Quando a equipe começa a trabalhar no Cisco Spark, você deve dedicar um tempo para pensar sobre a melhor forma de estruturar as equipes e espaços. Se uma abordagem sistemática for feita, você provavelmente achará mais fácil controlar o fluxo de trabalho e auxiliar melhor a sua equipe. Você pode estabelecer processos comuns, tomar decisões, criar conhecimento compartilhado e facilitar a cultura da equipe.

Siga as diretrizes da empresa

A empresa pode já ter orientações específicas que devem ser seguidas ao criar espaços ou equipes. Por exemplo, pode ser que haja uma expectativa de que os gerentes tenham um espaço dedicado para os seus subordinados diretos, ou um grupo completo de tecnologia pode ter uma equipe a qual todos são adicionados automaticamente. Portanto, se você estiver em um cargo em que pode criar novos espaços e equipes para seus colegas trabalharem juntos, primeiro, verifique as orientações da sua empresa. Já que a maioria das pessoas irá trabalhar, ao mesmo tempo, em diversos espaços e equipes, fica mais fácil para todos seguir diretrizes semelhantes.

Iniciar com os espaços

Um espaço é onde ocorrem todas as atividades no Cisco Spark. É onde você envia mensagens, compartilha arquivos, agenda reuniões, faz chamadas e assim por diante. Você pode ter vários tipos de espaços: um com apenas uma outra pessoa, um com muitas pessoas e um que faz parte de uma equipe maior. Quando você envia diretamente uma mensagem para alguém, está criando um espaço apenas entre vocês dois, e ninguém mais pode entrar nessa conversa. Se você precisa se comunicar com mais pessoas sobre um tópico específico, pode criar um espaço no qual todos podem trabalhar juntos. Se o escopo em relação à intenção original do espaço for expandido, pode ser necessário criar uma equipe e mover o espaço para uma equipe.

Monte suas equipes

Geralmente, você cria equipes por uma das duas razões seguintes: se tem uma estrutura específica de comunicação em mente para um grande projeto ou para um grupo de pessoas; ou se aumentou um espaço que criou. As equipes são simplesmente um grupo de espaços relacionados. Elas são ótimas para um grupo consistente de pessoas que estarão trabalhando em algo por um longo tempo. Algo que pode ser complicado e envolver muitas atividades ou subprojetos acontecendo ao mesmo tempo. Você pode criar um espaço diferente para cada peça do quebra-cabeça.

Digamos que você gerencie uma equipe de cerca de 10 pessoas do departamento de finanças, de uma grande empresa. Após a equipe começar a utilizar o aplicativo, você pode criar uma equipe chamada "Financeiro". Quando você cria uma equipe, se torna o moderador e todos que você adicionar se tornam um membro da equipe. Eles serão automaticamente adicionados ao espaço Geral da equipe, que é o espaço padrão e o único ao qual os membros da equipe são adicionados automaticamente.

Organize suas equipes

Considere o uso do espaço Geral para anúncios no qual informações importantes podem ser compartilhadas como mensagens apenas para leitura. Apenas os moderadores da equipe poderão publicar no espaço e você evitará perder essas importantes mensagens nas discussões em andamento que ocorrem nos outros espaços da equipe.

A forma de estruturar a equipe é a chave para o sucesso. Qualquer pessoa da equipe pode adicionar espaços à equipe como uma maneira de compartilhar o conhecimento. Todos da equipe podem ver os espaços disponíveis na equipe e entrar neles por conta própria. Se você quiser que a equipe siga orientações ao criar espaços da equipe, certifique-se de informá-los.

Moderar espaços de equipe

Quando você modera um espaço em uma equipe, você controla quais espaços estão disponíveis e quem pertence a eles. Isso lhe dá controle sobre quem vê o conteúdo no espaço. Isso é útil, por exemplo, quando você é um moderador fornecendo informações confidenciais ou confidenciais a um grupo específico de pessoas. Você pode bloquear essas informações confidenciais de outras pessoas da sua equipe que não têm as permissões necessárias.

Ao criar uma equipe, você é um Moderador de equipe e controla os espaços e os membros da sua equipe.

Os moderadores da equipe também podem se atribuir como moderadores para qualquer espaço moderado em suas equipes. Os moderadores de equipe podem entrar automaticamente em qualquer espaço e se promover para moderar esse espaço. Eles também podem atribuir outros moderadores do espaço, que devem ser membros da equipe.

Qualquer pessoa da equipe pode criar um espaço de equipe e escolher moderar o espaço. Eles então se tornam os moderadores desse espaço. Outros membros da equipe não podem entrar automaticamente e precisam pedir ao moderador para entrar.

Adicionar mais moderadores

Você também pode achar útil atribuir outros moderadores à equipe para ajudar a manter a lista de membros da equipe atualizada ou para atualizar os detalhes da equipe. Os moderadores podem ajudar a garantir que todos os espaços da equipe estejam ativos ao fazerem o arquivamento de espaços que não estão sendo usados ou ao restaurar qualquer espaço que seja necessário novamente. Elas também podem remover pessoas da equipe que não estão mais trabalhando no projeto.

Finalmente, quando o trabalho de todos tiver migrado para novos projetos, você pode arquivar a equipe e se preparar para criar a próxima equipe!