Per abilitare Room Booking, si assicuri di seguire questi passaggi nel seguente ordine:

1. Configura il calendario ibrido.

2. Configurare l'account di pianificazione.

3. Configura i dispositivi con il calendario in Control Hub.

Per abilitare Room Booking, deve configurare Hybrid Calendar per la sua organizzazione. Può configurarlo per Microsoft Exchange Microsoft 365 o Google Calendar.

Consulta la Guida all'implementazione di Hybrid Calendar.

È necessario configurare un account di pianificazione per consentire ai dispositivi di sala di programmare le riunioni.

L'account di pianificazione viene utilizzato come organizzatore delle riunioni per tutte le riunioni prenotate dai dispositivi RoomOS. Questo account prenota la camera come fa normalmente un utente. Prenotando le riunioni dall'account di pianificazione e invitando una camera, vengono rispettate le politiche delle camere nel sistema di calendario. Si assicuri di aver inserito un indirizzo email valido con le autorizzazioni per prenotare le camere per le quali abiliterà Room Booking.

Per configurare l'account di pianificazione per Microsoft 365 da Control Hub:

1. Acceda a Control Hub, quindi vada su Servizi > Ibrido.
2. Nella scheda Hybrid Calendar per Microsoft 365, faccia clic su Modifica impostazioni.
3. Spunta la casella per consentire agli spazi di lavoro di pianificare le riunioni.
4. Inserisca un indirizzo email valido per l'account di pianificazione.

Il dominio email deve essere verificato o richiesto in Control Hub per configurare un account di pianificazione.

È necessario configurare un account di pianificazione per consentire ai dispositivi di sala di programmare le riunioni.

L'account di pianificazione viene utilizzato come organizzatore delle riunioni per tutte le riunioni prenotate dai dispositivi RoomOS. Questo account prenota la camera come fa normalmente un utente. Prenotando le riunioni dall'account di pianificazione e invitando una camera, vengono rispettate le politiche delle camere nel sistema di calendario. Si assicuri di aver inserito un indirizzo email valido con le autorizzazioni per prenotare le camere per le quali abiliterà Room Booking.

Per configurare l'account di pianificazione per Google Calendar da Control Hub:

1. Acceda a Control Hub, quindi vada su Servizi > Ibrido.
2. Nella scheda Hybrid Calendar per Google, faccia clic su Modifica impostazioni.
3. Spunta le caselle per consentire alla sua organizzazione di utilizzare le risorse del calendario e per consentire agli spazi di lavoro di pianificare le riunioni.
4. Si assicuri di aver configurato un account ACL e inserisca l'email per quell'account.

La dimensione della fascia oraria per la pianificazione delle prenotazioni può essere configurata, consentendo intervalli di 15, 30 o 60 minuti. La dimensione della fascia oraria si riferisce agli intervalli predeterminati in cui Lei può selezionare l'ora di inizio o di fine di una prenotazione

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Default:30)

Inoltre, il calendario ora mostra gli slot disponibili, mostrando agli utenti gli intervalli di tempo durante i quali uno spazio può essere prenotato in anticipo. Questi slot consentono agli utenti di identificare facilmente le fasce orarie aperte e programmare le riunioni in anticipo per gli intervalli di tempo designati. Dopo aver selezionato uno slot, l'orario può essere modificato se necessario.

Una percentuale significativa di riunioni si traduce in riunioni fantasma, il che significa che nessuno si presenta e le risorse per le riunioni vengono sprecate durante la prenotazione. L'attivazione dell'opzione Check-in aiuta ad alleviare questo problema. Gli utenti possono effettuare il check-in della loro prenotazione quando arrivano nella sala riunioni che conferma la prenotazione. Se nessuno arriva per la prenotazione, la sala riunioni viene liberata e altri possono prenotare la sala riunioni gratuita.

Il check-in e il check-out sono disponibili su dispositivi prenotabili condivisi e autonomiRoom Navigator.

Se abilitato, viene visualizzato un pulsante di check-in sul pannello tattile interno ed esterno della camera. Nella stanza interna viene visualizzato un pulsante di check-out per i touch panel associati. Per uno standaloneRoom Navigator, i pulsanti di check-out vengono visualizzati anche nel pannello esterno alla stanza. Se è stata prenotata una riunione a cui è possibile partecipare (OBTP), il pulsante di check-in è visibile solo all'esterno della stanza.

A partire da 5 minuti prima di una prenotazione, viene visualizzato un pulsante di check-in sui touch panel esterni e interni alla camera.

Un utente ha 10 minuti dall'orario di inizio della prenotazione per effettuare il check-in. Se nessuno effettua il check-in durante i 10 minuti, manualmente o automaticamente, la camera viene rilasciata automaticamente. 30 secondi prima della fine della finestra di check-in, sul pannello touch viene visualizzato un avviso di rilascio automatico della camera con conto alla rovescia di 30 secondi. La finestra di check-in è configurabile.

Quando si effettua il check-in in una camera e una chiamata termina (almeno cinque minuti dopo l' inizio della riunione), viene visualizzato un avviso che ricorda all'utente di fare il check-out, se lo desidera. Se l' utente annulla o ignora l'avviso, la camera rimane prenotata. Se un utente estende una prenotazione, il dispositivo della camera rimane registrato per il tempo in cui la prenotazione viene prorogata.

Quando una prenotazione ha raggiunto gli ultimi 5 minuti dell'orario previsto e c'è una riunione consecutiva, viene visualizzata una notifica che informa l'utente che la prenotazione terminerà presto.

Una volta rilasciata la prenotazione, viene inviata una notifica all'host per informarlo della prenotazione cancellata.

Check-in automatico

Il check-in automatico inizia 4 minuti dopo l'inizio della prenotazione.

Il dispositivo di camera effettuerà automaticamente il check-in per:

• Prenotazioni ad hoc

• Partecipare a una chiamata

• Sessione di condivisione iniziata (da cavo a wireless)

• Il numero di persone è 1 o più (il numero delle persone è considerato 1 o più dopo 1 minuto di camera continua in noi.)

Check-in manuale

Un utente può selezionare manualmente il check-in toccando il pulsante di check-in.

Configura il check-in e il check-out

Abilita per consentire all'utente di effettuare il check-in nelle camere che ha prenotato per confermare che la camera è in uso. Se l'utente non effettua il check-in, manualmente o automaticamente, la prenotazione della camera viene rilasciata e l'organizzatore riceve un'email che informa della cancellazione.

A partire da 5 minuti prima di una prenotazione, viene visualizzato un pulsante di check-in sui touch panel esterni e interni alla camera e rimane lì per la durata impostata con Bookings Check-In WindowDuration.

Bookings CheckIn Enabled: <True/False>

Impostazione predefinita: False

La finestra di check-in è l'ora in cui l'opzione di check-in è disponibile sul pannello a sfioramento. La durata della finestra di check-in può essere specificata su 5, 10, 15, 20, 30 o 60 minuti.

Bookings CheckIn WindowDuration: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Predefinito: 10

Configura se il pulsante di check-out viene mostrato all'esterno e all'interno della stanza, all'interno della stanza o non viene visualizzato affatto.

Bookings AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

Predefinito: Tutto

Il supporto per la prenotazione anticipata per l'hot desking consente l'hot desking come funzione di calendario. Ciò consente a un utente di prenotare uno spazio di hot desking prima di entrare in ufficio, utilizzando una soluzione di prenotazione della scrivania come Cisco Spaces, un servizio di prenotazione di terze parti, o il calendario ibrido dello spazio di lavoro come Outlook o Gmail.

Calendario ibrido

Il calendario ibrido Workspace può essere utilizzato per prenotare scrivanie o stanze silenziose, come le sale conferenze , e si integra perfettamente con i dispositivi RoomOS.

Se la sua organizzazione utilizza un calendario ibrido, può configurare una sala silenziosa con un dispositivo abilitato all'hot desk. Gli utenti possono quindi prenotare il dispositivo tramite Outlook e, se la prenotazione ad hoc è abilitata, possono accedere ad hoc e prenotarla direttamente sul dispositivo. La prenotazione verrà sincronizzata automaticamente con Exchange/Office 365 o Google Calendar.

Quando un utente si avvicina e prenota un dispositivo ad hoc, la prenotazione viene associata al suo account e prenota la camera. Nel calendario dell'utente, il suo stato apparirà come «Gratuito» per tutta la durata della prenotazione dell'hot desk. Per prenotare in remoto uno spazio con un calendario ibrido, un utente può semplicemente aggiungere lo spazio di lavoro alla propria prenotazione come invitato.

Gli utenti possono scansionare il codice QR utilizzando il proprio telefono cellulare per confermare la prenotazione e accedere al dispositivo di hot desking prenotato in anticipo.

Il dispositivo di hot desking mostrerà le riunioni del calendario personale dell'utente una volta effettuato l'accesso:

Solo l'utente che ha prenotato lo spazio può accedere, poiché l'accesso viene verificato abbinando l'indirizzo email dell'organizzatore.

Per le prenotazioni walk-up, gli utenti hanno la possibilità di accedere ad hoc e prenotare il dispositivo.

La prenotazione ad hoc può essere disattivata per evitare problemi. Quando nessuno ha prenotato il dispositivo e la prenotazione ad hoc è disabilitata, l'utente riceve un messaggio per prenotare il dispositivo in anticipo.

Prenotazione locale

Consente la creazione di prenotazioni direttamente sul calendario del dispositivo. Se il calendario ibrido non è abilitato per uno spazio di lavoro, verranno invece utilizzate le prenotazioni locali.

Quando la prenotazione ad hoc è abilitata, gli utenti possono accedere al dispositivo e prenotare direttamente. Queste prenotazioni vengono archiviate localmente sul dispositivo. Se la prenotazione ad hoc è disabilitata per evitare il walk-in, è necessario utilizzare Cisco Spaces o una soluzione di prenotazione di terze parti per prenotare lo spazio.

Cisco Spaces

Cisco Spaces offre una soluzione per la prenotazione delle scrivanie che supporta la prenotazione anticipata tramite dispositivi mobili e si integra perfettamente con i dispositivi RoomOS.

Per ulteriori informazioni sugli spazi di lavoro Cisco, vedere https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Servizi di prenotazione di terze parti

RoomOS offre XAPI estese per la prenotazione anticipata remota, che consentono ai servizi di prenotazione di terze parti di integrarsi con i dispositivi tramite integrazioni dello spazio di lavoro.

Per ulteriori informazioni, si veda https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations