Följ företagets riktlinjer

Ditt företag kanske redan har specifika riktlinjer som du bör följa när du skapar utrymmen eller team. Till exempel kan chefer förväntas ha ett utrymme dedikerat för sina direkta rapporter, eller så kan en hel teknikgrupp ha ett team som alla läggs till automatiskt. Så om du är i stånd att skapa nya utrymmen och team för dina medarbetare att arbeta tillsammans, kolla först efter företagets riktlinjer. Eftersom de flesta kommer att arbeta i flera utrymmen och team åt gången, gör det lättare för alla att följa liknande riktlinjer.

Börja med mellanslag

Ett utrymme är där all åtgärd sker i Webex App. Det är där du skickar meddelanden, delar filer, schemalägger möten, ringer och så vidare. Du kan ha flera typer av utrymmen : en med bara en annan person, en med många människor och en som är en del av ett större team. När du meddelar någon direkt , du skapar ett utrymme bara mellan er två, och ingen annan kan gå med i den konversationen. Om du behöver kommunicera med fler personer om ett specifikt ämne kan du skapa ett utrymme där ni alla kan arbeta tillsammans. Om ditt omfång expanderar från det utrymmets ursprungliga avsikt kan du behöva skapa ett team och flytta utrymmet till ett team .

Bygg dina team

Du skapar i allmänhet team av en av två skäl - om du har en specifik kommunikationsstruktur i åtanke för ett stort projekt eller en grupp människor, eller om du har vuxit ur ett utrymme som du har skapat. Lag är helt enkelt en samling relaterade utrymmen. De är bra för en konsekvent grupp människor som kommer att arbeta med något under lång tid. Att något kan vara komplicerat och involvera många aktiviteter eller delprojekt som händer samtidigt. Du kan skapa ett annat utrymme för varje pusselbit.

Låt oss säga att du hanterar ett team på cirka 10 personer i finansavdelningen i ett stort företag. När ditt team använder appen kan du skapa ett team som heter ”Ekonomi”. När du skapar ett team blir du dess moderator och alla du lägger till är teammedlemmar. De läggs automatiskt till i teamets Allmänt , vilket är standardutrymmet, och det enda som dina teammedlemmar läggs till automatiskt.

Organisera dina team

Överväg att använda utrymmet Allmän t för meddelanden där du kan dela viktig information som skrivskyddade meddelanden. Endast teammoderatorer kan posta i utrymmet, och du kommer att förhindra att du förlorar dessa viktiga meddelanden i de pågående diskussionerna som händer i de andra teamutrymmena.

Hur du strukturerar ditt team är nyckeln till ditt lags framgång. Vem som helst i teamet kan lägga till utrymmen i teamet som ett sätt att dela sin kunskap. Alla i teamet kan se tillgängliga teamutrymmen och gå med i dem på egen hand. Om du vill att ditt team ska följa riktlinjerna när du skapar teamutrymmen, var noga med att meddela dem.

Moderera teamutrymmen

När du modererar ett utrymme i ett team styr du vilka utrymmen som är tillgängliga och vem som tillhör dem. Detta ger dig kontroll över vem som ser innehållet i utrymmet. Detta är användbart, till exempel, när du är en moderator som tillhandahåller känslig eller konfidentiell information till en målgrupp människor. Du kan blockera den här känsliga informationen från andra personer i ditt team som inte har de behörigheter som krävs.

När du skapar ett team är du en gruppmoderator och du kontrollerar utrymmen och medlemmar i teamet.

Teammoderatorer kan också tilldela sig själva som moderatorer till alla modererade utrymmen i sina team. Teammoderatorer kan själv gå med i valfritt utrymme och marknadsföra sig själva för att moderera det utrymmet. De kan också tilldela andra rymdmoderatorer, som måste vara medlemmar i teamet.

Alla i teamet kan skapa ett teamutrymme och kan välja att moderera utrymmet. De blir sedan moderator för det utrymmet. Andra teammedlemmar kan inte gå med själva och måste be moderatorn att gå med.

Lägg till fler moderatorer

Du kan också tilldela andra moderatorer till teamet för att hålla teammedlemmarlistan uppdaterad, eller för att uppdatera teaminformationen. Moderatorer kan hjälpa till att se till att alla utrymmen i teamet är aktiva genom att arkivera utrymmen som du inte använder eller återställa utrymmen som du behöver igen. De kan också ta bort personer från teamet som inte arbetar med det längre.

Slutligen, när allas arbete har gått vidare till nya projekt, kan du arkivera ditt team och göra dig redo att skapa ditt nästa team!