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Comentários?Normalmente, qualquer participante pode adicionar uma sessão à sua agenda pessoal (conhecida como “Minha agenda” em um aplicativo de evento) sem restrições. No entanto, as sessões permitem limitar sua capacidade ou fechá-las usando o Gerenciamento de Presença. Se você definir um limite de capacidade, os participantes poderão adicionar a sessão à sua agenda pessoal até que a sessão atinja seu limite. Se você definir uma sessão como “Fechada”, somente os participantes que você adicionar à sessão poderão incluí-la em sua agenda pessoal.
Configurar o gerenciamento de presença é especialmente importante se você estiver usando o check-in de sessões no local e quiser limitar o acesso às sessões presenciais com base nas agendas pessoais dos participantes.
Vamos aprender sobre como funciona o gerenciamento de atendimento. 🔍
Ativar o gerenciamento de presença
Ao adicionar ou editar uma sessão, clique na seção Gerenciamento de presença para expandi-la. A configuração padrão do Gerenciamento de Presença é “Aberto” para que qualquer pessoa possa adicionar a sessão à sua agenda pessoal.
Clique no menu suspenso “Status” e selecione Capacidade fechada ou limitada.
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Fechado significa que somente os participantes que você adicionar à Sessão podem tê-la em sua agenda pessoal.
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Capacidade limitada significa que qualquer participante pode adicionar a sessão à sua agenda pessoal até que a sessão atinja a capacidade máxima de participação que você definiu.
Marque a caixa Personalizar a mensagem de negação se quiser editar a mensagem de negação padrão. Quando um participante tenta adicionar a sessão à sua agenda pessoal, essa mensagem aparece se a sessão estiver cheia (captura de tela à esquerda, abaixo) ou fechada e ele não estiver na lista de participantes (captura de tela à direita, abaixo).
Se você selecionar “Capacidade limitada”, insira um número para a capacidade de participação na sessão no campo “Participação máxima”.
Lembre-se de que a frequência máxima não deve ser confundida com a capacidade de localização. Para saber mais sobre a capacidade de localização, leia nosso artigo sobre a adição de locais.
A participação atual e máxima estão listadas abaixo do título da sessão no aplicativo do evento. Qualquer participante pode adicionar a sessão à sua agenda pessoal até que a sessão atinja a capacidade máxima.
Lembre-se de que, se você desmarcar a caixa “Mostrar lista de participantes” nas configurações do recurso Agenda, a contagem de participantes não aparecerá.
Se você selecionar “Fechado”, somente os participantes que você adicionar à Sessão a terão em sua agenda pessoal. No aplicativo Event, todos os participantes ainda podem encontrar a sessão no recurso Agenda e participar da transmissão ao vivo (se houver), a menos que você restrinja a visibilidade usando faixas e grupos.
Conclua qualquer outra edição na Sessão e clique em Salvar alterações.
Se você simplesmente definir um limite para a capacidade da sessão, está tudo pronto! Tchau. 👋
Se você definir a sessão como “Fechada” para limitá-la apenas a pessoas específicas, continue lendo para saber como adicionar participantes da sessão. 📖
Adicionar participantes da sessão
Antes de começar, certifique-se de que haja participantes em seu evento! Isso não funcionará sem eles. 🤷
Quando você define uma sessão como “Fechada”, ela só pode aparecer nas agendas pessoais dos participantes se você a adicionar. Você pode adicionar sessões fechadas às agendas pessoais usando um dos três métodos. O que você escolher depende de suas necessidades, então aqui está uma visão geral rápida de cada um:
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Importe agendas predefinidas - Ideal para quando você precisa adicionar muitas sessões para muitos participantes.
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Adicionar manualmente uma ou várias sessões para um participante - ideal para quando você precisa adicionar uma ou mais sessões à agenda pessoal de um participante.
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Adicionar participantes manualmente a uma única sessão - ideal para quando você precisa adicionar muitos participantes a uma única sessão.
Lembre-se de que os participantes podem se retirar das sessões que você adiciona à agenda pessoal.
Agora vamos explorar cada uma dessas opções em detalhes. 🔍
Importar agendas predefinidas
A maneira mais rápida de adicionar várias sessões a várias agendas pessoais é usar o modelo de importação de pauta predefinida.
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Acesse a página de participantes do seu evento.
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Clique no botão Predefinir agendas.
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No modal “Importar agendas predefinidas”, clique no botão Download para baixar o modelo de importação.
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Depois de alguns instantes, uma notificação aparece informando que o modelo está pronto para download. Clique no link Clique aqui para baixar para baixar o arquivo.xlsx. Se você perdeu a notificação, basta clicar no ícone de notificação ao lado da imagem do seu perfil no canto superior direito da tela para encontrar uma lista de notificações anteriores.
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Leia a folha “Instruções” para saber como atribuir sessões para cada participante na folha “Agendas predefinidas”.
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Quando terminar de inserir as informações na planilha “Agendas predefinidas”, salve o arquivo.xls, retorne ao modal Importar agenda predefinida e faça o upload do arquivo.
Para ajustar as agendas pessoais que você predefiniu, basta baixar o modelo de agenda predefinida novamente, fazer alterações e reimportar. Para obter mais informações sobre modelos de importação, leia nosso artigo Exportar e importar participantes, sessões e conteúdo de recursos.
Adicione manualmente uma ou várias sessões para um participante
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Acesse a página de participantes do seu evento
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Pesquise o nome de um participante ou percorra a lista para encontrá-lo.
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Clique no participante para abrir seu perfil.
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No perfil do participante, clique na guia Agenda pessoal.
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Clique em Adicionar sessões.
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No modal “Adicionar sessão”, use o campo de pesquisa para localizar as sessões pelo nome. Ao pesquisar na lista de sessões, clique em cada sessão que você deseja adicionar.
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Clique em Adicionar sessão (s) quando terminar.
Remover sessões de um único participante
Para remover uma única sessão da agenda pessoal de um participante, clique no ícone Configurações () ao lado de uma sessão e clique em Remover da agenda pessoal.
Para remover várias sessões da agenda pessoal de um participante, clique nas caixas de seleção ao lado das Sessões que você deseja remover, clique no ícone de três pontos () e selecione Remover da agenda pessoal.
Adicione manualmente participantes a uma única sessão
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Na página Sessões do seu Evento, clique no ícone Configurações () ao lado da Sessão
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Clique em Participantes da sessão.
Lembre-se de que, se uma sessão estiver aberta ou tiver uma capacidade limitada, use o modal de participantes da sessão para identificar quais participantes adicionaram a sessão à sua agenda pessoal.
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No modal “Participantes da sessão”, clique no botão Adicionar participantes para abrir o modal “Adicionar participantes”.
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Pesquise os participantes pelo nome e clique no nome do participante nos resultados da pesquisa para adicioná-lo à Sessão.
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Clique em Adicionar participantes quando terminar.
Remover participantes de uma única sessão
Para remover um único participante da lista de participantes de uma sessão, clique no ícone Configurações () ao lado desse participante e, em seguida, clique em Remover da sessão.
Para remover vários participantes da lista de participantes de uma sessão, marque as caixas ao lado dos participantes que você deseja remover, clique no ícone de três pontos () e selecione Remover da sessão.
Exportar a lista de participantes da sessão
Para exportar a lista de participantes da sessão, marque a caixa “Usuário” no canto superior esquerdo da lista, clique no ícone de três pontos () ao lado da caixa de pesquisa e clique em Exportar.
Agora você sabe tudo o que precisa para usar o Gerenciamento de Presença e predefinir as agendas pessoais dos participantes!
Os participantes simplesmente acessam a guia “Minha agenda” no aplicativo do evento para acessar todas as sessões que você ou eles adicionaram à agenda pessoal. Se você restringir o acesso ao check-in da sessão no local aos participantes que o tenham em sua agenda pessoal, eles poderão fazer o check-in na sessão usando o check-in da sessão.
Agora que seus participantes estão prontos para começar a interagir com suas sessões, leia nosso guia sobre moderação de participantes.
