Vorbereitungen

  • Ihr Administrator muss die Voicemail-Einstellungen aktiviert haben, damit Sie darauf zugreifen und sie konfigurieren können. Wenn Sie keine Voicemail-Einstellungen finden, wenden Sie sich an den Administrator.
  • Anrufoption im User Hub

    Sie können alle Voicemail-Einstellungen über den User Hub konfigurieren, indem Sie zu Einstellungen > Anrufe > Voicemail .

    Die Option Calling ist nur für Benutzer mit der Webex Calling-Lizenz (Basic oder Professional) verfügbar. Wenn Sie die Option Calling nicht sehen, bedeutet dies, dass Sie nicht über die Webex Calling-Lizenz verfügen.

    Wenn Sie herausfinden möchten, mit welchem Anrufdienst Sie eingerichtet sind, können Sie dies über die Webex-App überprüfen. Weitere Informationen finden Sie unter Finden Sie heraus, welchen Anrufdienst Sie haben .

  • Voicemail-Weiterleitung

    Wenn Ihr Administrator diese Einstellung aktiviert hat, können Sie Sprachnachrichten an die Nummer oder den Anschluss eines anderen Benutzers weiterleiten. Wenn diese Option deaktiviert ist, können Sie Sprachnachrichten nicht weiterleiten, ein externes Postfach verwenden oder eine Kopie der Sprachnachricht an eine bestimmte E-Mail-Adresse senden.

  • Löschen von Voicemail

    Der Administrator kann den Ablaufzeitraum für Sprachnachrichten (1–180 Tage) und die Bedingungen für das Löschen abgelaufener Nachrichten festlegen.


     
    Wenn der Administrator die Einstellungen konfiguriert hat, werden die Sprachnachrichten, die älter als 180 Tage sind, automatisch archiviert. Wenn Sie Zugriff auf archivierte Sprachnachrichten benötigen, wenden Sie sich an den Administrator.

    Wenn der Administrator die Einstellungen nicht konfiguriert hat, müssen Sie die Nachrichten manuell löschen.

  • Voicemail-Passcode oder PIN

    Der Administrator kann die Mindestanzahl von Tagen (1–7) zwischen den Änderungen des Passcodes und der Ablaufzeit des Passcodes (15–180 Tage) festlegen. Wenn der Administrator die Einstellungen nicht konfiguriert hat, läuft Ihr Passcode nie ab.

    Sie können Ihren Voicemail-Passcode über den User Hub zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen oder Zurücksetzen Ihrer Voicemail-PIN . Informationen zum Abhören Ihrer Sprachnachrichten über den User Hub finden Sie unter Abhören Ihrer Sprachnachrichten .


 
Wenn beim Konfigurieren der Einstellungen Probleme auftreten, wenden Sie sich an den Administrator. Ihr Administrator kann auch alle Voicemail-Einstellungen in Ihrem Namen konfigurieren.

Voicemail aktivieren

Um Voicemail- und Faxnachrichten zu empfangen und verschiedene Voicemail-Einstellungen zu konfigurieren, z. B. Anrufe an Voicemail senden, Benachrichtigung aktivieren und Nachrichtenspeicher festlegen, müssen Sie zuerst den Voicemail-Umschalter aktivieren.

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Melden Sie sich bei User Hub an und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail .

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Wechseln Sie zum Abschnitt „Voicemail “ und aktivieren Sie den Umschalter.

Nächste Schritte

Nachdem der Voicemail-Umschalter aktiviert wurde, können Sie verschiedene Voicemail-Einstellungen konfigurieren.

Anrufe mit Begrüßungen an Voicemail senden

Sie können festlegen, wann Sie Anrufer an Ihre Voicemail senden möchten. Sie können beispielsweise alle Anrufe an die Voicemail senden, wenn Sie wissen, dass Sie abwesend sind und keine Anrufe entgegennehmen.

Sie können eine Voicemail-Begrüßung festlegen, die die Nachricht darstellt, die Ihre Anrufer hören, wenn sie Ihre Voicemail erreichen. Es gibt zwei Arten von Voicemail-Begrüßungen: „Besetzt“ und „Keine Antwort“. Die Begrüßung „Besetzt“ wird wiedergegeben, wenn Sie sich in einem anderen Anruf befinden und kein Anruf wartet, und die Begrüßung „Keine Antwort“ wird wiedergegeben, wenn Sie den Anruf nicht annehmen.


 
  • Die eingehenden Anrufe werden nicht an die Voicemail weitergeleitet, wenn Sie „Anklopfen“ aktiviert haben.
  • Wenn Sie die Anrufweiterleitung aktiviert haben, werden die von Ihnen konfigurierten Voicemail-Einstellungen mit diesen Anrufweiterleitungseinstellungen überschrieben.
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Melden Sie sich bei User Hub an und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail .

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Gehen Sie zu Anrufe an Voicemail senden und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Alle Anrufe an die Voicemail senden – Diese Option leitet alle Anrufe an die Voicemail weiter.

  • Anrufe an die Voicemail senden, wenn die Leitung besetzt ist – Diese Option leitet Anrufe an die Voicemail weiter, wenn Sie sich bereits in einem Anruf befinden. Sie können festlegen, dass entweder eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung wiedergegeben wird, wenn die Leitung besetzt ist.

    Um die Standardbegrüßung festzulegen, wählen Sie die Option Standardnachricht bei Besetztzeichen aus.

    Um Ihre eigene benutzerdefinierte persönliche Begrüßung festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.

  • Anrufe an Voicemail senden, wenn niemand antwortet – Diese Option leitet eingehende Anrufe nach einer bestimmten Anzahl von Klingelzeichen an die Voicemail weiter. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Anzahl der Klingelzeichen aus, bevor die Begrüßung wiedergegeben wird. Sie können festlegen, dass entweder eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung wiedergegeben wird, wenn niemand den Anruf entgegennimmt.

    Um die Standardbegrüßung festzulegen, wählen Sie die Option Standardnachricht bei Nichtantworten aus.

    Um Ihre eigene benutzerdefinierte persönliche Begrüßung festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.


 

Nachdem Sie die Datei hochgeladen oder die Begrüßung aufgezeichnet haben, können Sie sie ändern, indem Sie „Datei ersetzen“ auswählen oder eine andere Begrüßung aufzeichnen. Durch Aufzeichnen einer neuen Begrüßung oder Hochladen einer neuen Datei wird die vorherige Begrüßung überschrieben.

Die Audiodatei (WAV) muss 8 kHz, 8-Bit-Mono, CCITT µ-law, max. 2 MB und das WAV-Dateiformat haben. Die maximale Dateigröße beträgt 960 KB für 90 Sekunden der Wiedergabe.


 

Sie können die Begrüßungen auch aufzeichnen, indem Sie das Sprachportal *62 von Ihren Cisco IP-Telefonen oder der Webex-App aus wählen.


 

Wenn Sie „ Alle Anrufe an Voicemail senden“ auswählen, können Sie die beiden anderen Optionen nicht auswählen. Sie können Anrufe an die Voicemail weiterleiten, indem Sie die Optionen Anrufe an die Voicemail senden, wenn die Leitung besetzt ist und Anrufe an die Voicemail senden, wenn niemand antwortet zusammen auswählen.

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Klicken Sie auf Speichern.

Ihre Voicemail- und Faxnachrichten speichern

Sie können auswählen, wo Ihre Voicemail- und Faxnachrichten gespeichert werden sollen – im User Hub oder als .tiff-Datei an eine angegebene E-Mail-Adresse.

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Melden Sie sich bei User Hub an und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail .

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Gehen Sie zu Nachrichtenspeicher und wählen Sie aus, wo Ihre Nachrichten gespeichert werden sollen:

  • Internes Postfach verwenden – Mit dieser Option können Sie über Ihr Telefon oder den User Hub auf die Voicemail zugreifen. Wählen Sie Die neue Nachrichtenanzeige des Telefons verwenden aus, um die Nachrichtenanzeige für Ihr Tischtelefon zu aktivieren.

     
    Der Speicher der internen Mailbox ist wie folgt begrenzt:

    • Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten

    • Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

  • Externes Postfach verwenden – Mit dieser Option können Sie die E-Mail-Adresse eingeben, an die Sie alle Voicemails senden möchten. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Sprachnachrichten nicht transkribiert und können nicht von Ihrem Telefon, der Desktop-App und dem Benutzerportal aus aufgerufen werden.
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Nächste Schritte

Wenn für Ihren Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist, müssen die Optionen Interne Mailbox verwenden und Eine Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail senden ausgewählt werden, damit Sie Voicemail-Transkriptionen erhalten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Voicemail-Transkription einrichten .

Voicemail-Benachrichtigungen aktivieren

Sie können eine E-Mail-ID einrichten, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn eine neue Voicemail empfangen wird.
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Melden Sie sich bei User Hub an und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail .

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Navigieren Sie zu Benachrichtigungen und aktivieren Sie Voicemail-Benachrichtigungen empfangen .

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Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wählen Sie E-Mail und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie Benachrichtigungen senden möchten.
  • Um Benachrichtigungen über Textnachrichten zu erhalten, wählen Sie Textnachricht aus, geben Sie die Telefonnummer ein und wählen Sie den Serviceanbieter aus.

     

    Wenn Sie Benachrichtigungen per Text erhalten möchten, fragen Sie bei Ihrem Mobilfunkanbieter nach der E-Mail-Adresse für die Textverarbeitung.

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Um eine Voicemail an eine E-Mail-Adresse mit der angehängten Nachricht zu senden, gehen Sie zu Zusätzliche Einstellungen , aktivieren Sie Eine Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail senden , und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Transkriptionen gesendet werden sollen.


 

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

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Nächste Schritte

Wenn für Ihren Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist, müssen die Optionen Interne Mailbox verwenden und Eine Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail senden ausgewählt werden, damit Sie Voicemail-Transkriptionen erhalten. Hilfe finden Sie unter Voicemail-Transkription einrichten .

Voicemail-Transkription einrichten

Mit der Voicemail-Transkription können Sie eine E-Mail mit der Voicemail-Transkription im Text der E-Mail- und WAV-Datei als Voicemail-Anhang erhalten. Sie können auch die Voicemail-Transkription in der Webex-App sehen.

Vorbereitungen

  • Die unterstützten Sprachen sind:

    • Englisch
    • Deutsch
    • Spanisch
    • Französisch

  • Der Administrator muss die Voicemail-Transkription für Ihren Standort aktivieren.

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Melden Sie sich bei User Hub an und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail .

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Gehen Sie zu Nachrichtenspeicher und wählen Sie Interne Mailbox verwenden .

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Gehen Sie zu Zusätzliche Einstellungen und aktivieren Sie Eine Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden , und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Transkriptionen gesendet werden sollen.


 

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

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Sie können das folgende Bild als hilfreiches Bild einer -E-Mail-Benachrichtigung für die Voicemail-Transkription verwenden.

Gründe, warum Voicemail-Transkription nicht verfügbar ist

Das System erstellt keine Abschrift, wenn die Qualität oder Genauigkeit der Abschrift insgesamt schlecht ist. Es kann vorkommen, dass die Audioqualität aufgrund der folgenden Einschränkungen schlecht war:

  • Lauter Hintergrund

  • Schlechte Hörbarkeit

  • Nicht unterstützte Sprachwörter im Audio vorhanden


     

    Die Voicemail-Transkription ist nur für Voicemails verfügbar, die in den unterstützten Sprachen verbleiben.

  • Starker Akzent

Einschränkungen bei Voicemail-Transkription

  • Wenn Sie eine Voicemail über das Sprachportal weiterleiten oder darauf antworten, wird die Voicemail nicht transkribiert.

  • Wenn Sie eine Voicemail erstellen und sie über das Sprachportal an einen anderen Benutzer senden, wird die Voicemail nicht transkribiert.

Zulassen, dass Anrufer von Ihrer Voicemail-Begrüßung übergeben

Sie können es Anrufern ermöglichen, die 0 zu drücken und an eine andere Telefonnummer Ihrer Wahl weitergeleitet zu werden, wenn sie Ihre Voicemail-Begrüßung erreichen.


 

Wenn diese Funktion aktiviert ist, zeichnen Sie Ihre Voicemail-Begrüßung mit den entsprechenden Anweisungen für den Anrufer auf. Beispiel: „Drücken Sie die 0, um meinen Assistenten zu erreichen.“

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Melden Sie sich bei User Hub an und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail .

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Gehen Sie zu Zusätzliche Einstellungen und aktivieren Sie die Option 0 an eine andere Telefonnummer übergeben , und geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer übergeben werden sollen.

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Zum Empfangen von Faxnachrichten einrichten

Mit Faxnachrichten können Sie direkt eingehende Faxe vom Voicemail-Dienst empfangen.


 

Faxe werden zusammen mit Sprachnachrichten in einem gemeinsam genutzten Speicherbereich gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt 100 Minuten Voicemail oder 1000 Seiten Faxnachrichten. Achten Sie darauf, Platz für neue Faxnachrichten zuzuweisen und diese mit Bedacht zu archivieren.

Vorbereitungen

Die Option für Faxnachrichten wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Funktion für Sie aktiviert hat.

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Melden Sie sich bei User Hub an und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail .

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Wechseln Sie zu Faxnachrichten und aktivieren Sie die Umschaltfläche.

Wenn der Administrator Faxnachrichten aktiviert hat, ist der Umschalter standardmäßig aktiviert.

Ihre Faxnummer und der Anschluss werden angezeigt.

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