Wenn Ihre Teams mit der Arbeit in beginnen, sollten Sie sich Zeit nehmen, um über die geeignetste Strukturierung Ihrer Teams und Bereiche nachzudenken. Wenn Sie einen systematischen Ansatz verfolgen, wird es Ihnen wahrscheinlich leichter fallen, Ihren Arbeitsablauf zu steuern und Ihr Team besser zu unterstützen. Sie können allgemeine Prozesse etablieren, Entscheidungen treffen, allgemeines Wissen aufbauen und Ihre Teamkultur vereinfachen.

Befolgen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens

Ihr Unternehmen hat möglicherweise bereits spezifische Richtlinien eingeführt, die Sie beachten sollten, wenn Sie Bereiche oder Teams erstellen. Beispielsweise wird möglicherweise vorausgesetzt, dass Manager über einen dezidierten Raum für ihre direkt unterstellten Mitarbeiter verfügen oder dass eine gesamte Technologiegruppe ein Team hat, dem alle Teilnehmer automatisch hinzugefügt werden. Wenn Sie also in der Lage sind, neue Bereiche und Teams für die Zusammenarbeit Ihrer Kollegen zu erstellen, überprüfen Sie zunächst Ihre Unternehmensrichtlinien. Da die meisten Menschen in mehreren Bereichen und Teams gleichzeitig arbeiten werden, erleichtert die Einhaltung ähnlicher Richtlinien allen die Arbeit.

Beginnen Sie mit Bereichen

In einem Bereich finden alle Aktionen in statt. Dort können Sie Nachrichten senden, Dateien teilen, Meetings planen, Anrufe tätigen, und so weiter. Sie können mehrere Arten von Bereichen haben: einen mit nur einer anderen Person, einen mit vielen Personen und einen, der Teil eines größeren Teams ist. Wenn Sie jemandem eine Direktnachricht schicken, erstellen Sie einen Bereich nur zwischen Ihnen beiden, und kein anderer Benutzer kann diesem Gespräch beitreten. Wenn Sie mit mehreren Personen zu einem bestimmten Thema kommunizieren möchten, können Sie einen Bereich erstellen, in dem alle miteinander zusammenarbeiten können. Wenn Ihr Umfang über den ursprünglichen Zweck dieses Bereichs hinausgeht, müssen Sie unter Umständen ein Team erstellen und den Bereich in ein Team verschieben.

Stellen Sie Ihre Teams zusammen

In der Regel werden Sie aus einem von zwei Gründen Teams erstellen: Wenn Sie eine bestimmte Kommunikationsstruktur für ein großes Projekt oder eine Gruppe von Personen planen oder wenn Sie aus einem von Ihnen erstellten Bereich herausgewachsen sind. Teams sind einfach eine Sammlung aus ähnlichen Bereichen. Sie sind ideal für eine einheitliche Gruppe von Leuten, die schon seit längerem an etwas arbeitet. Das kann etwas kompliziert sein und eine Menge Aktivitäten oder Teilprojekte beinhalten, die zur gleichen Zeit passieren. Sie können für jedes Rätsel einen anderen Raum erstellen.

Nehmen wir an, dass Sie ein Team von ca. 10 Personen in der Finanzabteilung eines großen Unternehmens verwalten. Sobald Ihr Team die App nutzt, können Sie ein Team erstellen und „Finanzabteilung“ nennen. Wenn Sie ein Team erstellen, werden Sie zu seinem Moderator und jede von Ihnen hinzugefügte Person zu einem Teammitglied. Die Teammitglieder werden automatisch zu Allgemein hinzugefügt. „Allgemein“ ist der Standardbereich und der einzige Bereich, zu dem Teammitglieder automatisch hinzugefügt werden.

Organisieren Sie Ihre Teams

Verwenden Sie ggf. den Bereich Allgemein für Ankündigungen, wo Sie wichtige Informationen als Read-Only-Nachrichten verbreiten können. Nur Team-Moderatoren werden etwas im Bereich veröffentlichen können, und Sie werden verhindern, dass diese wichtigen Nachrichten in den laufenden Diskussionen von anderen Teambereichen verloren gehen.

Die Strukturierung Ihres Teams ist der Schlüssel für seinen Erfolg. Jedes Teammitglied kann Räume zum Team hinzufügen und so sein Wissen teilen. Alle Teammitglieder können die verfügbaren Teambereiche einsehen und ihnen eigenständig beitreten. Wenn Sie möchten, dass Ihr Team bei der Erstellung von Teambereichen Richtlinien einhält, teilen Sie dies dem Team mit.

Teambereiche moderieren

Wenn Sie einen Bereich in einem Team moderieren, steuern Sie, welche Bereiche verfügbar sind und wer zu ihnen gehört. Dadurch haben Sie die Kontrolle darüber, wer die Inhalte im Bereich sieht. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie als Moderator sensible oder vertrauliche Informationen an eine bestimmte Gruppe von Personen weitergeben. Sie können diese sensiblen Informationen von anderen Personen in Ihrem Team blockieren, die nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.

Wenn Sie ein Team erstellen, sind Sie Teammoderator und steuern die Bereiche und Mitglieder Ihres Teams.

Team-Moderatoren können sich auch selbst als Moderatoren für alle moderierten Bereiche in ihren Teams zuweisen. Team-Moderatoren können jedem Bereich selbst Bereich und sich selbst zum Moderator dieses Bereichs Bereich. Sie können auch andere Bereichsmoderatoren zuweisen, die Mitglieder des Teams sein müssen.

Jeder im Team kann einen Teambereich erstellen und den Bereich moderieren. Sie werden dann Moderator dieses Bereichs. Andere Teammitglieder können nicht selbst beitreten und müssen den Moderator bitten, beizutreten.

Mehr Moderatoren hinzufügen

Es kann auch hilfreich sein, dem Team andere Moderatoren zuzuweisen, um die Teammitglieder auf dem neuesten Stand zu halten oder die Teamdetails zu aktualisieren. Moderatoren können helfen sicherzustellen, dass alle Bereiche in Ihrem Team aktiv sind, indem sie nicht verwendete Bereiche archivieren oder wieder benötigte Bereiche wiederherstellen. Darüber hinaus können sie Personen aus dem Team entfernen, die nicht mehr daran mitwirken.

Abschließend, wenn die Arbeiten aller Teammitglieder zu neuen Projekten übergegangen sind, können Sie Ihr Team archivieren und sich darauf vorbereiten, das nächste Team zu erstellen!