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Feedback?Normalerweise kann jeder Teilnehmer eine Sitzung ohne Einschränkungen zu seiner persönlichen Agenda hinzufügen (in einer Event-App als „Meine Agenda“ bekannt). In Sitzungen können Sie jedoch ihre Kapazität einschränken oder sie mithilfe der Anwesenheitsverwaltung schließen. Wenn Sie ein Kapazitätslimit festlegen, können die Teilnehmer die Sitzung zu ihrer persönlichen Agenda hinzufügen, bis die Sitzung ihr Limit erreicht. Wenn Sie eine Sitzung auf „Geschlossen“ setzen, können nur Teilnehmer, die Sie der Sitzung hinzufügen, sie in ihre persönliche Agenda aufnehmen.
Die Konfiguration des Anwesenheitsmanagements ist besonders wichtig, wenn Sie den Sitzungs-Check-in vor Ort verwenden und den Zugang zu Präsenzsitzungen auf der Grundlage der persönlichen Agenden der Teilnehmer einschränken möchten.
Lassen Sie uns mehr darüber erfahren, wie Anwesenheitsmanagement funktioniert. 🔍
Anwesenheitsmanagement aktivieren
Wenn Sie eine Sitzung hinzufügen oder bearbeiten, klicken Sie auf den Abschnitt Anwesenheitsverwaltung, um ihn zu erweitern. Die Standardeinstellung für die Anwesenheitsverwaltung ist „Offen“, sodass jeder die Sitzung zu seiner persönlichen Agenda hinzufügen kann.
Klicken Sie auf das Drop-down-Menü „Status“ und wählen Sie entweder „Geschlossen“ oder „Eingeschränkte Kapazität“.
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Geschlossen bedeutet, dass nur Teilnehmer, die Sie zur Sitzung hinzufügen, sie in ihre persönliche Agenda aufnehmen können.
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Eingeschränkte Kapazität bedeutet, dass jeder Teilnehmer die Sitzung zu seiner persönlichen Agenda hinzufügen kann, bis die Sitzung die von Ihnen festgelegte maximale Anwesenheitskapazität erreicht hat.
Markieren Sie das Feld Ablehnungsnachricht anpassen, wenn Sie die Standard-Ablehnungsnachricht bearbeiten möchten. Wenn ein Teilnehmer versucht, die Sitzung zu seiner persönlichen Agenda hinzuzufügen, erscheint diese Meldung, wenn die Sitzung voll ist (linker Screenshot unten) oder geschlossen ist und er nicht in der Teilnehmerliste steht (rechter Screenshot unten).
Wenn Sie „Beschränkte Kapazität“ wählen, geben Sie eine Zahl für die Sitzungsteilnahmekapazität in das Feld „Maximale Teilnehmerzahl“ ein.
Denken Sie daran, dass die maximale Teilnehmerzahl nicht mit der Kapazität des Standorts verwechselt werden sollte. Um mehr über Standortkapazitäten zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über das Hinzufügen von Standorten.
Die aktuelle und die maximale Teilnehmerzahl sind unter dem Titel der Sitzung in der Event-App aufgeführt. Jeder Teilnehmer kann die Sitzung zu seiner persönlichen Agenda hinzufügen, bis eine Sitzung ihre Kapazität erreicht hat.
Denken Sie daran, wenn Sie das Kästchen „Teilnehmerliste anzeigen“ in den Einstellungen der Agenda-Funktion deaktivieren, wird die Teilnehmerzahl nicht angezeigt.
Wenn Sie „Geschlossen“ wählen, wird es nur von Teilnehmern, die Sie zur Sitzung hinzufügen, in ihre persönliche Agenda aufgenommen. In der Event-App können alle Teilnehmer die Sitzung weiterhin in der Agenda-Funktion finden und am Livestream teilnehmen (falls vorhanden), es sei denn, Sie schränken die Sichtbarkeit mithilfe von Titeln und Gruppen ein.
Schließen Sie alle anderen Änderungen an der Sitzung ab und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.
Wenn Sie einfach ein Limit für die Kapazität der Sitzung setzen, sind Sie fertig! Tschüss. 👋
Wenn Sie die Sitzung auf „Geschlossen“ setzen, um sie nur auf bestimmte Personen zu beschränken, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Sitzungsteilnehmer hinzufügen. 📖
Sitzungsteilnehmer hinzufügen
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass an Ihrer Veranstaltung Teilnehmer teilnehmen! Ohne sie wird das nicht funktionieren. 🤷
Wenn Sie eine Sitzung auf „Geschlossen“ setzen, kann sie nur in den persönlichen Agenden der Teilnehmer erscheinen, wenn Sie sie hinzufügen. Sie können geschlossene Sitzungen mit einer von drei Methoden zu Ihren persönlichen Tagesordnungen hinzufügen. Die, die Sie wählen, hängt von Ihren Bedürfnissen ab, also hier ist ein kurzer Überblick über jeden:
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Vordefinierte Tagesordnungen importieren — Ideal, wenn Sie viele Sitzungen für viele Teilnehmer hinzufügen müssen.
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Manuelles Hinzufügen einer oder mehrerer Sitzungen für einen Teilnehmer — Am besten, wenn Sie eine oder mehrere Sitzungen zur persönlichen Agenda eines Teilnehmers hinzufügen müssen.
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Manuelles Hinzufügen von Teilnehmern zu einer einzelnen Sitzung — Am besten, wenn Sie viele Teilnehmer zu einer einzelnen Sitzung hinzufügen müssen.
Denken Sie daran, dass sich Teilnehmer aus Sitzungen, die Sie zu ihrer persönlichen Agenda hinzufügen, selbst entfernen können.
Lassen Sie uns nun jede dieser Optionen im Detail untersuchen. 🔍
Vordefinierte Tagesordnungen importieren
Der schnellste Weg, viele Sitzungen zu vielen persönlichen Tagesordnungen hinzuzufügen, ist die Importvorlage für voreingestellte Tagesordnungen zu verwenden.
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Gehen Sie zur Teilnehmerseite Ihrer Veranstaltung.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Tagesordnungen voreinstellen.
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Klicken Sie im Modal „Vordefinierte Tagesordnungen importieren“ auf die Schaltfläche Herunterladen, um die Importvorlage herunterzuladen.
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Nach ein paar Augenblicken erscheint eine Benachrichtigung, die Sie darüber informiert, dass die Vorlage zum Herunterladen bereit ist. Klicken Sie auf den Link Klicken Sie hier, um die XLSX-Datei herunterzuladen. Wenn Sie die Benachrichtigung verpasst haben, klicken Sie einfach auf das Benachrichtigungssymbol neben Ihrem Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um eine Liste vergangener Benachrichtigungen zu finden.
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Lesen Sie das Blatt „Anweisungen“, um zu erfahren, wie Sie jedem Teilnehmer auf dem Blatt „Vordefinierte Tagesordnungen“ Sitzungen zuweisen.
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Wenn Sie mit der Eingabe von Informationen in das Blatt „Vordefinierte Tagesordnungen“ fertig sind, speichern Sie die XLS-Datei, kehren Sie dann zum Modal „Vordefinierte Tagesordnungen importieren“ zurück und laden Sie die Datei hoch.
Um die persönlichen Tagesordnungen, die Sie voreingestellt haben, anzupassen, laden Sie einfach die Vorlage für vordefinierte Tagesordnungen erneut herunter, nehmen Sie Änderungen vor und importieren Sie sie erneut. Weitere Informationen über Importvorlagen finden Sie in unserem Artikel Teilnehmer, Sitzungen und Feature-Inhalte exportieren und importieren.
Manuelles Hinzufügen einer oder mehrerer Sitzungen für einen Teilnehmer
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Gehen Sie zur Teilnehmerseite Ihrer Veranstaltung
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Suchen Sie nach dem Namen eines Teilnehmers oder blättern Sie durch die Liste, um ihn zu finden.
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Klicken Sie auf den Teilnehmer, um sein Profil zu öffnen.
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Klicken Sie im Profil des Teilnehmers auf den Tab Persönliche Agenda.
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Klicken Sie auf Sitzungen hinzufügen.
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Verwenden Sie im Modal „Sitzung hinzufügen“ das Suchfeld, um Sitzungen nach Namen zu suchen. Wenn Sie die Sitzungsliste durchsuchen, klicken Sie auf jede Sitzung, die Sie hinzufügen möchten.
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Klicken Sie auf Sitzung (en) hinzufügen, wenn Sie fertig sind.
Sitzungen von einem einzelnen Teilnehmer entfernen
Um eine einzelne Sitzung aus der persönlichen Agenda eines Teilnehmers zu entfernen, klicken Sie neben einer Sitzung auf das Einstellungen-Symbol () und klicken Sie auf Aus persönlicher Agenda entfernen.
Um mehrere Sitzungen aus der persönlichen Agenda eines Teilnehmers zu entfernen, klicken Sie auf die Kästchen neben den Sitzungen, die Sie entfernen möchten, klicken Sie auf das Dreipunktsymbol () und wählen Sie dann Aus persönlicher Agenda entfernen aus.
Manuelles Hinzufügen von Teilnehmern zu einer einzelnen Sitzung
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Klicken Sie auf der Sitzungsseite Ihrer Veranstaltung auf das Einstellungen-Symbol () neben der Sitzung
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Klicken Sie auf Sitzungsteilnehmer.
Denken Sie daran, wenn eine Sitzung geöffnet ist oder eine begrenzte Kapazität hat, verwenden Sie das Modal Sitzungsteilnehmer, um zu ermitteln, welche Teilnehmer die Sitzung zu ihrer persönlichen Agenda hinzugefügt haben.
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Klicken Sie im Modal „Sitzungsteilnehmer“ auf die Schaltfläche „Teilnehmer hinzufügen“, um das Modal „Teilnehmer hinzufügen“ zu öffnen.
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Suchen Sie nach Teilnehmern anhand des Namens und klicken Sie dann in den Suchergebnissen auf den Namen eines Teilnehmers, um ihn zur Sitzung hinzuzufügen.
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Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen, wenn Sie fertig sind.
Teilnehmer aus einer einzelnen Sitzung entfernen
Um einen einzelnen Teilnehmer aus der Teilnehmerliste einer Sitzung zu entfernen, klicken Sie neben diesem Teilnehmer auf das Einstellungen-Symbol () und dann auf Aus Sitzung entfernen.
Um mehrere Teilnehmer aus der Teilnehmerliste einer Sitzung zu entfernen, markieren Sie die Kästchen neben den Teilnehmern, die Sie entfernen möchten, klicken Sie auf das Dreipunktsymbol () und wählen Sie dann Aus Sitzung entfernen aus.
Exportieren Sie die Liste der Sitzungsteilnehmer
Um die Teilnehmerliste der Sitzung zu exportieren, markieren Sie das Feld „Benutzer“ in der oberen linken Ecke der Liste, klicken Sie auf das Dreipunktsymbol () neben dem Suchfeld und dann auf Exportieren.
Jetzt wissen Sie alles, was Sie brauchen, um das Anwesenheitsmanagement zu nutzen und die persönlichen Tagesordnungen der Teilnehmer voreinzustellen!
Die Teilnehmer gehen einfach in der Event-App auf den Tab „Meine Agenda“, um auf alle Sessions zuzugreifen, die Sie oder sie zu ihrer persönlichen Agenda hinzugefügt haben. Wenn Sie den Zugang zum Session Check-in vor Ort auf Teilnehmer beschränken, die ihn in ihrer persönlichen Agenda haben, können sie sich mit Session Check-in in die Sitzung einchecken.
Jetzt, da Ihre Teilnehmer bereit sind, mit Ihren Sessions zu interagieren, lesen Sie unseren Leitfaden zur Teilnehmermoderation.
