Lorsque vous programmez votre réunion, le système envoie automatiquement un courrier électronique aux personnes que vous avez invitées, pour les en faire savoir. Si vous modifiez l’invitation ou l’annulez, le système envoie automatiquement un nouveau courrier électronique à toutes les personnes afin qu’elles restent à jour.

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Connectez-vous à votre site Cisco Webex etsélectionnez Programmer pour ouvrir la page Programmer une réunion.

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(Facultatif) Si vous avez enregistré des modèles de réunions, vous pouvez en sélectionner un à partir des modèles de réunions.

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Sélectionnez un type de réunion dans la Liste déroulante.

Les types de réunions sont des ensembles par défaut ou des ensembles personnalisés de fonctionnalités de réunion disponibles pour votre site. Votre compte peut avoir un ou plusieurs types de réunions qui y sont associés.

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Saisissez un nom pour la réunion dans sujet de la réunion , ajoutez ou changez le mot de passe et sélectionnez la date et l’heure de votre réunion.

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Configurer la réunion pour qu’elle se répète en cochant la case Récurrence.

Vous pouvez programmer votre réunion pour qu’elle se produise quotidiennement, toutes les deux semaines, mensuellement, etc.

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Dans la section Invités, saisissez les adresses électroniques des personnes que vous invitez. Le champ Invités suggère les personnes que vous avez récemment invitées, les comptes existants sur votre site Webex, vos contacts liste de distribution et les carnet d’adresses.

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(Facultatif) Pour spécifier un invité comme co-host, sélectionnez à côté de son nom.

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Si l’administrateur de votre site a activé les codes de suivi, cliquez sur Modifier le code de suivi pour entrer les informations requises.


 
Vous pouvez obtenir toutes les informations des codes de suivi de l’administrateur de votre site.
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Pour plus d’options, sélectionnez Afficher les options avancées.

Vous pouvez configurer les options suivantes pour votre site Cisco Webex :

  • Dans Options de connexion audio:

    • Type de connexionaudio —Choisissez l’une des choix suivants :

      • Audio Webex—Inclut les options audio d’appel, de retour et d’ordinateur. Les options téléphoniques peuvent inclure les numéros d’appel gratuits et globaux, ainsi que la possibilité de configurer des tonalités d’entrée et de sortie.

        Utiliser VoIPl’audio uniquement —Limite tous les invités à utiliser l’audio de l’ordinateur.

        Autre téléconférence : permet de saisir des informations sur des téléconférencestierces.


         
        Les utilisateurs qui préfèrent utiliser la téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les réunions avec Cisco Webex, Webex Teams et périphériques vidéo pris en charge par leur site de service. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex Teams, votre site doit être géré dans ou lié à Webex Control Hub.
      • Afficher le numéro gratuit —Affiche un numéro gratuit que vosinvités peuvent appeler à partir de leur téléphone.

      • Afficher numéro d’appel international invités —Affiche un numéro que vos invités peuventappeler pour le pays de votre choix.

        Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de l’emplacement de téléconférence pour sélectionner le pays.

    • Tonalité d’entrée et desortie —Sélectionnez un son à entendre lorsqu’un invité rejoint ou quitte la réunion.


       
      Lors de l Audio Webex la fonction Annoncer le nom, les invités qui sélectionnent l’option Utiliser l’ordinateur pour l’audio ne peuvent pas enregistrer et annoncer leurs noms.
    • Couper le son des invités

      — Choisissez l’une des options suivantes :
      • Autoriser les participants à réactiver leur son pendant la réunion

        —Si vous avez choisi de couper le son des invités lorsqu’ils rejoignent la réunion, sélectionnez cette option pour leur permettre de le faire eux-mêmes pendant la réunion.

         
        Si vous souhaitez que seul l’organisateur ou le co-organisateur puisse réactiver le son des invités, laissez cette option décochée.
      • Toujours couper le son des invités lorsqu’ils rejoignent la réunion

        — coupe automatiquement le son des invités lorsqu’ils rejoignent la réunion. Les invités peuvent lever la main s’ils souhaitent prendre la parole au cours d’une réunion. Pour plus d’informations, voir Afficher les participants de la réunion avec la main levé dans Cisco Webex Meetings et Events.
  • Dans Ordre du jour , saisissez le contexte ou les détails que vous souhaitez que vos invités rencontrent concernant la réunion à venir.

  • Dans Options de programmation , vous pouvez:

    • Co-responsable —Faites automatiquement de la première personne qui rejoint la réunionvotre co-responsable, si

      • ils ont une compte d’organisateur sur le site,

      • ou s’ils rejoignent la vidéo à partir d’un périphérique vidéo Cisco authentifié au sein de votre organisation.

    • Enregistrement automatique—Démarrage automatique de l’enregistrement au démarrage de la réunion.

    • Exclure le motde passe —Exclure le mot de passe du courrier électronique d’invitation, pour plus de sécurité.

    • Réunion publique— listée sur le calendrier public. Cette option doit être activée par l’administrateur de votre site.

    • Rejoindre avantl’organisateur —Cochez la case pour autoriser les invités à rejoindre la réunion avant de démarrer la réunion. Choisissez d’autoriser les invités à rejoindre la réunion 0 à 15 minutes avant le début de la réunion. Si cette option est grisée, elle n’est pas disponible pour votre site.

    • Sessions de formation —Cochez Activer les sessions de formation si vous souhaitez que la fonctionnalité des sessions de formation soit activéeau démarrage de la réunion.

      Vous pouvez pré-affectation des participants aux sessions de formation.

    • Invité uniquement—Cochez pour restreindre l’accès à la réunion aux participants invités.

    • Réunions déverrouillées–Choisissez ce qui se passe lorsque les invités rejoignent les réunions déverrouillées. Les invités sont des personnes qui n’ont pas de comptes sur votre site Webex, des personnes ayant des comptes qui ne sont pas inscrits sur votre site, des systèmes vidéo externes non enregistrés sur votre site, ou des personnes qui rejoignent les services par téléphone uniquement.

      • Les invités peuvent rejoindre la réunion —Sélectionnez Autoriser les invités à rejoindre votre réunion sans qu’ils n’exigent un compte survotre site ou qu’ils se joignent.

      • Les invités patientent dans le lobby jusqu’à ce que l’organisateur les admette —Sélectionnez pour placer les invités dans le lobby automatiquement lorsqu’ilstentent de rejoindre la salle.

      • Les invités ne peuvent pas rejoindre la réunion —Sélectionnez si vous souhaitez uniquement que les invités qui ont des comptes sur votre site Webex et qui sont inscrits à leur comptela rejoignent. Les invités doivent ajouter un numéro de téléphone et un PIN audio dans leurs préférences avant de rejoindre la réunion à partir des périphériques audio. La sécurité est ainsi meilleure.

    • Verrouillage automatique —Cochez la case pour verrouiller votre réunion automatiquement après qu’elle commence, puis choisissez combien de minutes vous souhaitez avant le verrouillagede votre réunion.

    • Inscription : sélectionnez Demander l’inscription de l’invité les invités de s’inscrire etd’obtenir l’approbation de l’organisateur avant de participer à la réunion. Sélectionnez les informations détaillées d’inscription que vous exigez que les invités fournissent. Chaque invité qui s’inscrit doit fournir ces informations.

      Pour accepter automatiquement les demandes d’inscription, cochez la ou les accepterautomatiquement. Ne sélectionnez pas cette option si vous préférez accepter ou rejeter l’inscription d’un invité manuellement.

    • Audio desinvités —Les invités peuvent se connecter à l’audio avant l’heure de démarrage.

    • Animateur invité: le premier invité à rejoindre la réunion aura le pouvoir d’animateur.

    • Rappelélectronique—Choisissez d’envoyer un courrier électronique de rappel 10 à 50 minutes avant le début de la réunion.

    • Options dela réunion —Sélectionnez Modifier les options de la réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez que les participants ont au début de la réunion.

    • Privilèges desinvités —Sélectionnez Modifier les privilèges de l’invité et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez que les invités ont au début de la réunion.

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Pour enregistrer ces paramètres en tant que modèle pour une utilisation ultérieure, cliquez sur Enregistrer comme modèle.

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Pour commencer votre réunion immédiatement, cliquez sur Démarrer ; si vous vousrencontrerez plus tard, cliquez sur Programmer.

Afficher plus de réunions

Pour les réunions programmées, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de Réunions > Ajouter à mon calendrierAjouter à mon calendrier. Cette option apparaît à côté du nom de la réunion :

Détails de la réunion

Les téléchargements d’un fichier iCalender (.ics). Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d’autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics comme pièce jointe à un courrier électronique.

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À partir Cisco Webex votre site , sélectionnez Réunion > Programmer pour aller à la page Programmer une réunion.

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Si vous avez déjà enregistré des modèles de réunions auparavant, vous pouvez en sélectionner un à partir des modèles de réunions.

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Sélectionnez un type de réunion à Liste déroulante réunion, si votre compte en a plusieurs associés. Les types de réunions sont les ensembles par défaut ou personnalisés des fonctionnalités de réunion disponibles pour votre site.

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Entrez un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion , ajoutez ou changez le mot de passe , si nécessaire, et sélectionnez la date et l’heurede votre réunion.

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Configurer la réunion pour qu’elle se répète en cochant la case Récurrence. Vous pouvez programmer votre réunion pour qu’elle se produise quotidiennement, toutes les deux semaines, mensuellement, etc.

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Dans la section Invités, saisissez les adresses électroniques des personnes que vous invitez. Le champ Invités suggère les personnes que vous avez invitées auparavant, les comptes existants sur votre site Cisco Webex et les contacts de votre carnet d’adresses. Si une personne a une compte d’organisateur sur votre site, vous pouvez lui donner le rôle d’organisateur suppléant en cliquant sur à côté de son nom.

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Si l’administrateur de votre site a activé les codes de suivi, cliquez sur Modifier le code de suivi pour entrer les informations requises.


 

Vous pouvez obtenir toutes les informations des codes de suivi de l’administrateur de votre site.

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Pour d’autres options, sélectionnez Afficher les options avancées.

Les options Cisco Webex votre site peuvent être définies pour inclure :

  • Dans Options de connexion audio:

    • Type de connexionaudio —Choisissez l’une des choix suivants :

      • Audio Webex—Inclut les options audio d’appel, de retour et d’ordinateur. Les options téléphoniques peuvent inclure les numéros d’appel gratuits et globaux, ainsi que la possibilité de configurer des tonalités d’entrée et de sortie.

        Utiliser VoIPl’audio uniquement —Limite tous les invités à utiliser l’audio de l’ordinateur.

        Autre téléconférence : permet de saisir des informations sur des téléconférencestierces.


         

        Les utilisateurs qui préfèrent utiliser la téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les réunions avec Webex Teams et périphériques vidéo pris en charge par leur site de service. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex Teams, votre site doit être géré dans ou lié à Webex Control Hub.

      • Afficher le numéro gratuit —Affiche un numéro gratuit que vosinvités peuvent appeler à partir de leur téléphone.

      • Afficher numéro d’appel international invités —Affiche un numéro que vos invités peuventappeler pour le pays de votre choix.

        Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de l’emplacement de téléconférence pour sélectionner le pays.

    • Tonalité d’entrée et desortie —Sélectionnez une tonalité à entendre lorsqu’un invité rejoint ou quitte la réunion.


       

      Lors de l’utilisation de l’option Audio Webex, si la fonctionnalité Annoncer le nom est sélectionnée, les personnes qui rejoignent les salles par l’option Utiliser l’ordinateur pour l’audio n’ont pas l’option d’enregistrer et d’annoncer leur nom.

  • Dans Ordre du jour , saisissez le contexte ou les détails que vous souhaitez que vos invités rencontrent concernant la réunion à venir.

  • Dans Options de programmation , vous pouvez:

    • Exiger un compte —Cochez Exiger que les invités ont un compte sur ce site pour pouvoir rejoindre cette réunion si vous souhaitez que les invités qui ont des comptes sur votre site Webex et qui sont inscrits sur leur compte rejoignent la réunion. Les invités doivent ajouter un numéro de téléphone et un PIN audio dans leurs préférences avant de rejoindre la réunion à partir des périphériques audio. La sécurité est ainsi meilleure.

    • Organisateur suppléant —Laissez toutes les personnes ayant une compte d’organisateur sur ce site ou toutes les personnes qui rejoignent les réunions à partir d’un périphérique vidéo Cisco authentifié dans cette organisationà organiser ma réunion.

    • Enregistrement automatique—Démarrage automatique de l’enregistrement au démarrage de la réunion.

    • Exclure le motde passe —Exclure le mot de passe du courrier électronique d’invitation, pour plus de sécurité.

    • Réunion publique— listée sur le calendrier public. Cette option doit être activée par l’administrateur de votre site.

    • Rejoindre avantl’organisateur —Cochez la case pour autoriser les invités à rejoindre la réunion avant de démarrer la réunion. Choisissez d’autoriser les invités à rejoindre la réunion 0 à 15 minutes avant le début de la réunion.

    • Inscription : sélectionnez Demander l’inscription de l’invité les invités de s’inscrire etd’obtenir l’approbation de l’organisateur avant de participer à la réunion. Sélectionnez les informations détaillées d’inscription que vous exigez que les invités fournissent. Chaque invité qui s’inscrit doit fournir ces informations.

      Si vous souhaitez accepter les demandes d’inscription automatiquement, cochez Accepter automatiquement toutes les demandes d’inscription. Ne sélectionnez pas cette option si vous souhaitez accepter ou rejeter l’inscription d’un invité manuellement.

    • Audio desinvités —Les invités peuvent se connecter à l’audio avant l’heure de démarrage.

    • Animateur invité: le premier invité à rejoindre la réunion aura le pouvoir d’animateur.

    • Rappelélectronique—Choisissez d’envoyer un courrier électronique de rappel 10 à 50 minutes avant le début de la réunion.

    • Options dela réunion —Sélectionnez Modifier les options de la réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez que les participants ont au début de la réunion.

    • Privilèges desinvités —Sélectionnez Modifier les privilèges de l’invité et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez que les invités ont au début de la réunion.

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Si vous souhaitez enregistrer ces paramètres pour les utiliser comme modèle à l’avenir, cliquez sur Enregistrer commemodèle. Sinon, cliquez sur Démarrer pour démarrer votre réunion immédiatement, ou cliquez sur Programmer si vous vous y retrouvez ultérieurement.

Afficher plus de réunions

Pour les réunions programmées, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de Réunions > Ajouter à mon calendrierAjouter à mon calendrier. Cette option apparaît à côté du nom de la réunion :

Détails de la réunion

Les téléchargements d’un fichier iCalender (.ics). Sélectionnez le fichier .ics et acceptez la réunion. Pour inviter d’autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier .ics comme pièce jointe à un courrier électronique.