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Un commentaire ?En général, chaque participant peut ajouter une session à son agenda personnel (appelé « Mon agenda » dans une application événementielle) sans aucune restriction. Cependant, les sessions vous permettent de limiter leur capacité ou de les fermer à l'aide de la gestion des présences. Si vous fixez une limite de capacité, les participants peuvent ajouter la session à leur agenda personnel jusqu'à ce que la session atteigne sa limite. Si vous définissez une session sur « Fermée », seuls les participants que vous ajoutez à la session peuvent l'inscrire à leur agenda personnel.
La configuration de la gestion des présences est particulièrement importante si vous utilisez l'enregistrement des sessions sur site et que vous souhaitez limiter l'accès aux sessions en personne en fonction des agendas personnels des participants.
Découvrons comment fonctionne la gestion des présences. 🔍
Activez la gestion des présences
Lorsque vous ajoutez ou modifiez une session, cliquez sur la section Gestion des présences pour l'agrandir. Le paramètre de gestion des présences par défaut est « Ouvert », afin que chacun puisse ajouter la session à son agenda personnel.
Cliquez sur le menu déroulant « Statut » et sélectionnez Capacité fermée ou Capacité limitée.
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Fermé signifie que seuls les participants que vous ajoutez à la session peuvent l'inscrire à leur agenda personnel.
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La capacité limitée signifie que chaque participant peut ajouter la session à son agenda personnel jusqu'à ce que la session atteigne le nombre maximum de participants que vous avez défini.
Cochez la case Personnaliser le message de refus si vous souhaitez modifier le message de refus par défaut. Lorsqu'un participant essaie d'ajouter la session à son agenda personnel, ce message apparaît si la session est complète (capture d'écran de gauche, ci-dessous) ou si elle est fermée et qu'il ne figure pas dans la liste des participants (capture d'écran de droite, ci-dessous).
Si vous sélectionnez « Capacité limitée », saisissez un chiffre pour la capacité de participation à la session dans le champ « Participation maximale ».
N'oubliez pas qu'il ne faut pas confondre le maximum de fréquentation et la capacité d'accueil. Pour en savoir plus sur la capacité des sites, lisez notre article sur l'ajout de sites.
L'affluence actuelle et maximale est indiquée sous le titre de la session dans l'application de l'événement. Chaque participant peut ajouter la session à son agenda personnel jusqu'à ce que la session soit pleine.
N'oubliez pas que si vous décochez la case « Afficher la liste des participants » dans les paramètres de la fonction Agenda, le nombre de participants n'apparaîtra pas.
Si vous sélectionnez « Fermé », seuls les participants que vous ajoutez à la session l'auront dans leur agenda personnel. Sur l'application Event, tous les participants peuvent toujours accéder à la session dans la fonction Agenda et participer à la diffusion en direct (le cas échéant), sauf si vous limitez la visibilité en utilisant des pistes et des groupes.
Terminez toutes les autres modifications apportées à la session, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.
Si vous fixez simplement une limite à la capacité de la session, vous avez terminé ! Au revoir. 👋
Si vous définissez la session sur « Fermée » pour la limiter à certaines personnes, continuez à lire pour savoir comment ajouter des participants à la session. 📖
Ajouter des participants à la session
Avant de commencer, assurez-vous qu'il y a des participants à votre événement ! Cela ne marchera pas sans eux. 🤷
Lorsque vous définissez une session sur « Fermée », elle ne peut apparaître dans l'agenda personnel des participants que si vous l'ajoutez. Vous pouvez ajouter des sessions fermées à vos agendas personnels en utilisant l'une des trois méthodes suivantes. Celui que vous choisissez dépend de vos besoins. Voici donc un bref aperçu de chacun d'entre eux :
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Importez des agendas prédéfinis. Idéal lorsque vous devez ajouter de nombreuses sessions pour un grand nombre de participants.
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Ajoutez manuellement une ou plusieurs sessions pour un participant. C'est idéal lorsque vous devez ajouter une ou plusieurs sessions à l'agenda personnel d'un participant.
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Ajoutez manuellement des participants à une seule session. C'est idéal lorsque vous devez ajouter un grand nombre de participants à une seule session.
N'oubliez pas que les participants peuvent se retirer des sessions que vous ajoutez à leur agenda personnel.
Explorons maintenant chacune de ces options en détail. 🔍
Importer des agendas prédéfinis
Le moyen le plus rapide d'ajouter de nombreuses sessions à de nombreux agendas personnels est d'utiliser le modèle d'importation d'agenda prédéfini.
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Accédez à la page des participants à votre événement.
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Cliquez sur le bouton Agendas prédéfinis.
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Dans le mode « Importer des agendas prédéfinis », cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger le modèle d'importation.
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Au bout de quelques instants, une notification apparaît pour vous informer que le modèle est prêt à être téléchargé. Cliquez sur le lien Cliquez ici pour télécharger le fichier .xlsx. Si vous n'avez pas reçu la notification, cliquez simplement sur l'icône de notification à côté de votre image de profil en haut à droite de l'écran pour consulter la liste des notifications précédentes.
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Lisez la feuille « Instructions » pour savoir comment attribuer des sessions à chaque participant sur la feuille « Agendas prédéfinis ».
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Lorsque vous aurez fini de saisir les informations dans la feuille « Agendas prédéfinis », enregistrez le fichier .xls, puis revenez au mode Importer l'agenda prédéfini et chargez le fichier.
Pour ajuster les agendas personnels que vous avez prédéfinis, il vous suffit de télécharger à nouveau le modèle d'agenda prédéfini, d'apporter des modifications et de le réimporter. Pour plus d'informations sur les modèles d'importation, lisez notre article sur l'exportation et l'importation des participants, des sessions et du contenu des fonctionnalités.
Ajoutez manuellement une ou plusieurs sessions pour un participant
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Accédez à la page des participants à votre événement
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Recherchez le nom d'un participant ou parcourez la liste pour le trouver.
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Cliquez sur le participant pour ouvrir son profil.
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Sur le profil du participant, cliquez sur l'onglet Agenda personnel.
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Cliquez sur Ajouter des sessions.
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Dans le mode « Ajouter une session », utilisez le champ de recherche pour localiser les sessions par leur nom. Lorsque vous recherchez dans la liste des sessions, cliquez sur chaque session que vous souhaitez ajouter.
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Cliquez sur Ajouter une ou plusieurs sessions quand vous avez terminé.
Supprimer les sessions pour un seul participant
Pour supprimer une session de l'agenda personnel d'un participant, cliquez sur l'icône Paramètres () à côté d'une session, puis sur Supprimer de l'agenda personnel.
Pour supprimer plusieurs sessions de l'agenda personnel d'un participant, cochez les cases à côté des sessions que vous souhaitez supprimer, cliquez sur l'icône à trois points (), puis sélectionnez Supprimer de l'agenda personnel.
Ajouter manuellement des participants à une seule session
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Sur la page des sessions de votre événement, cliquez sur l'icône Paramètres () à côté de la session
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Cliquez sur Participants à la session.
N'oubliez pas que si une session est ouverte ou si sa capacité est limitée, utilisez le mode Participants à la session pour identifier les participants qui l'ont ajoutée à leur agenda personnel.
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Dans le mode « Participants à la session », cliquez sur le bouton Ajouter des participants pour ouvrir le mode « Ajouter des participants ».
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Recherchez les participants par leur nom, puis cliquez sur le nom d'un participant dans les résultats de recherche pour l'ajouter à la session.
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Cliquez sur Ajouter des participants quand vous aurez terminé.
Supprimer les participants d'une seule session
Pour supprimer un participant de la liste des participants à une session, cliquez sur l'icône Paramètres () à côté de ce participant, puis sur Supprimer de la session.
Pour supprimer plusieurs participants de la liste des participants d'une session, cochez les cases à côté des participants que vous souhaitez supprimer, cliquez sur l'icône à trois points (), puis sélectionnez Supprimer de la session.
Exporter la liste des participants à la session
Pour exporter la liste des participants à la session, cochez la case « Utilisateur » en haut à gauche de la liste, cliquez sur l'icône à trois points () à côté du champ de recherche, puis sur Exporter.
Vous savez maintenant tout ce dont vous avez besoin pour utiliser la gestion des présences et définir les agendas personnels des participants !
Les participants accèdent simplement à l'onglet « Mon agenda » de l'application Event pour accéder à toutes les sessions que vous ou eux avez ajoutées à leur agenda personnel. Si vous limitez l'accès à l'enregistrement des sessions sur place aux participants qui l'ont inscrit à leur agenda personnel, ils peuvent s'enregistrer à la session via Session Check-in.
Maintenant que vos participants sont prêts à commencer à interagir avec vos sessions, lisez notre guide de modération des participants.
