Hartelijk dank voor uw feedback

Hybride evenementen combineren de voordelen van een virtueel evenement met de magie van een persoonlijk evenement, waardoor een inclusieve ervaring wordt gecreëerd voor een wereldwijd publiek. Een hybride evenement bestaat uit zowel persoonlijke als digitale elementen die zijn afgestemd op elk publiek. Bezoekers kunnen bijvoorbeeld een livesessie bijwonen die tegelijkertijd naar een virtueel publiek wordt gestreamd. Het is ook mogelijk om sessies aan virtuele deelnemers te presenteren in de vorm van video on demand of als simullive-inhoud.

• Inclusiviteit bevorderen - Door hybride te gaan, wordt uw evenement voor de hele wereld geopend! 🌍 Mensen die anders vanwege gezondheids-, financiële of tijdsbeperkingen niet aanwezig zouden kunnen zijn, kunnen overal deel uitmaken van uw evenement. Met livestreaming zijn uw persoonlijke sessies niet alleen toegankelijk voor deelnemers op afstand. Het biedt ook ondertiteling voor iedereen, ook voor deelnemers die persoonlijk deelnemen aan een stream vanaf hun mobiele apparaat!

• Bouw een grotere gemeenschap op - Een hybride ervaring maakt de weg vrij voor continue betrokkenheid voor, tijdens en na het evenement. Zo kunt u het hele jaar door inzichten vastleggen, met bezoekers communiceren en sponsors onder de aandacht brengen.

• Vergroot het rendement op de investering (ROI) van sponsoring - Hybride evenementen bieden zowel digitale als persoonlijke sponsormogelijkheden. Met een breed scala aan opties zult u waarschijnlijk nog meer sponsors aantrekken! In ons artikel Showcase Sponsors laten we u zien hoe.

• Breid uw sprekerslijst uit — Net als bij de deelnemers is het mogelijk dat sommige sprekers niet ter plaatse kunnen reizen. Als u presentaties op afstand toestaat, kan dat talent binnenhalen dat anders niet zou kunnen deelnemen.

Om een uniforme en inclusieve evenementervaring te creëren, moet u deze afstemmen op de behoeften van beide doelgroepen. Het aanpassen van uw inhoud en ervaringen aan de virtuele ruimte is eenvoudiger en soepeler dan u denkt. Hier zijn enkele overwegingen om u te helpen plannen:

• Breng het traject van uw bezoekers in kaart - Breng alle contactpunten in kaart, vanaf het moment dat uw deelnemers zich registreren tot ze uw enquête na het evenement ontvangen. Let goed op wat uw evenement speciaal maakt! Komen mensen voor de geweldige netwerkmogelijkheden? Hoe zit het met de geselecteerde exposanten, de geweldige training of de productdemo's van een voorproefje van wat er gaat komen? Zorg ervoor dat beide doelgroepen er ten volle van profiteren.

• Combineer virtuele en persoonlijke sponsoraanbiedingen - Stel sponsorpakketten samen met beide doelgroepen in gedachten. Sponsoren op hogere niveaus kunnen bijvoorbeeld Lead Retrieval (voor persoonlijk gebruik) en ook call-to-action-knoppen van deelnemers in hun sponsorprofiel krijgen (voor virtueel en persoonlijk). Bied gesponsorde sessies, banneradvertenties, startschermen, weggeefacties, meldingen, speluitdagingen en meer aan.

• Personeel en middelen plannen - Om uw evenement persoonlijk en vrijwel vaak beschikbaar te maken, zijn extra planning, investeringen en personeel nodig. Misschien hebt u meer moderators nodig om sessies mogelijk te maken, oplossingen en personeel op het gebied van veiligheidsvoorschriften, technische middelen en een AV-team.

• Prijzen - Sommige organisatoren van hybride evenementen kiezen ervoor om korting te geven op hun virtuele tickets, vooral wanneer ze het virtuele aspect van hun evenement voor het eerst lanceren. U kent uw publiek en de waarde van uw aanbod het best. Overweeg de kosten van virtuele tickets lager te houden om inclusief te blijven, en probeer ook persoonlijke aanwezigheid te stimuleren.

• Gamificeer uw evenement inclusief - The Event Game is een geweldige manier om zowel uw virtuele als persoonlijke publiek te betrekken. Creëer één game met uitdagingen die beide doelgroepen kunnen voltooien, of maak een ander spel voor elk publiek! Als u er maar één hebt, zorg er dan voor dat zowel persoonlijke als virtuele deelnemers alle uitdagingen die u creëert, kunnen voltooien.

• Oefenen en testen - Laat uw presentatoren minstens een dag voor het evenement een livestreamtest uitvoeren. Zorg ervoor dat ze testen met dezelfde technologie in dezelfde ruimte die ze voor de echte deal zullen gebruiken. Dit helpt technische problemen tot een minimum te beperken, zorgt ervoor dat ze weten hoe ze moeten communiceren en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit. Laat medewerkers zich van tevoren aanmelden bij de Event App op de mobiele app en op de webervaring om grondig te testen en er zeker van te zijn dat alles werkt zoals u dat wilt.

• Pauzes inbouwen voor virtuele bezoekers - Omdat virtuele doelgroepen mogelijk meer afleiding hebben, raden we u aan de inhoud kort en doelgericht te houden en virtuele deelnemers extra pauzes te geven.

• Huur een all-star AV-team in - Als u livestreams hebt, wees dan erg kieskeurig over uw AV-team. Dit kan uw evenement maken of breken! Misschien vindt u een team dat verbonden is aan uw locatie in persoon of via referenties van andere organisatoren. Verzamel referenties van eerdere klanten en controleer of bedrijven eerdere ervaring hebben met hybride evenementen. Raadpleeg ons artikel over de voorbereiding van uw AV-team voor hybride evenementen voor nog veel meer tips.

• Personaliseer de ervaring — Gebruik groepen om bezoekers inhoud te tonen op basis van of ze een persoonlijke of virtuele deelnemer zijn. Met groepen kunt u gepersonaliseerde aankondigingen verzenden, functies en sessies weergeven of verbergen, bannerinhoud beheren en meer.

• Gebruik videoruimtes — Breng uw virtuele en persoonlijke bezoekers dichter bij elkaar met virtuele ijsbrekers, breakout- en netwerkruimten waar elke deelnemer lid van kan worden. Plant u een persoonlijk cocktailuurtje of een netwerksessie? Plaats een paar iPad-stands op de locatie waar bezoekers persoonlijk kunnen beginnen te praten met virtuele deelnemers in een videoruimte! 👋

• Verbeter met Live Display — Live Display is niet alleen bedoeld voor persoonlijke evenementen! Gebruik het als een „reclame” tussen de sessies door, of als een „welkomstfunctie” in deWeb App. Met Live Display kunt u eenvoudig een klassement voor verbindingen markeren, een tekening houden, muurposten en het Event Game-scorebord onder de aandacht brengen, sponsors geweldige zichtbaarheid en merkmogelijkheden bieden, en meer. Lees ons artikel Inleiding tot Live Display voor meer informatie.

Er komt veel bij kijken bij een hybride evenement, dus hier zijn nog meer bronnen die we hebben verzameld om u op weg te helpen:

• Ervaar zelf wat Webex Events te bieden heeft in ons demo-evenement.

• 🎓 Webex Academy-cursus: Hoe organiseer je een succesvol hybride evenement

• Bezoek de Webex Academy en volg het Webex Events Foundations-leerplan om alles te weten te komen over het gebruik van Webex Events.