Om het boeken van kamers mogelijk te maken, moet u deze stappen in de volgende volgorde volgen:

1. Hybride agenda configureren.

2. Configureer een planningsaccount.

3. Configureer apparaten met een agenda in de Control Hub.

Om kamerboeking mogelijk te maken, moet u Hybrid Calendar configureren voor uw organisatie. U kunt het configureren voor Microsoft Exchange Microsoft 365 of Google Calendar.

Zie de implementatiegids voor Hybrid Calendar.

Het is noodzakelijk om een planningsaccount te configureren zodat apparaten in de ruimte vergaderingen kunnen plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van de vergadering voor alle vergaderingen die via RoomOS-apparaten worden geboekt. Met dit account boekt u de kamer op dezelfde manier als een gebruiker dat normaal doet. Door vergaderingen te boeken via het planningsaccount en een kamer uit te nodigen, wordt het kamerbeleid in het agendasysteem gerespecteerd. Zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat toestemming heeft om de kamers te boeken waarvoor u kamerboeking inschakelt.

Om het planningsaccount voor Microsoft 365 te configureren via Control Hub:

1. Meld u aan bij Control Hub en ga vervolgens naar Services > Hybrid.
2. Klik op de Hybrid Calendar-kaart voor Microsoft 365 op Instellingen bewerken.
3. Vink het vakje aan om werkplekken toe te staan om vergaderingen te plannen.
4. Voer een geldig e-mailadres in voor het planningsaccount.

Het e-maildomein moet worden geverifieerd of geclaimd in Control Hub om een planningsaccount te configureren.

Het is noodzakelijk om een planningsaccount te configureren zodat apparaten in de ruimte vergaderingen kunnen plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van de vergadering voor alle vergaderingen die via RoomOS-apparaten worden geboekt. Met dit account boekt u de kamer op dezelfde manier als een gebruiker dat normaal doet. Door vergaderingen te boeken via het planningsaccount en een kamer uit te nodigen, wordt het kamerbeleid in het agendasysteem gerespecteerd. Zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat toestemming heeft om de kamers te boeken waarvoor u kamerboeking inschakelt.

Om het planningsaccount voor Google Agenda te configureren via Control Hub:

1. Meld u aan bij Control Hub en ga vervolgens naar Services > Hybrid.
2. Klik op de Hybrid Agenda-kaart voor Google op Instellingen bewerken.
3. Vink de vakjes aan om uw organisatie in staat te stellen agendabronnen te gebruiken en om werkruimten toe te staan vergaderingen te plannen.
4. Controleer of u een ACL-account hebt geconfigureerd en voer het e-mailadres voor dat account in.

De grootte van het tijdslot voor het plannen van boekingen kan worden geconfigureerd, met tussenpozen van 15, 30 of 60 minuten. De grootte van het tijdslot verwijst naar de vooraf bepaalde intervallen waarop u de begin- of eindtijd van een boeking kunt selecteren.

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Default:30)

Bovendien geeft de kalender nu beschikbare slots weer, zodat gebruikers kunnen zien in welke tijdsintervallen een ruimte vooraf kan worden geboekt. Met deze slots kunnen gebruikers eenvoudig openstaande tijdvakken identificeren en vergaderingen vooraf plannen voor de aangegeven tijdsintervallen. Nadat u een slot hebt geselecteerd, kan de tijd indien nodig worden aangepast.

Een aanzienlijk percentage van de vergaderingen leidt tot spookvergaderingen, wat betekent dat er niemand komt opdagen en dat de vergadermiddelen tijdens de boeking worden verspild. Het inschakelen van de optie Inchecken helpt dit probleem te verhelpen. De gebruikers kunnen bij hun boeking inchecken wanneer ze aankomen in de vergaderruimte die de boeking bevestigt. Als er niemand komt om te boeken, wordt de vergaderruimte vrijgegeven en kunnen anderen de gratis vergaderruimte boeken.

In- en uitchecken is mogelijk op gedeelde boekbare apparaten en op afzonderlijke Room Navigator apparaten.

Indien ingeschakeld, verschijnt er een incheckknop op het aanraakscherm binnen en buiten de kamer. Voor gekoppelde aanraakschermen verschijnt in de binnenkamer een knop om uit te checken. Voor een stand-alone Room Navigator versie verschijnen er ook de uitrekenknoppen op het paneel in de buitenkamer. Als er een vergadering is geboekt die kan worden bijgewoond (OBTP), is de incheckknop alleen zichtbaar buiten de zaal.

Vanaf 5 minuten voor een boeking verschijnt er een incheckknop op de aanraakschermen van de buitenkamer en op de kamer.

Een gebruiker heeft vanaf het begin van de boeking 10 minuten de tijd om in te checken. Als er binnen 10 minuten niemand incheckt, handmatig of automatisch, wordt de kamer automatisch vrijgegeven. 30 seconden voor het einde van het incheckvenster verschijnt op het aanraakscherm een waarschuwing van 30 seconden waarin de kamer automatisch wordt vrijgegeven wanneer de kamer wordt vrijgegeven. Het incheckvenster is configureerbaar.

Wanneer een kamer is ingecheckt en een gesprek eindigt (ten minste vijf minuten na het begin van de vergadering), verschijnt er een waarschuwing die de gebruiker eraan herinnert om uit te checken als hij dat wenst. Als de gebruiker de waarschuwing annuleert of negeert, blijft de kamer geboekt. Als een gebruiker een boeking verlengt, blijft het kamerapparaat ingecheckt zolang de boeking wordt verlengd.

Als een boeking de laatste 5 minuten van de geplande tijd heeft bereikt en er een vergadering is, verschijnt er een melding waarin de gebruiker wordt geïnformeerd dat de boeking binnenkort eindigt.

Zodra de boeking is vrijgegeven, wordt er een melding naar de gastheer gestuurd om hem te informeren over de geannuleerde boeking.

Automatisch inchecken

Het automatisch inchecken begint 4 minuten nadat de boeking is gestart.

Het kamerapparaat checkt automatisch in voor:

• Ad-hocboekingen

• Aan een gesprek deelnemen

• Sharesessie gestart (via kabel naar draadloos)

• Het aantal mensen is 1 of meer (het aantal mensen wordt beschouwd als 1 of meer na 1 minuut aaneengesloten kamer in de VS.)

Handmatig inchecken

Een gebruiker kan handmatig kiezen om in te checken door op de incheckknop te tikken.

Inchecken en uitchecken configureren

Maakt het mogelijk om gebruikers in te laten checken in de kamers die ze hebben geboekt om te bevestigen dat de kamer in gebruik is. Als de gebruiker niet handmatig of automatisch incheckt, wordt de kamerboeking vrijgegeven en krijgt de organisator een e-mail met informatie over de annulering.

Vanaf 5 minuten voor een boeking verschijnt er een knop om in te checken op de aanraakschermen van de kamers buiten en op de kamer, die daar blijft staan gedurende de duur die is ingesteld in het Bookings Check-In Window/Duur.

Bookings CheckIn Enabled: <True/False>

Standaard: False

Het incheckvenster is het tijdstip waarop de incheckoptie beschikbaar is op het aanraakscherm. De duur van het inchecken kan worden gespecificeerd tot 5, 10, 15, 20, 30 of 60 minuten.

Bookings CheckIn WindowDuration: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standaard: 10

Configureer of de uitcheckknop buiten en binnen de kamer, in de kamer of helemaal niet wordt weergegeven.

Bookings AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

Standaard: Alles

Dankzij de ondersteuning voor het vooraf boeken van hotdesking is hotdesking een agendafunctie mogelijk. Zo kan een gebruiker een hotdeskruimte boeken voordat hij naar kantoor loopt, met behulp van een oplossing voor het reserveren van een bureau, zoals Cisco Spaces, een boekingsservice van derden of de hybride agenda voor de werkruimte, zoals Outlook of Gmail.

Hybride kalender

De hybride agenda voor de werkruimte kan worden gebruikt om bureaus of stille kamers te reserveren, zoals conferentieruimtes, en kan naadloos worden geïntegreerd met RoomOS-apparaten.

Als uw organisatie een hybride agenda gebruikt, kunt u een stille ruimte configureren met een apparaat dat geschikt is voor hotdesk. Gebruikers kunnen het apparaat vervolgens boeken via Outlook, en als ad-hocboeking is ingeschakeld, kunnen ze zich ad hoc aanmelden en het rechtstreeks op het apparaat boeken. De boeking wordt automatisch gesynchroniseerd met Exchange/Office 365 of Google Calendar.

Wanneer een gebruiker naar binnen komt en ad hoc een apparaat boekt, wordt de boeking gekoppeld aan zijn account en wordt de kamer gereserveerd. In de agenda van de gebruiker verschijnt zijn status als 'Gratis' voor de duur van de hotdesk-boeking. Om op afstand een ruimte te boeken met een hybride agenda, kan een gebruiker de werkruimte gewoon als genodigde aan zijn boeking toevoegen.

De gebruikers kunnen de QR-code scannen met hun mobiele telefoon om de boeking te bevestigen en in te loggen op het vooraf geboekte hotdesk-apparaat.

Het hotdesk-apparaat toont de persoonlijke agendavergaderingen van de gebruiker wanneer hij zich aanmeldt:

Alleen de gebruiker die de ruimte heeft geboekt, mag zich aanmelden, aangezien de toegang wordt geverifieerd door het e-mailadres van de organisator te vergelijken.

Voor rechtstreekse boekingen hebben gebruikers de mogelijkheid om zich ad hoc aan te melden en het apparaat te boeken.

Ad-hocboekingen kunnen worden uitgeschakeld om te voorkomen dat ze worden overlopen. Als niemand het apparaat heeft geboekt en de ad-hocboeking is uitgeschakeld, krijgt de gebruiker een bericht om het apparaat van tevoren te boeken.

Lokaal boeken

Maakt het mogelijk om boekingen rechtstreeks op de kalender van het apparaat aan te maken. Als de hybride kalender niet is ingeschakeld voor een werkruimte, worden in plaats daarvan lokale boekingen gebruikt.

Als ad-hocboeking is ingeschakeld, kunnen gebruikers zich aanmelden op het apparaat en rechtstreeks boeken. Deze boekingen worden lokaal op het apparaat opgeslagen. Als een ad-hocboeking is uitgeschakeld om binnenlopen te voorkomen, moet Cisco Spaces of een boekingsoplossing van een derde partij worden gebruikt om de ruimte te reserveren.

Cisco Spaces

Cisco Spaces biedt een oplossing voor bureaureserveringen die vooraf boeken via mobiele apparaten ondersteunt en die naadloos integreert met RoomOS-apparaten.

Voor meer informatie over Cisco-werkruimten, zie https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Boekingsdiensten van derden

RoomOS biedt uitgebreide XAPI's voor vooraf boeken op afstand, waardoor boekingsdiensten van derden kunnen worden geïntegreerd met de apparaten door middel van werkplekintegraties.

Voor meer informatie, zie https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations