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Os eventos híbridos combinam os benefícios de um evento virtual com a magia de um evento presencial, criando uma experiência inclusiva para um público global. Um evento híbrido tem elementos presenciais e digitais que são personalizados para cada público. Por exemplo, os participantes presenciais podem assistir a uma sessão ao vivo que é transmitida simultaneamente para um público virtual. Também é possível apresentar sessões para participantes virtuais como vídeo sob demanda ou conteúdo ao vivo.

• Promova a inclusão - Tornar-se híbrido abre seu evento para o mundo inteiro! 🌍 Pessoas que, de outra forma, não poderiam comparecer devido a restrições de saúde, financeiras ou de tempo podem fazer parte do seu evento de onde quer que estejam. A transmissão ao vivo não apenas abre suas sessões presenciais para participantes remotos, mas também fornece legendas ocultas para todos, incluindo participantes presenciais que participam de uma transmissão usando seus dispositivos móveis!

• Crie uma comunidade maior - Uma experiência híbrida abre caminho para o engajamento contínuo antes, durante e depois do evento. Isso permite que você capture insights, interaja com os participantes e mostre patrocinadores durante todo o ano.

• Expandir o retorno sobre o investimento (ROI) do patrocínio - Os eventos híbridos permitem oportunidades de patrocínio digital e presencial. Com uma ampla variedade de opções, é provável que você atraia ainda mais patrocinadores! Mostraremos como fazer isso em nosso artigo sobre patrocinadores do Showcase.

• Expanda sua lista de palestrantes — Assim como os participantes, alguns palestrantes podem não conseguir viajar no local. Permitir apresentações remotas pode atrair talentos que, de outra forma, não poderiam participar.

Para criar uma experiência de evento unificada e inclusiva, você precisa adaptá-la às necessidades de ambos os públicos. Adaptar seu conteúdo e suas experiências ao espaço virtual é mais fácil e simples do que você imagina. Aqui estão algumas considerações para ajudar você a planejar:

• Mapeie a jornada do participante - Mapeie todos os pontos de contato, desde o momento em que o participante se inscreve até receber sua pesquisa pós-evento. Preste muita atenção ao que torna seu evento especial! As pessoas vêm em busca de incríveis oportunidades de networking? E quanto aos expositores selecionados, ao treinamento estelar ou às demonstrações de produtos do que está por vir? Certifique-se de que ambos os públicos obtenham todos os benefícios.

• Combine ofertas de patrocínio virtual e presencial - Crie pacotes de patrocínio pensando em ambos os públicos. Por exemplo, patrocinadores de níveis mais altos podem receber o Lead Retrieval (presencial) e também botões de call to action de participantes em seu perfil de patrocinador (virtual e presencial). Ofereça sessões patrocinadas, banners, telas iniciais, brindes, notificações, desafios de jogos e muito mais.

• Planeje a equipe e os recursos - Disponibilizar seu evento presencialmente e virtualmente com frequência exige planejamento, investimento e pessoal adicionais. Talvez você precise de mais moderadores para facilitar sessões, soluções e pessoal de conformidade de segurança, recursos técnicos e uma equipe de AV.

• Preços - Alguns organizadores de eventos híbridos optam por descontar seus ingressos virtuais, principalmente quando lançam pela primeira vez o aspecto virtual do evento. Você conhece melhor seu público e o valor de suas ofertas. Considere manter os custos dos ingressos virtuais mais baixos para permanecer inclusivo e tente incentivar a participação presencial também.

• Gamifique seu evento de forma inclusiva - O Event Game é uma ótima maneira de envolver seu público virtual e presencial. Crie um jogo com desafios que qualquer público possa completar ou crie um jogo diferente para cada público! Se você tiver apenas um, certifique-se de que os participantes presenciais e virtuais possam concluir todos os desafios que você criar.

• Ensaie e teste: peça aos apresentadores que façam um teste de transmissão ao vivo pelo menos um dia antes do evento. Certifique-se de que eles testem com a mesma tecnologia no mesmo espaço que usarão para o negócio real. Isso ajuda a minimizar os problemas técnicos, garante que eles saibam como interagir e coloca todos na mesma página. Faça com que a equipe faça login no aplicativo de eventos no aplicativo móvel e experimente a web com antecedência para testar minuciosamente e garantir que tudo esteja funcionando da maneira que você deseja.

• Crie intervalos para os participantes virtuais - Como o público virtual pode ter mais distrações ao seu redor, recomendamos que você mantenha o conteúdo curto e direcionado e ofereça pausas extras para os participantes virtuais.

• Contrate uma equipe de AV de estrelas - Se você tem transmissões ao vivo, seja muito exigente com sua equipe de AV. Isso pode ajudar ou arruinar seu evento! Você pode encontrar uma equipe associada ao seu local presencial ou por meio de referências de outros organizadores. Reúna referências de clientes anteriores e verifique se as empresas têm experiência anterior com eventos híbridos. Consulte nosso artigo sobre como preparar sua equipe de AV para eventos híbridos para obter mais dicas.

• Personalize a experiência — Use grupos para mostrar conteúdo aos participantes com base no fato de serem participantes presenciais ou virtuais. Os grupos permitem que você envie anúncios personalizados, mostre ou oculte recursos e sessões, organize conteúdo de banners e muito mais.

• Use salas de vídeo — Aproxime seus participantes virtuais e presenciais com salas virtuais de quebra-gelo, descanso e networking, nas quais qualquer participante pode participar. Planejando um coquetel presencial ou uma sessão de networking? Configure alguns estandes de iPad no local, onde os participantes presenciais possam simplesmente começar a conversar com os participantes virtuais em uma sala de vídeo! 👋

• Melhore com o Live Display — O Live Display não é apenas para eventos presenciais! Use-o como um “comercial” entre as sessões ou como um recurso de “boas-vindas” noWeb App. O Live Display permite que você destaque facilmente um quadro de líderes de conexões, faça um sorteio, mostre postagens no mural e o placar do Event Game, conceda aos patrocinadores uma visibilidade incrível e oportunidades de marca e muito mais. Leia nosso artigo Introdução à exibição ao vivo para obter detalhes.

Há muitas coisas a considerar em um evento híbrido, então aqui estão mais alguns recursos que coletamos para você começar:

• Experimente você mesmo o que o Webex Events tem a oferecer em nosso evento de demonstração.

• 🎓 Curso Webex Academy: Como realizar um evento híbrido bem-sucedido

• Visite a Webex Academy e siga o plano de aprendizado do Webex Events Foundations para saber tudo sobre o uso do Webex Events.