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Para configurar un formulario para un perfil individual de orador, patrocinador o expositor:

1. En la página de características, agregue o edite un orador, patrocinador o expositor. Para saber cómo, consulte las siguientes guías para cada función:

   • Configuración de las características del patrocinador y expositor

   • Configuración de la función del altavoz

2. En el modal que aparece, ingrese solo la información básica mínima requerida, teniendo en cuenta lo siguiente:

   • No seleccione una opción del menú desplegable “Proveedor de contenido” si desea que los colaboradores agreguen sus propios medios.

   • No puede incluir los siguientes campos en el formulario de colaboración, por lo que deberá ingresarlos usted mismo:

     • Ubicación

     • Categoría

     • Tamaño de la cabina

     • Enlaces internos

     • Compromiso de los asistentes

3. Cuando esté listo, haga clic en la sección Colaboración para ampliarla. Esto revela opciones para incluir en el formulario de colaboración y la configuración de invitación de colaboración.

4. Seleccione las opciones que desea que su colaborador edite o añada información a:

   

   • Imagen: una imagen que aparece en el perfil de características del colaborador en la aplicación Event, como el logotipo de un patrocinador o expositor, o el retrato del orador. Consulte nuestro artículo de referencia rápida sobre dimensiones de imagen para conocer los requisitos de dimensión y tipo de archivo.
   • Nombre: el nombre oficial del orador, patrocinador o expositor que aparece en la aplicación Event.
   • Etiqueta/Subtítulo - Una breve declaración que aparece bajo el nombre del colaborador en su perfil de características. Este es un gran lugar para que los patrocinadores y expositores agreguen el lema, la industria o la región de su organización. Los oradores pueden agregar su título, compañía, pronombres y más.
   • Descripción - Esta es una oportunidad para que los colaboradores cuenten a los asistentes más sobre ellos mismos. Los patrocinadores y expositores pueden agregar más detalles sobre su organización. Los oradores pueden agregar su biografía, en qué se especializan y por qué están hablando en el evento. Hay algunas herramientas básicas de formato de texto, junto con opciones para insertar hipervínculos, imágenes e incluso GIF animados.
   • Cubierta de cabina: esta opción aparece cuando selecciona un tamaño de cabina mediano o grande. Consulte nuestro artículo de referencia rápida sobre dimensiones de imagen para conocer los requisitos de dimensión y tipo de archivo.
   • Archivos adjuntos: esta opción permite a los colaboradores adjuntar un archivo al formulario de colaboración, como materiales de sesión, folletos, páginas de una página y más. Los archivos adjuntos se enumeran y se pueden descargar desde su perfil de Event App.
   • Proveedor de contenido: si desea que el colaborador agregue medios que se incrustarán en su perfil, como un video promocional o una hoja informativa, marque esta casilla y luego seleccione las opciones para que el colaborador elija.
   • Llamadas a la acción de los asistentes: marque esta casilla y seleccione las opciones del menú desplegable para permitir que este colaborador agregue texto de botón personalizado y enlaces para lo siguiente :
     • Solicitar seguimiento: los colaboradores pueden agregar su dirección de correo electrónico aquí para que los asistentes puedan enviarles un correo electrónico.
     • Programar reunión - Los colaboradores pueden agregar un enlace a una herramienta de calendario para que los asistentes programen una reunión.
     • Enlaces externos: marque esta casilla y seleccione teléfono, correo electrónico y/o sitio web en el menú desplegable. Los colaboradores pueden agregar tantos enlaces externos como quiera. Para obtener más información, lea nuestro artículo sobre enlaces externos.

5. Ahora que ha marcado casillas junto a los elementos que quiere que el colaborador administre, es hora de agregar el correo electrónico del colaborador y crear un mensaje de correo electrónico.

   

   • Correo electrónico del colaborador: ingrese la dirección de correo electrónico a la que se debe enviar la invitación.
   • Mensaje de correo electrónico - Este es el mensaje que el colaborador recibirá en la dirección de correo electrónico que ingresó en el campo “Correo electrónico del colaborador”. Tiene un texto prellenado, y le animamos a personalizarlo según sea necesario. Aquí hay algunas sugerencias:
     • Considere agregar una fecha límite para enviar el formulario de colaboración.
     • Dirigirse al colaborador por su nombre para hacerlo más personal.
     • Dígales lo que quiere que hagan con el formulario. Por ejemplo, si ya ha completado la información y simplemente quiere su aprobación, o necesita que proporcionen algunas piezas faltantes de su perfil, este es un gran lugar para explicarlo .
     • Agregue las dimensiones de imagen requeridas si desea que los colaboradores carguen su propio icono de perfil o portada de stand. Consulte nuestro artículo de referencia rápida sobre dimensiones de imagen para conocer los requisitos de dimensión y tipo de archivo.
   • Enviar correo electrónico a este colaborador: cuando se marca, un correo electrónico con un enlace al formulario de colaboración se envía automáticamente al correo electrónico del colaborador después de hacer clic en Guardar cambios.
   • Enlace del colaborador: el enlace único al formulario del colaborador. Este enlace se rellena después de hacer clic en Guardar cambios.
     • Si es necesario, haga clic en el botón Regenerar para desactivar el enlace actual y generar un nuevo enlace único. Tenga cuidado de compartir el enlace más actualizado con el colaborador.

6. Cuando termine, haga clic en Guardar cambios. Puede volver y editar sus selecciones en cualquier momento.

Puede usar una plantilla de importación de funciones para configurar varios formularios de colaboración a la vez. La siguiente sección es una descripción general de alto nivel de este proceso. Para obtener instrucciones completas sobre el uso de plantillas de importación, lea nuestro artículo Importar y exportar datos en Webex Events.

1. Descargue la plantilla de importación de la función para crear nuevos perfiles o exporte los perfiles de características existentes si ya los ha configurado.

2. Abra la plantilla de importación y lea la hoja “Instrucciones” para obtener orientación sobre cómo agregar información correctamente y seleccionar las opciones del formulario de colaboración.

3. Una vez que haya terminado de configurar las opciones del formulario de colaboración, importe la plantilla.

   

4. Cuando esté listo para enviar invitaciones a formularios de colaboración, envíe un correo electrónico a los colaboradores uno por uno o de forma masiva desde la página de características. La sección 'Administrar colaboradores' de este artículo contiene más detalles.

Si ingresó el correo electrónico de un colaborador y seleccionó la casilla 'Enviar correo electrónico a este colaborador', después de hacer clic en 'Guardar cambios', se envía un correo electrónico automático al colaborador invitándolo a usar el formulario de colaboración. El cuerpo del correo electrónico contiene el texto que ingresó en el campo “Mensaje de correo electrónico”. Los colaboradores simplemente hacen clic en el botón Actualizar información para abrir el formulario de colaboración, ¡no es necesario iniciar sesión!

Los colaboradores también pueden responder al correo electrónico si tienen alguna pregunta de seguimiento. Esta respuesta va a la dirección de correo electrónico que estableció en la configuración de la función.

Después de hacer clic en el botón 'Actualizar información' en el correo electrónico, el formulario de colaboración se abre en una nueva pestaña del navegador. Solo las opciones que ha seleccionado aparecen en esta página como campos editables, incluida cualquier información que ya haya agregado a su perfil. Por ejemplo, si agregó texto a la Descripción y luego marca la casilla Descripción en la sección Colaboración, el colaborador puede revisar y editar lo que ha escrito. Si no ha añadido nada, el colaborador puede agregar información desde cero.

Cuando el colaborador haya terminado de agregar información, hace clic en Enviar y los cambios se reflejan automáticamente en su perfil de función. Pueden volver al formulario de colaboración más tarde para realizar actualizaciones utilizando el enlace del correo electrónico o el enlace de colaborador que les proporcione, a menos que revoque el acceso de colaboración como se describe más adelante en este artículo.