Lorsque vous programmez votre réunion, le système envoie automatiquement un courrier électronique aux personnes que vous avez invitées, pour les informer. Si vous modifiez l’invitation ou si vous l’annulez, le système envoie automatiquement un nouveau courrier électronique à tout le monde pour qu’il reste à jour.

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Connectez-vous à votre site Cisco Webex et sélectionnez programmer pour ouvrir la page programmer une réunion .

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(facultatif) Si vous avez enregistré https://help.webex.com/en-us/n19ao05/Use-a-Meeting-Template-in-Cisco-Webex-Meetings-Modern-Viewdes modèles de réunions, vous pouvez en sélectionner un à partir des modèles de réunions liste déroulante.

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Sélectionnez un type de réunion à partir de la liste déroulante.

Les types de réunions sont des ensembles de fonctions de réunion par défaut ou personnalisés disponibles pour votre site. Un ou plusieurs types de réunions peuvent être associés à votre compte.

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Saisissez un nom pour la réunion dans le sujet de la réunion, ajoutez ou modifiez le mot de passeet sélectionnez la date et l’heure de votre réunion.

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Vous pouvez configurer la réunion pour qu’elle se répète en cochant la case récurrence .

Vous pouvez programmer votre réunion pour qu’elle se déroule quotidiennement, toutes les deux semaines, mensuellement et plus encore.

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Le champ invités suggère les personnes que vous avez récemment invitées, les comptes existants sur votre site Webex, vos contacts liste de distribution et votre entreprise carnet d’adresses.

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(facultatif) Pour spécifier un participant en tant que coorganisateur, sélectionnez à côté de son nom.

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Si l’administrateur de votre site a activé les codes de suivi, cliquez sur modifier le code de suivi pour saisir les informations requises.


 

Vous pouvez obtenir toutes les informations du code de suivi de l’administrateur de votre site.

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Pour plus d’options, sélectionnez afficher les options avancées.

Vous pouvez configurer les options suivantes pour votre site Cisco Webex :

  • Dans options de connexion audio:

    • Type de connexion audio: choisissez l’une des options suivantes :

      • Audio Webex— inclut les options d’appel, de rappel et l’audio de l’ordinateur. Les options du téléphone peuvent inclure des numéros d’appel gratuits et internationaux, ainsi que la possibilité de configurer des tonalités d’entrée et de sortie.

        Utiliser VoIP uniquement— limite tous les invités à utiliser l’audio de l’ordinateur.

        Autre téléconférence— vous permet de saisir les informations d’une téléconférence tierce.


         

        Les utilisateurs qui préfèrent utiliser la téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les Cisco Webex, Webex Teams et les réunions avec périphériques vidéo prises en charge par leur site de service. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex Teams, votre site doit être géré ou lié à Webex Control Hub.

      • Afficher le numéro gratuit— affiche un numéro gratuit pour que vos invités appellent à partir de leur téléphone.

      • Afficher numéro d’appel international aux participants— affiche un numéro pour vos invités à appeler pour le pays de votre choix.

        Cliquez sur la flèche déroulante située à côté de l’option utiliser l’emplacement de téléconférence pour sélectionner le pays.

    • Tonalité d’entrée et de sortie— Sélectionnez une tonalité pour entendre lorsqu’un invité rejoint ou quitte la réunion.


       

      Lorsque vous utilisez Audio Webex avec la fonction nom d’annonce , les invités qui sélectionnent l' option utiliser l’ordinateur pour l’audio ne peuvent pas enregistrer et annoncer leurs noms.

  • Dans l' ordre du jour, entrez le contexte ou les détails que vous souhaitez que vos invités aient sur la réunion à venir.

  • Dans options de programmation, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

    • Coorganisateur— donner automatiquement la priorité à la première personne à rejoindre la réunion, si

      • ils ont un compte d’organisateur sur le site,

      • ou s’ils sont rejoints à partir d’un périphérique vidéo Cisco authentifié dans votre organisation.

    • Enregistrement automatique— Démarrer automatiquement l’enregistrement au démarrage de la réunion.

    • Exclure le mot de passe— exclure le mot de passe du courrier électronique d’invitation, pour une sécurité supplémentaire.

    • Réunion publique— listée sur le calendrier public. Cette option doit être activée par l’administrateur de votre site.

    • Rejoindre avant l’organisateur— cochez la case pour autoriser les invités à prendre part à la réunion avant de démarrer la réunion. Choisissez d’autoriser les invités à prendre part à 0 – 15 minutes avant le début de la réunion. Si cette option apparaît en grisé, cela n’est pas disponible pour votre site.

    • Demanderun compte — cochez exiger que les invités aient un compte sur ce site pour pouvoir rejoindre cette réunion si vous souhaitez que les invités qui ont des comptes sur votre site Webex et qui sont connectés à leur compte pour la rejoindre. Les invités doivent ajouter un numéro de téléphone et un PIN audio à leurs préférences avant de rejoindre les périphériques audio. Ceci offre une meilleure sécurité.

    • Sessions scindées— cochez activer les sessions scindées si vous souhaitez que la fonctionnalité de sessions scindées soit activée au démarrage de la réunion.

      Les sessions scindées sont disponibles sur WBS 40.9 et les sites plus récents.

    • Invité uniquement— Cochez cette option pour restreindre l’accès à la réunion aux participants invités.

    • Réunions déverrouillées— Choisissez ce qui se passe lorsque les invités rejoignent les réunions déverrouillées.

    • Verrouillage automatique: cochez la case pour verrouiller votre réunion automatiquement après son démarrage, puis choisissez le nombre de minutes avant le verrouillage de votre réunion.

    • Inscription— sélectionnez exiger inscription de l’invité pour exiger que les invités s’inscrivent et reçoivent l’approbation de l’organisateur avant de participer à la réunion. Sélectionnez les informations d’inscription détaillées que vous devez fournir aux invités. Chaque participant qui s’inscrit doit fournir cette information.

      Pour accepter automatiquement les demandes d’inscription, cochez accepter automatiquement toutes les demandes d’inscription. Ne sélectionnez pas cette option si vous préférez accepter ou rejeter manuellement l’inscription d’un invité.

    • L’audio de l’invité— les invités peuvent se connecter à l’audio avant l’heure de démarrage.

    • Animateurde l’invité : le premier invité à rejoindre la réunion sera l’animateur.

    • Rappel par courrier électronique— Choisissez d’envoyer un courrier électronique de rappel 10 – 50 minutes avant le début de la réunion.

    • Options dela réunion — sélectionnez modifier les options de la réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez que les participants disposent au démarrage de la réunion.

    • Privilèges des invités— sélectionnez modifier privilèges de l’invité et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez que les invités aient au début de la réunion.

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Pour enregistrer ces paramètres comme un modèle pour une utilisation ultérieure, cliquez sur enregistrer en tant que modèle.

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Pour démarrer votre réunion immédiatement, cliquez sur Démarrer; si vous êtes en réunion plus tard, cliquez sur programmer.

Programmer une réunion afficher plus

Pour les réunions programmées, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de réunions > Ajouter à mon calendrierAjouter à mon calendrier. Cette option apparaît à côté du nom de la réunion :

Détails de la réunion

Un fichier iCalender (. ICS) est téléchargé. Sélectionnez le fichier. ICS et acceptez la réunion. Pour inviter d’autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier. ICS en tant que pièce jointe à un courrier électronique.

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À partir de votre site Cisco Webex, sélectionnez > programmer une réunion pour aller à la page programmer une réunion .

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Si vous avez enregistré des modèles de réunions avant, vous pouvez en sélectionner un à partir des modèles de réunions liste déroulante.

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Sélectionnez un type de réunion à partir de la liste déroulante, si votre compte en a plusieurs associées. Les types de réunions sont les ensembles de fonctionnalités de réunion par défaut ou personnalisés disponibles pour votre site.

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Saisissez un nom pour la réunion dans le sujet de la réunion, ajoutez ou modifiez le mot de passe, si nécessaire, et sélectionnez la date et l’heure de votre réunion.

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Vous pouvez configurer la réunion pour qu’elle se répète en cochant la case récurrence . Vous pouvez programmer votre réunion pour qu’elle se déroule quotidiennement, toutes les deux semaines, mensuellement et plus encore.

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Dans la section invités, saisissez l’adresse électronique des personnes que vous invitez. Le champ invités suggère les personnes que vous avez invitées avant, les comptes existants sur votre site Cisco Webex et les contacts dans votre carnet d’adresses. Si la personne a une compte d’organisateur sur votre site, vous pouvez en faire un organisateur suppléant en cliquant à côté de son nom.

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Si l’administrateur de votre site a activé les codes de suivi, cliquez sur modifier le code de suivi pour saisir les informations requises.


 

Vous pouvez obtenir toutes les informations du code de suivi de l’administrateur de votre site.

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Pour d’autres options, sélectionnez afficher les options avancées.

Les options de votre site Cisco Webex peuvent être configurées pour inclure :

  • Dans options de connexion audio:

    • Type de connexion audio: choisissez l’une des options suivantes :

      • Audio Webex— inclut les options d’appel, de rappel et l’audio de l’ordinateur. Les options du téléphone peuvent inclure des numéros d’appel gratuits et internationaux, ainsi que la possibilité de configurer des tonalités d’entrée et de sortie.

        Utiliser VoIP uniquement— limite tous les invités à utiliser l’audio de l’ordinateur.

        Autre téléconférence— vous permet de saisir les informations d’une téléconférence tierce.


         

        Les utilisateurs qui préfèrent utiliser la téléconférence audio non intégrée peuvent le faire pour les Webex Teams et les réunions avec périphériques vidéo prises en charge par leur site de service. Pour utiliser cette fonctionnalité pour Webex Teams, votre site doit être géré ou lié à Webex Control Hub.

      • Afficher le numéro gratuit— affiche un numéro gratuit pour que vos invités appellent à partir de leur téléphone.

      • Afficher numéro d’appel international aux participants— affiche un numéro pour vos invités à appeler pour le pays de votre choix.

        Cliquez sur la flèche déroulante située à côté de l’option utiliser l’emplacement de téléconférence pour sélectionner le pays.

    • Tonalité d’entrée et de sortie— Sélectionnez une tonalité pour entendre lorsqu’un invité rejoint ou quitte la réunion.


       

      Lors de l’utilisation de l’option Audio Webex, si la fonctionnalité nom d’annonce est sélectionnée, les personnes qui rejoignent la réunion en utilisant l’option utiliser l’ordinateur pour l’audio n’ont pas l’option d’enregistrer et d’annoncer leur nom.

  • Dans l' ordre du jour, entrez tout contexte ou détails que vous souhaitez que vos invités aient sur la réunion à venir.

  • Dans options de programmation, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

    • Demanderun compte — cochez exiger que les invités aient un compte sur ce site pour pouvoir rejoindre cette réunion si vous souhaitez que les invités qui ont des comptes sur votre site Webex et qui sont connectés à leur compte pour la rejoindre. Les invités doivent ajouter un numéro de téléphone et un PIN audio à leurs préférences avant de rejoindre les périphériques audio. Ceci offre une meilleure sécurité.

    • Organisateur suppléant— autoriser toutes les personnes ayant un compte d’organisateur sur ce site ou toute personne qui rejoint à partir d’un périphérique vidéo Cisco authentifié dans cette organisation à organiser ma réunion.

    • Enregistrement automatique— Démarrer automatiquement l’enregistrement au démarrage de la réunion.

    • Exclure le mot de passe— exclure le mot de passe du courrier électronique d’invitation, pour une sécurité supplémentaire.

    • Réunion publique— listée sur le calendrier public. Cette option doit être activée par l’administrateur de votre site.

    • Rejoindre avant l’organisateur— cochez la case pour autoriser les invités à prendre part à la réunion avant de démarrer la réunion. Choisissez d’autoriser les invités à prendre part à 0 – 15 minutes avant le début de la réunion.

    • Inscription— sélectionnez exiger inscription de l’invité pour exiger que les invités s’inscrivent et reçoivent l’approbation de l’organisateur avant de participer à la réunion. Sélectionnez les informations d’inscription détaillées que vous devez fournir aux invités. Chaque participant qui s’inscrit doit fournir cette information.

      Si vous souhaitez accepter automatiquement les demandes d’inscription, cochez accepter automatiquement toutes les demandes d’inscription. Ne sélectionnez pas cette option si vous souhaitez accepter ou rejeter l’inscription d’un invité manuellement.

    • L’audio de l’invité— les invités peuvent se connecter à l’audio avant l’heure de démarrage.

    • Animateurde l’invité : le premier invité à rejoindre la réunion sera l’animateur.

    • Rappel par courrier électronique— Choisissez d’envoyer un courrier électronique de rappel 10 – 50 minutes avant le début de la réunion.

    • Options dela réunion — sélectionnez modifier les options de la réunion et sélectionnez les options que vous souhaitez que les participants disposent au démarrage de la réunion.

    • Privilèges des invités— sélectionnez modifier privilèges de l’invité et sélectionnez les privilèges que vous souhaitez que les invités aient au début de la réunion.

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Si vous souhaitez enregistrer ces paramètres pour les utiliser comme modèle à l’avenir, cliquez sur enregistrer en tant que modèle. Sinon, cliquez sur commencer pour démarrer votre réunion immédiatement, ou cliquez sur programmer si vous êtes en réunion plus tard.

Programmer une réunion afficher plus

Pour les réunions programmées, vous pouvez ajouter la réunion à votre calendrier en ouvrant la réunion à partir de réunions > Ajouter à mon calendrierAjouter à mon calendrier. Cette option apparaît à côté du nom de la réunion :

Détails de la réunion

Un fichier iCalender (. ICS) est téléchargé. Sélectionnez le fichier. ICS et acceptez la réunion. Pour inviter d’autres personnes à votre réunion, envoyez le fichier. ICS en tant que pièce jointe à un courrier électronique.