Hartelijk dank voor uw feedback
Feedback?Gewoonlijk kan elke deelnemer zonder beperkingen een sessie aan zijn persoonlijke agenda toevoegen (in een evenement-app bekend als 'Mijn agenda'). Met sessies kunt u echter hun capaciteit beperken of ze sluiten met behulp van Aanwezigheidsbeheer. Als u een capaciteitslimiet instelt, kunnen de deelnemers de sessie aan hun persoonlijke agenda toevoegen totdat de sessie de limiet heeft bereikt. Als u een sessie instelt op 'Gesloten', kunnen alleen deelnemers die u aan de sessie toevoegt, deze in hun persoonlijke agenda opnemen.
Aanwezigheidsbeheer configureren is vooral belangrijk als u gebruikmaakt van Session-check-in op locatie en de toegang tot persoonlijke sessies wilt beperken op basis van de persoonlijke agenda's van de deelnemers.
Laten we eens kijken hoe Aanwezigheidsbeheer werkt. 🔍
Aanwezigheidsbeheer activeren
Wanneer u een sessie toevoegt of bewerkt, klikt u op de sectie Aanwezigheidsbeheer om deze uit te vouwen. De standaardinstelling voor aanwezigheidsbeheer is 'Open', zodat iedereen de sessie aan zijn persoonlijke agenda kan toevoegen.
Klik op de keuzelijst 'Status' en selecteer Gesloten of Beperkte capaciteit.
-
Gesloten betekent dat alleen deelnemers die u aan de sessie toevoegt, dit in hun persoonlijke agenda kunnen opnemen.
-
Beperkte capaciteit betekent dat elke deelnemer de sessie aan zijn persoonlijke agenda kan toevoegen totdat de sessie de maximale presentiecapaciteit heeft bereikt die u hebt ingesteld.
Vink het vakje Het afwijzingsbericht aanpassen aan als u het standaardweigeringsbericht wilt bewerken. Wanneer een deelnemer probeert de sessie aan zijn persoonlijke agenda toe te voegen, verschijnt dit bericht als de sessie vol is (schermafbeelding links, hieronder) of gesloten is en ze niet in de deelnemerslijst staan (schermafbeelding rechts, hieronder).
Als u 'Beperkte capaciteit' selecteert, voer dan een getal in voor de capaciteit voor sessieaanwezigheid in het veld 'Maximale deelnemers'.
Houd er rekening mee dat de maximale opkomst niet verward moet worden met de locatiecapaciteit. Lees ons artikel over het toevoegen van locaties voor meer informatie over locatiecapaciteit.
De huidige en maximale opkomst staan vermeld onder de titel van de sessie in de Event App. Elke deelnemer kan de sessie aan zijn persoonlijke agenda toevoegen totdat de sessie zijn capaciteit heeft bereikt.
Houd er rekening mee dat als u het vakje 'Deelnemerslijst weergeven' uitschakelt in de instellingen van de Agenda-functie, het aantal deelnemers niet wordt weergegeven.
Als u 'Gesloten' selecteert, krijgen alleen deelnemers die u aan de sessie toevoegt dit in hun persoonlijke agenda. In de Event-app kunnen alle deelnemers de sessie nog steeds vinden in de agendafunctie en deelnemen aan de livestream (indien van toepassing), tenzij u de zichtbaarheid beperkt met behulp van nummers en groepen.
Voltooi alle andere bewerkingen van de sessie en klik vervolgens op Wijzigingen opslaan.
Als u gewoon een limiet instelt voor de capaciteit van de sessie, bent u klaar! Tot ziens. 👋
Als u de sessie op 'Gesloten' instelt om deze te beperken tot bepaalde personen, lees dan verder om te leren hoe u deelnemers aan de sessie kunt toevoegen. 📖
Deelnemers aan de sessie toevoegen
Voordat u begint, moet u ervoor zorgen dat er deelnemers aanwezig zijn op uw evenement! Zonder hen werkt dit niet. 🤷
Als u een sessie instelt op 'Gesloten', kan deze alleen in de persoonlijke agenda's van de deelnemers verschijnen als u deze toevoegt. U kunt besloten sessies op een van de volgende drie manieren aan uw persoonlijke agenda's toevoegen. Welke u kiest, hangt af van uw behoeften, dus hier volgt een kort overzicht van elk:
-
Vooraf ingestelde agenda's importeren - Ideaal als u veel sessies wilt toevoegen voor veel deelnemers.
-
Handmatig één of meerdere sessies toevoegen voor één deelnemer - Ideaal als u een of meer sessies aan de persoonlijke agenda van een deelnemer wilt toevoegen.
-
Deelnemers handmatig aan een enkele sessie toevoegen - Ideaal als u veel deelnemers aan één sessie wilt toevoegen.
Houd er rekening mee dat deelnemers zichzelf kunnen verwijderen uit sessies die u aan hun persoonlijke agenda toevoegt.
Laten we nu elk van deze opties in detail bekijken. 🔍
Vooraf ingestelde agenda's importeren
De snelste manier om veel sessies aan veel persoonlijke agenda's toe te voegen, is door het sjabloon voor het importeren van vooraf ingestelde agenda's te gebruiken.
-
Ga naar de pagina Deelnemers van uw evenement.
-
Klik op de knop Vooraf ingestelde agenda's.
-
Klik in de module 'Vooraf ingestelde agenda's importeren' op de knop Downloaden om het importsjabloon te downloaden.
-
Na enkele ogenblikken verschijnt er een melding dat de sjabloon klaar is om te downloaden. Klik op de link Klik hier om te downloaden om het .xlsx-bestand te downloaden. Als u de melding hebt gemist, klikt u gewoon op het meldingspictogram naast uw profielafbeelding in de rechterbovenhoek van het scherm om een lijst met eerdere meldingen te vinden.
-
Lees het blad 'Instructies' om te leren hoe u sessies kunt toewijzen aan elke deelnemer op het blad 'Vooraf ingestelde agenda's'.
-
Wanneer u klaar bent met het invoeren van informatie op het blad 'Vooraf ingestelde agenda's', slaat u het .xls-bestand op, gaat u terug naar de modaal Vooraf ingestelde agenda importeren en uploadt u het bestand.
Om de persoonlijke agenda's aan te passen die u vooraf hebt ingesteld, hoeft u alleen maar het sjabloon voor de vooraf ingestelde agenda opnieuw te downloaden, wijzigingen aan te brengen en opnieuw te importeren. Lees ons artikel Exporteren en importeren van deelnemers, sessies en functie-inhoud voor meer informatie over het importeren van sjablonen.
Handmatig een of meerdere sessies toevoegen voor één deelnemer
-
Ga naar de bezoekerspagina van uw evenement
-
Zoek naar de naam van een deelnemer of blader door de lijst om ze te vinden.
-
Klik op de deelnemer om zijn of haar profiel te openen.
-
Klik op het profiel van de deelnemer op het tabblad Persoonlijke agenda.
-
Klik op Sessies toevoegen.
-
Gebruik in de modaal 'Sessie toevoegen' het zoekveld om Sessies op naam te zoeken. Terwijl u in de sessielijst zoekt, klikt u op elke sessie die u wilt toevoegen.
-
Klik op Sessie (s) toevoegen als u klaar bent.
Sessies van één deelnemer verwijderen
Om een enkele sessie uit de persoonlijke agenda van een deelnemer te verwijderen, klikt u op het pictogram Instellingen () naast een sessie en klikt u op Verwijderen uit persoonlijke agenda.
Om meerdere sessies uit de persoonlijke agenda van een deelnemer te verwijderen, klikt u op de selectievakjes naast de sessies die u wilt verwijderen, klikt u op het pictogram met de drie puntjes () en selecteert u vervolgens Verwijderen uit persoonlijke agenda.
Deelnemers handmatig aan een enkele sessie toevoegen
-
Klik op de pagina Sessies van uw evenement op het pictogram Instellingen () naast de sessie
-
Klik op Sessiedeelnemers.
Houd er rekening mee dat als een sessie open is of een beperkte capaciteit heeft, u de modaal voor de deelnemers aan de sessie kunt gebruiken om te bepalen welke deelnemers de sessie aan hun persoonlijke agenda hebben toegevoegd.
-
Klik in de modaal 'Sessiedeelnemers' op de knop Deelnemers toevoegen om de modaal 'Deelnemers toevoegen' te openen.
-
Zoek naar deelnemers op naam en klik vervolgens op de naam van een deelnemer in de zoekresultaten om ze aan de sessie toe te voegen.
-
Klik op Deelnemers toevoegen als u klaar bent.
Deelnemers uit een enkele sessie verwijderen
Om één deelnemer uit de deelnemerslijst van een sessie te verwijderen, klikt u op het pictogram Instellingen () naast die deelnemer en vervolgens op Verwijderen uit sessie.
Als u meerdere deelnemers uit de deelnemerslijst van een sessie wilt verwijderen, vinkt u de vakjes aan naast de deelnemers die u wilt verwijderen, klikt u op het pictogram met de drie puntjes () en selecteert u vervolgens Verwijderen uit sessie.
Exporteer de lijst met deelnemers aan de sessie
Om de deelnemerslijst van de sessie te exporteren, vinkt u het vakje 'Gebruiker' in de linkerbovenhoek van de lijst aan, klikt u op het pictogram met de drie puntjes () naast het zoekvak en klikt u vervolgens op Exporteren.
Nu weet u alles wat u nodig hebt om Attendance Management en vooraf ingestelde persoonlijke agenda's van de deelnemers te gebruiken!
Deelnemers gaan gewoon naar het tabblad 'Mijn agenda' in de Event-app om toegang te krijgen tot alle sessies die u of zij aan hun persoonlijke agenda hebben toegevoegd. Als u de toegang tot het inchecken ter plaatse beperkt tot deelnemers die dat in hun persoonlijke agenda hebben, kunnen ze inchecken voor de sessie met behulp van Session Check-in.
Nu uw deelnemers klaar zijn om te beginnen met interactie met uw sessies, kunt u onze handleiding voor het modereren van deelnemers lezen.
