Når gruppen begynner å arbeide i Webex, bør du ta deg tid til å tenke på hvordan du best kan strukturere teamene og områdene dine. Hvis du tar en systematisk tilnærming, vil du sannsynligvis synes det er enklere å kontrollere arbeidsflyten og støtte teamet ditt bedre. Du kan etablere felles prosesser, ta beslutninger, bygge felles kunnskap og legge til rette for teamkulturen din.

Følg firmaets retningslinjer

Firmaet ditt har kanskje allerede spesifikke retningslinjer som du bør følge når du oppretter Space eller team. Ledere kan for eksempel forventes å ha et område dedikert til direkterapportene sine, eller en hel teknologigruppe kan ha et team som alle blir lagt til automatisk. Så hvis du er i stand til å opprette nye områder og team som kollegene dine kan samarbeide om, må du først se etter firmaets retningslinjer. Siden de fleste vil jobbe på flere områder og team om gangen, gjør det enklere for alle å følge lignende retningslinjer.

Start med Spaces

Det er et område der all handlingen foregår i Webex. Det er her du sender meldinger, deler filer, planlegger møter, ringer og så videre. Du kan ha flere typer Områder : én med bare én annen person, én med mange personer og én som er en del av et større team. Når du gir noen en melding direkte , oppretter du et space mellom dere to, og ingen andre kan bli med i den samtalen. Hvis du må kommunisere med flere personer om et bestemt emne, kan du opprette et Space der dere alle kan arbeide sammen. Hvis omfanget utvides fra det spacets opprinnelige intensjon, må du kanskje opprette et team og flytte området til et team .

Bygg teamene dine

Du oppretter vanligvis team av én av to årsaker, hvis du har en bestemt kommunikasjonsstruktur i tankene for et stort prosjekt eller en gruppe personer, eller hvis du har vokst ut av et Space du har opprettet. Team er ganske enkelt en samling beslektede områder. De er gode for en konsekvent gruppe mennesker som kommer til å jobbe med noe i lang tid. At noe kan være komplisert og innebære mange aktiviteter eller delprosjekter som skjer samtidig. Du kan lage en annen plass for hver bit av puslespillet.

La oss si at du administrerer et team på rundt 10 personer i økonomiavdelingen i et stort selskap. Når teamet ditt bruker appen, kan du opprette et team som heter "Økonomi». Når du oppretter et team, blir du moderator , og alle du legger til, er et teammedlem. De legges automatisk til i gruppens Generelt , som er standardområdet, og den eneste som gruppemedlemmene legges til automatisk.

Organiser teamene dine

Vurder å bruke generelt område for kunngjøringer der du kan dele viktig informasjon som skrivebeskyttede meldinger. Bare teammoderatorer kan publisere på spacet, og du forhindrer at du mister disse viktige meldingene i de pågående diskusjonene som skjer på de andre gruppeområdene.

Hvordan du strukturerer teamet ditt er nøkkelen til teamets suksess. Alle i teamet kan legge til spacer i teamet som en måte å dele kunnskapen sin på. Alle i teamet kan se de tilgjengelige teamplassene og bli med dem på egen hånd. Hvis du vil at gruppen skal følge retningslinjene når du oppretter gruppeområder, må du gi dem beskjed.

Moderate teamområder

Når du modererer et Space i en gruppe, kontrollerer du hvilke områder som er tilgjengelige, og hvem som tilhører dem. Dette gir deg kontroll over hvem som ser innholdet i området. Dette er nyttig når du for eksempel er moderator og gir sensitiv eller konfidensiell informasjon til en målrettet gruppe personer. Du kan blokkere denne sensitive informasjonen fra andre personer i gruppen som ikke har de nødvendige tillatelsene.

Når du oppretter et team, er du teammoderator, og du kontrollerer områdene og medlemmene i teamet.

Teammoderatorer kan også tilordne seg selv som moderatorer til eventuelle modererte områder i teamene sine. Teammoderatorer kan bli med på et hvilket som helst sted, og promotere seg selv til å moderere den plassen. De kan også tilordne andre områdemoderatorer, som må være medlemmer av teamet.

Alle i teamet kan opprette et teamområde og kan velge å moderere plassen. De blir deretter moderator for det rommet. Andre teammedlemmer kan ikke bli med selv og må be moderatoren om å bli med.

Legg til flere moderatorer

Du kan også tilordne andre moderatorer til teamet for å holde teammedlemmene oppdatert, eller for å oppdatere teamdetaljene. Moderatorer kan bidra til å sikre at alle områdene i teamet ditt er aktive ved å arkivere Spacer du ikke bruker, eller gjenopprette noe du trenger igjen. De kan også fjerne personer fra teamet som ikke jobber med det lenger.

Til slutt, når alles arbeid har gått videre til nye prosjekter, kan du arkivere teamet ditt og gjøre deg klar til å opprette ditt neste team!