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Gli eventi ibridi combinano i vantaggi di un evento virtuale con la magia di un evento di persona, creando un'esperienza inclusiva per un pubblico globale. Un evento ibrido ha elementi sia di persona che digitali su misura per ogni pubblico. Ad esempio, i partecipanti di persona possono partecipare a una sessione live in streaming simultaneo con un pubblico virtuale. È anche possibile presentare sessioni ai partecipanti virtuali come video on demand o contenuti simulivi.

• Coltivare l'inclusività - Going hybrid apre il suo evento a tutto il mondo! 🌍 Le persone che altrimenti non potrebbero partecipare per motivi di salute, finanziari o di tempo possono partecipare al suo evento ovunque si trovino. Lo streaming live non solo apre le sessioni di persona ai partecipanti remoti, ma fornisce anche sottotitoli per tutti, compresi i partecipanti di persona che si uniscono a uno streaming dai loro dispositivi mobili!

• Costruire una comunità più ampia - Un'esperienza ibrida apre la strada a un coinvolgimento continuo prima, durante e dopo l'evento. Ciò Le consente di acquisire informazioni, interagire con i partecipanti e mostrare gli sponsor tutto l'anno.

• Espandi il ritorno sull'investimento (ROI) della sponsorizzazione - Gli eventi ibridi offrono opportunità di sponsorizzazione sia digitali che di persona. Con un'ampia gamma di opzioni, è probabile che attiri ancora più sponsor! Le mostreremo come fare nel nostro articolo Showcase Sponsors.

• Espandi l'elenco degli oratori — Come i partecipanti, alcuni oratori potrebbero non essere in grado di viaggiare in loco. Consentire presentazioni a distanza può far entrare talenti che altrimenti non sarebbero in grado di partecipare.

Per creare un'esperienza di evento unificata e inclusiva, deve adattarla alle esigenze di entrambi i segmenti di pubblico. Adattare i suoi contenuti e le sue esperienze allo spazio virtuale è più facile e semplice di quanto pensi. Ecco alcune considerazioni per aiutarla a pianificare:

• Mappa il percorso del suo partecipante - Mappi tutti i punti di contatto, dal momento in cui il partecipante si registra fino a quando riceve il suo sondaggio post-evento. Presta molta attenzione a ciò che rende speciale il suo evento! Le persone vengono per le fantastiche opportunità di networking? E gli espositori curati, la formazione stellare o le demo di prodotto in anteprima di ciò che verrà? Si assicuri che entrambi i segmenti di pubblico ne traggano il massimo vantaggio.

• Unisci offerte di sponsorizzazione virtuali e di persona - Crea pacchetti di sponsorizzazione pensando a entrambi i segmenti di pubblico. Ad esempio, gli sponsor di livello superiore possono ricevere Lead Retrieval (di persona) e anche i pulsanti di invito all'azione dei partecipanti nel loro profilo di sponsor (virtuale e di persona). Offra sessioni sponsorizzate, banner pubblicitari, schermate iniziali, omaggi, notifiche, sfide di gioco e altro ancora.

• Pianifica il personale e le risorse - Rendere il suo evento disponibile di persona e praticamente spesso richiede pianificazione, investimenti e personale aggiuntivi. Potrebbe aver bisogno di più moderatori per facilitare le sessioni, soluzioni e personale per la conformità alla sicurezza, risorse tecniche e un team AV.

• Prezzi - Alcuni organizzatori di eventi ibridi scelgono di scontare i loro biglietti virtuali, in particolare quando lanciano per la prima volta l'aspetto virtuale del loro evento. Lei conosce meglio il suo pubblico e il valore delle sue offerte. Consideri di abbassare i costi dei biglietti virtuali per rimanere inclusivi e cerchi anche di incentivare la partecipazione di persona.

• Gamify il suo evento in modo inclusivo - The Event Game è un ottimo modo per coinvolgere il suo pubblico virtuale e di persona. Crei un gioco con sfide che entrambi gli spettatori possano completare o creane un gioco diverso per ogni pubblico! Se ne ha solo una, si assicuri che sia i partecipanti di persona che quelli virtuali possano completare tutte le sfide che crea.

• Provi ed esegua il test - Chieda ai suoi relatori di condurre un test in live streaming almeno un giorno prima dell'evento. Si assicuri che eseguano i test con la stessa tecnologia nello stesso spazio che useranno per i test reali. Questo aiuta a ridurre al minimo i problemi tecnici, assicura che sappiano come interagire e mette tutti sulla stessa pagina. Chieda al personale di accedere in anticipo all'Event App sull'app mobile e all'esperienza web per testare a fondo e assicurarsi che tutto funzioni come desidera.

• Prepara delle pause per i partecipanti virtuali - Poiché il pubblico virtuale può avere più distrazioni intorno a sé, Le consigliamo di mantenere i contenuti brevi e mirati e di fornire pause extra per i partecipanti virtuali.

• Assuma un team AV stellare - Se ha dei live streaming, sia molto esigente riguardo al suo team AV. Questo può creare o distruggere il suo evento! Può trovare un team associato alla sua sede di persona o tramite referenze di altri organizzatori. Raccogli le referenze dei clienti precedenti e verifica che le aziende abbiano precedenti esperienze con eventi ibridi. Si riferisca al nostro articolo sulla preparazione del suo team AV ibrido per eventi per molti altri suggerimenti.

• Personalizza l'esperienza: usa i gruppi per mostrare i contenuti ai partecipanti in base al fatto che siano partecipanti di persona o virtuali. I gruppi Le consentono di inviare annunci personalizzati, mostrare o nascondere funzionalità e sessioni, curare i contenuti dei banner e altro ancora.

• Usa le sale video: avvicina i suoi partecipanti virtuali e di persona con sale rompighiaccio virtuali, per gruppi di lavoro e di networking a cui qualsiasi partecipante può partecipare. Sta programmando un cocktail hour di persona o una sessione di networking? Allestisca alcuni stand per iPad nel luogo in cui i partecipanti di persona possano semplicemente iniziare a parlare con i partecipanti virtuali in una sala video! 👋

• Migliora con Live Display — Live Display non è solo per eventi di persona! Usalo come «spot» tra una sessione e l'altra o come funzione «Benvenuto» nelWeb App. Live Display Le consente di evidenziare facilmente la classifica di una connessione, tenere un disegno, mostrare i post sulla bacheca e il tabellone dell'Event Game, concedere agli sponsor incredibili opportunità di visibilità e branding e altro ancora. Legga il nostro articolo Introduzione al Live Display per i dettagli.

C'è molto da considerare in un evento ibrido, quindi ecco altre risorse che abbiamo raccolto per iniziare:

• Scopri cosa ha da offrire Webex Events nel nostro evento dimostrativo.

• 🎓 Corso Webex Academy: come organizzare un evento ibrido di successo

• Visiti la Webex Academy e segua il piano di formazione Webex Events Foundations per scoprire tutto sull'uso di Webex Events.