Merci pour votre commentaire.

Pour configurer un formulaire pour le profil d'un conférencier, d'un sponsor ou d'un exposant individuel :

1. Sur la page principale, ajoutez ou modifiez un conférencier, un sponsor ou un exposant. Pour savoir comment procéder, consultez les guides suivants pour chaque fonctionnalité :

   • Configuration des fonctionnalités pour les sponsors et les exposants

   • Configuration des fonctionnalités des haut-parleurs

2. Dans le modal qui apparaît, saisissez uniquement le minimum d'informations de base requis, en gardant à l'esprit les points suivants :

   • Ne sélectionnez aucune option dans la liste déroulante « Fournisseur de contenu » si vous souhaitez que les collaborateurs ajoutent leurs propres médias.

   • Vous ne pouvez pas inclure les champs suivants dans le formulaire de collaboration, vous devrez donc les saisir vous-même :

     • Lieu

     • Catégorie

     • Taille du stand

     • Liens internes

     • Engagement des participants

3. Quand vous serez prête, cliquez sur la section Collaboration pour l'agrandir. Cela révèle les options à inclure dans le formulaire de collaboration et les paramètres d'invitation à la collaboration.

4. Sélectionnez les options que vous souhaitez que votre collaborateur modifie ou auxquelles il ajoute des informations :

   

   • Image - Une image qui apparaît sur le profil du collaborateur dans l'application de l' événement, comme le logo d'un sponsor ou d'un exposant, ou le portrait d'un conférencier. Consultez notre article de référence rapide sur les dimensions des images pour les exigences relatives aux dimensions et au type de fichier.
   • Nom : nom officiel du conférencier, du sponsor ou de l'exposant qui apparaît dans l'application de l'événement.
   • Étiquette/Sous-titre - Une brève déclaration qui apparaît sous le nom du collaborateur sur son profil. C'est l'endroit idéal pour les sponsors et les exposants qui souhaitent ajouter le slogan, le secteur ou la région de leur organisation. Les conférenciers peuvent ajouter leur titre, leur entreprise, leurs pronoms, etc.
   • Description - C'est l'occasion pour les collaborateurs d'en dire plus sur eux-mêmes aux participants. Les sponsors et les exposants peuvent ajouter plus de détails sur leur organisation. Les conférenciers peuvent ajouter leur biographie, leurs spécialités et les raisons pour lesquelles ils prennent la parole lors de l'événement. Il existe quelques outils de mise en forme de texte de base, ainsi que des options permettant d'insérer des hyperliens, des images et même des GIF animés.
   • Housse de stand - Cette option apparaît lorsque vous sélectionnez une taille de stand moyenne ou grande. Consultez notre article de référence rapide sur les dimensions des images pour les exigences relatives aux dimensions et au type de fichier.
   • Pièces jointes - Cette option permet aux collaborateurs de joindre un fichier au formulaire de collaboration, comme du matériel de session, des brochures, des pages d'une page, etc. Les pièces jointes sont répertoriées et téléchargeables depuis leur profil Event App.
   • Fournisseur de contenu - Si vous souhaitez que le collaborateur ajoute du contenu multimédia à intégrer à son profil, comme une vidéo promotionnelle ou une fiche d'information, cochez cette case, puis sélectionnez les options parmi lesquelles le collaborateur pourra choisir.
   • Appels à l'action pour les participants - Cochez cette case et sélectionnez les options dans la liste déroulante pour permettre à ce collaborateur d'ajouter un texte de bouton personnalisé et des liens pour les éléments suivants :
     • Demander un suivi - Les collaborateurs peuvent ajouter leur adresse e-mail ici pour que les participants puissent leur envoyer un e-mail.
     • Planifier une réunion - Les collaborateurs peuvent ajouter un lien vers un outil de calendrier permettant aux participants de planifier une réunion.
     • Liens externes - Cochez cette case et sélectionnez téléphone, e-mail et/ou site web dans la liste déroulante. Les collaborateurs peuvent ajouter autant de liens externes qu'ils le souhaitent. Pour en savoir plus, lisez notre article sur les liens externes.

5. Maintenant que vous avez coché les cases à côté des éléments que vous souhaitez que le collaborateur gère, il est temps d'ajouter l'adresse e-mail du collaborateur et de créer un e-mail.

   

   • E-mail du collaborateur - Entrez l'adresse e-mail à laquelle l'invitation doit être envoyée.
   • Message e-mail - C'est le message que le collaborateur recevra à l'adresse e-mail que vous avez saisie dans le champ « E-mail du collaborateur ». Il contient du texte prérempli, et nous vous encourageons à le personnaliser selon vos besoins. Voici quelques suggestions :
     • Pensez à ajouter une date limite pour soumettre le formulaire de collaboration.
     • Adressez-vous au collaborateur par son nom pour le rendre plus personnel.
     • Dites-leur ce que vous voulez qu'ils fassent avec le formulaire. Par exemple, si vous avez déjà renseigné les informations et que vous souhaitez simplement obtenir leur approbation, ou si vous avez besoin qu'ils fournissent certains éléments manquants de leur profil, c'est l'endroit idéal pour l'expliquer .
     • Ajoutez les dimensions d'image requises si vous voulez que les collaborateurs téléchargent leur propre icône de profil ou leur couverture de stand. Consultez notre article de référence rapide sur les dimensions des images pour les exigences relatives aux dimensions et au type de fichier.
   • Envoyer un e-mail à ce collaborateur - Lorsque cette case est cochée, un e-mail contenant un lien vers le formulaire de collaboration est automatiquement envoyé à l'adresse e-mail du collaborateur lorsque vous cliquez sur Enregistrer les modifications.
   • Lien collaborateur : lien unique vers le formulaire du collaborateur. Ce lien s' affiche lorsque vous cliquez sur Enregistrer les modifications.
     • Si nécessaire, cliquez sur le bouton Régénérer pour désactiver le lien actuel et générer un nouveau lien unique. Veillez à partager le lien le plus récent avec le collaborateur.

6. Quand vous aurez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications. Vous pouvez revenir et modifier vos sélections à tout moment.

Vous pouvez utiliser un modèle d'importation de fonctionnalités pour configurer plusieurs formulaires de collaboration à la fois. La section suivante donne un aperçu de haut niveau de ce processus. Pour des instructions complètes sur l'utilisation des modèles d'importation, lisez notre article sur l'importation et l'exportation de données dans Webex Events.

1. Téléchargez le modèle d'importation de la fonctionnalité pour créer de nouveaux profils, ou exportez les profils de fonctionnalités existants si vous les avez déjà configurés.

2. Ouvrez le modèle d'importation et lisez la feuille « Instructions » pour savoir comment ajouter correctement des informations et sélectionner les options du formulaire de collaboration.

3. Une fois que vous avez fini de configurer les options du formulaire de collaboration, importez le modèle.

   

4. Lorsque vous serez prête à envoyer des invitations par formulaire de collaboration, à envoyer des e-mails à vos collaborateurs un par un ou en masse depuis la page des fonctionnalités. La section « Gérer les collaborateurs » de cet article contient plus de détails.

Si vous avez saisi l'adresse e-mail d'un collaborateur et que vous avez coché la case « Envoyer un e-mail à ce collaborateur », après avoir cliqué sur « Enregistrer les modifications », un e-mail automatique est envoyé au collaborateur pour l'inviter à utiliser le formulaire de collaboration. Le corps de l'e-mail contient le texte que vous avez saisi dans le champ « Message e-mail ». Les collaborateurs cliquent simplement sur le bouton Mettre à jour les informations pour ouvrir le formulaire de collaboration. Aucune connexion n'est requise !

Les collaborateurs peuvent également répondre à l'e-mail s'ils ont des questions complémentaires. Cette réponse est envoyée à l'adresse e-mail que vous avez définie dans les paramètres de la fonctionnalité.

Après avoir cliqué sur le bouton « Mettre à jour les informations » de l'e-mail, le formulaire de collaboration s'ouvre dans un nouvel onglet de navigateur. Seules les options que vous avez sélectionnées apparaissent sur cette page sous forme de champs modifiables, y compris les informations que vous avez déjà ajoutées à leur profil. Par exemple, si vous avez ajouté du texte à la description puis que vous avez coché la case Description dans la section Collaboration, le collaborateur peut revoir et modifier ce que vous avez saisi. Si vous n'avez rien ajouté, le collaborateur peut ajouter des informations à partir de zéro.

Lorsque le collaborateur a fini d'ajouter des informations, il clique sur Soumettre, et les modifications sont automatiquement répercutées sur son profil de fonctionnalité. Ils peuvent revenir au formulaire de collaboration ultérieurement pour effectuer des mises à jour en utilisant le lien contenu dans l'e-mail ou le lien de collaborateur que vous leur avez fourni, sauf si vous révoquez l'accès à la collaboration comme décrit plus loin dans cet article.