Da biste omogućili rezervaciju sobe, slijedite ove korake sljedećim redoslijedom:

  • Konfiguriranje hibridnog kalendara

  • Konfiguriranje računa zakazivanja

  • Konfiguriranje uređaja s kalendarom u kontrolnom čvorištu

Konfiguriranje hibridnog kalendara

Da biste omogućili rezervaciju soba, morate konfigurirati hibridni kalendar za svoju tvrtku ili ustanovu. Možete ga konfigurirati za Microsoft Exchange, Microsoft 365 ili Google kalendar.

Pogledajte Vodič za implementaciju usluge hibridnog kalendara za Cisco Webex konfiguriranje hibridnog kalendara.

Ako planeri sastanaka nisu omogućeni za uslugu hibridnog kalendara, a jedini pozvani koji su omogućeni za uslugu su resursi sobe, morate osigurati da Exchange nema pravilnik za automatsko brisanje komentara sastanka. Postavljanje brisanja komentara na false

Microsoft Exchange: konfiguriranje računa zakazivanja

Potrebno je konfigurirati račun za zakazivanje kako bi uređaji u sobi mogli zakazivati sastanke.

Račun za zakazivanje koristi se kao organizator sastanka za sve sastanke rezervirane s RoomOS uređaja. Ovaj račun rezervira sobu na isti način kao što to obično čini korisnik. Rezervacijom sastanaka s računa za zakazivanje i pozivanjem sobe poštuju se pravila o sobama u sustavu kalendara. Provjerite jeste li unijeli valjanu adresu e-pošte koja ima dopuštenja za rezervaciju soba za koje ćete omogućiti rezervaciju sobe.

Budući da se ovaj račun koristi za rezerviranje sastanaka za sve prostorije za određenu konfiguraciju sustava Exchange, važno je osigurati da se njegov poštanski sandučić redovito čisti. Čišćenje je potrebno kako bi se izbjeglo prekoračenje ograničenja razmjene. Ako je Exchange već postavljen s odgovarajućim pravilima zadržavanja, provjerite primjenjuje li se na taj račun. Ako ne, poštanski sandučić morate konfigurirati tako da se sve zadane mape (e-pošta, poslane stavke i sastanci) automatski brišu nakon nekoliko dana. Čišćenje osigurava da račun može održavati zakazivanje sastanaka u ime sobnih uređaja.

U sustavu Exchange provjerite sljedeće resurse:

1

Prijavite se na web-sučelje brze ceste.

2

Idite na konfiguraciju Applications > Hybrid Services > Calendar Service >Microsoft Exchange.

3

U odjeljku Zakazivanje unesite valjanu adresu e-pošte računa za zakazivanje koja se koristi Rezervirajte sobe za sastanke.

Microsoft 365: konfiguriranje računa za zakazivanje

Potrebno je konfigurirati račun za zakazivanje kako bi uređaji u sobi mogli zakazivati sastanke.

Račun za zakazivanje koristi se kao organizator sastanka za sve sastanke rezervirane s RoomOS uređaja. Ovaj račun rezervira sobu na isti način kao što to obično čini korisnik. Rezervacijom sastanaka s računa za zakazivanje i pozivanjem sobe poštuju se pravila o sobama u sustavu kalendara. Provjerite jeste li unijeli valjanu adresu e-pošte koja ima dopuštenja za rezervaciju soba za koje ćete omogućiti rezervaciju sobe.

Konfigurirajte račun zakazivanja za Microsoft 365 iz kontrolnog centra. Iz prikaza klijenta u https://admin.webex.com idite na Hibridno. Na kartici Hibridni kalendar za Microsoft 365 kliknite Uređivanje postavki.

Potvrdite okvir da biste radnim prostorima dopustili zakazivanje sastanaka. Unesite valjanu adresu e-pošte za račun zakazivanja.

Domenu e-pošte potrebno je potvrditi ili zatražiti u Kontrolnom čvorištu da biste konfigurirali račun za zakazivanje.

Google kalendar: konfiguriranje računa za zakazivanje

Potrebno je konfigurirati račun za zakazivanje kako bi uređaji u sobi mogli zakazivati sastanke.

Račun za zakazivanje koristi se kao organizator sastanka za sve sastanke rezervirane s RoomOS uređaja. Ovaj račun rezervira sobu na isti način kao što to obično čini korisnik. Rezervacijom sastanaka s računa za zakazivanje i pozivanjem sobe poštuju se pravila o sobama u sustavu kalendara. Provjerite jeste li unijeli valjanu adresu e-pošte koja ima dopuštenja za rezervaciju soba za koje ćete omogućiti rezervaciju sobe.

Konfigurirajte račun za zakazivanje za Google kalendar iz kontrolnog centra. Iz prikaza klijenta u https://admin.webex.com idite na Hibridno. Na Googleovoj kartici Hibridni kalendar kliknite Uredi postavke.

Potvrdite okvire da biste svojoj tvrtki ili ustanovi dopustili korištenje resursa kalendara i dopustili radnim prostorima zakazivanje sastanaka. Provjerite jeste li konfigurirali ACL račun i unesite e-poštu za taj račun.

Omogućivanje rezervacije sobe iz kontrolnog centra

Prije nego što omogućite rezervaciju sobe, morate provjeriti je li za te uređaje omogućen One Button to Push (OBTP). Ako želite da osobe u vašoj tvrtki ili ustanovi koriste glasovne naredbe za rezervaciju sobe i druge kontrole uređaja, omogućite Webex Assistant.

Provjerite je li kalendar omogućen za radne prostore za koje omogućavate rezervaciju sobe.

1

Iz prikaza kupca u admin.webex.com idite na Radni prostori. S popisa radnih prostora odaberite radne prostore koje želite konfigurirati i kliknite Uredi.

2

Pod stavkom Rezervacija u sobi s padajućeg izbornika odaberite Uključi.

Pojedinačni radni prostori: Ako želite omogućiti rezervaciju sobe za jedan radni prostor, odaberite radni prostor i kliknite zupčanik u odjeljku Kalendar . Odaberite Uredi postavke rezervacije u sobi i uključite rezervaciju u sobi.

Omogući prijavu i odjavu

Značajan postotak sastanaka rezultira sastancima duhova, što znači da se nitko ne pojavljuje, a resursi sastanka troše se tijekom rezervacije. Omogućavanje opcije prijave pomaže u ublažavanju ovog problema. Korisnici se mogu prijaviti u svoju rezervaciju kada stignu u sobu za sastanke koja potvrđuje rezervaciju. Ako nitko ne dođe na rezervaciju, soba za sastanke je puštena, a drugi mogu rezervirati besplatnu sobu za sastanke.

Prijava i odjava dostupna je na zajedničkim uređajima za rezervacije i samostalnom navigatoru soba.

Kada je omogućeno, gumb za prijavu pojavljuje se na dodirnoj ploči unutarnje i vanjske prostorije. Gumb Odjava pojavljuje se u unutarnjoj sobi za uparene dodirne ploče. Za samostalni navigator sobe, gumbi za provjeru također se pojavljuju na ploči vanjske sobe. Ako je rezerviran sastanak koji se može pridružiti (OBTP), gumb za prijavu vidljiv je samo izvan sobe.

Počevši od 5 minuta prije rezervacije, gumb za prijavu pojavljuje se na dodirnim pločama vanjske sobe i u sobi.

Korisnik ima 10 minuta od početka rezervacije za prijavu. Ako se nitko ne prijavi tijekom 10 minuta, ručno ili automatski, soba se automatski oslobađa. 30 sekundi prije kraja prozora za prijavu na dodirnoj ploči pojavljuje se upozorenje o automatskom otpuštanju sobe od 30 sekundi. Prozor za prijavu može se konfigurirati.

Kada je soba prijavljena i poziv završi, pojavit će se upozorenje koje podsjeća korisnika da provjeri želi li to učiniti. Ako korisnik otkaže odbrojavanje ili zanemari upozorenje, soba je odjavljena. Ako korisnik može produžiti rezervaciju, uređaj sobe ostaje prijavljen tijekom produženja rezervacije.

Kada rezervacija dosegne posljednjih 5 minuta predviđenog vremena i dođe do povratnog sastanka, pojavljuje se obavijest koja obavještava korisnika da će rezervacija uskoro završiti.

Nakon što je rezervacija objavljena, domaćinu se šalje obavijest o otkazanoj rezervaciji.

Automatska prijava

Automatska prijava započinje 4 minute nakon početka rezervacije.

Sobni uređaj automatski će prijaviti:

  • Ad hoc rezervacije

  • Pridruživanje pozivu

  • Zajednička sesija je pokrenuta (ožičena na bežičnu)

  • Broj ljudi je 1 ili više (broj ljudi smatra se 1 ili više nakon 1 minute kontinuirane sobe u nama.)

Ručna prijava

Korisnik može ručno odabrati prijavu dodirom na gumb za prijavu.

Konfiguriranje prijave i odjave

Omogućite da se korisnik prijavi u sobe koje je rezervirao kako bi potvrdio da se soba koristi. Ako se korisnik ne prijavi, ručno ili automatski, rezervacija sobe je objavljena i organizator dobiva e-poruku s obavijesti o otkazivanju.

Počevši od 5 minuta prije rezervacije, gumb za prijavu pojavljuje se na dodirnim pločama vanjske sobe i u sobi i tamo ostaje tijekom trajanja postavljenog uz Reservations CheckIn WindowDuration.

Omogućena prijava rezervacija: <Točno/Netočno>

Zadano: netočno

Prozor za prijavu je vrijeme kada je opcija prijave dostupna na dodirnoj ploči. Trajanje prozora za prijavu može se odrediti do 5, 10, 15, 20, 30 ili 60 minuta. 

Rezervacija CheckIn WindowDuration: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Zadana: 10

Konfigurirajte prikazuje li se gumb za odjavu izvana i unutar prostorije, unutar prostorije ili uopće ne.

Rezervacije dopuštajuDecline: <Sve, InsideOnly, None>

Zadano: sve