personnes de l’équipe peuvent voir les espaces d’équipe disponibles et les rejoindre de leur propre chef. Si vous souhaitez que votre équipe respecte les consignes lors de la création des espaces d'équipe, pensez à les informer.

Modérer les espaces d’équipe

Lorsque vous modérez un espace dans une équipe, vous contrôlez quels espaces sont disponibles et qui leur appartient. Cela vous permet de contrôler qui voit le contenu dans l’espace. Ceci est utile, par exemple, lorsque vous êtes un modérateur fournissant des informations sensibles ou confidentielles à un groupe ciblé de personnes. Vous pouvez bloquer ces informations sensibles d’autres personnes de votre équipe qui n’ont pas les autorisations requises.

Lorsque vous créez une équipe, vous êtes un modérateur d'équipe et vous contrôlez les espaces et les membres de votre équipe.

Les modérateurs d'équipe peuvent également s'attribuer le rôle de modérateurs dans n'importe quel espace modéré de leur équipe. Les modérateurs d’équipe peuvent rejoindre eux-mêmes n’importe quel espace et se promouvoir pour modérer cet espace. Ils peuvent également affecter d’autres modérateurs d’espace, qui doivent être des membres de l’équipe.

Tous les membres de l’équipe peuvent créer un espace d’équipe et peuvent choisir de modérer l’espace. Ils deviennent alors le modérateur de cet espace. Les autres membres de l’équipe ne peuvent pas s’inscrire eux-mêmes et doivent demander au modérateur de s’inscrire.

Ajouter des modérateurs supplémentaires

Si vous le jugez utile, vous pouvez également attribuer d'autres modérateurs à l'équipe afin de maintenir la liste des membres de l'équipe à jour ou de modifier les détails de l'équipe. Les modérateurs peuvent aider à vérifier que les espaces de votre équipe sont tous actifs en archivant les espaces que vous n'utilisez pas ou en restaurant tous ceux dont vous avez à nouveau besoin. Ils peuvent également supprimer des personnes de l’équipe qui n'y travaillent plus.

Enfin, lorsque le travail de tous les membres est passé à de nouveaux projets, vous pouvez archiver votre équipe et vous préparer à créer votre prochaine équipe !