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Les événements hybrides associent les avantages d'un événement virtuel à la magie d'un événement en présentiel, créant ainsi une expérience inclusive pour un public mondial. Un événement hybride comporte des éléments en présentiel et numériques adaptés à chaque public. Par exemple, les participants en personne peuvent assister à une session en direct diffusée simultanément sur un public virtuel. Il est également possible de présenter les sessions aux participants virtuels sous forme de vidéo à la demande ou de contenu en direct.

• Favorisez l'inclusion : en optant pour un événement hybride, le monde entier sera ouvert à votre événement ! 🌍 Les personnes qui n'auraient pas pu y assister autrement pour des raisons de santé, de finances ou de temps peuvent participer à votre événement où qu'elles se trouvent. La diffusion en direct permet non seulement d'ouvrir vos sessions en personne à distance, mais elle propose également des sous-titres codés pour tout le monde, y compris les participants qui rejoignent un stream depuis leur appareil mobile !

• Créez une communauté plus large - Une expérience hybride ouvre la voie à un engagement continu avant, pendant et après l'événement. Cela vous permet de recueillir des informations, d'interagir avec les participants et de présenter des sponsors tout au long de l'année.

• Augmentez le retour sur investissement (ROI) des parrainages - Les événements hybrides offrent des opportunités de sponsoring à la fois numériques et en personne. Avec un large éventail d'options, vous attirerez probablement encore plus de sponsors ! Nous vous expliquerons comment procéder dans notre article Showcase Sponsors.

• Élargissez votre liste de conférenciers — Comme les participants, certains conférenciers ne pourront peut-être pas se déplacer sur place. Autoriser les présentations à distance peut faire émerger des talents qui n'auraient pas pu participer autrement.

Pour créer une expérience événementielle unifiée et inclusive, vous devez l'adapter aux besoins des deux publics. Adapter votre contenu et vos expériences à l'espace virtuel est plus facile et plus fluide que vous ne le pensez. Voici quelques points à prendre en compte pour vous aider à planifier :

• Cartographiez le parcours de vos participants - Cartographiez tous les points de contact, depuis l'inscription de vos participants jusqu'à la réception de votre enquête après l'événement. Faites très attention à ce qui rend votre événement spécial ! Est-ce que les gens viennent pour les formidables opportunités de réseautage ? Qu'en est-il des exposants sélectionnés, de la formation exceptionnelle ou des démonstrations de produits à venir ? Assurez-vous que les deux publics en profitent pleinement.

• Combinez des offres de parrainage virtuelles et en personne. Créez des packages de parrainage en tenant compte des deux publics. Par exemple, les sponsors de niveau supérieur peuvent bénéficier de la fonction Lead Retrieval (en présentiel), ainsi que de boutons d'appel à l'action pour les participants sur leur profil de sponsor (pour le virtuel et en personne). Proposez des sessions sponsorisées, des bannières publicitaires, des écrans de démarrage, des cadeaux, des notifications, des défis de jeu, etc.

• Planifiez le personnel et les ressources - La mise en place de votre événement en personne et virtuellement nécessite souvent une planification, des investissements et du personnel supplémentaires. Vous aurez peut-être besoin de plus de modérateurs pour animer les sessions, de solutions et de personnel en matière de conformité en matière de sécurité, de ressources techniques et d'une équipe audiovisuelle.

• Tarifs - Certains organisateurs d'événements hybrides choisissent de réduire leurs billets virtuels, en particulier lorsqu'ils lancent la partie virtuelle de leur événement pour la première fois. C'est vous qui connaissez le mieux votre public et la valeur de vos offres. Envisagez de réduire le coût des billets virtuels pour rester inclusif, et essayez également d'encourager la participation en personne.

• Gamifiez votre événement de manière inclusive. The Event Game est un excellent moyen d'impliquer votre public virtuel et en personne. Créez un jeu avec des défis que chaque public peut relever, ou créez un jeu différent pour chaque public ! Si vous n'en avez qu'un, assurez-vous que les participants en personne et virtuels puissent relever tous les défis que vous créez.

• Répétez et testez : demandez à vos présentateurs de faire un test de diffusion en direct au moins un jour avant l'événement. Assurez-vous qu'ils utilisent la même technologie dans le même espace qu'ils utiliseront pour la vraie affaire. Cela permet de minimiser les problèmes techniques, de leur permettre de savoir comment interagir et de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Demandez au personnel de se connecter à l'application de l'événement sur l'application mobile et de naviguer sur le Web à l'avance pour effectuer des tests approfondis et s'assurer que tout fonctionne comme vous le souhaitez.

• Prévoyez des pauses pour les participants virtuels - Comme le public virtuel peut être plus distrait, nous vous recommandons de proposer un contenu court et ciblé, et de prévoir des pauses supplémentaires pour les participants virtuels.

• Engagez une équipe audiovisuelle de renom. Si vous diffusez en direct, soyez très pointilleuse à propos de votre équipe audiovisuelle. Cela peut réussir ou défaire votre événement ! Vous trouverez peut-être une équipe associée à votre site en personne ou sur les références d'autres organisateurs. Recueillez les références de clients précédents et vérifiez que les entreprises ont déjà organisé des événements hybrides. Consultez notre article sur la préparation de votre équipe audiovisuelle pour les événements hybrides pour de nombreux autres conseils.

• Personnalisez l'expérience : utilisez des groupes pour diffuser du contenu aux participants, qu'ils soient présents en personne ou virtuellement. Les groupes vous permettent d'envoyer des annonces personnalisées, d'afficher ou de masquer des fonctionnalités et des sessions, de gérer le contenu des bannières, etc.

• Utilisez les salles vidéo : rapprochez vos participants virtuels et présentiels grâce à des salles virtuelles brise-glace, de discussion et de réseautage auxquelles tous les participants peuvent accéder. Vous planifiez un cocktail en personne ou une séance de réseautage ? Installez quelques stands pour iPad sur place où les participants en personne peuvent simplement commencer à parler à des participants virtuels dans une salle vidéo ! 👋

• Améliorez avec Live Display — L'affichage en direct n'est pas réservé aux événements en présentiel ! Utilisez-le comme « publicité » entre les sessions, ou comme fonctionnalité « Bienvenue » dans leWeb App. Live Display vous permet de mettre facilement en avant le classement d'une connexion, d'organiser un tirage au sort, de mettre en valeur des posts sur le mur et le tableau de bord de l'Event Game, d'offrir aux sponsors une visibilité et des opportunités de marque incroyables, et plus encore. Lisez notre article d'introduction à Live Display pour plus de détails.

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors d'un événement hybride. Voici donc quelques ressources supplémentaires que nous avons collectées pour vous aider à démarrer :

• Découvrez ce que Webex Events a à vous offrir lors de notre événement de démonstration.

• 🎓 Cours Webex Academy : Comment organiser un événement hybride réussi

• Visitez la Webex Academy et suivez le plan d'apprentissage de la Webex Events Foundations pour tout savoir sur l'utilisation de Webex Events.