Cuando su equipo comienza a trabajar en Webex , usted debe tomar un tiempo para pensar cuál es la mejor manera de estructurar sus equipos y espacios. Si usted adopta un enfoque sistemático, es probable que le resulte más fácil controlar su flujo de trabajo y apoyar mejor a su equipo. Puede establecer procesos comunes, tomar decisiones, desarrollar el conocimiento común y facilitar la cultura de su equipo.

Siga las pautas de su empresa

Es posible que su empresa ya tenga pautas específicas que usted debe seguir al crear espacios o equipos. Por ejemplo, se puede esperar que los administradores tengan un espacio dedicado a sus subalternos, o un grupo completo de tecnología podría tener un equipo al que todos se agreguen automáticamente. Por lo tanto, si está en condiciones de crear nuevos espacios y equipos para que sus compañeros trabajen juntos, primero consulte las pautas de su empresa. Dado que la mayoría de las personas trabajarán en varios espacios y equipos a la vez, seguir pautas similares lo hace más fácil para todos.

Comience con los espacios

Un espacio es donde se lleva a cabo toda la acción en Webex. Es donde usted envía mensajes, comparte archivos, planifica reuniones, realiza llamadas, etc. Puede tener varios tipos de espacios: uno con una sola persona, uno con mucha gente y otro que es parte de un equipo más grande. Cuando envía un mensaje a alguien directamente , está creando un espacio entre los dos, y nadie más puede entrar a esa conversación. Si necesita comunicarse con más personas sobre un tema específico, puede crear un espacio donde puedan trabajar todos juntos. Si su alcance se expande desde la intención original de ese espacio, es posible que tenga que crear un equipo y mover el espacio a un equipo.

Arme sus equipos

Por lo general, creará equipos por una de dos razones: si tiene una estructura de comunicación específica en mente para un proyecto grande o un grupo de personas, o si ha salido de un espacio que ha creado. Los equipos son simplemente una colección de espacios relacionados. Son ideales para un grupo coherente de personas que van a trabajar en alguna tarea durante mucho tiempo. Esa tarea podría ser complicada y requerir gran cantidad de actividades o subproyectos a la vez. Puede crear un espacio diferente para cada pieza del rompecabezas.

Digamos que usted administra un equipo de aproximadamente 10 personas en el Departamento de Finanzas de una empresa grande. Una vez que su equipo esté utilizando la aplicación, usted podrá crear un equipo llamado "Finanzas". Cuando crea un equipo, se convierte en su moderador , y todas las personas a las que agrega son miembros del equipo. Se agregarán automáticamente al espacio General del equipo , que es el espacio predeterminado, y al único que los miembros de su equipo se agregan automáticamente.

Organice sus equipos

Considere utilizar el espacio General para anuncios, donde puede compartir información importante como mensajes de solo lectura. Solo los moderadores de equipo podrán publicar en el espacio, y usted evitará perder estos mensajes importantes en las discusiones en curso que se llevan a cabo en los otros espacios del equipo.

La forma en que estructura su equipo es la clave para el éxito de su equipo. Cualquier persona del equipo puede agregar espacios al equipo como una manera de compartir sus conocimientos. Todas las personas del equipo pueden ver los espacios de equipo disponibles y entrar a estos por su cuenta. Si desea que su equipo siga las pautas al crear espacios de equipo, asegúrese de que lo sepan.

Moderar espacios de equipo

Cuando usted modera un espacio en un equipo, controla qué espacios están disponibles y quiénes los pertenecen. Esto le otorga control sobre quién ve el contenido en el espacio. Esto es útil, por ejemplo, cuando usted es un moderador que proporciona información confidencial o confidencial a un grupo de personas dirigido. Puede bloquear esta información confidencial para otras personas de su equipo que no tienen los permisos requeridos.

Cuando crea un equipo, es moderador de equipo y controla los espacios y los miembros de suequipo.

Los moderadores de equipo también pueden asignarse a sí mismos como moderadores a cualquier espacio moderado de sus equipos. Los moderadores de equipo pueden entrar a cualquier espacio y promoverse a sí mismos para moderar ese espacio. También pueden asignar otros moderadores del espacio, que deben ser miembros del equipo.

Cualquier persona del equipo puede crear un espacio de equipo y puede elegir moderar el espacio. Luego, se convierten en el moderador de ese espacio. Los demás miembros del equipo no pueden unirse a usted mismo y necesitan pedirle al moderador que entre.

Agregue más moderadores

También puede asignar otros moderadores al equipo para mantener la lista de miembros del equipo actualizada, o para actualizar los detalles del equipo. Los moderadores pueden ayudar a garantizar que los espacios de su equipo estén todos activos al archivar espacios que no está utilizando, o al restaurar los que necesita de nuevo. También pueden eliminar personas del equipo que ya no trabajan en este.

Por último, cuando el trabajo de todos se haya trasladado a nuevos proyectos, usted puede archivar su equipo y prepararse para crear su próximo equipo.