Siga as diretrizes da sua empresa

Talvez sua empresa já tenha diretrizes específicas que você deve seguir ao criar espaços ou equipes. Por exemplo, pode-se esperar que os gerentes tenham um espaço dedicado a seus subordinados diretos, ou que um grupo de tecnologia inteiro tenha uma equipe à qual todos sejam adicionados automaticamente. Portanto, se você estiver em condições de criar novos espaços e equipes para que seus colegas de trabalho trabalhem juntos, verifique primeiro as diretrizes da sua empresa. Como a maioria das pessoas trabalhará em vários espaços e equipes ao mesmo tempo, seguir diretrizes semelhantes torna tudo mais fácil para todos.

Comece com Spaces

Um espaço é onde toda a ação acontece no aplicativo Webex. É onde você envia mensagens, compartilha arquivos, agenda reuniões, faz chamadas e assim por diante. Você pode ter vários tipos de espaços : um com apenas uma outra pessoa, outro com muitas pessoas e outro que faz parte de uma equipe maior. Quando você envia uma mensagem diretamente para alguém , você está criando um espaço apenas entre vocês dois, e ninguém mais pode participar dessa conversa. Se precisar se comunicar com mais pessoas sobre um tópico específico, você pode criar um espaço onde todos possam trabalhar juntos. Se seu escopo se expandir da intenção original desse espaço, talvez seja necessário criar uma equipe e transformar o espaço em uma equipe .

Construa suas equipes

Geralmente, você cria equipes por um dos dois motivos: se tiver uma estrutura de comunicação específica em mente para um grande projeto ou grupo de pessoas, ou se tiver crescido a partir de um espaço que criou. As equipes são simplesmente uma coleção de espaços relacionados. Eles são ótimos para um grupo consistente de pessoas que trabalharão em algo por muito tempo. Esse algo pode ser complicado e envolver muitas atividades ou subprojetos acontecendo ao mesmo tempo. Você pode criar um espaço diferente para cada peça do quebra-cabeça.

Digamos que você gerencie uma equipe de cerca de 10 pessoas no departamento financeiro de uma grande empresa. Depois que sua equipe estiver usando o aplicativo, você poderá criar uma equipe chamada “Finanças”. Quando você cria uma equipe, você se torna seu moderador e todos os que você adiciona são membros da equipe. Eles serão adicionados automaticamente ao Geral da equipe , que é o espaço padrão e o único ao qual os membros da sua equipe são adicionados automaticamente.

Organize suas equipes

Considere usar o espaço Geral para anúncios, onde você pode compartilhar informações importantes como mensagens somente para leitura. Somente os moderadores da equipe poderão postar no espaço, e você evitará perder essas mensagens importantes nas discussões em andamento que acontecem nos outros espaços da equipe.

A forma como você estrutura sua equipe é a chave para o sucesso de sua equipe. Qualquer pessoa da equipe pode adicionar espaços à equipe como forma de compartilhar seu conhecimento. Todos na equipe podem ver os espaços disponíveis para a equipe e se juntar a eles sozinhos. Se você quiser que sua equipe siga as diretrizes ao criar espaços para equipes, não deixe de avisá-los.

Espaços de equipe moderados

Ao moderar um espaço em uma equipe, você controla quais espaços estão disponíveis e quem pertence a eles. Isso lhe dá controle sobre quem vê o conteúdo no espaço. Isso é útil, por exemplo, quando você é um moderador que fornece informações sigilosas ou confidenciais a um grupo-alvo de pessoas. Você pode bloquear essas informações confidenciais de outras pessoas da sua equipe que não têm as permissões necessárias.

Quando você cria uma equipe, você é um moderador da equipe e controla os espaços e os membros da sua equipe.

Os moderadores da equipe também podem se designar como moderadores em qualquer espaço moderado em suas equipes. Os moderadores da equipe podem entrar por conta própria em qualquer espaço e se promover para moderar esse espaço. Eles também podem designar outros moderadores de espaço, que devem ser membros da equipe.

Qualquer pessoa da equipe pode criar um espaço para a equipe e optar por moderar o espaço. Eles então se tornam os moderadores desse espaço. Outros membros da equipe não podem participar por conta própria e precisam pedir que o moderador participe.

Adicionar mais moderadores

Você também pode atribuir outros moderadores à equipe para ajudar a manter a lista de membros da equipe atualizada ou para atualizar os detalhes da equipe. Os moderadores podem ajudar a garantir que todos os espaços da sua equipe estejam ativos arquivando os espaços que você não está usando ou restaurando os que precisar novamente. Eles também podem remover pessoas da equipe que não estão mais trabalhando nisso.

Finalmente, quando o trabalho de todos for transferido para novos projetos, você poderá arquivar sua equipe e se preparar para criar sua próxima equipe!