要启用会议室预订,请确保按以下顺序执行以下步骤:

  • 配置混合日历

  • 配置安排帐户

  • 使用 Control Hub 中的日历配置设备

要启用会议室预订,您需要配置组织的混合日历。 您可以配置 Microsoft Exchange、Microsoft 365 或 Google 日历。

有关如何配置混合日历的信息,请参阅《Cisco Webex 混合日历服务部署指南》


如果没有为混合日历服务启用会议安排程序,并且为服务启用的唯一受邀者是会议室资源,则必须确保 Exchange 没有自动删除会议评论的策略。 将删除评论设置为 False

必须配置安排帐户以允许会议室设备安排会议。

安排帐户用作从 Webex Devices 预订的所有会议的会议组织者。 此帐户将按照用户惯常的方式预订会议室。 通过从安排帐户预订会议并邀请会议室,可确保遵守日历系统中的会议室策略。 请确保输入的有效电子邮件地址具有预订您打算为其启用会议室预订的会议室的权限。

由于此帐户用于针对给定的 Exchange 配置为所有会议室预订会议,因此确保定期清理其邮箱非常重要。 要避免超出 Exchange 限制,必须进行清理。 如果您的 Exchange 已设置适当的保留策略,请确保它适用于此帐户。 如果不是,您必须配置邮箱,以便所有默认的文件夹(电子邮件、已发送的项目和会议)在若干天后自动删除。 清理可确保帐户能够代表会议室设备持续安排会议。

检查 Exchange 的以下资源:

1

登录 Expressway Web 界面。

2

转到应用程序 > 混合服务 > 日历服务 > Microsoft Exchange 配置

3

安排下,输入用于预订会议室的有效安排帐户电子邮件地址。



必须配置安排帐户以允许会议室设备安排会议。

安排帐户用作从 Webex Devices 预订的所有会议的会议组织者。 此帐户将按照用户惯常的方式预订会议室。 通过从安排帐户预订会议并邀请会议室,可确保遵守日历系统中的会议室策略。 请确保输入的有效电子邮件地址具有预订您打算为其启用会议室预订的会议室的权限。

从 Control Hub 配置 Microsoft 365 的调度帐户。 从 https://admin.webex.com 中的客户视图,转至混合。 在 Microsoft 365 的混合日历卡中,单击编辑设置

选中此复选框可允许工作空间安排会议。 输入安排帐户的有效电子邮件地址。



必须配置安排帐户以允许会议室设备安排会议。

安排帐户用作从 Webex Devices 预订的所有会议的会议组织者。 此帐户将按照用户惯常的方式预订会议室。 通过从安排帐户预订会议并邀请会议室,可确保遵守日历系统中的会议室策略。 请确保输入的有效电子邮件地址具有预订您打算为其启用会议室预订的会议室的权限。

从 Control Hub 配置 Google 日历的安排帐户。 从 https://admin.webex.com 中的客户视图,转至混合。 在 Google 的混合日历卡中,单击编辑设置

选中此复选框可让您的组织使用日历资源,并允许工作空间安排会议。 确保您已配置 ACL 帐户并输入该帐户的电子邮件。



在启用会议室预订之前,您需要检查是否已为这些设备启用一键式 OBTP 操作。 如果想要组织中的人员使用会议室预订和其他设备控制的语音命令,请启用 Webex Assistant。

检查是否为启用会议室预订的工作空间启用了日历。

1

https://admin.webex.com 中的客户视图,转至工作空间。 从工作空间列表中选择要配置的工作空间,然后单击编辑

2

室内预订下,从下拉菜单中选择

单个工作空间:如果要为一个工作空间启用会议室预订,请选择该工作空间并单击日历 部分中的齿轮 。 选择编辑室内预订设置,然后切换室内预订。

很大一部分会议会导致幽灵会议,这意味着没有人出现,并且在预订期间浪费了会议资源。 启用签入选项有助于缓解此问题。 用户可以在抵达会议室时签到他们的预订,从而确认预订。 如果没有人到达预订,会议室将被释放,其他人可以预订免费会议室。

可在共享的可预订设备和独立的 Room Navigator 上有空办理入住和退房手续。

启用后,检入按钮出现在室内和室外触摸面板上。 结帐按钮出现在房间内,用于配对的触摸面板。 对于独立的会议室导航器,检出按钮也会显示在会议室外面板上。 如果已预订可加入的会议(OBTP),则签入按钮仅在会议室外可见。

从预订前 5 分钟开始,入住按钮会出现在室外和室内触摸面板上。

用户在预订开始时间起有 10 分钟的时间办理入住手续。如果在 10 分钟内没有人手动或自动办理入住手续,会议室将自动释放。 在入住窗口结束前 30 秒,触摸面板上将显示 30 秒倒计时自动释放会议室警告。 签到窗口是可配置的。

当已签入会议室且呼叫结束后,会弹出一条警告,提醒用户是否愿意退房。 如果用户取消倒计时或忽略警告,会议室将被签出。 如果用户可以延长预订,协作室设备将在延长预订期间保持签入状态。

当预订到达其安排时间的最后 5 分钟并且有一个背靠背会议时,会弹出一条通知,通知用户预订即将结束。

预订被释放后,系统会向房东发送通知,告知他们已取消的预订。

自动签到

自动入住在预订开始后 4 分钟开始。

协作室设备将自动签入:

  • 临时预订

  • 加入呼叫

  • 共享会话已开始(有线到无线)

  • 人数为 1 或更多(在我们连续房间 1 分钟后,人数计数被视为 1 或更多。

手动值机

用户可以通过点击签入按钮手动选择签入。

配置签入和签出

启用此选项可让用户签入他们预订的会议室以确认会议室已被使用。 如果用户未手动或自动签入,会议室预订将被释放,组织者会收到一封通知取消的电子邮件。

从预订前 5 分钟开始,入住按钮会出现在房间外和室内触摸面板上,并在预订入住窗口 持续时间设置的持续时间内保持在那里。

已启用预订签入:<真/假>

默认值:False

签入窗口是在触摸面板上有空签入选项的时间。 签入窗口的持续时间可以指定为 5、10、15、20、30 或 60 分钟。

预订入住窗口持续时间:<5,10,15,20,30,60>

默认值:10

配置签出按钮是在协作室外部和内部还是在房间内显示,还是根本不显示。

允许拒绝预订:<全部、仅限内部、无>

默认值:全部