会社のガイドラインに従ってください

あなたの会社には、スペースやチームを作るときに従うべき特定のガイドラインがすでにあるかもしれません。 たとえば、マネージャーには直属部下専用のスペースが必要だったり、テクノロジーグループ全体で全員が自動的に追加されるチームがあったりします。 ですから、同僚が一緒に作業できる新しいスペースやチームを作る立場にある場合は、まず会社のガイドラインを確認してください。 ほとんどの人は一度に複数のスペースやチームで働くので、同様のガイドラインに従うと、誰にとってもやりやすくなります。

スペースから始める

スペースは、 Webex アプリですべてのアクションが行われる場所です。 メッセージを送ったり、ファイルを共有したり、会議をスケジュールしたり、電話をかけたりする場所です。 スペースには複数のタイプがあります 。1つは他の1人だけのスペース、もう1つは大人数のスペース、もう1つは大人数のチーム用のスペースです。 誰かに直接メッセージを送ると 、2人の間にスペースができ、他の誰もその会話に参加できなくなります。 特定のトピックについてより多くの人とコミュニケーションをとる必要がある場合は、 全員が一緒に作業できるスペースを作ってください。 対象範囲がそのスペースの当初の意図から拡大した場合は、 チームを結成してスペースをチームに移す必要があるかもしれません。

チームを作ってください

通常、 チームを作る理由は2つあります。大規模なプロジェクトやグループのために特定のコミュニケーション構造を考えている場合と、自分が作ったスペースから成長した場合です。 チームは単に関連するスペースの集まりです。 長期にわたって何かに取り組むことになる、一貫したグループの人々に最適です。 それは複雑で、同時に多くのアクティビティやサブプロジェクトが行われるかもしれません。 パズルのピースごとに異なるスペースを作ることができます。

あなたが大企業の財務部門で約10人のチームを管理しているとしましょう。 チームがアプリを使用し始めたら、「財務」 というチームを作ることができます。あなたがチームを作るとき、 あなたはそのモデレーターになり 、あなたが加えた全員がチームメンバーになります。 それらはチームの「 一般 」というデフォルトのスペースに自動的に追加され、チームメンバーが自動的に追加される唯一のスペースです。

チームを編成してください

重要な情報を読み取り専用のメッセージとして共有できるアナウンスには、 一般スペースを使用することを検討してください。 スペースに投稿できるのはチームモデレーターだけです。他のチームスペースで行われているディスカッションでこれらの重要なメッセージが失われるのを防ぐことができます。

チームをどのように構成するかは、チームの成功の鍵です。 チームのメンバーなら誰でも、 知識を共有する手段としてチームにスペースを追加できます。 チームの全員が空いているチームスペースを確認して、 自分で参加できます。 チームにチームスペースを作るときにガイドラインに従うようにしたい場合は、必ずそのことを伝えてください。

適度なチームスペース

チーム内のスペースをモデレートするときは、どのスペースを空けて、誰がそのスペースに所属するかをコントロールできます。 これにより、スペース内のコンテンツを誰が見るかを制御できます。 これは、たとえば、モデレーターが対象となる人々に機密情報や機密情報を提供する場合に役立ちます。 この機密情報を、必要な権限を持たないチーム内の他の人からブロックできます。

チームを作るとき、あなたはチームモデレーターになり、チームのスペースとメンバーを管理します。

チームモデレーターは、チーム内の任意のモデレートスペースに自分自身をモデレーターとして割り当てることもできます。 チームモデレーターはどのスペースにも自分で参加して、そのスペースをモデレートするように自分を昇格させることができます。 また、他のスペースモデレーターを割り当てることもできます。モデレーターはチームのメンバーでなければなりません。

チームの誰もがチームスペースを作成し、そのスペースをモデレートすることを選択できます。 その後、彼らはそのスペースの司会者になります。 他のチームメンバーは自分で参加できないので、モデレーターに参加してもらう必要があります。

モデレーターをさらに追加してください

また、 他のモデレーターをチームに割り当てて、チームメンバーリストを最新の状態に保ったり、チームの詳細を更新したりすることもできます。 モデレーターは、 使用していないスペースをアーカイブしたり、 再び必要になったスペースを復元したりして、チーム内のスペースがすべてアクティブであることを確認するのに役立ちます。 また、 もうそれに取り組んでいない人をチームから削除することもできます。

最後に、みんなの仕事が新しいプロジェクトに移ったら、 チームをアーカイブして、 次のチームを作る準備をすることができます！