Volg de richtlijnen van uw bedrijf

Uw bedrijf heeft misschien al specifieke richtlijnen die u moet volgen bij het creëren van ruimtes of teams. Van managers kan bijvoorbeeld worden verwacht dat ze een ruimte hebben die gewijd is aan hun directe ondergeschikten, of dat een hele technologiegroep een team heeft waaraan iedereen automatisch wordt toegevoegd. Dus als u in staat bent nieuwe ruimtes en teams te creëren waar uw collega's kunnen samenwerken, kijk dan eerst naar de richtlijnen van uw bedrijf. Aangezien de meeste mensen in meerdere ruimtes en teams tegelijk zullen werken, wordt het voor iedereen gemakkelijker om soortgelijke richtlijnen te volgen.

Begin met Spaces

Een ruimte is waar alle actie plaatsvindt in de Webex-app. Daar verstuurt u berichten, deelt u bestanden, plant u vergaderingen, voert u gesprekken, enzovoort. U kunt verschillende soorten ruimtes hebben : één met slechts één andere persoon, één met veel mensen en één die deel uitmaakt van een groter team. Als u iemand rechtstreeks een bericht stuurt , creëert u een ruimte tussen u twee, en niemand anders kan deelnemen aan dat gesprek. Als u met meer mensen over een specifiek onderwerp wilt communiceren, kunt u een ruimte creëren waar u allemaal kunt samenwerken. Als uw bereik groter is dan de oorspronkelijke bedoeling van die ruimte, moet u misschien een team samenstellen en de ruimte naar een team verplaatsen .

Stel uw teams samen

Over het algemeen stelt u teams samen om een van de volgende twee redenen: als u een specifieke communicatiestructuur voor een groot project of een grote groep mensen in gedachten hebt, of als u uit een ruimte bent gegroeid die u hebt gecreëerd. Teams zijn gewoon een verzameling gerelateerde ruimtes. Ze zijn geweldig voor een vaste groep mensen die nog lang met iets bezig zullen zijn. Dat iets ingewikkeld kan zijn en gepaard kan gaan met veel activiteiten of subprojecten die tegelijkertijd plaatsvinden. U kunt voor elk puzzelstukje een andere ruimte creëren.

Stel dat u leiding geeft aan een team van ongeveer 10 mensen op de financiële afdeling van een groot bedrijf. Zodra uw team de app gebruikt, kunt u een team samenstellen met de naam „Financiën”. Wanneer u een team opricht, wordt u de moderator ervan , en iedereen die u toevoegt is lid van het team. Ze worden automatisch toegevoegd aan de algemene ruimte van het team , wat de standaardruimte is, en de enige ruimte waaraan uw teamleden automatisch worden toegevoegd.

Organiseer uw teams

Overweeg om de algemene ruimte te gebruiken voor aankondigingen, waar u belangrijke informatie kunt delen in de vorm van berichten die alleen gelezen kunnen worden. Alleen de moderators van het team kunnen berichten plaatsen in de ruimte, en u voorkomt dat u deze belangrijke berichten kwijtraakt tijdens de lopende discussies in de andere teamruimten.

Hoe u uw team structureert, is de sleutel tot het succes van uw team. Iedereen in het team kan ruimtes aan het team toevoegen om zijn kennis te delen. Iedereen in het team kan de beschikbare teamruimtes zien en zich bij hen aansluiten. Als u wilt dat uw team de richtlijnen volgt bij het creëren van teamruimten, zorg er dan voor dat u hen dat laat weten.

Gematigde ruimten voor teams

Wanneer u een ruimte modereert in een team, bepaalt u welke ruimten beschikbaar zijn en wie er bij hoort. Dit geeft u de controle over wie de inhoud in de ruimte ziet. Dit is bijvoorbeeld nuttig wanneer u als moderator gevoelige of vertrouwelijke informatie verstrekt aan een doelgroep. U kunt deze gevoelige informatie blokkeren voor andere mensen in uw team die niet over de vereiste machtigingen beschikken.

Wanneer u een team creëert, bent u een teammoderator en beheert u de ruimtes en leden van uw team.

Teammoderators kunnen zichzelf ook als moderator toewijzen aan alle gemodereerde ruimtes in hun teams. Teammoderators kunnen zelf lid worden van elke ruimte en zichzelf promoten om die ruimte te modereren. Ze kunnen ook andere ruimtemoderators aanwijzen, die lid moeten zijn van het team.

Iedereen in het team kan een teamruimte creëren en kan ervoor kiezen om de ruimte te modereren. Vervolgens worden ze de moderator van die ruimte. Andere teamleden kunnen niet zelf lid worden en moeten de moderator vragen om lid te worden.

Meer moderators toevoegen

U kunt ook andere moderators aan het team toewijzen om de lijst met teamleden up-to-date te houden of om de teamgegevens bij te werken. Moderators kunnen u helpen ervoor te zorgen dat alle ruimten in uw team actief zijn door ruimten te archiveren die u niet gebruikt, of door ruimten te herstellen die u opnieuw nodig hebt. Ze kunnen ook mensen uit het team verwijderen die er niet meer mee bezig zijn.

Tot slot, als iedereen zijn werk naar nieuwe projecten heeft verplaatst, kunt u uw team archiveren en u klaarmaken om uw volgende team samen te stellen!