Следуйте рекомендациям своей компании

Возможно, в вашей компании уже есть конкретные рекомендации, которым следует следовать при создании пространств или групп. Например, можно ожидать, что у руководителей будет отдельное место для непосредственных подчиненных, а целая технологическая группа может создать команду, в которую все будут добавлены автоматически. Поэтому, если вы можете создать новые пространства и команды для совместной работы коллег, сначала ознакомьтесь с рекомендациями вашей компании. Поскольку большинство людей будут работать в нескольких местах и командах одновременно, соблюдение схожих рекомендаций упростит задачу для всех.

Начните с пространств

Все действия в приложении Webex происходят в пространстве. Здесь вы отправляете сообщения, делитесь файлами, планируете встречи, звоните и т. д. У вас может быть несколько типов пространств : одно предназначено только для одного человека, другое — для большого количества людей, а второе — для большой команды. Когда вы отправляете кому-то сообщения напрямую , вы создаете пространство между собой, и никто другой не сможет присоединиться к этому разговору. Если вам нужно общаться с большим количеством людей на определенную тему, вы можете создать пространство, в котором вы сможете работать вместе. Если сфера охвата выходит за рамки первоначального замысла этого пространства, возможно, вам придется создать команду и превратить пространство в команду .

Создавайте свои команды

Обычно вы создаете команды по одной из двух причин: если у вас есть особая коммуникационная структура для большого проекта или группы людей или если вы выросли в созданном вами пространстве. Команды — это просто набор связанных между собой пространств. Они отлично подходят для сплоченной группы людей, которые будут работать над чем-то в течение длительного времени. Это может быть что-то сложное и включать в себя множество мероприятий или подпроектов, выполняемых одновременно. Для каждого кусочка пазла можно создать отдельное пространство.

Допустим, вы управляете командой из примерно 10 человек в финансовом отделе крупной компании. Как только ваша команда начнет использовать приложение, вы можете создать команду под названием «Финансы». Создавая команду, вы становитесь ее модератором , а все, кого вы добавляете, — членами команды. Они будут автоматически добавлены в раздел « Общее» рабочей группы , который используется по умолчанию и является единственным пространством, в которое автоматически добавляются члены вашей команды.

Организуйте свои команды

Рассмотрите возможность использования общего пространства для объявлений, где вы можете делиться важной информацией в виде сообщений, доступных только для чтения. Только модераторы групп смогут публиковать сообщения в этом пространстве, и вы не потеряете эти важные сообщения в ходе текущих обсуждений в других командных пространствах.

То, как вы структурируете свою команду, является ключом к успеху вашей команды. Любой член команды может добавить в команду новые места , чтобы поделиться своими знаниями. Все участники команды могут видеть доступные места в команде и присоединяться к ним самостоятельно. Если вы хотите, чтобы ваша команда следовала рекомендациям при создании командных пространств, обязательно сообщите им об этом.

Модерируйте командные пространства

Когда вы модерируете пространство в команде, вы сами определяете, какие места доступны и кому они принадлежат. Это позволяет вам контролировать, кто будет видеть содержимое в пространстве. Это удобно, например, когда вы являетесь модератором и предоставляете конфиденциальную или конфиденциальную информацию целевой группе людей. Вы можете заблокировать эту конфиденциальную информацию от других членов вашей команды, у которых нет необходимых разрешений.

Создавая команду, вы становитесь модератором группы и управляете пространствами и членами своей команды.

Модераторы команд также могут назначать себя модераторами любых модерируемых пространств в своих командах. Модераторы групп могут самостоятельно присоединиться к любому пространству и рекламировать себя в качестве модератора этого пространства. Они также могут назначить других модераторов пространства, которые должны быть членами команды.

Любой член команды может создать командное пространство и выбрать модерацию пространства. Затем они становятся модераторами этого пространства. Другие члены команды не могут присоединиться к команде самостоятельно и должны попросить модератора присоединиться к команде.

Добавьте больше модераторов

Вы также можете назначить в команду других модераторов, чтобы поддерживать список членов команды в актуальном состоянии или обновлять сведения о команде. Модераторы могут помочь убедиться в том, что все пространства в вашей команде активны, архивируя пространство , которое вы не используете, или снова восстанавливая те, которые вам нужны. Они также могут удалять из команды людей, которые больше не работают над ней.

Наконец, когда все перейдут к новым проектам, вы сможете заархивировать свою команду и приготовиться к созданию следующей команды!