Kiedy twój zespół zaczyna pracować w Webex, powinieneś poświęcić trochę czasu, aby zastanowić się, jak najlepiej uporządkować swoje zespoły i przestrzenie. Jeśli podejmiesz systematyczne podejście, prawdopodobnie łatwiej będzie ci kontrolować przepływ pracy i lepiej wspierać zespół. Możesz ustanawiać typowe procesy, podejmować decyzje, budować wspólną wiedzę i ułatwiać kulturę zespołu.

Postępuj zgodnie z wytycznymi swojej firmy

Firma może mieć już określone wytyczne, których należy przestrzegać podczas tworzenia spacji lub zespołów. Na przykład można oczekiwać, że menedżerowie będą mieli miejsce przeznaczone dla ich bezpośrednich raportów lub cała grupa technologiczna może mieć zespół, do który każdy zostanie automatycznie dodany. Jeśli więc jesteś w stanie tworzyć nowe przestrzenie i zespoły, aby twoi współpracownicy mogli współpracować, najpierw sprawdź wytyczne swojej firmy. Ponieważ większość ludzi będzie pracować w wielu przestrzeniach i zespołach naraz, przestrzeganie podobnych wytycznych ułatwia wszystkim.

Zacznij od spacji

Spacja jest, gdzie wszystkie działania odbywa się w Webex. To miejsce, w którym wysyłasz wiadomości, udostępniasz pliki, planujesz spotkania, nawiązujesz połączenia itd. Możesz mieć kilka rodzajów przestrzeni : jeden z jedną inną osobą, jeden z dużą ilością ludzi, a drugi, który jest częścią większego zespołu. Kiedy wysyłasz komuś wiadomość bezpośrednio, tworzysz przestrzeń tylko między wami i nikt inny nie może dołączyć do tej rozmowy. Jeśli chcesz komunikować się z większą liczesz osób na określony temat, możesz utworzyć przestrzeń, w której możesz ze sobą współpracować. Jeśli zakres zostanie rozszerzony z pierwotnego zamiaru tej przestrzeni, może być konieczne utworzenie zespołu i przeniesienie przestrzeni do zespołu.

Buduj swoje zespoły

Zazwyczaj tworzysz zespoły z jednego z dwóch powodów — jeśli masz na myśli określoną strukturę komunikacji dla dużego projektu lub grupy osób lub jeśli wyrosłaś z utworzonej przestrzeni. Zespoły są po prostu zbiorem powiązanych przestrzeni. Są świetne dla konsekwentnej grupy ludzi, którzy będą pracować nad czymś przez długi czas. Że coś może być skomplikowane i obejmować wiele działań lub podprojektów dzieje się w tym samym czasie. Możesz stworzyć inną przestrzeń dla każdego elementu układanki.

Załóżmy, że zarządzasz zespołem około 10 osób w dziale finansów dużej firmy. Gdy twój zespół korzysta z aplikacji, możesz utworzyć zespół o nazwie "Finanse". Gdy tworzysz zespół, stajesz się jego moderatorem, a wszyscy, których dodajesz, są członkami zespołu. Zostaną one automatycznie dodane do generała drużyny , czyli miejsca domyślnego i jedynego, do którego członkowie zespołu zostaną automatycznie dodali.

Organizowanie zespołów

Należy rozważyć użycie ogólnego miejsca dla anonsów, gdzie można udostępniać ważne informacje jako wiadomości tylko do odczytu. Tylko moderatorzy zespołu będą mogli publikować posty w przestrzeni, a ty zapobiegniesz utracie tych ważnych wiadomości w toczących się dyskusjach w innych przestrzeniach zespołu.

To, jak ustrukturyzujesz swój zespół, jest kluczem do sukcesu twojego zespołu. Każdy członek zespołu może dodać przestrzenie do zespołu, aby podzielić się swoją wiedzą. Każdy w zespole może zobaczyć dostępne przestrzenie zespołu i dołączyć do nich na własną rękę. Jeśli chcesz, aby Twój zespół postępowali zgodnie z wytycznymi podczas tworzenia przestrzeni zespołu, poinformuj ich o tym.

Umiarkowane przestrzenie zespołu

Moderowanie przestrzeni w zespole umożliwia kontrolowanie, które przestrzenie są dostępne i kto do nich należy. Daje to kontrolę nad tym, kto widzi zawartość w przestrzeni. Jest to przydatne na przykład wtedy, gdy jesteś moderatorem udostępnianym poufnym lub poufnym informacjom grupie docelowych osób. Możesz zablokować te poufne informacje od innych osób w zespole, które nie mają wymaganych uprawnień.

Podczas tworzenia zespołu jesteś moderatorem zespołui kontrolujesz przestrzenie i członków zespołu.

Moderatorzy zespołu mogą również przypisywać się jako moderatorzy do dowolnych moderowane przestrzenie w swoich zespołach. Moderatorzy zespołu mogą samodzielnie dołączać do dowolnej przestrzeni i promować się, aby moderować tę przestrzeń. Mogą również przypisać innych moderatorów przestrzeni, którzy muszą być członkami zespołu.

Każdy członek zespołu może stworzyć przestrzeń zespołu i wybrać opcję moderowania przestrzeni. Następnie stają się moderatorem tej przestrzeni. Inni członkowie zespołu nie mogą się do niej przyłączyć i muszą poprosić moderatora o dołączenie.

Dodaj więcej moderatorów

Możesz również przypisać innych moderatorów do zespołu, aby ułatwić aktualizowanie listy członków zespołu lub zaktualizować szczegóły zespołu. Moderatorzy mogą pomóc w upewnieniu się, że wszystkie przestrzenie w zespole są aktywne, archiwizując miejsca, których nie używasz, lub przywracając wszystkie potrzebne miejsca. Mogą również usuwać osoby z zespołu, które już nad tym nie pracują.

Wreszcie, gdy wszyscy pracują, możesz zarchiwizować swój zespół i przygotować się do stworzenia następnego zespołu!