Postępuj zgodnie z wytycznymi swojej firmy

Twoja firma może już mieć określone wytyczne, których należy przestrzegać podczas tworzenia przestrzeni lub zespołów. Na przykład można oczekiwać, że menedżerowie będą mieli miejsce poświęcone ich bezpośrednim raportom lub cała grupa technologiczna może mieć zespół, do którego wszyscy zostaną automatycznie dodani. Jeśli więc jesteś w stanie stworzyć nowe przestrzenie i zespoły, aby współpracownicy mogli współpracować, najpierw sprawdź wytyczne swojej firmy. Ponieważ większość ludzi będzie pracować w wielu przestrzeniach i zespołach jednocześnie, przestrzeganie podobnych wytycznych ułatwia wszystkim.

Zacznij od spacji

Przestrzeń to miejsce, w którym cała akcja odbywa się w aplikacji Webex. To miejsce, w którym wysyłasz wiadomości, udostępniasz pliki, planujesz spotkania, wykonujesz połączenia i tak dalej. Możesz mieć kilka rodzajów przestrzeni : jedną z jedną osobą, jedną z dużą ilością osób i jedną, która jest częścią większego zespołu. Kiedy wysyłasz komu ś wiadomość bezpośrednio , tworzysz przestrzeń bezpośrednio między wami, i nikt inny nie może dołączyć do tej rozmowy. Jeśli chcesz komunikować się z większą liczbą osób na określony temat, możesz stworzyć przestrzeń, w której wszyscy możecie współpracować. Jeśli Twój zakres rozszerza się od pierwotnego zamiaru tej przestrzeni, być może będziesz musiał stworzyć zespół i przenieść przestrzeń do zespołu .

Buduj swoje zespoły

Generalnie tworzysz zespoły z dwóch powodów — jeśli masz na myśli określoną strukturę komunikacji dla dużego projektu lub grupy osób lub jeśli wyrosłeś z utworzonej przestrzeni. Zespoły to po prostu zbiór powiązanych przestrzeni. Są świetne dla konsekwentnej grupy ludzi, którzy będą nad czymś pracować przez długi czas. To może być skomplikowane i wiązać się z wieloma działaniami lub podprojektami działającymi w tym samym czasie. Możesz stworzyć inną przestrzeń dla każdego elementu układanki.

Załóżmy, że zarządzasz zespołem około 10 osób w dziale finansów dużej firmy. Gdy Twój zespół korzysta z aplikacji, możesz utworzyć zespół o nazwie „Finanse”. Kiedy tworzysz zespół, stajesz się jego moderatorem , a każdy, kogo dodasz, jest członkiem zespołu. Zostaną one automatycznie dodane do ogól nego zespołu , który jest domyślnym miejscem i jedynym, do którego członkowie zespołu są automatycznie dodawani.

Organizuj swoje zespoły

Rozważ użycie przestrzeni Ogól ne dla ogłoszeń, w których możesz udostępniać ważne informacje jako wiadomości tylko do odczytu. Tylko moderatorzy zespołu będą mogli publikować w przestrzeni, a Ty zapobiegniesz utracie tych ważnych wiadomości podczas trwających dyskusji odbywających się w innych przestrzeniach zespołu.

Sposób, w jaki zorganizujesz swój zespół, jest kluczem do sukcesu zespołu. Każdy członek zespołu może dodawać przestrzenie do zespołu w celu dzielenia się swoją wiedzą. Każdy członek zespołu może zobaczyć dostępne przestrzenie zespołu i dołączyć do nich samodzielnie. Jeśli chcesz, aby Twój zespół postępował zgodnie z wytycznymi podczas tworzenia przestrzeni zespołowych, koniecznie daj im znać.

Umiarkowane przestrzenie zespołowe

Kiedy moderujesz przestrzeń w zespole, kontrolujesz, które przestrzenie są dostępne i kto do nich należy. Daje to kontrolę nad tym, kto widzi treść w przestrzeni. Jest to przydatne, na przykład, gdy jesteś moderatorem dostarczającym poufne lub poufne informacje docelowej grupie osób. Możesz zablokować te poufne informacje innym osobom w zespole, które nie mają wymaganych uprawnień.

Tworząc zespół, jesteś moderatorem zespołu i kontrolujesz przestrzenie i członków zespołu.

Moderatorzy zespołu mogą również przypisać się jako moderatorów do dowolnych moderowanych przestrzeni w swoich zespołach. Moderatorzy zespołu mogą samodzielnie dołączyć do dowolnej przestrzeni i promować się, aby moderować tę przestrzeń. Mogą również przypisać innych moderatorów przestrzeni, którzy muszą być członkami zespołu.

Każdy członek zespołu może stworzyć przestrzeń zespołową i może zdecydować się na moderowanie przestrzeni. Następnie stają się moderatorem tej przestrzeni. Inni członkowie zespołu nie mogą samodzielnie dołączyć i muszą poprosić moderatora o dołączenie.

Dodaj więcej moderatorów

Możesz także przypisać innych moderatorów do zespołu, aby pomóc w aktualizowaniu listy członków zespołu lub zaktualizować szczegóły zespołu. Moderatorzy mogą pomóc upewnić się, że wszystkie przestrzenie w zespole są aktywne, archiwizując przestrz enie, których nie używasz, lub przywrac ając ponownie potrzebne miejsca. Mogą również usunąć osoby z zespołu , które już nad tym nie pracują.

Wreszcie, gdy praca wszystkich przejdzie do nowych projektów, możesz archiwizować swój zespół i przygotować się do stworzenia następnego zespołu!