Ennen kuin aloitat

  • Järjestelmänvalvojasi on otettava puhepostiasetukset käyttöön, jotta voit käyttää ja määrittää niitä. Jos et löydä puhepostiasetuksia, tarkista järjestelmänvalvojaltasi.
  • Soittovaihtoehto User Hubissa

    Voit määrittää kaikki vastaajaasetukset User Hubista siirtymällä kohtaan asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

    The Kutsumus vaihtoehto on käytettävissä vain käyttäjille, joilla on Webex Calling -lisenssi (Basic tai Professional). Jos et näe Kutsumus vaihtoehto, se tarkoittaa, että sinulla ei ole Webex Calling -lisenssiä.

    Jos haluat selvittää, minkä puhelupalvelun olet ottanut käyttöön, voit tarkistaa Webex-sovelluksesta. Katso lisätietoja Ota selvää, mikä puhelupalvelu sinulla on.

  • Puhepostin edelleenlähetys

    Kun järjestelmänvalvojasi on ottanut tämän asetuksen käyttöön, voit lähettää ääniviestejä edelleen toisen käyttäjän numeroon tai alaliittymään. Kun se on poistettu käytöstä, et voi lähettää ääniviestejä edelleen, käyttää ulkoista postilaatikkoa tai lähettää kopiota ääniviestistä määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

  • Vastaajaviestin poistaminen

    Järjestelmänvalvojasi voi määrittää puheviestien vanhenemisajan (1–180 päivää) ja vanhentuneiden viestien poistamisen ehdot.


     
    Kun järjestelmänvalvojasi on määrittänyt asetukset, yli 180 päivää vanhat ääniviestit arkistoidaan automaattisesti. Jos haluat käyttää arkistoituja ääniviestejä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

    Jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt asetuksia, sinun on poistettava viestit manuaalisesti.

  • Vastaajan salasana tai PIN-koodi

    Järjestelmänvalvojasi voi määrittää päivien vähimmäismäärän (1–7) salasanan muutosten ja salasanan vanhenemisajan (15–180 päivää) välillä. Jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt asetuksia, salasanasi ei vanhene koskaan.

    Voit nollata vastaajaviestin salasanan User Hubista, katso Aseta tai nollaa vastaajaviestin PIN-koodi Lisätietoja. Jos haluat kuunnella ääniviestejäsi User Hubista, katso Kuuntele ääniviestejäsi.


 
Jos löydät ongelmia asetusten määrittämisessä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaasi. Järjestelmänvalvojasi voi myös määrittää kaikki puhepostiasetukset puolestasi.

Ota vastaaja käyttöön

Jotta voit vastaanottaa vastaaja- ja faksiviestejä ja määrittää erilaisia puhepostiasetuksia, kuten puhelujen lähettämistä vastaajaan, ilmoitusten ottamista käyttöön ja viestien tallennustilan määrittämistä, sinun on ensin otettava puhepostin vaihto käyttöön.

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Vastaaja -osio ja kytke kytkin päälle.

Mitä tehdä seuraavaksi

Kun puhepostin vaihtokytkin on käytössä, voit määrittää erilaisia vastaajaasetuksia.

Lähetä puhelut vastaajaan tervehdyksellä

Voit määrittää, milloin haluat lähettää soittajat vastaajaan. Voit esimerkiksi lähettää kaikki puhelut vastaajaan, kun tiedät, että olet poissa toimistosta etkä vastaa puheluihin.

Voit määrittää vastaajatervehdyksen, jonka soittajat kuulevat saapuessaan vastaajaan. Vastaajatervehdyksiä on kahdenlaisia - Varattu ja Ei vastausta. Varattu-tervehdys toistetaan, kun sinulla on toinen puhelu etkä ole odottamassa puhelua, ja Ei vastausta -tervehdys toistetaan, kun et vastaa puheluun.


 
  • Saapuvia puheluita ei ohjata vastaajaan, kun olet ottanut toiminnon käyttöön odottava puhelu.
  • Jos soitonsiirto on käytössä, kyseiset soitonsiirtoasetukset ohittavat määrittämäsi vastaajaasetukset.
1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Lähetä puhelut vastaajaan ja valitse seuraavista vaihtoehdoista:

  • Lähetä kaikki puhelut vastaajaan -Tämä vaihtoehto siirtää kaikki puhelut vastaajaan.

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu— Tämä vaihtoehto siirtää puhelut vastaajaan, kun sinulla on jo puhelu. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen toistettavaksi, kun linja on varattu.

    Aseta oletustervehdys valitsemalla Oletusviesti, kun on varattu vaihtoehto.

    Jos haluat määrittää oman mukautetun tervehdyksen, valitse Mukautettu viesti vaihtoehto ja napsauta Lataa tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauta Tallenna viesti tallentaaksesi viestin.

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa –Tämä vaihtoehto siirtää saapuvat puhelut vastaajaan tietyn soittomäärän jälkeen. Valitse avattavasta luettelosta soittojen määrä ennen tervehdyksen soittamista. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen toistettavaksi, kun kukaan ei vastaa puheluun.

    Aseta oletustervehdys valitsemalla Oletusviesti, kun ei vastausta vaihtoehto.

    Jos haluat määrittää oman mukautetun tervehdyksen, valitse Mukautettu viesti vaihtoehto ja napsauta Lataa tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauta Tallenna viesti tallentaaksesi viestin.


 

Kun olet ladannut tiedoston tai tallentanut tervehdyksen, voit muuttaa sitä valitsemalla Korvaa tiedosto tai nauhoittamalla toisen tervehdyksen. Uuden tervehdyksen tallentaminen tai uuden tiedoston lataaminen ohittaa edellisen tervehdyksen.

Äänitiedoston (WAV) on oltava 8 khz, 8-bittinen mono, CCITT µ-laki, enintään 2 Mt, .wav-tiedostomuoto. Tiedoston enimmäiskoko on 960 kt 90 sekunnin toistoa varten.


 

Voit myös äänittää tervehdyksen soittamalla puheportaaliin *62 Cisco IP -puhelimista tai Webex-sovelluksesta.


 

Jos valitset Lähetä kaikki puhelut vastaajaan, et voi valita kahta muuta vaihtoehtoa. Voit ohjata vastaajaan molemmilla Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu ja Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa vaihtoehdot valitaan yhdessä.

3

Klikkaus Tallentaa.

Tallenna vastaaja- ja faksiviestisi

Voit valita, mihin haluat tallentaa vastaaja- ja faksiviestisi – User Hubissa tai tiettyyn sähköpostiosoitteeseen .tiff-tiedostona.

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Viestien tallennustila ja valitse, mihin haluat tallentaa viestisi:

  • Käytä sisäistä postilaatikkoa— Tämän vaihtoehdon avulla voit käyttää puhepostia puhelimesta tai User Hubista. Valitse Käytä puhelimen uuden viestin ilmaisinta ottaaksesi viestiä odottavan ilmaisimen käyttöön pöytäpuhelimessasi.

     
    Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

    • Yhden viestin raja on 10 minuuttia

    • Postilaatikon kokonaiskesto on 100 minuuttia

  • Käytä ulkoista postilaatikkoa— Tällä vaihtoehdolla voit kirjoittaa sähköpostiosoitteen, johon haluat lähettää kaikki vastaajaviestit. Jos tämä vaihtoehto valitaan, ääniviestejä ei litteroida, eikä niitä voi käyttää puhelimesta, työpöytäsovelluksesta tai käyttäjäportaalista.
3

Klikkaus Tallentaa.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijainnissasi on puhepostin transkriptio käytössä, tämä vaihtoehto Käytä sisäistä postilaatikkoa ja Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse on valittava, jotta voit vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita. Lisätietoja on kohdassa Määritä vastaajaviestien transkriptio osio.

Ota puhepostiilmoitukset käyttöön

Voit määrittää sähköpostitunnuksen vastaanottamaan ilmoituksia uuden vastaajaviestin saapumisesta.
1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Ilmoitukset ja kytke päälle Vastaanota puheposti-ilmoituksia.

3

Valitse yksi seuraavista vaihtoehdoista:

  • Jos haluat vastaanottaa sähköposti-ilmoituksia, valitse Sähköposti ja anna sähköpostiosoite, johon ilmoitukset lähetetään.
  • Jos haluat vastaanottaa tekstiviesti-ilmoituksia, valitse Tekstiviesti ja syötä puhelinnumero ja valitse palveluntarjoaja.

     

    Jos haluat saada ilmoituksia tekstiviestinä, tarkista langattoman verkon palveluntarjoajalta heidän sähköposti-teksti-prosessinsa.

4

Jos haluat lähettää vastaajaviestin sähköpostiosoitteeseen, johon viesti on liitetty, mene osoitteeseen Lisäasetukset, kytke päälle Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitseja anna sähköpostiosoite, johon transkriptiot lähetetään.


 

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos vastaajaviestien edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

5

Klikkaus Tallentaa.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijainnissasi on puhepostin transkriptio käytössä, tämä vaihtoehto Käytä sisäistä postilaatikkoa ja Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse on valittava, jotta voit vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita. Katso apua Määritä vastaajaviestien transkriptio osio.

Määritä vastaajaviestien transkriptio

Vastaajaviestien transkriptiolla voit vastaanottaa sähköpostin, jossa on vastaajaviestin transkriptio sähköpostin tekstiosassa ja .wav-tiedosto vastaajaviestin liitteenä. Voit myös nähdä vastaajaviestien transkriptio Webex-sovelluksessa.

Ennen kuin aloitat

  • Tuetut kielet ovat:

    • Englanti
    • Saksa
    • Espanja
    • Ranska

  • Järjestelmänvalvojan on otettava puhepostin transkriptio käyttöön sijainnissasi.

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Viestien tallennustila ja valitse Käytä sisäistä postilaatikkoa.

3

Mene Lisäasetukset ja kytke päälle Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitseja anna sähköpostiosoite, johon transkriptiot lähetetään.


 

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos vastaajaviestien edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

4

Klikkaus Tallentaa.

Voit käyttää seuraavaa kuvaa hyödyllisenä kuvana sähköposti-ilmoitus vastaajaviestien transkriptiosta.

Syyt, miksi vastaajaviestien transkriptio ei ole käytettävissä

Järjestelmä ei tuota transkriptiota, jos transkription yleinen laatu tai tarkkuus on huono. Se voi tapahtua, jos äänenlaatu oli huono seuraavista rajoituksista johtuen:

  • Meluisa tausta

  • Huono kuuluvuus

  • Äänessä on sanoja, joita ei tueta


     

    Vastaajaviestien transkriptio on käytettävissä vain tuetuilla kielillä jätetyille vastaajaviesteille.

  • Raskas aksentti

Vastaajan transkription rajoitukset

  • Kun lähetät puheviestin edelleen tai vastaat siihen puheportaalista, vastaajaviestiä ei litteroida.

  • Kun kirjoitat vastaajaviestin ja lähetät sen toiselle käyttäjälle ääniportaalista, vastaajaviestiä ei litteroida.

Salli soittajien siirtyä vastaajatervehdyksestäsi

Voit sallia soittajien painaa 0 ja siirtyä toiseen valitsemaasi puhelinnumeroon, kun he saapuvat vastaajaviestiin.


 

Jos tämä ominaisuus on käytössä, muista nauhoittaa vastaajatervehdys soittajalle sopivien ohjeiden mukaan. Esimerkki: "Tavoita avustajani painamalla 0."

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Lisäasetukset ja kytke päälle Siirrä numerolla '0' toiseen puhelinnumeroonja anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

3

Klikkaus Tallentaa.

Määritä faksiviestien vastaanottaminen

Faksiviestien avulla voit vastaanottaa suoraan saapuvia fakseja puhepostipalvelusta.


 

Faksit tallennetaan jaettuun tallennusalueeseen ääniviestien kanssa. Tallennuskapasiteetti on 100 minuuttia puhepostia tai 1000 sivua faksiviestejä. Varmista, että varaat tilaa uusille faksiviesteille ja arkistoi viisaasti.

Ennen kuin aloitat

Faksiviestintävaihtoehto tulee näkyviin vain, jos järjestelmänvalvoja on ottanut ominaisuuden käyttöön puolestasi.

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Faksiviestit ja laita kytkin päälle.

Jos järjestelmänvalvoja on ottanut faksiviestit käyttöön, kytkin on oletuksena käytössä.

Faksinumerosi ja alanumerosi tulevat näkyviin.

3

Klikkaus Tallentaa.