Postępuj zgodnie z wytycznymi firmy

Twoja firma może już mieć konkretne wytyczne, których należy przestrzegać podczas tworzenia obszarów lub zespołów. Na przykład menedżerowie mogą oczekiwać, że będą mieli przestrzeń dedykowaną swoim bezpośrednim podwładnym lub cała grupa technologiczna może mieć zespół, do którego wszyscy zostaną automatycznie dodani. Jeśli więc jesteś w stanie stworzyć nowe przestrzenie i zespoły dla współpracowników do współpracy, najpierw sprawdź wytyczne firmy. Ponieważ większość osób będzie pracować w wielu obszarach i zespołach naraz, przestrzeganie podobnych wytycznych ułatwia wszystkim.

Rozpocznij od obszarów

Obszar to miejsce, w którym wszystkie działania odbywają się w aplikacji Webex. To miejsce, w którym wysyłasz wiadomości, udostępniasz pliki, planujesz spotkania, wykonujesz połączenia itd. Można mieć kilka rodzajów obszarów: jeden z jedną osobą, jeden z mnóstwem ludzi, i jeden, który jest częścią większego zespołu. Gdy wysyłasz wiadomość bezpośrednio do innej osoby, tworzysz obszar tylko między Tobą, a nikt inny nie może dołączyć do tej rozmowy. Jeśli chcesz komunikować się z większą liczbą osób na konkretny temat, możesz utworzyć obszar , w którym wszyscy możesz pracować razem. Jeśli zakres rozszerza się z pierwotnego zamiaru tego obszaru, może być konieczne utworzenie zespołu i przeniesienie obszaru do zespołu .

Budowanie zespołów

Zwykle tworzysz zespoły z jednego z dwóch powodów — jeśli masz na myśli konkretną strukturę komunikacji dla dużego projektu lub grupy osób lub jeśli wyrosłeś z obszaru, który stworzyłeś. Teams to po prostu zbiór powiązanych przestrzeni. Zespoły są świetne dla spójnej grupy osób, nad którymi będą pracować coś przez długi czas. Że coś może być skomplikowane i obejmować wiele działań lub podprojektów dzieje się w tym samym czasie. Możesz utworzyć inny obszar dla każdego elementu układanki.

Powiedzmy, że zarządzasz zespołem około 10 osób w dziale finansowym dużej firmy. Gdy Twój zespół korzysta z aplikacji, możesz utworzyć zespół o nazwie „Finanse”. Gdy tworzysz zespół, stajesz się jego moderatorem , a wszyscy dodani są członkami zespołu. Zostaną one automatycznie dodane do ogólnego zespołu, który jest obszarem domyślnym, i jedynym, do którego członkowie Twojego zespołu zostaną automatycznie dodani.

Organizowanie zespołów

Rozważ użycie obszaru ogólnego dla ogłoszeń , w którym można udostępniać ważne informacje jako wiadomości tylko do odczytu. Tylko moderatorzy zespołu będą mogli publikować w przestrzeni, a Ty zapobiegniesz utracie tych ważnych wiadomości w trwających dyskusjach toczących się w innych obszarach zespołu.

Sposób, w jaki organizujesz swój zespół, jest kluczem do sukcesu Twojego zespołu. Każdy w zespole może dodać obszary do zespołu jako sposób dzielenia się swoją wiedzą. Każdy członek zespołu może zobaczyć dostępne obszary zespołu i dołączyć do nich samodzielnie. Jeśli chcesz, aby Twój zespół przestrzegał wytycznych podczas tworzenia obszarów zespołu, daj mu znać.

Moderowanie obszarów zespołu

Gdy umiarkujesz obszar w zespole, kontrolujesz, które obszary są dostępne i kto do nich należy. Daje to kontrolę nad tym, kto widzi zawartość w obszarze. Jest to przydatne na przykład, gdy jesteś moderatorem dostarczającym wrażliwe lub poufne informacje do docelowej grupy osób. Możesz zablokować te poufne informacje innym osobom w swoim zespole, które nie mają wymaganych uprawnień.

Tworząc zespół, jesteś moderatorem zespołu, kontrolujesz obszary i członków zespołu.

Moderatorzy zespołu mogą również przypisywać siebie jako moderatorów do dowolnych moderowanych obszarów w swoich zespołach. Moderatorzy zespołu mogą samodzielnie dołączyć do dowolnego obszaru i promować się, aby moderować ten obszar. Mogą również przypisać innych moderatorów obszaru, którzy muszą być członkami zespołu.

Każdy członek zespołu może utworzyć obszar zespołu i wybrać jego ustawienie. Stają się moderatorem tej przestrzeni. Inni członkowie zespołu nie mogą dołączyć samodzielnie i muszą poprosić moderatora o dołączenie.

Dodaj moderatorów zespołu

Możesz również przypisać do zespołu innych moderatorów , aby pomóc zachować aktualizację listy członków zespołu lub zaktualizować szczegóły zespołu. Moderatorzy mogą pomóc upewnić się, że obszary w Twoim zespole są aktywne, archiwizując obszary , których nie używasz lub przywracając te, których potrzebujesz ponownie. Mogą również usunąć osoby z zespołu , które już nad tym nie pracują.

Na koniec, gdy wszyscy pracują nad nowymi projektami, możesz zarchiwizować swój zespół i przygotować się do tworzenia kolejnego zespołu!