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Un commentaire ?Webex Events Onsite est une excellente solution pour l'enregistrement des événements et des sessions et pour l'impression de badges. Si vous utilisez Onsite pour enregistrer les participants aux sessions pendant votre événement, il est essentiel de configurer les paramètres de chaque session avant le grand jour. Que vous ajoutiez des sessions une par une ou que vous en importiez plusieurs à la fois, cet article est pour vous !
Il existe deux manières d'ajouter des sessions à votre événement :
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Ajoutez manuellement des sessions individuelles comme décrit dans notre article Ajouter des sessions à votre événement.
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Sessions d'importation comme décrit dans notre article sur l'importation et l'exportation de données dans Webex Events. Si vous prévoyez d'importer des sessions, lisez la suite de cet article pour obtenir une explication de chaque paramètre d'enregistrement de session avant de saisir des données dans le modèle d'importation.
Paramètres d'enregistrement des sessions
Lorsque vous ajoutez ou modifiez une seule session, cliquez sur la section Enregistrement de session pour l'agrandir, puis cliquez sur Activer l'enregistrement de session pour cette session.
Chacun des paramètres ci-dessous affecte directement tous les appareils d'enregistrement utilisés pour enregistrer les participants à la session :
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État de l'enregistrement - Sélectionnez « Fermé » dans la liste déroulante pour empêcher quiconque de s'enregistrer à cette session. Si vos horaires d'enregistrement sont stricts, cela vous permet d'arrêter l'enregistrement au bon moment.
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Options d'enregistrement - Sélectionnez l'une des options suivantes :
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L'enregistrement unique permet aux participants de ne s'enregistrer qu'une seule fois pour la session, mais ils ne peuvent pas partir. C'est mieux lorsque vous voulez savoir exactement combien de personnes ont participé à une session, sans avoir besoin de savoir combien de temps les personnes y sont restées.
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Les enregistrements multiples permettent aux participants de s'enregistrer autant de fois que nécessaire, mais ils ne peuvent pas partir.
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Le départ obligatoire garantit que les participants doivent quitter la session avant de s'enregistrer à nouveau. Cela vous permet de suivre la durée pendant laquelle les participants ont participé à une session. C'est donc le meilleur choix si vous avez besoin de suivre les crédits de formation continue. 🏆
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Autorisations et capacité - Ces options vous permettent de contrôler qui peut s'enregistrer à la session et combien de personnes peuvent s'enregistrer. Le menu déroulant « Limiter l'accès en fonction de » propose plusieurs options :
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Rien ne signifie que tout le monde peut participer à la Session. Bienvenue !
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Tracks empêche les utilisateurs de s'enregistrer s'ils ne figurent pas dans une piste attribuée à cette session.
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L'agenda personnel empêche les gens de s'enregistrer si la session ne figure pas dans leur agenda personnel. Lisez notre article sur la gestion des présences et les agendas prédéfinis pour en savoir plus.
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Utilisez la limite de capacité de localisation - Cochez cette case pour limiter le nombre d'enregistrements en fonction de la capacité du lieu auquel la session est attribuée. Lisez notre article sur la configuration des sites pour en savoir plus.
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Flux d'enregistrement - Ces paramètres sont utiles si vous souhaitez installer des iPads d'enregistrement équipés de stands afin que les participants puissent s'enregistrer eux-mêmes à une session. Si un membre du personnel gère l'enregistrement pour cette session, le fait de ne pas cocher ces options permet l'enregistrement le plus rapide.
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Cochez la case Afficher la page d'accueil pour afficher l'écran de sélection de l'enregistrement affiché sur l'image de gauche ci-dessous.
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Cochez la case Afficher la page de confirmation d'enregistrement pour afficher l'écran « Vous êtes enregistrée » et le bouton « Terminer » une fois qu'un participant s'enregistre.
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N'oubliez pas que vous devez installer des appareils à l'entrée de chaque session si vous voulez que les participants s'enregistrent eux-mêmes. Incluez une signalisation claire expliquant aux participants qu'ils doivent s'enregistrer et ce qu'ils doivent faire.
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Paramètres de verrouillage - Ces options contrôlent les champs auxquels les utilisateurs de l'application peuvent accéder lorsque la session est verrouillée. Lisez notre article sur la configuration des appareils d'enregistrement des sessions pour en savoir plus sur le verrouillage des sessions.
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Afficher le nombre de participants - Décochez cette case pour masquer le nombre de participants enregistrés et partis pour cette session.
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Autoriser l'accès à la page de description de la session - Cochez cette case pour empêcher les participants de quitter le processus d'enregistrement et d'accéder à la liste des sessions. Le personnel peut saisir le mot de passe des paramètres pour quitter le processus d'enregistrement.
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Autoriser l'affichage du profil des participants - Décochez cette case pour empêcher les participants et le personnel d'enregistrement de consulter les informations détaillées sur les participants lors de l'enregistrement pour cette session.
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Les appareils d'enregistrement doivent être connectés à Internet pour que ces modifications prennent effet. Faites attention lorsque vous modifiez les paramètres pendant l'enregistrement.
Maintenant, vous savez tout sur la configuration d'une session pour l'enregistrement d'une session !
N'oubliez pas de configurer l'application Onsite. 🧠
Conseil de pro ! 😎
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Créez des « sessions » cachées pour la distribution de nourriture et la collecte de cadeaux. Session Check-in devient ainsi un outil de suivi de l'inventaire et de l'efficacité !
