Gracias por sus comentarios.
¿Comentarios?Por lo general, cualquier asistente puede agregar una sesión a su agenda personal (conocida como “Mi agenda” en una aplicación de evento) sin restricciones. Sin embargo, Sessions le permite limitar su capacidad o cerrarla usando la Administración de asistencia. Si establece un límite de capacidad, los asistentes pueden agregar la Sesión a su agenda personal hasta que la Sesión alcance su límite. Si establece una sesión en 'Cerrada', solo los asistentes que agregue a la sesión pueden incluirla en su agenda personal.
Configurar la administración de asistencia es especialmente importante si utiliza el registro de sesión en el sitio y desea limitar el acceso a las sesiones en persona según las agendas personales de los asistentes.
Aprendamos sobre cómo funciona la Administración de asistencia. 🔍
Activar la administración de asistencia
Cuando agregue o edite una sesión, haga clic en la sección Administración de asistencia para expandirla. La configuración predeterminada de Administración de asistencia es 'Abierto' para que cualquiera pueda agregar la sesión a su agenda personal.
Haga clic en el menú desplegable 'Estado' y seleccione Capacidad cerrada o limitada.
-
Cerrado significa que solo los asistentes que agregue a la sesión pueden incluirlo en su agenda personal.
-
Capacidad limitada significa que cualquier asistente puede agregar la Sesión a su agenda personal hasta que la Sesión alcance la capacidad máxima de asistencia que usted haya establecido.
Marque la casilla Personalizar el mensaje de denegación si desea editar el mensaje de denegación predeterminado. Cuando un asistente intenta agregar la Sesión a su agenda personal, este mensaje aparece si la Sesión está completa (captura de pantalla izquierda, abajo) o está cerrada y no están en la lista de participantes (captura de pantalla derecha, abajo).
Si selecciona 'Capacidad limitada', escriba un número para la capacidad de asistencia a la sesión en el campo 'Asistencia máxima'.
Tenga en cuenta que la asistencia máxima no debe confundirse con la capacidad de ubicación. Para obtener más información sobre la capacidad de ubicación, lea nuestro artículo sobre cómo agregar ubicaciones.
La asistencia actual y máxima se enumeran debajo del título de la sesión en la aplicación Event. Cualquier asistente puede agregar la sesión a su agenda personal hasta que una sesión alcance su capacidad.
Tenga en cuenta que si desmarca la casilla “Mostrar lista de participantes” en la configuración de la función Agenda, el recuento de participantes no aparecerá.
Si selecciona 'Cerrado', solo los asistentes que agregue a la Sesión lo tendrán en su agenda personal. En la aplicación Event, todos los asistentes aún pueden encontrar la sesión en la función Agenda y unirse a la transmisión en vivo (si corresponde) a menos que restrinja la visibilidad mediante pistas y grupos.
Termine cualquier otra edición de la sesión y, a continuación, haga clic en Guardar cambios.
Si simplemente establece un límite en la capacidad de la sesión, ¡ya está! Adiós. 👋
Si establece la sesión en 'Cerrada' para limitarla solo a personas específicas, siga leyendo para aprender a agregar participantes de la sesión. 📖
Agregar participantes de la sesión
Antes de comenzar, ¡asegúrese de que haya asistentes en su evento! Esto no funcionará sin ellos. 🤷
Cuando establece una sesión en 'Cerrada', solo puede aparecer en las agendas personales de los asistentes si la agrega. Puede agregar sesiones cerradas a agendas personales usando uno de tres métodos. El que elija depende de sus necesidades, así que aquí hay una descripción general rápida de cada uno:
-
Importar agendas preestablecidas: lo mejor para cuando necesite agregar muchas sesiones para muchos asistentes.
-
Agregue manualmente una o varias sesiones para un asistente - Lo mejor para cuando necesite agregar una o más sesiones a la agenda personal de un asistente.
-
Agregue manualmente asistentes a una sola sesión - Lo mejor para cuando necesite agregar muchos asistentes a una sola sesión.
Tenga en cuenta que los asistentes pueden retirarse de las sesiones que agregue a su agenda personal.
Ahora vamos a explorar cada una de estas opciones en detalle. 🔍
Importar agendas preestablecidas
La manera más rápida de agregar muchas sesiones a muchas agendas personales es usar la plantilla de importación de agenda preestablecida.
-
Vaya a la página de asistentes de su evento.
-
Haga clic en el botón Agendas preestablecidas.
-
En el modal “Importar agenda preestablecida”, haga clic en el botón Descargar para descargar la plantilla de importación.
-
Después de unos momentos, aparece una notificación que le indica que la plantilla está lista para descargar. Haga clic en el enlace Haga clic aquí para descargar el archivo.xlsx. Si se perdió la notificación, simplemente haga clic en el icono de notificación junto a su imagen de perfil en la esquina superior derecha de la pantalla para encontrar una lista de notificaciones anteriores.
-
Lea la hoja de “Instrucciones” para aprender a asignar sesiones para cada asistente en la hoja “Agendas preestablecidas”.
-
Cuando termine de ingresar información en la hoja 'Agendas preajustadas', guarde el archivo.xls, luego regrese al modal Importar agenda preestablecida y cargue el archivo.
Para ajustar las agendas personales que ha preestablecido, simplemente descargue la plantilla de agenda Preestablecida nuevamente, realice cambios y vuelva a importar. Para obtener más información sobre las plantillas de importación, lea nuestro artículo Exportar e importar asistentes, sesiones y contenido de características.
Agregar manualmente una o varias sesiones para un asistente
-
Vaya a la página de asistentes de su evento
-
Busque el nombre de un asistente o desplácese por la lista para encontrarlo.
-
Haga clic en el asistente para abrir su perfil.
-
En el perfil del asistente, haga clic en la ficha Agenda personal.
-
Haga clic en Agregar sesiones.
-
En el modal “Agregar sesión”, utilice el campo de búsqueda para localizar Sesiones por nombre. Mientras busca en la lista de sesiones, haga clic en cada sesión que desee agregar.
-
Haga clic en Agregar sesión (s) cuando haya terminado.
Eliminar sesiones de un solo asistente
Para eliminar una sola sesión de la agenda personal de un asistente, haga clic en el icono Configuración () junto a una sesión y haga clic en Quitar de la agenda personal.
Para eliminar varias sesiones de la agenda personal de un asistente, haga clic en las casillas de verificación junto a las Sesiones que desea eliminar, haga clic en el icono de tres puntos () y, a continuación, seleccione Eliminar de la agenda personal.
Agregar manualmente asistentes a una sola sesión
-
En la página Sesiones de su Evento, haga clic en el icono Configuración () junto a la Sesión
-
Haga clic en Participantes de la sesión.
Tenga en cuenta que si una sesión está abierta o tiene una capacidad limitada, utilice el modal Participantes de la sesión para identificar qué asistentes han agregado la sesión a su agenda personal.
-
En el modal “Participantes de la sesión”, haga clic en el botón Agregar participantes para abrir el modal “Agregar asistentes”.
-
Busque asistentes por nombre, luego haga clic en el nombre de un asistente en los resultados de búsqueda para agregarlos a la sesión.
-
Haga clic en Agregar asistentes cuando haya terminado.
Eliminar a los asistentes de una sola sesión
Para eliminar a un solo asistente de la lista de participantes de una sesión, haga clic en el icono Configuración () junto a ese asistente y, a continuación, haga clic en Quitar de la sesión.
Para eliminar varios asistentes de la lista de participantes de una sesión, marque las casillas junto a los asistentes que desea eliminar, haga clic en el icono de tres puntos () y, a continuación, seleccione Quitar de la sesión.
Exportar la lista de participantes de la sesión
Para exportar la lista de participantes de la sesión, marque la casilla 'Usuario' en la esquina superior izquierda de la lista, haga clic en el icono de tres puntos () junto al cuadro de búsqueda y, a continuación, haga clic en Exportar.
¡Ahora sabe todo lo que necesita para usar la Administración de asistencia y las agendas personales preestablecidas para los asistentes!
Los asistentes simplemente van a la pestaña “Mi agenda” en la aplicación del evento para acceder a cualquier sesión que usted o ellos hayan agregado a su agenda personal. Si restringe el acceso de entrada de sesión in situ a los asistentes que lo tienen en su agenda personal, pueden registrarse en la sesión mediante el registro de sesión.
Ahora que sus asistentes están listos para comenzar a interactuar con sus sesiones, lea nuestra guía de moderación de asistentes.
