要啟用會議室預訂，請確保按以下順序執行以下步驟：

  • 配置混合行事曆

  • 配置排程帳戶

  • 在 Control Hub 中使用行事曆配置裝置

配置混合行事曆

若要啟用會議室內預訂，您需為貴組織配置混合行事曆， 您可為 Microsoft Exchange、Microsoft 365 或 Google 日曆配置混合行事曆。

有關如何配置混合行事曆的資訊請參閱Cisco Webex 混合行事曆服務部署指南。

若未為混合行事曆服務啟用會議排程程序，且為該服務啟用的受邀者僅有會議室資源，需確保 Exchange 無自動刪除會議註釋的原則。 將刪除評論設為false

Microsoft Exchange：設定計劃帳號

您將需配置一個排定帳戶以允許會議室裝置排定會議。

排程帳號會用作為透過 RoomOS 裝置預訂的所有會議的會議召集人。 該帳戶以使用者會預訂會議室的方式預訂會議室。 自排程帳戶預訂會議並邀請會議室即是遵循行事曆系統中的會議室原則。 確定您輸入了具有預訂您所要啟用“會議室預訂”功能的會議室權限的有效電子郵件地址。

由於此帳戶用於預訂既定 Exchange 組態下所有會議室的會議，因此務必確保定期清理其信箱， 以避免超出 Exchange 限制。 若您的 Exchange 已配置妥了合適的保留原則，請確保該原則適用於該帳戶。 若尚未配置，則需配置信箱使得所有預設資料夾（電子郵件、已傳送物件和會議）皆在數天後會自動被刪除。 清理讓帳戶可以繼續代表會議室裝置排定會議。

檢查以下用於 Exchange 的資源：

1

登錄到 Expressway Web 介面。

2

移至應用程式>混合服務>行事曆服務> Microsoft Exchange 組態。

3

在排定下方輸入用於預訂會議室的有效排程帳戶的電子郵件地址。

Microsoft 365：配置計劃帳戶

您將需配置一個排定帳戶以允許會議室裝置排定會議。

排程帳號會用作為透過 RoomOS 裝置預訂的所有會議的會議召集人。 該帳戶以使用者會預訂會議室的方式預訂會議室。 自排程帳戶預訂會議並邀請會議室即是遵循行事曆系統中的會議室原則。 確定您輸入了具有預訂您所要啟用“會議室預訂”功能的會議室權限的有效電子郵件地址。

在 Control Hub 為 Microsoft 365 配置排程帳號。 在 https://admin.webex.com 中的客戶檢視移至混合。 在 Microsoft 365 的混合行事曆卡中點選編輯設定。

勾選方塊以允許工作空間排定會議， 輸入排程帳戶的有效電子郵件地址。

電子郵件網域需要在 Control Hub 中驗證或認領，才能設定排程帳號。

Google 日曆：配置排期帳號

您將需配置一個排定帳戶以允許會議室裝置排定會議。

排程帳號會用作為透過 RoomOS 裝置預訂的所有會議的會議召集人。 該帳戶以使用者會預訂會議室的方式預訂會議室。 自排程帳戶預訂會議並邀請會議室即是遵循行事曆系統中的會議室原則。 確定您輸入了具有預訂您所要啟用“會議室預訂”功能的會議室權限的有效電子郵件地址。

在 Control Hub 中配置 Google 日曆的排程帳戶： 在 https://admin.webex.com 中的客戶檢視移至混合。 在 Google 混合行事曆卡中，點選編輯設定。

勾選諸多方塊以允許您的組織使用行事曆資源並允許工作空間排定會議。 確保已有配置 ACL 帳戶，然後輸入該帳戶的電子郵件地址。

允許自 Control Hub 預訂會議室

在啟用會議室預訂之前，您需檢查是否已為這些裝置啟用了“僅按下一按鈕（OBTP）”功能。 若您希望組織中的人員使用語音命令進行會議室預訂和其他裝置的控制，請啟用 Webex Assistant。

檢查您要為其啟用會議室預訂的工作空間的行事曆是否已啟用。

1

在 https://admin.webex.com 中的客戶檢視移至工作空間， 在工作空間清單中選擇要配置的工作空間，然後點選編輯。

2

在會議室預訂下方的下拉式選單中選擇開啟。

單個工作區：如果要為一個工作區啟用會議室預訂，請選擇工作區，然後按兩下“日曆 ” 部分中的齒輪。 選擇編輯會議室預訂設定並開啟會議室預訂功能。

開啟簽入與簽出

很大一部分會議會導致幽靈會議，這意味著沒有人出現，並且在預訂過程中浪費了會議資源。 啟用檢入選項有助於緩解此問題。 用戶可以在到達確認預訂的會議室時簽到他們的預訂。 如果沒有人前來預訂，會議室將被釋放，其他人可以預訂免費會議室。

您可以在共用的可預訂裝置和獨立的 Room Navigator 上辦理入住和退房手續。

啟用后，房間內外的觸控面板上會出現一個簽到按鈕。 配對的觸控面板的內部房間上會出現結帳按鈕。 對於獨立的會議室瀏覽器，退房按鈕亦會出現在會議室外的面板上。 如果已預訂可加入會議 (OBTP)，則僅在會議室外可看到簽到按鈕。

從預訂前 5 分鐘開始，室外和室內觸控面板上會出現一個入住按鈕。

從預訂開始時間起，使用者有 10 分鐘的時間辦理登機手續。如果在 10 分鐘內無人簽到 (手動或自動)，會議室將自動釋放。 在簽到視窗結束前 30 秒，觸控面板上會出現 30 秒倒計時自動釋放會議室警報。 可設定值機視窗。

當會議室簽入且通話結束時，會彈出警報，提醒使用者如果願意，請簽出。 如果使用者取消倒計時或忽略警報，會議室將被簽出。 如果使用者可以延長預訂，則在延長預訂期間，會議室裝置將保持簽入狀態。

當預訂達到其預定時間的最後 5 分鐘並且有背靠背會議時，會彈出一條通知，通知使用者預訂將很快結束。

預訂發佈后，系統會向房東發送通知，告知他們已取消的預訂。

自動值機

自動辦理入住手續將在預訂開始后 4 分鐘開始。

Room 裝置將自動為下列人員辦理入住手續：

  • 臨時預訂

  • 加入通話

  • 共用工作階段已開始 (有線到無線)

  • 人數為 1 人或更多（在我們這裡連續房間 1 分鐘後，人數被視為 1 人或更多。

手動值機

用戶可以通過點擊「簽入」按鈕手動選擇簽入。

設定檢入和檢出

啟用此選項可讓使用者簽入他們預訂的會議室，以確認會議室正在使用中。 如果使用者未手動或自動簽到，會議室預訂將被釋放，召集人會收到一封電子郵件，通知取消。

從預訂前 5 分鐘開始，客房外和客房內觸控面板上會出現一個入住按鈕，該按鈕會在預訂簽到視窗持續時間 設置的持續時間內保持在那裡。

已啟用預訂簽入：<真/假>

預設值:False

簽入視窗是觸控面板上可用的簽入選項的時間。 值機時段持續時間可指定為 5、10、15、20、30 或 60 分鐘。 

預訂簽入視窗持續時間：<5，10，15，20，30，60>

預設值：10

配置結帳按鈕是在房間內外顯示、在房間內顯示還是不顯示。

預訂允許拒絕：<全部、僅限內部、無>

預設值：全部