Suivez les directives de votre entreprise

Votre entreprise a peut-être déjà des directives spécifiques à suivre lorsque vous créez des espaces ou des équipes. Par exemple, on peut s'attendre à ce que les managers disposent d'un espace dédié à leurs subordonnés directs, ou qu'un groupe technologique complet dispose d'une équipe à laquelle tout le monde est automatiquement ajouté. Donc, si vous êtes en mesure de créer de nouveaux espaces et de nouvelles équipes pour que vos collègues puissent travailler ensemble, consultez d'abord les directives de votre entreprise. Comme la plupart des personnes travailleront dans plusieurs espaces et équipes à la fois, suivre des directives similaires facilitera la tâche de tout le monde.

Commencez par Spaces

Un espace est l'endroit où se déroule toute l'action dans l'application Webex. C'est là que vous envoyez des messages, partagez des fichiers, planifiez des réunions, passez des appels, etc. Vous pouvez avoir plusieurs types d'espaces  : l'un avec une seule personne, l'autre avec beaucoup de monde et l'autre faisant partie d'une équipe plus large. Lorsque vous envoyez un message direct à quelqu'un , vous créez un espace entre vous deux, et personne d'autre ne peut participer à la conversation. Si vous avez besoin de communiquer avec un plus grand nombre de personnes sur un sujet en particulier, vous pouvez créer un espace où vous pourrez tous travailler ensemble. Si votre champ d'action s'élargit par rapport à l'intention initiale de cet espace, vous devrez peut-être créer une équipe et transformer l'espace en équipe .

Constituez vos équipes

Vous créez généralement des équipes pour deux raisons : si vous avez une structure de communication spécifique en tête pour un grand projet ou un groupe de personnes, ou si vous avez grandi à partir d'un espace que vous avez créé. Les équipes sont simplement un ensemble d'espaces connexes. C'est idéal pour un groupe régulier de personnes qui vont travailler sur quelque chose pendant longtemps. Ce truc peut être compliqué et impliquer de nombreuses activités ou sous-projets qui se déroulent en même temps. Vous pouvez créer un espace différent pour chaque pièce du puzzle.

Supposons que vous gériez une équipe d'une dizaine de personnes au sein du service financier d'une grande entreprise. Une fois que votre équipe aura utilisé l'application, vous pouvez créer une équipe appelée « Finances ». Lorsque vous créez une équipe, vous en devenez la modératrice , et toutes les personnes que vous ajoutez sont membres de l'équipe. Ils seront automatiquement ajoutés à l'espace général de l'équipe , qui est l'espace par défaut, et le seul espace auquel les membres de votre équipe sont automatiquement ajoutés.

Organisez vos équipes

Pensez à utiliser l' espace général pour les annonces, où vous pouvez partager des informations importantes sous forme de messages en lecture seule. Seuls les modérateurs de l'équipe pourront publier sur cet espace, et vous éviterez de perdre ces messages importants au cours des discussions qui se déroulent dans les autres espaces de l'équipe.

La façon dont vous structurez votre équipe est la clé de sa réussite. Tous les membres de l'équipe peuvent ajouter des espaces à l'équipe afin de partager leurs connaissances. Tous les membres de l'équipe peuvent consulter les espaces d'équipe disponibles et les rejoindre eux-mêmes. Si vous voulez que votre équipe suive les directives lors de la création d'espaces d'équipe, assurez-vous de le lui faire savoir.

Espaces d'équipe modérés

Lorsque vous modérez un espace au sein d'une équipe, vous contrôlez quels espaces sont disponibles et qui en fait partie. Cela vous permet de contrôler qui voit le contenu de l'espace. C'est utile, par exemple, lorsque vous êtes modératrice et que vous fournissez des informations sensibles ou confidentielles à un groupe de personnes ciblé. Vous pouvez bloquer ces informations sensibles aux autres membres de votre équipe qui ne disposent pas des autorisations requises.

Lorsque vous créez une équipe, vous en êtes la modératrice et vous contrôlez les espaces et les membres de votre équipe.

Les modérateurs d'équipe peuvent également se désigner comme modérateurs pour tous les espaces modérés de leur équipe. Les modérateurs de l'équipe peuvent s'inscrire eux-mêmes sur n'importe quel espace et se promouvoir pour modérer cet espace. Ils peuvent également désigner d'autres modérateurs de l'espace, qui doivent être membres de l'équipe.

Tous les membres de l'équipe peuvent créer un espace d'équipe et choisir de modérer cet espace. Ils deviennent ensuite les modérateurs de cet espace. Les autres membres de l'équipe ne peuvent pas s'inscrire eux-mêmes et doivent demander au modérateur de le faire.

Ajouter d'autres modérateurs

Vous pouvez également affecter d'autres modérateurs à l'équipe pour tenir à jour la liste des membres de l'équipe ou pour mettre à jour les informations de l'équipe. Les modérateurs peuvent vous aider à s'assurer que les espaces de votre équipe sont tous actifs en archivant les espaces que vous n'utilisez pas ou en rétablissant ceux dont vous avez besoin. Ils peuvent également supprimer de l'équipe les personnes qui ne travaillent plus dessus.

Enfin, lorsque le travail de chacun sera passé à de nouveaux projets, vous pourrez archiver votre équipe et vous préparer à créer la prochaine !