Tack för din feedback.
Har du feedback?Vanligtvis kan alla deltagare lägga till en session i sin personliga agenda (känd som ”Min agenda” i en evenemangsapp) utan begränsningar. Sessioner låter dig dock begränsa deras kapacitet eller stänga dem med hjälp av närvarohantering. Om du anger en kapacitetsgräns kan deltagarna lägga till sessionen i sin personliga agenda tills sessionen når sin gräns. Om du ställer in en session till ”Stängd” kan bara deltagare som du lägger till i sessionen ha den i sin personliga agenda.
Konfigurera närvarohantering är särskilt viktigt om du använder sessionsincheckning på plats och vill begränsa åtkomsten till personliga sessioner baserat på deltagarnas personliga agendor.
Låt oss lära oss om hur närvarohantering fungerar. 🔍
Aktivera närvarohantering
När du lägger till eller redigerar en session klickar du på avsnittet Närvarohantering för att expandera den. Standardinställningen Närvarohantering är ”Öppen” så att vem som helst kan lägga till sessionen i sin personliga agenda.
Klicka på rullgardinsmenyn Status och välj antingen St ängd eller Be gränsad kapacitet.
-
Stängd innebär att endast deltagare som du lägger till i sessionen kan ha den i sin personliga agenda.
-
Begränsad kapacitet innebär att alla deltagare kan lägga till sessionen i sin personliga agenda tills sessionen når den maximala närvarokapacitet du angett.
Markera rutan Anpassa nekningsmed delandet om du vill redigera standardmeddelandet om förnekande. När en deltagare försöker lägga till sessionen i sin personliga agenda visas det här meddelandet om sessionen är full (vänster skärmdump nedan) eller om den är stängd och de inte finns i deltagarlistan (höger skärmdump nedan).
Om du väljer ”Begränsad kapacitet” anger du ett nummer för sessionens närvarokapacitet i fältet ”Maximal närvaro”.
Tänk på att maximal närvaro inte bör förväxlas med platskapacitet. Om du vill veta mer om platskapacitet, läs vår artikel om att lägga till platser.
Aktuell och högsta närvaro listas under sessionstiteln i Event-appen. Alla deltagare kan lägga till sessionen på sin personliga agenda tills en session når kapacitet.
Tänk på att om du avmarkerar rutan Visa deltagarlista i Agenda-funktionens inställningar visas inte deltagarantalet.
Om du väljer ”Stängd” kommer endast deltagare som du lägger till i sessionen att ha det i sin personliga agenda. I Event-appen kan alla deltagare fortfarande hitta sessionen i Agenda-funktionen och gå med i liveströmmen (om sådan finns) såvida du inte begränsar synligheten med spår och grupper.
Slutför alla andra redigeringar av sessionen och klicka sedan på Spara ändringar.
Om du bara ställer in en gräns för sessionens kapacitet är du klar! Hejdå. 👋
Om du ställer in sessionen till ”Stängd” för att begränsa den till endast specifika personer, fortsätt läsa för att lära dig hur du lägger till sessionsdeltagare. 📖
Lägg till sessionsdeltagare
Innan du börjar, se till att det finns deltagare i ditt evenemang! Detta kommer inte att fungera utan dem. 🤷
När du ställer in en session till ”Stängd” kan den bara visas i deltagarnas personliga dagordningar om du lägger till den. Du kan lägga till stängda sessioner till personliga agendor med en av tre metoder. Den du väljer beror på dina behov, så här är en snabb översikt över var och en:
-
Importera förinställda agendor - Bäst när du behöver lägga till många sessioner för många deltagare.
-
Lägg till en eller flera sessioner manuellt för en deltagare — Bäst när du behöver lägga till en eller flera sessioner i en deltagares personliga agenda.
-
Lägg till deltagare manuellt i en enda session - Bäst när du behöver lägga till många deltagare i en enda session.
Kom ihåg att deltagarna kan ta bort sig själva från sessioner som du lägger till i deras personliga agenda.
Låt oss nu utforska vart och ett av dessa alternativ i detalj. 🔍
Importera förinställda agendor
Det snabbaste sättet att lägga till många sessioner till många personliga agendor är att använda mallen för förinställd dagordning.
-
Gå till evenemangets deltagar sida.
-
Klicka på knappen För inställda agendor.
-
I modalen ”Importera förinställda agendor” klickar du på knappen Hämta för att ladda ner importmallen.
-
Efter några ögonblick visas ett meddelande som låter dig veta att mallen är redo att ladda ner. Klicka på Klicka här för att ladda ner länken för att ladda ner.xlsx-filen. Om du missade meddelandet klickar du bara på meddelandeikonen bredvid din profilbild längst upp till höger på skärmen för att hitta en lista över tidigare aviseringar.
-
Läs bladet ”Instruktioner” för att lära dig hur du tilldelar sessioner för varje deltagare på bladet ”Förinställda dagordningar”.
-
När du är klar med att ange information i ”Förinställda agendor” -arket, spara.xls-filen, återgå sedan till Importera förinställda agendamodal och ladda upp filen.
Om du vill justera de personliga agendor du har förinställt hämtar du bara mallen för förinställda dagordningar igen, gör ändringar och importerar igen. Mer information om importmallar finns i artikeln Exportera och importera deltagare, sessioner och funktionsinnehåll.
Lägg till en eller flera sessioner manuellt för en deltagare
-
Gå till evenemangets deltagar sida
-
Sök efter en deltagares namn eller bläddra igenom listan för att hitta dem.
-
Klicka på deltagaren för att öppna deras profil.
-
Klicka på fliken Personlig agenda i deltagarens profil.
-
Klicka på Lägg till sessioner.
-
I modalen ”Lägg till session” använder du sökfältet för att hitta sessioner efter namn. När du söker i listan Session klickar du på varje session som du vill lägga till.
-
Klicka på Lägg till session (er) när du är klar.
Ta bort sessioner från en enda deltagare
Om du vill ta bort en session från en deltagares personliga agenda klickar du på ikonen Inställningar () bredvid en session och klickar på Ta bort från personlig agenda.
Om du vill ta bort flera sessioner från en deltagares personliga agenda klickar du på kryssrutorna bredvid de sessioner du vill ta bort, klickar på ikonen med tre punkter () och väljer sedan Ta bort från personlig agenda.
Lägga till deltagare manuellt i en enda session
-
Klicka på ikonen Inställningar () bredvid sessionen på evenemangets sessionssida
-
Klicka på Sessionsdeltagare.
Tänk på att om en session är öppen eller har en begränsad kapacitet, använd modalet Sessionsdeltagare för att identifiera vilka deltagare som har lagt till sessionen i sin personliga agenda.
-
I modalen ”Sessionsdeltagare” klickar du på knappen Lägg till deltagare för att öppna modalet ”Lägg till deltagare”.
-
Sök efter deltagare efter namn och klicka sedan på en deltagares namn i sökresultaten för att lägga till dem i sessionen.
-
Klicka på Lägg till deltagare när du är klar.
Ta bort deltagare från en enda session
Om du vill ta bort en enskild deltagare från sessionens deltagarlista klickar du på ikonen Inställningar () bredvid den deltagaren och klickar sedan på Ta bort från sessionen.
Om du vill ta bort flera deltagare från en sessions deltagarlista markerar du rutorna bredvid de deltagare du vill ta bort, klickar på ikonen med tre punkter () och väljer sedan Ta bort från session.
Exportera listan Sessionsdeltagare
För att exportera sessionens deltagarlista, markera rutan ”Användare” längst upp till vänster i listan, klicka på ikonen med tre punkter () bredvid sökrutan och klicka sedan på Exportera.
Nu vet du allt du behöver för att använda Attendance Management och förinställa deltagarnas personliga agendor!
Deltagarna går helt enkelt till fliken ”Min agenda” i evenemangsappen för att komma åt alla sessioner som du eller de har lagt till i sin personliga agenda. Om du begränsar åtkomst till sessionsincheckning på plats till deltagare som har den i sin personliga agenda kan de checka in i sessionen med sessionsincheckning.
Nu när dina deltagare är redo att börja interagera med dina sessioner, läs vår guide till deltagarmoderering.
