פעל בהתאם להנחיות החברה שלך

ייתכן שלחברה שלך כבר יש הנחיות ספציפיות שעליך לציית להן בעת יצירת מרחבים או צוותים. לדוגמה, ייתכן שלמנהלים יהיה מרחב המוקדש לדוחות הישירים שלהם, או שלקבוצת טכנולוגיה שלמה יהיה צוות שכולם מתווספים אליו באופן אוטומטי. לכן, אם אתה בעמדה ליצירת מרחבים וצוותים חדשים לעמיתיך לעבודה משותפת, בדוק תחילה את הקווים המנחים של החברה שלך. מאחר שרוב האנשים יעבדו במרחבים וצוותים מרובים בכל פעם, בעקבות הנחיות דומות מקל על כולם.

התחל עם מרחבים

מרחב הוא המקום שבו כל הפעולות מתרחשות ביישום Webex. זה המקום שבו אתה שולח הודעות, משתף קבצים, מתזמן פגישות, מבצע שיחות וכן הלאה. יכולים להיות לכם מספר סוגים של מרחבים : אחד עם עוד אדם אחד, אחד עם הרבה אנשים, ואחד שהוא חלק מצוות גדול יותר. כשאתם שולחים הודעה למישהו ישירות , אתם יוצרים מרחב רק בין שניכם, ואף אחד אחר לא יכול להצטרף לשיחה הזו. אם אתה צריך לתקשר עם יותר אנשים על נושא מסוים, אתה יכול ליצור מרחב שבו אתה יכול לעבוד יחד. אם הטווח שלך מתרחב מהכוונה המקורית של מרחב זה, ייתכן שיהיה עליך ליצור צוות ולהעביר את המרחב לצוות .

בנה את הצוותים שלך

בדרך כלל תיצור צוותים מאחת משתי סיבות - אם יש לך מבנה תקשורת ספציפי עבור פרויקט גדול או קבוצת אנשים, או אם גדלת מתוך מרחב שיצרת. צוותים הם פשוט אוסף של מרחבים קשורים. צוותים נהדרים עבור קבוצה עקבית של אנשים שהולכת לעבוד עליה משהו במשך זמן רב. שמשהו יכול להיות מסובך וכולל הרבה פעילויות או תת-פרויקטים שמתרחשים באותו הזמן. ניתן ליצור מרחב שונה עבור כל חלק בפאזל.

נניח שאתם מנהלים צוות של כ-10 אנשים במחלקת הכספים של חברה גדולה. ברגע שהצוות שלך משתמש באפליקציה, אתה יכול ליצור צוות שנקרא "מימון". כשאתה יוצר צוות, אתה הופך למנחה שלו, וכל מי שאתה מוסיף הוא חבר צוות. הם יתווספו באופן אוטומטי ל- General של הצוות, שהוא מרחב ברירת המחדל, והיחיד שאליו חברי הצוות שלך יתווספו באופן אוטומטי.

ארגן את הצוותים שלך

שקול להשתמש במרחב הכללי עבור הכרזות שבו תוכל לשתף מידע חשוב כהודעות לקריאה בלבד. רק מנחי צוות יוכלו לפרסם את המרחב, ותמנע מאובדן הודעות חשובות אלה בדיונים המתמשכים המתרחשים במרחבי הצוות האחרים.

האופן שבו אתה בונה את הצוות שלך הוא המפתח להצלחת הצוות שלך. כל אחד בצוות יכול להוסיף מרחבים לצוות כדרך לשתף את הידע שלו. כל אחד בצוות יכול לראות את מרחבי הצוות הזמינים ולהצטרף אליהם בכוחות עצמו. אם אתה רוצה שהצוות שלך יעקוב אחר הקווים המנחים בעת יצירת מרחבי צוות, הקפד ליידע אותם.

הנחיית מרחבי צוות

כאשר אתה מנחה מרחב בצוות, אתה שולט במרחבים הזמינים ומי שייך להם. זה נותן לך שליטה על מי שרואה את התוכן במרחב. זה שימושי, למשל, כאשר אתה מנחה המספק מידע רגיש או סודי לקבוצה ממוקדת של אנשים. באפשרותך לחסום את המידע הרגיש הזה מאנשים אחרים בצוות שלך שאין להם את ההרשאות הנדרשות.

כשאתה יוצר צוות, אתה מנחה צוות, ואתה שולט במרחבים ובחברים של הצוות שלך.

מנהלי צוות יכולים גם להקצות את עצמם כמנחים לכל מרחב מנחה בצוותים שלהם. מנהלי צוות יכולים להצטרף בעצמם לכל מרחב, ולקדם את עצמם לניהול מרחב זה. הם יכולים גם להקצות מנחי מרחב אחרים, שחייבים להיות חברי הצוות.

כל אחד בצוות יכול ליצור מרחב צוות ויכול לבחור להנחות את המרחב. לאחר מכן הם הופכים למנחים של המרחב הזה. חברי צוות אחרים לא יכולים להצטרף בעצמם וצריכים לבקש מהמנחה להצטרף.

הוסף מנחים נוספים

תוכל גם להקצות מנחים אחרים לצוות כדי לעזור לעדכן את רשימת חברי הצוות, או לעדכן את פרטי הצוות. מנחים יכולים לעזור לוודא שהמרחבים בצוות שלך פעילים על-ידי אחסון מרחבים בהם אינך משתמש, או שחזור של כל הדרוש לך שוב. הם יכולים גם להסיר אנשים מהצוות שאינם עובדים על זה יותר.

לבסוף, כשהעבודה של כולם עברה לפרויקטים חדשים, אתה יכול לארכב את הצוות שלך ולהתכונן ליצור את הצוות הבא שלך!