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Los eventos híbridos combinan los beneficios de un evento virtual con la magia de un evento en persona, creando una experiencia inclusiva para una audiencia global. Un evento híbrido tiene elementos presenciales y digitales que se adaptan a cada audiencia. Por ejemplo, los asistentes en persona pueden asistir a una sesión en vivo que se transmite simultáneamente a una audiencia virtual. También es posible presentar sesiones a los asistentes virtuales como video bajo demanda o contenido simulado.

• Cultivar la inclusión - ¡El hecho de ser híbrido abre su evento al mundo entero! 🌍 Las personas que de otra manera no podrían asistir debido a limitaciones de salud, financieras o de tiempo pueden ser parte de su evento desde donde quiera que estén. La transmisión en vivo no solo abre sus sesiones en persona a los asistentes remotos, sino que también proporciona subtítulos para todos, ¡incluidos los asistentes en persona que se unen a una transmisión desde sus dispositivos móviles!

• Construya una comunidad más grande: una experiencia híbrida allana el camino para un compromiso continuo antes, durante y después del evento. Esto le permite capturar información, interactuar con los asistentes y mostrar patrocinadores durante todo el año.

• Ampliar el retorno de la inversión (ROI) del patrocinio: los eventos híbridos permiten oportunidades de patrocinio tanto digitales como presenciales. Con una amplia gama de opciones, ¡es probable que atraiga aún más patrocinadores! Le mostraremos cómo hacerlo en nuestro artículo de Showcase Sponsors.

• Amplíe su lista de oradores: al igual que los asistentes, es posible que algunos oradores no puedan viajar en el sitio. Permitir presentaciones remotas puede dar paso a talentos que de otro modo no podrían participar.

Para crear una experiencia de evento unificada e inclusiva, necesita adaptarla a las necesidades de ambas audiencias. Adaptar su contenido y experiencias al espacio virtual es más fácil y más sencillo de lo que piensa. Aquí hay algunas consideraciones para ayudarle a planificar:

• Haga un mapa de su viaje como asistente - Haga un mapa de todos los puntos de contacto, desde el momento en que su asistente se registra hasta que recibe su encuesta posterior al evento. ¡Preste mucha atención a lo que hace que su evento sea especial! ¿La gente viene por las increíbles oportunidades de networking? ¿Qué pasa con los expositores curados, la formación estelar o las demostraciones de productos de lo que está por venir? Asegúrese de que ambas audiencias obtengan el beneficio completo.

• Combine ofertas de patrocinio virtual y presencial: cree paquetes de patrocinio pensando en ambas audiencias. Por ejemplo, los patrocinadores de niveles superiores pueden recibir Lead Retrieval (en persona) y también botones de llamada a la acción de los asistentes en su perfil de patrocinador (para uso virtual y presencial). Ofrezca sesiones patrocinadas, anuncios publicitarios, pantallas de bienvenida, regalos, notificaciones, desafíos de juegos y más.

• Planifique el personal y los recursos: hacer que su evento esté disponible en persona y virtualmente a menudo requiere planificación, inversión y personal adicionales. Es posible que necesite más moderadores para facilitar las sesiones, soluciones y personal de cumplimiento de seguridad, recursos tecnológicos y un equipo AV.

• Precios: algunos organizadores de eventos híbridos optan por descontar sus boletos virtuales, especialmente cuando lanzan por primera vez el aspecto virtual de su evento. Conoce mejor a su audiencia y el valor de sus ofertas. Considere mantener los costos de boletos virtuales más bajos para seguir siendo inclusivos, y trate de incentivar también la asistencia en persona.

• Gamifique su evento de manera inclusiva: el Event Game es una excelente manera de involucrar tanto a su audiencia virtual como en persona. ¡Cree un juego con desafíos que el público pueda completar o cree un juego diferente para cada audiencia! Si solo tiene uno, asegúrese de que los asistentes presenciales y virtuales puedan completar todos los desafíos que cree.

• Ensaye y pruebe - Haga que sus presentadores realicen una prueba de transmisión en vivo al menos un día antes del evento. Asegúrese de que prueben con la misma tecnología en el mismo espacio que usarán para el negocio real. Esto ayuda a minimizar los problemas tecnológicos, asegura que sepan cómo participar y que todos estén en sintonía. Haga que el personal inicie sesión en la aplicación Event en la aplicación móvil y tenga experiencia web con anticipación para realizar pruebas exhaustivamente y asegurarse de que todo funcione de la manera que desea.

• Incremente descansos para los asistentes virtuales: debido a que las audiencias virtuales pueden tener más distracciones a su alrededor, le recomendamos que mantenga el contenido corto y específico, y que proporcione descansos adicionales para los participantes virtuales.

• Contrate a un equipo AV de estrellas. Si tiene transmisiones en vivo, sea muy exigente con su equipo AV. ¡Esto puede hacer o romper su evento! Puede encontrar un equipo asociado con su lugar en persona o a través de referencias de otros organizadores. Reúna referencias de clientes anteriores y verifique que las empresas tengan experiencia previa con eventos híbridos. Consulte nuestro artículo sobre la preparación de su equipo de AV para eventos híbridos para obtener muchos más consejos.

• Personalice la experiencia: use grupos para mostrar contenido a los asistentes en función de si son asistentes presenciales o virtuales. Los grupos le permiten enviar anuncios personalizados, mostrar u ocultar funciones y sesiones, crear contenido de banner y mucho más.

• Use salas de video: acerque a sus asistentes virtuales y presenciales con salas virtuales de rompehielos, reuniones para grupos y redes a las que cualquier asistente puede unirse. ¿Planea una hora de cóctel en persona o una sesión de networking? ¡Configure algunos puestos para iPad en el lugar donde los asistentes en persona puedan simplemente comenzar a hablar con los asistentes virtuales en una sala de video! 👋

• Mejore con visualización en vivo: ¡La visualización en vivo no es solo para eventos en persona! Utilícelo como un “comercial” entre sesiones, o como una función de “bienvenida” en elWeb App. La pantalla en vivo le permite resaltar fácilmente una tabla de líderes de conexión, realizar un dibujo, mostrar publicaciones en el muro y el marcador del juego de eventos, otorgar a los patrocinadores una visibilidad y oportunidades de marca increíbles, y más. Lea nuestro artículo Introducción a la visualización en vivo para obtener más detalles.

Hay mucho que considerar con un evento híbrido, así que aquí hay algunos recursos más que hemos recopilado para que comience:

• Experimente lo que Webex Events tiene para ofrecerle en nuestro evento de demostración.

• 🎓 Curso de Webex Academy: Cómo llevar a cabo un evento híbrido exitoso

• Visite Webex Academy y siga el plan de aprendizaje de Webex Events Foundations para aprender todo sobre el uso de Webex Events.