Følg selskapets retningslinjer

Bedriften din har kanskje allerede spesifikke retningslinjer som du bør følge når du oppretter områder eller team. Det kan for eksempel forventes at ledere har et område dedikert til sine direkte rapporter, eller en hel teknologigruppe kan ha et team som alle blir lagt til automatisk. Så hvis du er i stand til å opprette nye områder og team for medarbeiderne dine å samarbeide, må du først sjekke for bedriftens retningslinjer. Siden de fleste vil jobbe i flere områder og team om gangen, gjør det lettere for alle å følge lignende retningslinjer.

Begynn med mellomrom

Et rom er der all handlingen foregår i Webex-appen. Det er der du sender meldinger, deler filer, planlegger møter, ringer og så videre. Du kan ha flere typer rom : en med bare en annen person, en med mange mennesker, og en som er en del av et større team. Når du sender meldinger direkte til noen, oppretter du et mellomrom bare mellom dere to, og ingen andre kan delta i den samtalen. Hvis du trenger å kommunisere med flere mennesker om et bestemt emne, kan du opprette et rom der dere alle kan jobbe sammen. Hvis omfanget utvides fra det rommets opprinnelige intensjon, må du kanskje opprette et team og flytte plassen til et team .

Bygg teamene dine

Du oppretter vanligvis team av en av to grunner - hvis du har en bestemt kommunikasjonsstruktur i tankene for et stort prosjekt eller en gruppe mennesker, eller hvis du har vokst ut av et rom du har opprettet. Lag er ganske enkelt en samling relaterte rom. De er flotte for en konsekvent gruppe mennesker som kommer til å jobbe med noe i lang tid. At noe kan være komplisert og involvere mange aktiviteter eller delprosjekter som skjer samtidig. Du kan lage en annen plass for hver brikke av puslespillet.

La oss si at du leder et team på omtrent 10 personer i økonomiavdelingen i et stort selskap. Når teamet ditt bruker appen, kan du opprette et team som heter «Finans». Når du oppretter et team, blir du dets moderator , og alle du legger til er teammedlemmer. De blir automatisk lagt til i teamets Generelt , som er standardområdet, og det eneste teammedlemmene dine blir lagt til automatisk.

Organiser teamene dine

Vurder å bruke området Generelt for kunngjøringer der du kan dele viktig informasjon som skrivebeskyttede meldinger. Bare teammoderatorer kan legge ut innlegg på plassen, og du vil forhindre at du mister disse viktige meldingene i de pågående diskusjonene som skjer i de andre teamområdene.

Hvordan du strukturerer teamet ditt er nøkkelen til teamets suksess. Alle på teamet kan legge til mellomrom i teamet som en måte å dele sin kunnskap på. Alle på laget kan se de tilgjengelige teamplassene og bli med dem på egen hånd. Hvis du vil at teamet ditt skal følge retningslinjene når de oppretter teamområder, må du huske å gi dem beskjed.

Moderere teamområder

Når du modererer et område i et team, styrer du hvilke områder som er tilgjengelige og hvem som tilhører dem. Dette gir deg kontroll over hvem som ser innholdet i rommet. Dette er nyttig, for eksempel når du er en moderator som gir sensitiv eller konfidensiell informasjon til en målgruppe mennesker. Du kan blokkere denne sensitive informasjonen fra andre personer i teamet ditt som ikke har de nødvendige tillatelsene.

Når du oppretter et team, er du teammoderator, og du kontrollerer områdene og medlemmene i teamet ditt.

Teammoderatorer kan også tilordne seg som moderatorer til alle modererte områder i teamene sine. Teammoderatorer kan selv bli med i et hvilket som helst rom, og promotere seg selv for å moderere det rommet. De kan også tilordne andre rommoderatorer, som må være medlemmer av teamet.

Alle på teamet kan opprette et teamområde og kan velge å moderere plassen. De blir da moderator for det rommet. Andre teammedlemmer kan ikke bli med selv og må be moderatoren om å bli med.

Legg til flere moderatorer

Du kan også tilordne andre moderatorer til teamet for å holde teammedlemslisten oppdatert, eller for å oppdatere teamdetaljene. Moderatorer kan bidra til å sikre at alle områdene i teamet ditt er aktive ved å arkivere områder du ikke bruker, eller gjenopprette de du trenger igjen. De kan også fjerne personer fra teamet som ikke jobber med det lenger.

Til slutt, når alles arbeid har gått videre til nye prosjekter, kan du arkivere teamet ditt og gjøre deg klar til å opprette ditt neste team!