Kada vaš tim počne raditi u Webexu , trebali biste razmisliti o tome kako najbolje strukturirati svoje timove i prostore. Ako se sustavno približite, vjerojatno ćete lakše kontrolirati tijek rada i bolje podržati svoj tim. Možete uspostaviti zajedničke procese, donositi odluke, graditi opće znanje i olakšati kulturu vašeg tima.

Slijedite smjernice svoje tvrtke

Vaša tvrtka možda već ima određene smjernice koje biste trebali slijediti prilikom stvaranja razmaka ili timova. Na primjer, od menadžera se može očekivati da imaju prostor posvećen njihovim izravnim izvješćima ili cijela tehnološka grupa može imati tim u koji se svi automatski dodaju. Dakle, ako ste u mogućnosti stvoriti nove prostore i timove za suradnju svojih suradnika, prvo provjerite smjernice svoje tvrtke. Budući da će većina ljudi istovremeno raditi u više prostora i timova, pridržavanje sličnih smjernica olakšava svima.

Započni s razmacima

Prostor je mjesto gdje se sve radnje odvijaju u Webexu. To je mjesto gdje šaljete poruke, dijelite datoteke, zakazujete sastanke, upućujete pozive i tako dalje. Možete imati nekoliko vrsta prostora : jedan sa samo jednom drugom osobom, jedan s puno ljudi i jedan koji je dio većeg tima. Kada nekome izravno poslate poruku , stvarate razmak samo između vas dvoje i nitko drugi se ne može pridružiti tom razgovoru. Ako trebate komunicirati s više ljudi o određenoj temi, možete stvoriti prostor u kojem svi možete raditi zajedno. Ako se doseg proširi s izvorne namjere tog prostora, možda ćete morati stvoriti tim i premjestiti prostor u tim .

Izradite svoje timove

Obično ćete stvarati timove iz jednog od dva razloga – ako imate određenu komunikacijsku strukturu na umu za veliki projekt ili grupu ljudi ili ako ste izrasli iz prostora koji ste stvorili. Timovi su jednostavno zbirka povezanih prostora. Izvrsni su za dosljednu grupu ljudi koji će dugo raditi na nečemu. Da bi nešto moglo biti komplicirano i uključivati puno aktivnosti ili podprojekata koji se događaju u isto vrijeme. Možete stvoriti drugačiji prostor za svaki dio slagalice.

Recimo da upravljate timom od oko 10 ljudi u odjelu financija velike tvrtke. Nakon što vaš tim koristi aplikaciju, možete stvoriti tim pod nazivom "Financije". Kada stvorite tim, postajete njegov moderator , a svi koje dodate su članovi tima. Automatski će se dodati u općeniti prostor tima , što je zadani prostor i jedini u koji se automatski dodaju članovi vašeg tima.

Organiziranje timova

Razmislite o korištenju općeg prostora za objave u kojem važne informacije možete dijeliti kao poruke samo za čitanje. Samo će moderatori tima moći objavljivati u prostoru, a vi ćete spriječiti gubitak tih važnih poruka u tekućim raspravama koje se odvijaju u drugim timskim prostorima.

Način na koji strukturijete svoj tim ključ je uspjeha vašeg tima. Svatko u timu može dodati prostore timu kao način dijeljenja svog znanja. Svi u timu mogu vidjeti dostupne prostore tima i pridružiti im se sami. Ako želite da vaš tim slijedi smjernice prilikom stvaranja timskih prostora, svakako ih obavijestite.

Umjereni prostori tima

Kada moderirate prostor u timu, kontrolirate koji su prostori dostupni i tko im pripada. To vam daje kontrolu nad time tko vidi sadržaj u prostoru. To je korisno, na primjer, kada ste moderator koji ciljanoj grupi ljudi pruža osjetljive ili povjerljive informacije. Te osjetljive podatke možete blokirati od drugih osoba u timu koje nemaju potrebne dozvole.

Kada stvarate tim, moderator ste timai upravljate prostorima i članovima tima.

Moderatori tima također se mogu dodijeliti kao moderatori svim moderitim prostorima u svojim timovima. Moderatori tima mogu se sami pridružiti bilo kojem prostoru i promovirati se kako bi moderirali taj prostor. Oni također mogu dodijeliti druge moderatore prostora, koji moraju biti članovi tima.

Svatko u timu može stvoriti timski prostor i može odabrati moderiranje prostora. Zatim postaju moderatori tog prostora. Ostali članovi tima ne mogu se sami pridružiti i moraju zatražiti od moderatora da se pridruži.

Dodaj još moderatora

Timu možete dodijeliti i druge moderatore koji će vam pomoći da popis članova tima bude ažuran ili da biste ažurirali detalje o timu. Moderatori mogu osigurati da su svi prostori u vašem timu aktivni arhiviranjem razmaka koje ne koristite ili vraćanjem prostora koji su vam ponovno potrebni. Također mogu ukloniti ljude iz tima koji više ne rade na tome.

Konačno, kada se svačiji rad prebaci na nove projekte, možete arhivirati svoj tim i pripremiti se za stvaranje sljedećeg tima!