Благодарим вас за обратную связь.

Гибридные мероприятия сочетают в себе преимущества виртуального мероприятия с магией очного мероприятия, создавая инклюзивный опыт для мировой аудитории. Гибридное мероприятие включает в себя как очные, так и цифровые элементы, адаптированные для каждой аудитории. Например, очные участники могут посетить прямую трансляцию, которая одновременно транслируется виртуальной аудитории. Кроме того, виртуальным участникам можно представить сеансы в виде видео по запросу или в виде симуляционного контента.

• Развивайте инклюзивность — переход на гибридный формат откроет ваше мероприятие для всего мира! 🌍 Люди, которые в противном случае не смогли бы принять участие из-за нехватки здоровья, финансовых средств или времени, могут принять участие в вашем мероприятии, где бы они ни находились. Прямая трансляция не только открывает доступ к личным сессиям для удаленных участников, но и предоставляет скрытые субтитры всем, включая тех, кто лично присоединяется к трансляции со своих мобильных устройств!

• Создайте более крупное сообщество — гибридный интерфейс позволяет постоянно взаимодействовать до, во время и после мероприятия. Это позволяет собирать информацию, общаться с участниками и привлекать спонсоров в течение всего года.

• Увеличьте окупаемость инвестиций (ROI) спонсорства. Гибридные мероприятия предоставляют возможность спонсорства как в цифровом формате, так и в очной форме. Благодаря широкому спектру вариантов вы, скорее всего, привлечете еще больше спонсоров! Мы расскажем вам, как это сделать, в нашей статье «Спонсоры Showcase».

• Расширьте список выступающих. Как и присутствующие, некоторые спикеры могут не иметь возможности выехать на место. Разрешение удаленных презентаций может привлечь талантливых специалистов, которые в противном случае не смогли бы принять в них участие.

Чтобы создать единое и инклюзивное мероприятие, необходимо адаптировать его к потребностям обеих аудиторий. Адаптировать контент и впечатления к виртуальному пространству проще и удобнее, чем вы думаете. Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам в планировании:

• Составьте карту маршрута участников — нанесите на карту все точки соприкосновения, начиная с момента регистрации участника и заканчивая получением результатов опроса после мероприятия. Обратите особое внимание на то, что делает ваше мероприятие особенным! Люди приходят сюда за прекрасными возможностями для налаживания связей? Как насчет тщательно отобранных экспонентов, отличных тренингов или кратких демонстраций продуктов, которые нас ждут в будущем? Убедитесь, что обе аудитории получат все преимущества.

• Комбинируйте виртуальные и личные спонсорские предложения — создавайте спонсорские пакеты с учетом потребностей обеих аудиторий. Например, спонсоры более высокого уровня могут получать информацию о потенциальных клиентах (для личных встреч), а также кнопки с призывом к действию для участников в профиле спонсора (как виртуально, так и лично). Предлагайте спонсорские сессии, рекламные баннеры, заставки, розыгрыши призов, уведомления, игровые задания и многое другое.

• Планируйте персонал и ресурсы. Чтобы ваше мероприятие было доступно лично и виртуально, часто требуется дополнительное планирование, инвестиции и персонал. Возможно, вам понадобится больше модераторов для проведения сессий, решения и персонал по обеспечению соответствия требованиям безопасности, технические ресурсы и команда специалистов по аудиовизуальному оборудованию.

• Цены. Некоторые организаторы гибридных мероприятий предпочитают делать скидки на виртуальные билеты, особенно когда они впервые запускают виртуальный формат мероприятия. Вы лучше всех знаете свою аудиторию и ценность своих предложений. Рассмотрите возможность снижения стоимости виртуальных билетов, чтобы оставаться инклюзивными, а также поощряйте очное посещение.

• Сделайте свое мероприятие включительно геймифицированным — игра Event Game — отличный способ привлечь как виртуальную, так и очную аудиторию. Создайте одну игру с заданиями, которые сможет выполнить любая аудитория, или создайте отдельную игру для каждой аудитории! Если у вас есть только одно задание, убедитесь, что все созданные вами задания смогут выполнить как очные, так и виртуальные участники.

• Репетируйте и тестируйте. Попросите докладчиков провести тест в прямом эфире как минимум за день до начала мероприятия. Убедитесь, что они тестируют с использованием той же технологии в том же помещении, где они будут работать в реальных условиях. Это помогает свести к минимуму технические проблемы, поможет им научиться работать с ними и поможет всем прийти к единому мнению. Попросите сотрудников заранее войти в приложение «Мероприятия» в мобильном приложении и воспользоваться Интернетом, чтобы провести тщательное тестирование и убедиться, что все работает так, как вы хотите.

• Сделайте перерывы для виртуальных участников. Поскольку виртуальная аудитория может больше отвлекать внимание, мы рекомендуем делать контент кратким и целенаправленным, а виртуальным участникам делать дополнительные перерывы.

• Наймите звездную команду AV. Если у вас есть прямые трансляции, будьте очень требовательны к своей команде. Это может испортить или прервать ваше мероприятие! Вы можете найти команду, связанную с вашим залом, лично или по рекомендациям других организаторов. Соберите рекомендации предыдущих клиентов и убедитесь, что компании уже имели опыт проведения гибридных мероприятий. Дополнительные советы вы найдете в нашей статье о подготовке команды по аудиовизуальным мероприятиям для гибридных мероприятий.

• Персонализируйте впечатления — используйте группы, чтобы показывать участникам контент в зависимости от того, являются ли они очными или виртуальными участниками. Группы позволяют отправлять персонализированные объявления, показывать или скрывать функции и сеансы, курировать содержимое баннеров и многое другое.

• Используйте видеокомнаты — сближайте своих виртуальных и личных участников с помощью виртуальных ледоколов, конференц-залов и комнат для общения, к которым может присоединиться любой участник. Планируете очный коктейльный час или сеанс общения? Установите на месте несколько стендов для iPad, где присутствующие смогут просто начать общаться с виртуальными посетителями в видеозале! 👋

• Расширьте возможности с помощью Live Display — Live Display предназначен не только для личных мероприятий! Используйте его в качестве «рекламного ролика» между сеансами или в качестве функции «Добро пожаловать» в. Web App Функция «Live Display» позволяет легко выделить список лидеров по количеству участников, провести розыгрыш, показать посты на стене и результаты турнирных матчей, предоставить спонсорам отличную известность и возможности для продвижения бренда и многое другое. Подробнее читайте в нашей статье «Знакомство с интерактивным дисплеем».

При проведении гибридного мероприятия есть над чем подумать, поэтому для начала мы собрали еще несколько ресурсов:

• Узнайте, что может предложить Webex Events, на нашем демонстрационном мероприятии.

• 🎓 Курс Webex Academy: как провести успешное гибридное мероприятие

• Посетите Академию Webex и следуйте учебному плану Webex Events Foundations, чтобы узнать все об использовании Webex Events.