• Board e Série de mesa — A reserva de sala está disponível apenas para dispositivos compartilhados registrados em nuvem ou vinculados ao Webex Edge for Devices.

  • Certifique-se de que as configurações do dispositivo para dispositivos Board, Mesa e Série de salas estejam configuradas se o dispositivo estiver vinculado ao Edge for Devices.

  • Série de mesa — a reserva de sala externa está disponível para dispositivos compartilhados registrados em nuvem. O dispositivo não pode ter hot-desking ativado.

  • Você não pode ativar a reserva de espaço enquanto o dispositivo estiver em uma chamada.

Para habilitar a Reserva de Sala, assegure-se de seguir estas etapas na seguinte ordem:

  1. Configurar calendário híbrido.

  2. Configurar conta de agendamento.

  3. Configurar dispositivos com calendário no Hub de controle.

Você também pode habilitar reservas de Sala local sem o calendário Webex. Consulte o Room Navigator como um dispositivo independente para obter mais informações.

Configurar calendário híbrido

Para ativar a reserva de salas, você precisa configurar o calendário híbrido da sua organização. Você pode configurá-lo para o Microsoft Exchange, Microsoft 365 ou Google Calendar.

Consulte o Guia de implantação do calendário híbrido.

Se os agendadores de reuniões não estiverem habilitados para o serviço Calendário Híbrido e os únicos convidados habilitados para o serviço forem recursos de sala, você deverá garantir que o Exchange não tenha uma política de excluir automaticamente comentários de reuniões. Defina Excluir comentários como Falso

Microsoft Exchange: Configurar conta de agendamento

É necessário configurar uma conta de agendamento para permitir que dispositivos de salas agendem reuniões.

A conta de agendamento é usada como organizador de reuniões para todas as reuniões reservadas a partir de dispositivos RoomOS. Essa conta reserva a sala da mesma forma que um usuário normalmente faz. Ao reservar reuniões da conta de agendamento e convidar uma sala, as políticas de salas no sistema de calendário são respeitadas. Assegure-se de que inseriu um endereço de email válido que tenha permissões para reservar salas para as quais ativará a reserva de salas.

Uma vez que essa conta é usada para reservar reuniões para todas as salas de uma determinada configuração do Exchange, é importante verificar se sua caixa de correio é limpa regularmente. A limpeza é necessária para evitar exceder os limites do Exchange. Se o Exchange já estiver configurado com uma política de retenção adequada, assegure-se de que ela se aplica a essa conta. Caso contrário, você deverá configurar a caixa de correio de modo que todas as pastas padrão (emails, itens enviados e reuniões) sejam excluídas automaticamente após um número de dias. A limpeza assegura que a conta pode continuar agendando reuniões em nome dos dispositivos de sala.

Verifique os seguintes recursos para o Exchange:

1

Inicie sessão na interface da Web do Expressway.

2

Vá para Aplicativos > Serviços híbridos > Serviço de calendário > Configuração do Microsoft Exchange.

3

Em Agendamento, insira um endereço de email de conta de agendamento válido que é usado para reservar suas salas de reunião.

Microsoft 365: configurar conta de agendamento

É necessário configurar uma conta de agendamento para permitir que dispositivos de salas agendem reuniões.

A conta de agendamento é usada como organizador de reuniões para todas as reuniões reservadas a partir de dispositivos RoomOS. Essa conta reserva a sala da mesma forma que um usuário normalmente faz. Ao reservar reuniões da conta de agendamento e convidar uma sala, as políticas de salas no sistema de calendário são respeitadas. Assegure-se de que inseriu um endereço de email válido que tenha permissões para reservar salas para as quais ativará a reserva de salas.

Para configurar a conta de agendamento do Microsoft 365 a partir do Hub de controle:

  1. Faça login no Control Hub e, emseguida, vá para Serviços > Hybrid.
  2. No cartão Calendário Híbrido para Microsoft 365, clique em Editar configurações.
  3. Marque a caixa para permitir que as áreas de trabalho agendem reuniões.
  4. Digite um endereço de email válido para a conta de agendamento.

O domínio de e-mail precisa ser verificado ou reivindicado no Control Hub para configurar uma conta de agendamento.

Calendário do Google: configurar conta de agendamento

É necessário configurar uma conta de agendamento para permitir que dispositivos de salas agendem reuniões.

A conta de agendamento é usada como organizador de reuniões para todas as reuniões reservadas a partir de dispositivos RoomOS. Essa conta reserva a sala da mesma forma que um usuário normalmente faz. Ao reservar reuniões da conta de agendamento e convidar uma sala, as políticas de salas no sistema de calendário são respeitadas. Assegure-se de que inseriu um endereço de email válido que tenha permissões para reservar salas para as quais ativará a reserva de salas.

Para configurar a conta de agendamento do Calendário do Google no Hub de Controle:

  1. Faça login no Control Hub e, emseguida, vá para Serviços > Hybrid.
  2. No cartão Calendário Híbrido do Google, clique em Editar configurações.
  3. Marque as caixas para permitir que sua organização use recursos de calendário e para permitir que áreas de trabalho agendem reuniões.
  4. Assegure-se de ter configurado uma conta DE DESP e insira o e-mail para essa conta.

Habilitar a reserva de sala a partir do Control Hub

Antes de ativar a reserva de salas, você precisa verificar se a opção Apenas um botão para pressionar (OBTP) foi ativada para esses dispositivos. Se desejar que as pessoas da sua organização usem comandos de voz para a reserva de salas e outros controles de dispositivos, ative o Webex Assistant.

Verifique se o calendário está ativado nos espaços de trabalho para os quais você está ativando a reserva de salas.

1

Faça login no Control Hub e, emseguida, vá para Gerenciamento > Apaços de trabalho.

2

Selecione os espaços de trabalho que deseja configurar na lista de espaços de trabalho e clique em Editar.

3

Para habilitar a Reserva na Sala para uma área de trabalho, clique no espaço de trabalho e, em seguida, na seção Programação , marque a caixa de reserva Ad-hoc.

Habilitar o manual adiante

Bookings AdhocBooking BookAhead Habilitado: <True, Falso> (Padrão:Falso)

A Book Ahead permite que os usuários agendem espaços compartilhados para horários futuros. Anteriormente, os espaços compartilhados só podiam ser reservados para uso imediato, quando a hora de início é a hora atual. Agora, com Book Ahead, os usuários podem reservar quartos para horários posteriores ao dia, mesmo que o espaço esteja reservado no momento, através de um controlador, Board ou agendador.

Agendar antes da sessão

Book ahead ON

O tamanho da divisão de tempo para agendamento de reservas pode ser configurado, permitindo intervalos de 15, 30 ou 60 minutos. O tamanho do intervalo de tempo refere-se aos intervalos predeterminados nos quais você pode selecionar a hora de início ou término de uma reserva

TimeSlotSlotSize DeInterface Bookings: <15, 30, 60> (Padrão:30)

Intervalos de tempo de 15 minutos

Intervalos de tempo de 30 minutos

Além disso, o calendário agora exibe slots disponíveis, mostrando aos usuários os intervalos de tempo durante os quais um espaço pode ser reservado antecipadamente. Esses slots permitem que os usuários identifiquem facilmente os intervalos de tempo abertos e agendem reuniões antecipadamente para os intervalos de tempo designados. Depois de selecionar um intervalo, o tempo poderá ser ajustado, se necessário.

Calendário da sala do agendador

Calendário da sala do controlador

Ative a entrada e o check-out

Uma porcentagem significativa de reuniões resulta em reuniões fantasmas, o que significa que ninguém aparece e os recursos de reunião são desperdiçados durante a reserva. Habilitar a opção de Verificação ajuda a aliviar esse problema. Os usuários podem verificar em sua reserva quando chegam à sala de reunião que confirma o reserva. Se ninguém chegar para a reserva, a sala de reunião é liberada e outros podem reservar a sala de reunião gratuita.

A sessão e a saída estão disponíveis em dispositivos bookable compartilhados e no Room Navigator independente.

Quando ativada, uma tecla de verificação aparece no painel de toque interno e externo. Uma tecla de seleção é exibida na sala interna para painéis de toque emparelhados. Para um Navegador de Sala independente, os botões de seleção também são exibidos no painel externo da sala. Se uma reunião ingressável tiver sido reservada (OBTP), o botão de entrada ficará visível apenas fora da sala.

Começando 5 minutos antes de um reserva, uma tecla de check-in aparece nos painéis de toque fora da sala e na sala.

Um usuário tem 10 minutos desde a hora de início de uma reserva para fazer check-in. Se ninguém entrar durante os 10 minutos, manual ou automaticamente, a sala será automaticamente liberada. 30 segundos antes do fim da janela de verificação, uma contagem de 30 segundos de alerta automático de liberação na sala aparece no painel de toque. A janela de verificação pode ser configurada.

Quando uma sala é marcada e uma chamada é encerrada, um alerta aparece lembrando o usuário para verificar se ele deseja. Se o usuário cancelar a contagem regressiva ou ignorar o alerta, a sala será marcada. Se um usuário pode estender uma reserva, o dispositivo de sala permanece verificado durante o momento em que a reserva é prorrogada.

Quando uma reserva chega aos últimos 5 minutos do horário agendado e há uma reunião voltar a ser back to back, uma notificação aparece informando o usuário que a reserva terminará em breve.

Assim que a reserva é liberada, uma notificação é enviada ao anfitrião para informá-los sobre o reserva cancelado.

Verificação automática

A verificação automática começa 4 minutos depois que a reserva é iniciada.

O dispositivo de sala automaticamente verificará:

  • Reservas Ad hoc

  • Unir uma chamada

  • Sessão de compartilhamento iniciada (com fio sem fio)

  • A contagem de pessoas é 1 ou mais (a contagem de pessoas é considerada 1 ou mais após 1 minuto de espaço contínuo nos eua.)

Verificação manual

Um usuário pode selecionar manualmente para verificar ao tocar no botão de verificação.

Configurar o check-in e o check-out

Ative para permitir que o usuário entre nas salas que reservou para confirmar que a sala está em uso. Se o usuário não verificar, manual ou automaticamente, a reserva da sala é liberada e o organizador recebe um e-mail informando sobre o cancelamento.

A partir de 5 minutos antes de um reserva, um botão de check-in aparece nos painéis de toque fora da sala e na sala e permanece lá para o conjunto de duração com Bookings CheckIn WindowDuration.

Verificação de reservas habilitada: <True/Falso>

Padrão: Falso

A verificação na janela é a hora em que a opção de verificação está disponível no painel de toque. A duração da janela de check-in pode ser especificada para 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutos. 

Reservas CheckIn WindowDuration: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Padrão: 10

Configure se o botão de verificação é mostrado fora e dentro da sala, dentro da sala, ou de forma alguma.

Reservas PermitidosDecline: <Despera, InternaOnly, Nenhum>

Padrão: Todos