Şirketinizin Yönergelerini İzleyin

Şirketinizin hâlihazırda alanlar ve ekipler oluştururken izlemeniz gereken belirli yönergeleri olabilir. Örneğin, yöneticilerin doğrudan raporlarına ayrılmış özel bir alanı olması beklenebilir veya teknoloji grubunun tamamının herkesin otomatik olarak eklendiği bir ekibi olabilir. Dolayısıyla, iş arkadaşlarınızın birlikte çalışması için yeni alanlar ve ekipler oluşturmak durumundaysanız önce şirketinizin yönergelerine bakın. Çoğu kişi aynı anda birçok alanda ve ekipte çalışacağından, benzer yönergeleri izlemek herkes açısından kolaylık olur.

Alanlardan Başlayın

Alan, Cisco Spark’ta tüm işlemlerin gerçekleştirildiği yerdir. Burası mesaj gönderme, dosya paylaşma, toplantı planlanma, çağrı yapma gibi işlerin yapıldığı yerdir. Çeşitli alanlarınız olabilir: biri başka bir kişi, diğeri çok sayıda kişi ve diğeri daha büyük bir ekibin parçası. Bir kişiye doğrudan mesaj gönderdiğinizde, yalnızca ikinizin arasında bir alan oluşturursunuz ve başka hiç kimse bu görüşmeye katılamaz. Belirli bir konu üzerinde daha fazla kişiyle iletişim kurmanız gerekirse hepinizin bir arada çalışabileceği bir alan oluşturabilirsiniz. Kapsamınız bu alanın ilk amacını aşarsa bir ekip oluşturmanız ve alanı bir ekibe taşımanız gerekebilir.

Ekiplerinizi Oluşturun

Genellikle bir veya iki nedenden ötürü (aklınızda büyük bir proje veya kişi grubu için belirli bir iletişim yapısı varsa ya da oluşturduğunuz bir alana artık sığmıyorsanız) ekipler oluşturursunuz. Basit bir anlatımla, ekipler ilgili alanlardan oluşur. Uzun bir süre boyunca bir konu üzerinde çalışacak kişilerden oluşan tutarlı bir grup için harikadır. Üzerinde çalışılan konu karmaşık olabilir, aynı anda birçok etkinlik ve alt proje olmasını gerektirebilir. Bulmacanın her bir parçası için farklı bir alan oluşturabilirsiniz.

Büyük bir şirketin Finans bölümünde yaklaşık 10 kişilik bir ekibi yönettiğinizi düşünelim. Ekibiniz uygulamayı kullanmaya başladıktan sonra, “Finans” adlı bir ekip oluşturabilirsiniz. Ekip oluşturduğunuzda, moderatörü olursunuz ve eklediğiniz herkes ekip üyesidir. Bu kişiler, ekibin varsayılan alanı olan Genel alanına otomatik olarak eklenir. Bu, ekip üyelerinizin otomatik olarak eklendiği tek alandır.

Ekiplerinizi Düzenleyin

Genel alanını, önemli bilgileri salt okunur mesajlar olarak paylaşabileceğiniz duyurular için kullanmayı düşünün. Yalnızca ekip moderatörleri bu alana mesaj gönderebilir ve diğer ekip alanlarında yapılmaya devam eden tartışmalarda bu önemli mesajların kaybolmasını önlersiniz.

Ekibinizi nasıl yapılandırdığınız, ekibinizin başarısı açısından çok önemlidir. Ekipteki herhangi bir kişi bilgilerini paylaşma biçimi olarak ekibe alanlar ekleyebilir. Ekipteki herkes kullanılabilir ekip alanlarını görebilir ve kendi kendine bunlara katılabilir. Ekibinizin ekip alanları oluştururken yönergelere uymasını istiyorsanız bunu onlara bildirdiğinizden emin olun.

Ekip alanlarını yönetin

Bir ekipte bir alanı denetlediğinizde, hangi alanların kullanılabilir olduğunu ve kimlerin bunlara ait olduğunu kontrol edersiniz. Bu, alanda içeriği kimin göreceğini kontrol etmenizi sağlar. Bu, örneğin hedeflenen bir grup kişiye hassas veya gizli bilgiler sağlayan bir moderatör olduğunuzda yararlıdır. Bu hassas bilgileri, ekibinizdeki gerekli izinlere sahip olmayan diğer kişilerin almasını engelleyebilirsiniz.

Bir ekip oluşturduğunuzda, Ekip Moderatörü olursunuz ve ekibinizin alanlarını ve üyelerini kontrol edersiniz.

Ekip moderatörleri ayrıca ekiplerindeki herhangi bir moderatörlük alanına kendilerini moderatör olarak atayabilir. Ekip moderatörleri herhangi bir alana kendi kendilerine katılabilir ve kendilerini o alanı yönetmeye teşvik edebilirler. Ayrıca, ekibin üyeleri olması gereken başka alan moderatörleri de atayabilirler.

Ekipteki herhangi biri ekip alanı oluşturabilir ve alanda moderatörlük yapmayı seçebilir. Daha sonra o alanın moderatörü olurlar. Diğer ekip üyeleri kendi kendine katılamaz ve moderatörden katılmasını istemeleri gerekir.

Daha Fazla Moderatör Ekleyin

Ekip üyesi listesinin güncel olmasını sağlamaya yardımcı olmak veya ekip ayrıntılarını güncellemek için ekibe başka moderatörler atamanın da yararlı olduğunu düşünebilirsiniz. Moderatörler, kullanmadığınız alanları arşivleme veya tekrar ihtiyaç duyduğunuz alanları geri yükleme yoluyla ekibinizdeki tüm alanların etkin olduğundan emin olmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, artık ekipte çalışmayan kişileri ekipten kaldırabilir.

Son olarak herkesin işi yeni projelere geçtiğinde, ekibinizi arşivleyebilir ve bir sonraki ekibinizi oluşturmaya hazırlanabilirsiniz!