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En Webex Events, los asistentes son las personas que están registradas para su evento y usarán la aplicación Event, se registrarán en Onsite y mostrarán sus insignias a sus expositores que estén usando Lead Retrieval.

Cuando una persona ama mucho su evento (o cuando tiene que hacerlo), se registra para él, ya sea a través de Webex Events Registration u otro proveedor de registro. Las personas que se registran a través de Webex Events Registration se agregan automáticamente a la lista de asistentes.

Debe cargar una lista de asistentes o agregarlos manualmente cuando:

• No está usando Webex Events Registration

• No integra su plataforma de registro de terceros

• Si ya tiene una lista de asistentes de alguna otra fuente

Agregar asistentes a su evento de Webex debe ser uno de los últimos pasos antes de que comience su evento. Antes de comenzar a agregar asistentes, complete los siguientes pasos:

• Active los productos Webex Events que planea usar, incluidos el registro, la aplicación de eventos, en el sitio y la recuperación de clientes.

• Agregue grupos exclusivos para cada categoría de asistentes, como asistentes presenciales o virtuales, personal, moderadores y prensa, por nombrar algunos.

• Si está importando datos desde una plataforma de registro de terceros, debe crear preguntas en la plataforma Webex Events antes de importar las respuestas de los asistentes a las preguntas. Lea nuestro artículo Crear preguntas para obtener más información.

En la barra de navegación de su evento, haga clic en Asistentes y, a continuación, haga clic en Nuevo asistente.

En el modal que aparece, proporcione la siguiente información:

1. Imagen de perfil

2. Nombre del boleto: * Este campo solo aparece si el registro está activo en su evento.

3. Nombre y apellido - * Escriba el nombre y apellido preferidos del usuario.

4. Correo electrónico de registro - * Escriba el correo electrónico con el que se registró el asistente. Usarán este correo electrónico para iniciar sesión en la aplicación Event. Si el asistente intenta iniciar sesión con una dirección de correo electrónico diferente, puede tener problemas para acceder a su aplicación de eventos.

   • Envíe un correo electrónico de confirmación a este nuevo asistente - Marque esta casilla para enviar inmediatamente un correo electrónico de confirmación al asistente cuando haga clic en 'Guardar cambios'.

5. Asistencia - * Seleccione si esta persona asistirá al evento en persona o virtualmente.

6. Grupo exclusivo: * Un grupo exclusivo identifica de manera única diferentes categorías de asistentes, como prensa, conferencista o asistentes VIP, por lo que los asistentes solo pueden pertenecer a un grupo exclusivo. Los grupos exclusivos tienen todos los mismos usos que los grupos normales, además son útiles para crear insignias específicas para boletos y elementos de insignia en Onsite. Lea nuestro artículo sobre grupos para obtener más información.

7. Título

8. Empresa

9. Ubicación: a algunos asistentes les gusta priorizar la creación de redes con personas que viven en su área, así que ingrese a la ciudad de la casa principal del asistente, no a la ubicación de su empresa.

10. Resumen - Agregue un anuncio introductorio para este asistente. Esto es especialmente importante si va a agregar un orador, patrocinador o miembro del personal.

11. Grupos: si ha configurado grupos, asigne al usuario a uno o más de ellos aquí. Los grupos controlan la administración de acceso y la personalización en muchas áreas dentro de la aplicación. Para obtener más información, lea nuestro artículo sobre cómo usar grupos para experiencias personalizadas de los asistentes.

12. Configuración avanzada: haga clic en esta barra para que se revele el campo ID externo. Solo complete este campo cuando desee hacer referencia al ID externo de una plataforma fuera de Webex Events. Obtenga más información en nuestra Guía de características de ID externas.

Haga clic en Guardar cambios para terminar de agregar el usuario.

Para importar una lista de usuarios, haga clic en la página Asistentes y, a continuación, haga clic en Importar.

Siga las instrucciones del modal para descargar la plantilla Asistentes. Abra la plantilla en su programa de hoja de cálculo preferido y, a continuación, siga la hoja “Instrucciones” de la plantilla para agregar e importar la información de los asistentes.

Cuando termine de agregar la información de los asistentes a la hoja, utilice el Paso 3 en el modal de importación para importar el archivo.

Si necesita cargar más asistentes después de importar otros, solo incluya a los nuevos asistentes en la plantilla de importación. Si necesita actualizar grandes cantidades de datos de asistentes existentes, exporte los asistentes que necesita actualizar desde Webex Events, realice los cambios en el archivo y, a continuación, cargue el archivo actualizado. No cambie la columna “Identificador único” en la hoja de cálculo.

Para obtener instrucciones completas sobre el uso de plantillas de importación, lea nuestro artículo sobre la exportación e importación de contenido.

Todos los asistentes aparecen en la lista de asistentes y hay una amplia variedad de acciones que puede tomar para revisar y editar la información de los asistentes. Lea nuestro artículo sobre la administración de asistentes para obtener más información.

¡Ahora sabe cómo agregar asistentes a su evento Webex! Teme un poco de helado. 🍨

• No tiene que subir a los asistentes antes de promocionar su evento a su audiencia, a menos que esté usando la configuración de privacidad Solo para invitación. Si no está seguro de qué configuración de privacidad usar, nuestro artículo Configuración de privacidad le ayudará a decidir.

• Además de agregar asistentes regulares, considere crear perfiles de asistentes para VIP, oradores, patrocinadores, moderadores y otro personal del evento para que puedan interactuar con los asistentes dentro de la aplicación del evento.