Grazie per il feedback.
Feedback?Di solito, qualsiasi partecipante può aggiungere una sessione alla propria agenda personale (nota come «La mia agenda» in un'app per eventi) senza restrizioni. Tuttavia, le sessioni Le consentono di limitarne la capacità o di chiuderle utilizzando la gestione delle presenze. Se imposta un limite di capacità, i partecipanti possono aggiungere la sessione alla loro agenda personale fino a quando la sessione non raggiunge il limite. Se imposta una sessione su «Chiusa», solo i partecipanti che aggiunge alla sessione possono inserirla nella loro agenda personale.
La configurazione della gestione delle presenze è particolarmente importante se utilizza il check-in delle sessioni in loco e desidera limitare l'accesso alle sessioni di persona in base alle agende personali dei partecipanti.
Scopriamo come funziona la gestione delle presenze. 🔍
Attiva la gestione delle presenze
Quando aggiunge o modifica una sessione, faccia clic sulla sezione Gestione delle presenze per espanderla. L'impostazione predefinita per la gestione delle presenze è «Aperto» in modo che chiunque possa aggiungere la sessione alla propria agenda personale.
Fai clic sul menu a discesa «Stato» e seleziona Capacità chiusa o limitata.
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Chiuso significa che solo i partecipanti che Lei aggiunge alla sessione possono inserirlo nella loro agenda personale.
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Capacità limitata significa che qualsiasi partecipante può aggiungere la sessione alla propria agenda personale fino a quando la sessione non raggiunge la capacità massima di partecipazione da Lei impostata.
Spunta la casella Personalizza il messaggio di rifiuto se desidera modificare il messaggio di rifiuto predefinito. Quando un partecipante cerca di aggiungere la sessione alla propria agenda personale, viene visualizzato questo messaggio se la sessione è completa (schermata a sinistra, in basso) o è chiusa e non è nell'elenco dei partecipanti (schermata a destra, sotto).
Se seleziona «Capacità limitata», inserisca un numero per la capacità di partecipazione alla sessione nel campo «Partecipazione massima».
Tenga presente che la frequenza massima non deve essere confusa con la capacità della sede. Per saperne di più sulla capacità di localizzazione, legga il nostro articolo sull'aggiunta di sedi.
La partecipazione attuale e massima sono elencate sotto il titolo della sessione nell'App dell'evento. Qualsiasi partecipante può aggiungere la sessione alla propria agenda personale fino a quando una sessione non raggiunge il numero massimo.
Tenga presente che se deseleziona la casella «Mostra l'elenco dei partecipanti» nelle impostazioni della funzione Agenda, il numero dei partecipanti non verrà visualizzato.
Se seleziona «Chiuso», solo i partecipanti che aggiunge alla sessione lo avranno nella loro agenda personale. Nell'app Event, tutti i partecipanti possono ancora trovare la funzione Sessione nell'agenda e partecipare al live streaming (se presente) a meno che Lei non limiti la visibilità utilizzando tracce e gruppi.
Completa qualsiasi altra modifica alla sessione, quindi faccia clic su Salva modifiche.
Se imposta semplicemente un limite alla capacità della sessione, è fatta! Arrivederci. 👋
Se imposta la sessione su «Chiusa» per limitarla solo a persone specifiche, continui a leggere per sapere come aggiungere partecipanti alla sessione. 📖
Aggiungere partecipanti alla sessione
Prima di iniziare, si assicuri che ci siano partecipanti al suo evento! Questo non funzionerà senza di loro. 🤷
Quando imposta una sessione su «Chiusa», può apparire nelle agende personali dei partecipanti solo se la aggiunge. Può aggiungere sessioni chiuse alle agende personali utilizzando uno dei tre metodi. Quello che sceglie dipende dalle sue esigenze, quindi ecco una rapida panoramica di ciascuna:
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Importa ordini del giorno preimpostati - Ideale per quando deve aggiungere molte sessioni per molti partecipanti.
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Aggiungere manualmente una o più sessioni per un partecipante: ideale quando deve aggiungere una o più sessioni all'agenda personale di un partecipante.
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Aggiungere manualmente i partecipanti a una singola sessione: ideale per quando deve aggiungere molti partecipanti a una singola sessione.
Tenga presente che i partecipanti possono rimuoversi dalle sessioni che aggiunge alla loro agenda personale.
Ora esploriamo ognuna di queste opzioni in dettaglio. 🔍
Importazione di agende preimpostate
Il modo più veloce per aggiungere molte sessioni a molte agende personali è utilizzare il modello di importazione dell'agenda preimpostata.
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Vada alla pagina Partecipanti del suo evento.
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Faccia clic sul pulsante Agende preimpostate.
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Nella modalità «Importa ordini del giorno preimpostati», faccia clic sul pulsante Download per scaricare il modello di importazione.
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Dopo alcuni istanti, viene visualizzata una notifica che La informa che il modello è pronto per il download. Fai clic sul link Clicca qui per scaricare il file .xlsx. Se ha perso la notifica, faccia semplicemente clic sull'icona della notifica accanto all'immagine del suo profilo nell'angolo in alto a destra dello schermo per trovare un elenco delle notifiche precedenti.
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Legga il foglio «Istruzioni» per scoprire come assegnare le sessioni per ogni partecipante nel foglio «Agende preimpostate».
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Quando ha finito di inserire le informazioni nel foglio «Agende preimpostate», salvi il file .xls, poi ritorni alla modalità Importa agenda preimpostata e carica il file.
Per modificare le agende personali che ha preimpostato, scarichi nuovamente il modello di agenda preimpostata, apporti le modifiche e reimporti. Per ulteriori informazioni sui modelli di importazione, legga il nostro articolo Esportazione e importazione di partecipanti, sessioni e contenuti delle funzionalità.
Aggiungere manualmente una o più sessioni per un partecipante
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Vai alla pagina dei partecipanti al suo evento
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Cerca il nome di un partecipante o scorra l'elenco per trovarlo.
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Fai clic sul partecipante per aprire il suo profilo.
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Nel profilo del partecipante, faccia clic sulla scheda Agenda personale.
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Faccia clic su Aggiungi sessioni.
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Nella modalità «Aggiungi sessione», usi il campo di ricerca per individuare le sessioni per nome. Mentre cerca nell'elenco delle sessioni, faccia clic su ciascuna sessione che desidera aggiungere.
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Fai clic su Aggiungi sessioni quando ha finito.
Rimuovere le sessioni da un singolo partecipante
Per rimuovere una singola sessione dall'agenda personale di un partecipante, faccia clic sull'icona Impostazioni () accanto a una sessione e faccia clic su Rimuovi dall'agenda personale.
Per rimuovere più sessioni dall'agenda personale di un partecipante, faccia clic sulle caselle di controllo accanto alle Sessioni che desidera rimuovere, faccia clic sull'icona a tre punti (), quindi selezioni Rimuovi dall'agenda personale.
Aggiungere manualmente i partecipanti a una singola sessione
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Nella pagina Sessioni del suo evento, faccia clic sull'icona Impostazioni () accanto alla Sessione
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Fai clic su Partecipanti alla sessione.
Tenga presente che se una sessione è aperta o ha una capacità limitata, usi la modalità Partecipanti alla sessione per identificare quali partecipanti hanno aggiunto la sessione alla loro agenda personale.
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Nella modalità «Partecipanti alla sessione», faccia clic sul pulsante Aggiungi partecipanti per aprire la modalità «Aggiungi partecipanti».
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Cerca i partecipanti per nome, poi fa clic sul nome di un partecipante nei risultati della ricerca per aggiungerli alla sessione.
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Fai clic su Aggiungi partecipanti quando ha finito.
Rimuovere i partecipanti da una singola sessione
Per rimuovere un singolo partecipante dall'elenco dei partecipanti di una sessione, faccia clic sull'icona Impostazioni () accanto a quel partecipante, quindi faccia clic su Rimuovi dalla sessione.
Per rimuovere più partecipanti dall'elenco dei partecipanti di una sessione, seleziona le caselle accanto ai partecipanti che desidera rimuovere, fai clic sull'icona a tre punti (), quindi seleziona Rimuovi dalla sessione.
Esporta l'elenco dei partecipanti alla sessione
Per esportare l'elenco dei partecipanti alla sessione, selezioni la casella «Utente» nell'angolo in alto a sinistra dell'elenco, faccia clic sull'icona a tre punti () accanto alla casella di ricerca, quindi faccia clic su Esporta.
Ora sa tutto ciò di cui ha bisogno per utilizzare la gestione delle presenze e le agende personali preimpostate per i partecipanti!
I partecipanti vanno semplicemente alla scheda «La mia agenda» dell'app Event per accedere a tutte le sessioni che Lei o hanno aggiunto alla loro agenda personale. Se limita l'accesso al check-in della sessione in loco ai partecipanti che lo hanno nella loro agenda personale, possono effettuare il check-in alla sessione utilizzando il check-in della sessione.
Ora che i suoi partecipanti sono pronti per iniziare a interagire con le sue sessioni, legga la nostra guida alla moderazione dei partecipanti.
