• Série Board and Desk : La réservation de chambre n'est disponible que pour les appareils partagés enregistrés dans le cloud ou liés à Webex Edge pour les appareils.

  • Assurez-vous que Allow Control Hub to manage configurations est activé si l'appareil est lié à Edge for Devices.

  • Série Desk : La réservation de chambres extérieures est disponible pour les appareils partagés enregistrés dans le cloud. Le bureau partagé ne peut pas être activé sur l'appareil.

  • Vous ne pouvez pas activer la réservation de chambre pendant un appel sur l'appareil.

Pour activer la réservation de chambre, assurez-vous de suivre ces étapes dans l'ordre suivant :

  • Configurer le calendrier hybride

  • Configurer le compte de planification

  • Configurer les périphériques avec calendrier dans le Control Hub

Configurer le calendrier hybride

Pour activer la réservation de salle, vous devez configurer le calendrier hybride pour votre organisation. Vous pouvez le configurer pour Microsoft Exchange, Microsoft 365 ou Google Calendar.

Consultez le Guide de déploiement du service de calendrier hybride Cisco Webex sur la façon de configurer le calendrier hybride.

Si les programmations de réunions ne sont pas activées pour le service calendrier hybride, et que les seuls invités activés pour le service sont les ressources de la salle, vous devez vous assurer qu'Exchange n'a pas de stratégie pour supprimer automatiquement les commentaires de réunion. Définir Supprimer les commentaires à Faux

Microsoft Exchange : configurer le compte de planification

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux périphériques de salle de programmer des réunions.

Le compte de planification est utilisé comme organisateur de réunion pour toutes les réunions réservées à partir d'appareils RoomOS. Ce compte réserve la salle de la même manière qu'un utilisateur le fait normalement. En réservant des réunions à partir du compte de planification et en invitant une salle, les politiques de salles dans le système de calendrier sont respectées. Assurez-vous que vous avez saisi une adresse électronique valide et autorisée à réserver des salles pour lesquelles vous souhaitez activer la réservation de salle.

Étant donné que ce compte est utilisé pour réserver des réunions pour toutes les salles pour une configuration Exchange donnée, il est important de s'assurer que sa boîte de réception est régulièrement nettoyée. Le nettoyage est nécessaire pour éviter de dépasser les limites Exchange. Si votre Exchange est déjà configuré avec une stratégie de rétention appropriée, assurez-vous qu'elle s'applique à ce compte. Sinon, vous devez configurer la boîte de réceptionde sorte que tous les dossiers par défaut (e-mails, éléments envoyés et réunions) soient automatiquement supprimés après un certain nombre de jours. Le nettoyage assure que le compte peut continuer à programmer des réunions pour le compte des périphériques de la salle.

Consultez les ressources suivantes pour Exchange :

1

Connectez-vous à l’interface Web Expressway.

2

Allez à Applications > Services hybrides > Service de calendrier > Configuration de Microsoft Exchange.

3

Sous Planification , entrez une adresse e-mail de compte de planification valide qui est utilisée pour réserver vos salles de réunion.

Microsoft 365 : Configurer le compte de planification

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux périphériques de salle de programmer des réunions.

Le compte de planification est utilisé comme organisateur de réunion pour toutes les réunions réservées à partir d'appareils RoomOS. Ce compte réserve la salle de la même manière qu'un utilisateur le fait normalement. En réservant des réunions à partir du compte de planification et en invitant une salle, les politiques de salles dans le système de calendrier sont respectées. Assurez-vous que vous avez saisi une adresse électronique valide et autorisée à réserver des salles pour lesquelles vous souhaitez activer la réservation de salle.

Configurez le compte de planification pour Microsoft 365 à partir de Control Hub. À partir de la vue client de https://admin.webex.com, accédez à Hybride. À partir de la fiche Calendrier hybride pour Microsoft 365, cliquez sur Modifier les paramètres.

Cochez la case pour permettre aux espaces de travail de programmer des réunions. Entrez une adresse de courrier électronique valide pour le compte de planification.

Le domaine de messagerie doit être vérifié ou revendiqué dans Control Hub pour configurer un compte de planification.

Google Agenda : configurer un compte de planification

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux périphériques de salle de programmer des réunions.

Le compte de planification est utilisé comme organisateur de réunion pour toutes les réunions réservées à partir d'appareils RoomOS. Ce compte réserve la salle de la même manière qu'un utilisateur le fait normalement. En réservant des réunions à partir du compte de planification et en invitant une salle, les politiques de salles dans le système de calendrier sont respectées. Assurez-vous que vous avez saisi une adresse électronique valide et autorisée à réserver des salles pour lesquelles vous souhaitez activer la réservation de salle.

Configurez le compte de planification de Google Calendar à partir du Control Hub. À partir de la vue client de https://admin.webex.com, accédez à Hybride. À partir de la fiche Calendrier hybride pour Google, cliquez sur Modifier les paramètres.

Cochez les cases pour permettre à votre organisation d'utiliser les ressources du calendrier et pour permettre aux espaces de travail de programmer des réunions. Assurez-vous d'avoir configuré un compte ACL et saisissez l'adresse de courrier électronique pour ce compte.

Activer la réservation de chambres à partir de Control Hub

Avant d'activer la réservation de salle, vous devez vérifier que la fonction Un bouton à presser (OBTP) a été activée pour ces périphériques. Si vous souhaitez que les employés de votre entreprise utilisent les commandes vocales pour la réservation de salle et d'autres contrôles de périphérique, activez Webex Assistant.

Vérifiez que le calendrier est activé pour les espaces de travail pour lesquels vous activez la réservation de salle.

1

À partir de la vue client de https://admin.webex.com, accédez à Espaces de travail. Sélectionnez les espaces de travail que vous souhaitez configurer dans la liste des espaces de travail et cliquez sur Modifier.

2

Sous Réservation en salle, sélectionnez Activé dans le menu déroulant.

Espaces de travail individuels : si vous souhaitez activer la réservation de salle pour un espace de travail, sélectionnez l'espace de travail et cliquez sur la roue dentée dans la section Calendrier . Sélectionnez Modifier les paramètres de réservation en salle et basculez sur réservation en salle.

Activer l'archivage et le départ

Un pourcentage important de réunions aboutissent à des réunions fantômes, ce qui signifie que personne ne se présente et que les ressources de réunion sont gaspillées lors de la réservation. L'activation de l'option d'archivage permet d'atténuer ce problème. Les utilisateurs peuvent s'enregistrer à leur réservation lorsqu'ils arrivent à la salle de réunion qui confirme la réservation. Si personne n'arrive pour la réservation, la salle de réunion est libérée et d'autres peuvent réserver la salle de réunion gratuite.

L'enregistrement et le départ sont disponibles sur des appareils réservables partagés et un navigateur de salle autonome.

Lorsque cette option est activée, un bouton d'enregistrement apparaît sur l'écran tactile de la pièce intérieure et extérieure. Le bouton Vérifier apparaît dans la pièce intérieure pour les écrans tactiles jumelés. Pour un navigateur de salle autonome, les boutons d'extraction apparaissent également sur le panneau de la pièce extérieure. Si une réunion joignable a été réservée (OBTP), le bouton d'enregistrement n'est visible qu'à l'extérieur de la salle.

À partir de 5 minutes avant la réservation, un bouton d'enregistrement apparaît sur les écrans tactiles de la chambre extérieure et de la chambre.

Un utilisateur dispose de 10 minutes à partir de l'heure de début d'une réservation pour s'enregistrer. Si personne ne s'enregistre pendant les 10 minutes, manuellement ou automatiquement, la salle est automatiquement libérée. 30 secondes avant la fin de la fenêtre d'enregistrement, une alerte de compte à rebours de 30 secondes s'affiche sur l'écran tactile. La fenêtre d'archivage est configurable.

Lorsqu'une salle est enregistrée et qu'un appel se termine, une alerte apparaît pour rappeler à l'utilisateur de passer à la caisse s'il le souhaite. Si l'utilisateur annule le compte à rebours ou ignore l'alerte, la salle est retirée. Si un utilisateur peut prolonger une réservation, l'appareil de chambre reste enregistré pendant la durée de la réservation.

Lorsqu'une réservation a atteint les 5 dernières minutes de son heure prévue et qu'il y a une réunion consécutive, une notification apparaît informant l'utilisateur que la réservation se terminera bientôt.

Une fois la réservation libérée, une notification est envoyée à l'hôte pour l'informer de la réservation annulée.

Enregistrement automatique

L'enregistrement automatique commence 4 minutes après le début de la réservation.

Le périphérique de salle s'enregistre automatiquement pour :

  • Réservations ad hoc

  • Joindre un appel

  • Session de partage démarrée (câblé vers sans fil)

  • Le nombre de personnes est de 1 ou plus (Le nombre de personnes est considéré comme 1 ou plus après 1 minute de place continue chez nous.)

Enregistrement manuel

Un utilisateur peut sélectionner manuellement de s'enregistrer en effleurant le bouton d'archivage.

Configurer l'archivage et l'extraction

Permet à l'utilisateur de s'enregistrer dans les chambres qu'il a réservées pour confirmer que la chambre est en cours d'utilisation. Si l'utilisateur ne s'enregistre pas, manuellement ou automatiquement, la réservation de la salle est libérée et l'organisateur reçoit un e-mail l'informant de l'annulation.

À partir de 5 minutes avant une réservation, un bouton d'enregistrement apparaît sur les écrans tactiles de la chambre extérieure et de la chambre et il y reste pendant la durée définie avec Bookings CheckIn WindowDuration.

Enregistrement des réservations activé : <Vrai/Faux >

Valeur par défaut : False

La fenêtre d'archivage correspond à l'heure à laquelle l'option d'archivage est disponible sur l'écran tactile. La durée de la fenêtre d'enregistrement peut être spécifiée à 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutes. 

Fenêtre d'enregistrement des réservationsDurée : <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Par défaut : 10

Configurez si le bouton d'extraction est affiché à l'extérieur et à l'intérieur de la salle, à l'intérieur de la salle ou pas du tout.

Autorisations de réservationRefuser : <Tous, InsideOnly, Aucun>

Valeur par défaut : Tous