Når teamet ditt begynner å jobbe i Webex-appen, bør du ta deg tid til å tenke på hvordan du best kan strukturere teamene og områdene dine. Hvis du bruker en systematisk tilnærming, vil du sannsynligvis finne det enklere å kontrollere arbeidsflyten og støtte teamet ditt bedre. Du kan etablere felles prosesser, ta beslutninger, bygge felles kunnskap og legge til rette for teamkulturen din.

Følg bedriftens retningslinjer

Bedriften din har kanskje allerede spesifikke retningslinjer som du bør følge når du oppretter områder eller team. Ledere kan for eksempel forventes å ha et område dedikert til direkterapportene sine, eller en hel teknologigruppe kan ha et team som alle blir lagt til automatisk. Så hvis du er i stand til å opprette nye områder og team der kollegene dine kan samarbeide, må du først se etter bedriftens retningslinjer. Siden de fleste skal jobbe i flere områder og team om gangen, blir det enklere for alle å følge lignende retningslinjer.

Start med områder

Et område er der all handlingen finner sted i Webex-appen. Det er der du sender meldinger, deler filer, planlegger møter, ringer og så videre. Du kan ha flere typer områder : én med bare én annen person, én med mange mennesker og én som er en del av et større team. Når du sende melding til noen direkte , oppretter du et område bare mellom dere to, og ingen andre kan bli med i den samtalen. Hvis du trenger å kommunisere med flere om et bestemt emne, kan du gjøre det opprette et område der dere alle kan samarbeide. Hvis omfanget utvides fra det opprinnelige området for dette området, kan det hende du må gjøre det opprette et team og flytte området til et team .

Bygg teamene dine

Du vil generelt opprette team av én av to årsaker – hvis du har en bestemt kommunikasjonsstruktur i tankene for et stort prosjekt eller en gruppe personer, eller hvis du har vokst fra et område du har opprettet. Team er ganske enkelt en samling av relaterte områder. Team er gode for en gruppe mennesker som består av de samme personer som skal jobbe med noe i lang tid. At noe kan være komplisert og innebære at mange aktiviteter eller delprosjekter skjer samtidig. Du kan opprette et annet område for hver brikke i puslespillet.

La oss si at du leder et team på rundt ti personer i økonomiavdelingen i et stort selskap. Når teamet ditt bruker appen, kan du opprette et team kalt «Økonomi». Når du oppretter et team, blir du dets moderator , og alle du legger til, er teammedlemmer. De blir automatisk lagt til i teamets Generelt , som er standardområdet, og det eneste teammedlemmene dine blir lagt til automatisk.

Organiser teamene dine

Vurder å bruke Generelt plass til kunngjøringer der du kan dele viktig informasjon som skrivebeskyttet meldinger. Bare teammoderatorer vil kunne legge ut innlegg på området, og du forhindrer at du mister disse viktige meldingene i de pågående diskusjonene som skjer i de andre teamområdene.

Hvordan du strukturerer teamet ditt er nøkkelen til teamets suksess. Alle i teamet kan legge til områder i teamet som en måte å dele kunnskapen sin på. Alle i teamet kan se de tilgjengelige teamområdene og bli med dem på egen hånd. Hvis du vil at teamet ditt skal følge retningslinjene når de oppretter teamområder, må du sørge for å gi dem beskjed.

Moderer teamområder

Når du moderere et område i et team kontrollerer du hvilke områder som er tilgjengelige, og hvem som tilhører dem. Dette gir deg kontroll over hvem som ser innholdet i området. Dette er for eksempel nyttig når du er moderator som gir sensitiv eller konfidensiell informasjon til en målrettet gruppe personer. Du kan blokkere denne sensitive informasjonen fra andre personer i teamet ditt som ikke har de nødvendige tillatelsene.

Når du oppretter et team, er du en Teammoderator , og du kontrollerer områdene og medlemmene i teamet ditt.

Teammoderatorer kan også tilordne seg selv som moderatorer for alle modererte områder i teamene sine. Teammoderatorer kan selv bli med i et hvilket som helst område, og oppgradere seg selv til å moderere dette området. De kan også tilordne andre områdemoderatorer, som må være medlemmer av teamet.

Alle i teamet kan opprette et teamområde og kan velge å moderere området. De blir deretter moderator for dette området. Andre teammedlemmer kan ikke bli med selv og må be moderatoren om å bli med.

Legg til teammoderatorer

Du kan også tilordne andre moderatorer til teamet for å holde teammedlemslisten oppdatert, eller for å oppdatere teamdetaljene. Moderatorer kan bidra til å sørge for at alle områdene i teamet ditt er aktive innen arkivområder som du ikke bruker, eller gjenoppretter alle du trenger på nytt. Det kan de også fjerne personer fra teamet som ikke jobber med det lenger.

Til slutt, når alles arbeid har gått videre til nye prosjekter, kan du arkivere teamet ditt og gjør deg klar til å opprette ditt neste team!