Følg din virksomheds retningslinjer

Din virksomhed har muligvis allerede specifikke retningslinjer, som du skal følge, når du opretter rum eller teams. For eksempel kan ledere forventes at have et område dedikeret til deres direkte rapporter, eller en hel teknologigruppe kan have et team, som alle automatisk føjes til. Så hvis du er i stand til at oprette nye rum og teams, hvor dine kolleger kan arbejde sammen, skal du først tjekke for din virksomheds retningslinjer. Da de fleste mennesker vil arbejde i flere rum og teams ad gangen, gør det lettere for alle at følge lignende retningslinjer.

Start med mellemrum

Et rum er, hvor al handling finder sted i Webex App. Det er her, du sender beskeder, deler filer, planlægger møder, foretager opkald osv. Du kan have flere typer rum : et med kun en anden person, et med mange mennesker, og et, der er en del af et større team. Når du sender en besked direkte til nogen , skaber du et mellemrum lige mellem jer to, og ingen andre kan deltage i den samtale. Hvis du har brug for at kommunikere med flere mennesker om et bestemt emne, kan du oprette et rum, hvor du alle kan arbejde sammen. Hvis dit omfang udvides fra det pågældende rums oprindelige hensigt, skal du muligvis oprette et team og flytte rummet til et team .

Byg dine teams

Du opretter generelt teams af en af to grunde - hvis du har en bestemt kommunikationsstruktur i tankerne for et stort projekt eller en gruppe mennesker, eller hvis du er vokset ud af et rum, du har oprettet. Hold er simpelthen en samling af relaterede rum. De er gode til en konsekvent gruppe mennesker, der vil arbejde på noget i lang tid. At noget kan være kompliceret og involvere mange aktiviteter eller delprojekter, der sker på samme tid. Du kan oprette et andet rum for hvert stykke af puslespillet.

Lad os sige, at du leder et team på omkring 10 personer i økonomiafdelingen i en stor virksomhed. Når dit team bruger appen, kan du oprette et team kaldet „Finans“. Når du opretter et team, bliver du dets moderator , og alle, du tilføjer, er teammedlemmer. De føjes automatisk til teamets Generelt , som er standardområdet, og det eneste, som dine teammedlemmer automatisk føjes til.

Organiser dine teams

Overvej at bruge området Generelt til meddelelser, hvor du kan dele vigtige oplysninger som skrivebeskyttede meddelelser. Kun teammoderatorer kan skrive indlæg i lokalet, og du undgår at miste disse vigtige beskeder i de igangværende diskussioner, der finder sted i de andre teamrum.

Hvordan du strukturerer dit team er nøglen til dit holds succes. Alle på teamet kan tilføje rum til teamet som en måde at dele deres viden på. Alle på holdet kan se de tilgængelige teampladser og deltage i dem på egen hånd. Hvis du vil have dit team til at følge retningslinjerne, når de opretter teamområder, skal du sørge for at give dem besked.

Moderere teampladser

Når du modererer et rum i et team, bestemmer du, hvilke rum der er tilgængelige, og hvem der tilhører dem. Dette giver dig kontrol over, hvem der ser indholdet i rummet. Dette er nyttigt, for eksempel, når du er en moderator, der leverer følsomme eller fortrolige oplysninger til en målgruppe af mennesker. Du kan blokere disse følsomme oplysninger fra andre personer i dit team, der ikke har de nødvendige tilladelser.

Når du opretter et team, er du teammoderator, og du styrer områderne og medlemmerne af dit team.

Teammoderatorer kan også tildele sig selv som moderatorer til alle modererede rum i deres teams. Teammoderatorer kan selv deltage i ethvert rum og promovere sig selv for at moderere dette rum. De kan også tildele andre rummoderatorer, som skal være medlemmer af teamet.

Alle på teamet kan oprette et teamområde og kan vælge at moderere pladsen. De bliver derefter moderator for dette rum. Andre teammedlemmer kan ikke deltage selv og skal bede moderatoren om at deltage.

Tilføj flere moderatorer

Du kan også tildele andre moderatorer til teamet for at hjælpe med at holde teammedlemslisten opdateret, eller for at opdatere teamoplysningerne. Moderatorer kan hjælpe med at sikre, at alle områder i dit team er aktive ved at arkivere områder, som du ikke bruger, eller gendanne dem, du har brug for igen. De kan også fjerne personer fra teamet , der ikke arbejder på det længere.

Endelig, når alles arbejde er gået videre til nye projekter, kan du arkivere dit team og gøre dig klar til at oprette dit næste team!